Информационные технологии и их влияние на деятельность организаций

Содержание

Введение
1.Состав и содержание информационных технологий
2.Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия и нормативно-методическая база управленческой документации
3.Системы управления документооборотом и электронный документооборот
4.Влияние информационных систем на структуру управления предприятием
Заключение
Список использованной литературы

Информационные технологии и их влияние на деятельность организаций

На высшем уровне структуры управления — стратегическом — используются системы поддержки руководства (ESS). Эти системы ориентированы в основном на работу с внешними по отношению к предприятию данными, характеризующимися нечеткостью, неполнотой, противоречивостью. Примером здесь могут служить информация о конкурентах, ситуациях на рынке, перспективы изменения тех или иных цен на продукцию, энергоносители, изменение таможенных тарифов и т.д. Сегодня уже разработаны специальные средства для борьбы с нечеткостью данных.В классе ESS-технологий можно выделить два наиболее распространенных подкласса: технологии интеллектуального анализа данных (Data Mining, DM) и системы обработки знаний (СОЗ).DM-технологии относятся к средствам, предназначенным для обработки неструктурированной информации, поступающей в основном в виде текстов на естественном языке. Актуальными эти технологии становятся в случае необходимости поиска закономерностей или связей между различными событиями, явлениями или процессами. Например, для принятия решения на уровне предприятия важно знать, существует ли связь между миграцией населения в конкретном регионе, продажами некоторого товара и ценами на дизельное топливо. Причем достоверная статистика может отсутствовать. Информация, как правило, поступает в виде текстов сообщений из газет, журналов, бюллетеней, из сети Интернет и т.д.Задачи, решаемые с помощью DM-технологий:-классификация — позволяет выявить признаки, характерные для некоторой группы объектов. Наличие таких признаков позволяет вновь появившийся объект отнести к одному из классов;-кластеризация — в результате решения данной задачи исходные объекты разбиваются на однородные группы (кластеры). Наличие таких групп позволяет принять решение по отношению к одной из них;-выявление ассоциаций, т.е. закономерностей, отраженных в данных, фиксирующих наступление каких-либо событий;-выявление последовательностей, т.е. закономерностей, фиксирующих наступление событий с некоторым разрывом во времени.Кроме того, создаются средства для решения перечисленных задач, среди которых можно выделить технологию нечетких систем. Она возникла как реакция на то, что традиционные компьютерные вычисления являются слишком жесткими для отражения реального мира. Существует огромное количество проблем, для решения которых невозможно получить полную и точную информацию. В результате появилось понятие «мягкие вычисления», которые были положены в основу обработки нечетких высказываний (FuzziCalk, CubiCalk, FuzziSoft).Широкую популярность приобрели системы, предназначенные для воспроизведения неосознанных мыслительных усилий человека в форме нейросетей (NeuroShell, NeuralWorks, Neuro Solution). Нейросети, в отличие от обычных программных систем, не требуют программирования, что ставит их в ряд перспективных средств принятия решений.Следующий класс информационных технологий — системы обработки знаний — включает прежде всего экспертные системы, базирующиеся на таких моделях знаний, как деревья вывода, деревья целей, семантические сети и т.д. Особое место здесь занимают знания, позволяющие решать обратные задачи. Если прямые задачи решаются в случае, когда необходимо знать результаты деятельности предприятия в предыдущем периоде, то для решения обратных задач необходимо знание тех значений экономических показателей или перечня действий исполнителей, которые приведут к достижению поставленных целей в будущем.Рассмотренные технологии являются типовыми, так как используются в процессе управления объектами в различных областях экономической деятельности: промышленности, связи, транспорте, добывающей отрасли, торговле, банковской и других сферах.2.Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия и нормативно-методическая база управленческой документацииИнформационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и пр.), играют центральную роль в управлении предприятием. Под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных, как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития. Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы; электронные документы; базы данных; базы знаний; web-сайты; файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы — это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.Информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные — это те, что генерируются внутри предприятия, внешние поступают извне.Собственные информационные ресурсы в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внемашинные — это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические и пр.Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:-организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);-распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и пр.);-справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые и другие отношения со сторонними, выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобные операции. Структурируемые информационные ресурсы — это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т. д.Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.Будем считать, что документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами — многофункциональностью (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.Данная база содержит:1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации:-Гражданский кодекс РФ, устанавливающий виды документов, в которых фиксируются те или иные акты гражданских взаимоотношений. Например, ст. 160 устанавливает форму сделки и основные требования к ней, а ст. 307 регламентирует виды договоров, составляемых между физическими и юридическими лицами;-Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», устанавливающий правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, право собственности на отдельные документы, категории по уровню доступа к ней и т.д. Дальнейшее развитие данный закон получил в ряде указов Президента РФ и Правительства РФ (Указ Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» и постановление Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации»);-Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене», предназначенный для регулирования отношений, возникающих в рамках единого мирового информационного пространства РФ и субъектов РФ.2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях — межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:-единая система конструкторской документации (ЕСКД);-единая система технологической документации (ЕСТД);-унифицированная система форм статистической информации;-унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.Перечислим некоторые государственные стандарты, регламентирующие УСД:-ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме;-ГОСТ 6.10.5-87, Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;-ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;-ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.В соответствии с перечисленными стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:1.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.2.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.3.Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.4.Унифицированные системы отчетно-статистической документации.5.Унифицированные системы банковской документации.6.Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.7.Унифицированные системы документации по труду.8.Унифицированные системы внешнеторговой документации.В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанному для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты); зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения); зона названия документа и даты составления; зона размещения табличной части; зона для подписей в документе.3.Системы управления документооборотом и электронный документооборотПрямая и обратная связи в системе управления предприятия осуществляются в форме документооборота. Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документообороты. Электронный документ — это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит в территориально-распределенной организации.Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:1.Хранение электронных документов в архиве. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: стоимостью хранения 1 мегабайта информации; скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.2.Организация поиска документов. Существуют два типа поиска:а) атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могутслужить: код поставщика; код или фамилия служащего; время создания документа и т.д.;б) полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.1.Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.2.Маршрутизация и передача документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:-бумага;-микрофиши (с точки зрения поиска мало отличаются от бумаги, но занимают меньше места);-электронные носители — жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.От момента первой записи до сдачи в архив документы проходят различные преобразования.Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой. В каком виде должен храниться документ, зависит от ограничений, накладываемых пользователем на стоимость и время поиска документа, а также от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.Одна из важных функций системы документооборота состоит в маршрутизации и контроле исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота — это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места на другое.Известны следующие системы маршрутизации:Свободная маршрутизация — последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:-контроль доставки документа;-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.Система электронной почты.Огромное количество документов, циркулирующих на предприятии (как формализованных, так и нет), требует специальных систем управления ими.