ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ.

Содержание
Введение
Глава 1. Особенности и преимущества информатизации и документооборота в туристическом бизнесе
1.1. Специфика информатизации и документооборота в сфере туризма
1.2. Задачи и функции службы документального обеспечения
Вывод
Глава 2. Практический анализ деятельности отдела документооборота на базе туристской фирмы
2.1 Краткая характеристика предприятия
2.2 Анализ официального сайта компании «Лена-тур»
Вывод
Глава 3. Пути совершенствования отдела по документальному
обеспечению
3.1 Мероприятия по совершенствованию
3.2 Требования к базе для документального обеспечения
Вывод
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1.1

ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ.

доработки регламентов сбора и представления информации и руководств пользователей с учетом развития информационной системы.
2. Выполнение комплекса работ по внедрению ИС.
3. Подготовка и ведение первичной документации.
4. Подготовка договоров, данная функция принадлежить выполнению только в маленьких турфирмах, где количество персонала не большое, что ведет к совмещению должностей.
Туризм по своим основным характеристикам не имеет каких-либо принципиальных отличий от других форм хозяйственной деятельности. Поэтому все существующие нормы договорной деятельности могут быть в полной мере применены в работе туристических предприятий.
Термином «договор» обозначается какая-либо сделка, то есть определенное соглашение (устное или письменное) между двумя или более лицами. При реализации тура под «договором» надлежит понимать именно договор-документ, то есть соглашение сторон договора, оформленное в письменной форме17.
Приступая к работе по формированию условий договора, нельзя допускать двусмысленности, нечеткости фраз, поскольку впоследствии в случае спора это может привести к печальным последствиям.
Язык договора выбирается сторонами по общему согласию. Однако, как правило, договор составляется на двух языках, которые выбирают партнеры.
Договор составляется и подписывается как минимум в двух экземплярах. В нем обязательна ссылка на то, что все его экземпляры на таких-то языках имеют одинаковую силу. Указывается так же количество этих экземпляров.
Срок хранения договора в соответствии с исковой давностью – три года.
Любой договор должен состоять из следующих разделов:
1. Преамбула (названия договора, указание места и времени заключения договора, наименование сторон),
2. Основная часть договора подразделяется на специфические и общие условия договора. К специфическим относятся следующие условия, характерные для данной сделки, но врят ли применимы к другим сделкам:
предмет договора,
качество услуг, товаров, работ,
ценовые параметры сделки,
скидки с цены и надбавки к ней,
порядок расчетов,
права и обязанности сторон,
срок исполнения обязательств,
порядок изменения и расторжения договора
Специфические условия договора составляют тему и содержание обсуждения при переговорах партнеров о заключении сделки.
К общим условиям договора относятся положения, которые включаются во все договора независимо от их содержания:
арбитражная оговорка,
форс-мажор или обстоятельства неопределимой силы.
3. В заключительной части договора указываются:
юридические адреса сторон, почтовые и банковские реквизиты сторон,
все приложения, которые являются неотъемлемыми частями договора,
подписи сторон с приложением печати,
количество экземпляров договора18.
Вывод
Сфера приложения теории информационной коммуникации в туризме достаточно широка и еще не определена достаточно точно. Это связано с тем, что туризм — сравнительно молодая сфера деятельности, которая унаследовала свои информационно-коммуникативные функции от предшествующих в истории форм общения — войн и торговли.
Таким образом, на каждом уровне управления нужны оперативная и достоверная информация, умение работать с ней, а в современных условиях это невозможно без использования персонального компьютера, имеющего доступ в локальную (корпоративную, глобальную) информационную сеть, без современного программного обеспечения, установленного на этом компьютере.
Затраты на информатизацию складываются в основном из стоимости оборудования (или средств вычислительной техники) и стоимости программного обеспечения. При этом сам компьютер стоит сегодня примерно $800 и без установленного на нем программного обеспечения никакой ценности не представляет. Стоимость программного обеспечения сопоставима с ценой самого компьютера, и это только в том случае, если программное обеспечение относится к разряду общеупотребимого, или стандартного (в то время как подавляющая часть программ носит узкоспециальный характер и стоит совсем других денег)19.
Глава 2. Практический анализ деятельности отдела документооборота на базе туристской фирмы
2.1 Краткая характеристика предприятия
Внутренняя среда фирмы
О том, что ООО «Лена-тур» внесена в единый Федеральный реестр туроператоров говорит свидетельство, реестровый номер МВТ 002244 (приложение 1). Информацию о внесении сведений об ООО "Лена-тур" в Единый федеральный реестр туроператоров также можно увидеть на официальном сайте Федерального агентства по туризму (http://www.russiatourism.ru. - международный и внутренний туризм) к "Сведениям о туроператорах, содержащимся в едином федеральном реестре туроператоров", размещенное по следующему адресу: http://www.russiatourism.ru/files/MEZHDUNARODNY%20TOURISM.doc).
Качество услуг ООО "Лена-тур" удостоверяется Сертификатом соответствия № РОСС RU.У273.М02717 (срок действия с 28.03.2007 по 27.03.2010) выдан АНО «ТЕСТ-С-ПЕТЕРБУРГ» (приложение 2).
Финансовым обеспечением ООО "Лена-тур" является Банковская гарантия обеспечения исполнения обязательств по договору о реализации туристского продукта №36/06 от 07.05.2007 г. (срок действия с 01.06.2007 г. по 01.06.2008 г.), выданна Открытым страховым акционерным обществом «РЕСО-Гарантия» (ОСАО «РЕСО-Гарантия»), адрес (место нахождения) и почтовый адрес: Россия, 125047, г. Москва, ул. Гашека, д. 12, стр. 1. Размер финансового обеспечения составляет 5 000 000 (пять миллионов)рублей.
Таблица 1.Закрепление функций управления за сотрудниками «Лена-тур».
Должность
Функции управления
Директор
- организация и осуществление юридической, управленческой деятельности;
- координация работы сотрудников
- работа с партнерами;
-представление интересов агенства в суде.
Бухгалтер
- организация и ведение бухгалтерского учета;
- работа с банками;
- выплата заработной платы и другая деятельность, связанная с финансами и бухгалтерским учетом.
Заместитель директора по туризму
- координация работы сотрудников;
- работа с контрагентами (поставщиками услуг);
- разработка программ туров;
- предоставление информации клиентам о турах;
- работа с большими группами туристов;
- осуществление рекламной деятельности;
- работа с клиентами.
Маркетолог
- разработка программ туров;
- осуществление рекламной деятельности;
Специалист по продажам и бронированию
- предоставление информации клиентам о турах;
- продажа и бронирование туров, билетов.
Специалист по информационно-документальному обеспечению
- оформление виз и консульских документов;
сопровождение первичной документации,
- консультирование клиентов по вопросам таможенного и международного законодательства.
Теперь более подробно об ООО «Лена-тур». За последний год с «Лена-тур» путешествовало более 120 тыс.туристов. В декабре 2006г. 51% акций холдинга «Лена-тур» приобрел старейший российский туроператор ЗАО ВАО «Интурист». Слияние усилило позиции Лена-тур в Петербурге и регионах и увеличило долю рынка в Москве сразу по нескольким направлениям. Отделения компании работают в Санкт-Петербурге, Москве, Екатеринбурге, Тюмени, Челябинске, Перми, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Самаре. А также в Казахстане – Алматы и Астане. Иностранные принимающие офисы размещаются в Турции - Мармарис, Бодрум, Фетие, Анталия, Египте - Шарм-Эль-Шейх, Хургада. Компания организует туры по всему миру. Основные направления – Турция, Египет, Греция, Испания, Андорра, Таиланд, Хорватия, Чехия, Венгрия, Франция, Австрия, Мальта, Прибалтика, Финляндия и другие страны. Компания организует прием иностранных туристов в Санкт-Петербурге и других городах России, обеспечивает отдых российских туристов на внутреннем курортном рынке, а так же отправляет собственные чартерные рейсы на Крымское побережье.
Системы on-line бронирования обеспечивают оперативность прохождения заявок, а четкое отслеживание рынка и планирование объемов продаж позволяют всегда иметь необходимый гарантированный номерной фонд в отелях. Холдинг «Лена-тур» работает в соответствии с современными тенденциями туристического рынка. Основной задачей компании является развитие технологий приема, расширение ассортимента программ, улучшение качества предоставляемых услуг и забота о клиентах, начиная с выбора тура и заканчивая прилетом домой.
2.2 Анализ официального сайта компании «Лена-тур»
Рис 2.1 Сайт туристского клуба «Лена-тур»
Разделы сайта:
главная,
туристские маршруты,
туристские базы,
рафтинг,
программы,
фотоальбом,
книга отзывов,
форум,
контакты,
дата заездов,
прайс.
Также содержится информация о различных видах туризма
Исходная информация о компании:
Навигация сайта:
С любой странице можно попасть в «корень» сайта,
Удобное расположение кнопок
Разработанная система гиперссылок
Дизайн сайта:
Символы:
На страницах сайта присутствуют стандартные символы путешествия: глобус, палатки, фотографии, античные здания.
Цветовая гамма:
Цвет сайта приятного зеленого цвета - сразу же вызывает ассоциативный ряд с отдыхом. Возникает желание обратиться фирму или по – крайней мере просто отдохнуть
Иллюстрации и фотографии:
На данном сайте иллюстрации присутствуют не только на главной странице, и определены как фон. Они обработаны не в явной форме в графическом редакторе – поставлен эффект света на верхнем поле фотографии.
Достоинства сайта «Лена-тур»
Удачное композиционное решение – помесить яркие иллюстрации на первый план страницы, при этом присутствует тематическое разделение – виды услуг,
Есть конкретное описание предлагаемых услуг – маршруты туров, условия проживания, культурно-досуговые мероприятия,
Удачное цветовое решение – приятный цвет фона вызывает ассоциации с туризмом,
Удобная навигация.
Использованы наиболее благоприятные символы туризма,
Использованы наиболее благоприятные символы туризма.
Недостатки сайта «Лена-тур»
Некоторые ссылки не работают
На некоторых страницах не продумана композиция размещение информации – «то густо, то пусто»,
Очень большой геометрический размер страницы, не удобно пользоваться.
Никакие документы на сайте не представлены, что также является недостатком.
Вывод
В данной главе был проведен анализ деятельности турфирмы «Лена-тур».
Одно из основных направлений по совершенствованию деятельности выбранного предприятия будет внедрение информационных систем в процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации, которые позволят упростить способ ведения базы, более оперативно обновлять информацию.
Таким образом, в данном проекте основное внимание будет уделено поиску путей совершенствования следующих недостатков:
низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации.
Был проведен также анализ сайта турфирмы
Некоторые ссылки не работают
На некоторых страницах не продумана композиция размещение информации – «то густо, то пусто»,
Нет корпоративного документооборота,
Не реализована возможность использования с сайта для внутреннего документооборота,
Очень большой геометрический размер страницы, не удобно пользоваться.
Никакие документы на сайте не представлены, что также является недостатком.
Глава 3. Пути совершенствования отдела по документальному обеспечению
3.1 Мероприятия по совершенствованию
Для совершенствования работы отдела планируется расширить штат на одну единицу: информационного менеджера.
Задачи информационного менеджера, должны сочетаться с информационно -аналитической деятельностью в которые входит выполнение следующих видов деятельности20:
1. информационное управление проектами (планирование и контроль);
2. разработка и эксплуатация системы поддержки менеджмента; программные средства; система коммуникаций; порядок прохождения внутренней и внешней информации и т.д.;
3. структурирование данных и банков данных;
4. консультирование пользователей информационной базой данных;