Технология и организация ДОУ в Банкхаус Эрбе (ЗАО)

Содержание
Введение
Глава 1. История организации и общие данные по ДОУ, а также нормативные положения ДОУ
1.1. История организации Банкхаус Эрбе
1.2. Нормативные документы Банкхаус Эрбе
Глава 2. Особенности работы ДОУ Банка
Заключение
Список использованной литературы

Технология и организация ДОУ в Банкхаус Эрбе (ЗАО)

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители8.
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.
Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Структура ДОУ Банка представлена в следующей схеме:
Заведующий секретариатом и канцелярией
Заместитель заведующего секретариатом и канцелярии
Секретарь-референт секретариатом и канцелярией
Права и обязанности каждого сотрудника ДОУ Банка определяются должностными инструкциями: должностная инструкция заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция заместителя заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция секретаря-референта секретариатом и канцелярией.
Как показывает практика в среднем документооборот банка увеличивается за год на 15-30 %. Таким образом, численность сотрудников архива можно грубо оценить, зная численность персонала компании. Штат службы ДОУ Банка составляет примерно 2-3 % от общей численности персонала.
Условия труда работников ДОУ Банка - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. Так, в ДОУ Банка принят 8-часовой рабочий день, при условии 1 часа перерыва на обед.
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает: мебель и оргтехнику, которая в ДОУ представлена на очень высоком уровне. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.
Планировка помещений позволяет рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.
Сам Банк ведет бухгалтерский учёт, налоговый учет, представляет статистическую и иную отчетность в порядке, установленном действующим законодательством. Это необходимо для того, чтобы Банк имел возможность предоставить государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации. Также Банк публикует информацию, относящуюся к эмитируемым им ценным бумагам, в объеме, в сроки и в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Необходимо помнить, что итоги деятельности Банка отражаются в ежемесячных, квартальных и годовых бухгалтерских балансах, в отчете о прибылях и убытках, других формах отчетности, устанавливаемых Банком России, в квартальных отчетах по ценным бумагам, а также в годовом отчете, представляемом в Банк России. Годовой же отчет Банка, годовая бухгалтерская отчетность (включая бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках Банка) после проведения ревизии и проверки аудиторской организацией утверждаются общим собранием акционеров.
Вся эта информация должна храниться в легкодоступном месте, чтобы ее можно было достать при первом требовании руководства. Это обусловлено тем, что Банк публикует в открытой печати годовую бухгалтерскую отчетность (включая бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, другие формы отчетности, входящие в состав годовой бухгалтерской отчетности, подлежащей публикации) после подтверждения ее достоверности аудитором. Также Банк публикует в открытой печати квартальную отчетность, по формам и в сроки, устанавливаемые Банком России.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).
В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.
Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:
централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;
экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;
функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;
унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;
открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);
гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.
Схема делопроизводства Банка представлена в следующей таблице.
СХЕМА
документооборота Банкхаус Эрбе
№
п/п
Наименование группы
документов
Кому поступает
документ
Кому передаётся
документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Приём (доставка) документов
Экспедитор
Ответственный за делопроизводство
2
Первичная обработка документов
Ответственный за делопроизводство
-
3
Предварительное рассмотрение документов
Ответственный за делопроизводство
-
4
Регистрация документов
Ответственный за делопроизводство
Президент
5
Рассмотрение документов
Директор
Ответственный за делопроизводство
6
Передача документов исполнителям
Ответственный за делопроизводство
Исполнители
7
Исполнение документов
Исполнители
Ответственный за делопроизводство
8
Возврат документов в делопроизводство
Ответственный за делопроизводство
-
№
п/п
Наименование группы
документов
Кому поступает
документ
Кому передаётся
документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Приём документов от исполнителей
Исполнители
Ответственный за делопроизводство
2
Тиражирование документов (при необходимости)
Ответственный за делопроизводство
-
3
Регистрация документов
Ответственный за делопроизводство
-
4
Оформление почтовых реквизитов
Ответственный за делопроизводство
-
5
Конвертирование документов
Ответственный за делопроизводство
-
6
Сортировка документов
Ответственный за делопроизводство
Экспедитор
7
Отправка документов
Экспедитор
-
8
Перемещение контрольных экземпляров в дела
Ответственный за делопроизводство
-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Регистрация резолюции в РКФ
Ответственный за делопроизводство
-
2
Доведение резолюции до исполнителей
Ответственный за делопроизводство
-
3
Выдача документов исполнителям
Ответственный за делопроизводство
Исполнители
4
Подготовка проекта документов
Исполнители
Согласующее лицо
5
Согласование проекта документа ( при необходимости)
Согласующее лицо
Исполнители
6
Оформление проекта документов
Исполнители
Директор
7
Утверждение (подписание) проекта
Директор