Процесс формирование организации. Порядок формирования, трудности.

Оглавление

Введение
Глава 1. Процесс формирования организации
1.1. Организационное проектирование процесса формирования организации
1.2. Процесс формирования структуры управления
Глава 2. Анализ деятельности организации и трудностей в её развитии
2.1. Общая характеристика предприятия
2.2. Анализ стратегических аспектов формирования деятельности организации
2.3. Анализ системы управления организацией и проблем её функционирования
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса функционирования организации
3.1. Разработка миссии и стратегических целей организации
3.2. Разработка рекомендаций совершенствования структуры управления
3.2. Бюджет выделенный предприятием на организацию маркетинговой службы
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6

Процесс формирование организации. Порядок формирования, трудности.

Для позиции с условным названием Победитель 2 характерны высшая степень привлекательности рынка и средний уровень относительных преимуществ организации. Такая организация явно не является лидером в своей отрасли, но и в то же время не отстает от него слишком далеко. Стратегической задачей такой организации является, прежде всего, определение своих слабых и сильных сторон, а затем осуществление необходимых инвестиций с целью извлечения максимальной выгоды из своих сильных сторон и улучшения слабых.
Вариация модели GE/McKinsey, предложенная Дэйем Поможет на разработать основные конкурентные стратегии поведения ИП Павленко Е. на рынке.
2.3. Анализ системы управления организацией и проблем её функционирования
Организационная структура управления ИП Павленко Е.Е., представленная на рисунке,относится к (комбинированному) типу и сочетает в себе как признаки линейной структуры, так и элементы рыночной. Но данная схема управления имеет большое количество недостатков и, прежде всего это нарушение принципов построения и функционирования структуры управления предприятием (Рис. 2.4, Приложение 4).
Каждый руководитель отделов выполняет определенный набор функций в соответствии с целями, закрепленными в должностных инструкциях и положений об функциональных подразделениях.
К функциям директора можно отнести:
обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по производству и сбыту продукции;
подготовка и заключение договоров с покупателями;
обеспечение успешного функционирования коммерческо-сбытового подразделения;
налаживание и поддержание эффективных связей с потребителями готовой продукции;
руководство мероприятиями в области рекламной деятельности предприятия и работы по связям с общественностью;
обеспечение успешной взаимосвязи отдела с другими функциональными подразделениями в рамках единого производственно-технологического процесса и т.п.
Магазины ИП Павленко Е.Е. действуют на основе положения о торговом отделе положения о магазине, договора о хозяйственной деятельности и других нормативных документов определяющих порядок функционирования предприятия.
Согласно положения о магазине его основными задачами являются:
1) Обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия;
2) Полное и своевременное удовлетворение запросов розничных покупателей;
3) Обеспечение выполнения планов реализации продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с установленными требованиями;
4) Обеспечение соблюдения правил реализации товаров розничным покупателям;
5) Контроль за поставкой продукции структурными единицами;
6) Обеспечение правильного учета приемки и отчетности по ведению торговых операций.
Основными функциями магазинов согласно внутренним нормативным документам являются:
1) Подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку продукции;
2) Осуществление розничных торговых операций по продаже продукции фирмы
3) Организация торгово-технологического процесса и реализация всех его составных элементов;
4) Изучение нужд, потребностей и запросов покупателей в отношении часовой продукции;
5) Поддержание полноты и широты товарного ассортимента на уровне, чем предусматривает ассортиментный перечень;
6) Составление годовых, квартальных и месячных планов реализации продукции;
7) Ежемесячный, ежеквартальный анализ выполнения плана поставок и принятие мер по повышению товарооборота;
8) Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции;
9) Участие в изучении спроса на выпускаемую продукцию;
10) Подготовка оперативных заявок на поставку отдельных видов продукции и т.п.
Основным сбытовым подразделением ИП Павленко Е.Е. являются торговые подразделения, которые является самостоятельными структурными подразделениями предприятия, который возглавляется директором.
Торговые подразделения состоят из двух структурных подразделений:
Магазины и торговые точки;
Центральный склад;
Основными задачами отдела, согласно Положения об отделе сбыта являются:
Своевременная подготовка и заключение договоров на поставку готовой продукции;
Обеспечение выполнения планов поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.
Обеспечение соблюдение норматива остатков готовой продукции.
Контроль за поставкой продукции структурными производственными подразделениями.
Обеспечение правильного учета приемки и отчетности по отгрузке продукции.
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса функционирования организации
3.1Разработка миссии и стратегических целей организации
На наш взгляд в основе всей торгово-коммерческой деятельности предприятия должна стоять миссия. Из–за того, что основные направления деятельности торгового предприятия «ИП Павленко Е.Е.» географически разобщены, миссию необходимо сформулировать для розничных торговых предприятий, которые действуют в различных частях города под одной фирменной вывеской «Косметика». По нашему мнению она должна иметь следующий вид.
Миссия Торгового предприятия «
«Нашей приоритетной задачей является всемерное развитие торгово-технологического процесса нашего предприятия и совершенствование внутренних процессов, для того чтобы в максимально возможной степени удовлетворить наших покупателей в отношении парфюмерии и косметики.
Именно нужды и потребности наших покупателей являются отправной точкой нашей торговой деятельности, которая направлена только на то, чтобы предложить нашим покупателям товары и услуги в таком ассортименте и такого качества, которые бы соответствовали их желанию».
Как видно из данной миссии она должна носить декларативный характер и избегать конкретики. Поэтому миссия должна быть детализирована и конкретизирована с помощью философии (Табл. 3.1).
Таблица 3.1
Философия сети магазинов
Важнейшие направления деятельности.
Принципы работы
Торговая деятельность
Путем целенаправленного совершенствования торгово-технологического процесса добиться оптимизации торговых операций, снижая их себестоимость и расширяя ассортимент в степени полностью удовлетворяющих покупателя.
Качество
Особое внимание в деятельности необходимо уделить качественным характеристикам продукции и предпродажной проверки. Добиться минимального уровня жалоб покупателей на качество продукции.
Персонал
Быть внимательным и чутким к его запросам и нуждам, способствовать росту отдачи труда и самореализации способностей работников.
Капитал
Постоянно и гибко перестраиваться, повышая эффективность использования уставного капитала
Сотрудничество
С уважением относиться к деловым партнерам и активно работать с ними, расширяя сферу деловых взаимоотношений.
Рынок
Стать ведущим специализированным магазином города по торговле парфюмерией и косметикой и занять прочные конкурентные позиции на рынке.
Розничные
услуги
Обеспечить покупателям высокий уровень розничного обслуживания и заботиться об их удобстве и комфорте, постоянно увеличивая уровень обслуживания покупателей парфюмерии и косметики.
Торгово-технологический процесс
Путем постоянного и целенаправленного совершенствования торгового процесса добиться его максимальной эффективности и сокращения издержек обращения.
Обеспечить сотрудникам магазинов удобные условия работы и уважительное отношение со стороны руководящего персонала и способствовать росту производительности труда
В настоящее время магазин обладает следующими конкурентными преимуществами:
Растущее количество потребителей и хорошее отношение потребителей к фирме и ее товарам;
Компания концентрируется на наиболее крупных сегментах рынка;
Магазины продают сильно дифференцированный товар;
У магазинов более низкие издержки, чем у конкурентов, т.к. часть издержек берет на себя генеральный партнёр;
Хорошее месторасположение возле покупателей и отсутствие близких конкурентов.
В настоящее время предприятие приносит устойчивую прибыль в размере 50 – 60%. Предприятие вышло на «режим» безубыточного функционирования и стало приносить прибыль только с января 2003 года. До этого момента основная прибыль магазина покрывала расходы на его создание.
Как видно из вышеприведенной философии, она носит инновационный характер и стимулирует деятельность предприятия в инновационной сфере по различным направлениям. Приведённые выше миссия и философия предприятия должны быть детализированы с помощью системы стратегических целей поставленных в различных функциональных областях.
Цели организации:
1.Освоение новых рынков сбыта и удержание на них лидирующего положения.
2.Уменьшение себестоимости продукции.
3.Увиличение заработной платы с учетом инфляции.
В рамках данной миссии можно сформулировать цели, стоящие перед организацией и представить их графически в виде дерева целей на рисунке 3.1.
Рис. 3.1. Дерево целей.
После того как нами построено дерево целей проведём его более подробное описание на основе использования таблицы 3.2.
Таблица 3.2
Цели предприятия и способы их достижения
Название цели
Описание задачи
Срок исполнения
1. Производство
1. Укрепить конкурентную позицию на рынке
1.1. Увеличить товарооборот
1.1.1. Увеличить ассортимент продукции на 50 %.
3 месяца
1.1.2. Провести рекламную компанию в течении одного месяца на рынке затратив 100 т.р.
1 месяц
1.1.3. Заключать дополнительно 5 новых договоров
ежемесячно
1.2. Снизить издержки на 20 %.
1.2.1. Простроить службу доставки увеличив количество прямых контактов на 30%
До 01.06.2011
1.2.2. Провести инвентаризацию и добиться снижения недостачи до 0,01% от общей суммы.
ежемесячно
1.2.3. Разработать новые маршруты движения транспорта направленные на снижение транспортных расходов на 20 %.
До 01.01.2011
1.2.4. Ввести контроль за расходом финансовых средств.
ежемесячно
1.3. Повысить рентабельность деятельности на 15%
1.3.1. Улучшить использование денежных средств.
ежемесячно
1.3.2. Усовершенствовать процессы принятия основных средств и сократить степень их износа на 5%
До 01.02.2011
1.3.3. Соотнести доходы и расходы фирмы и выявить направления улучшения показателей.
До 01.05.2011
2. Сбыт
2. Занять новые рынки в других регионах
2.1. Провести мониторинг спроса в других регионах
2.1.1. Провести маркетинговое исследование спроса и конкурентов
До 01.02.2011
2.1.2. Провести анализ полученных результатов
До 15.02.2011
2.2. Открыть представительства в других регионах
2.2.1. Разработать бизнес план открытия представительства.
До 01.03.2011
2.2.2. Организовать выполнение бизнес плана
До 01.04.2011
3.2. Разработка рекомендаций совершенствования структуры управления
В целях повышения эффективной деятельности предприятия необходимы следующие мероприятия в рамках совершенствования организационной структуры управления (Рис. 3.2, Приложение 5):
вывести магазины и торговые точки из подчинения бухгалтерии и подчинить их непосредственно начальнику коммерческого отдела;
создать на предприятии маркетинговый отдел, который будет заниматься исследованиями, рекламными и иными вопросами касающимися маркетинговой деятельности.
Основным структурным подразделением предприятия, осуществляющим маркетинговую деятельность должен стать отдел маркетинга. Отдел маркетинга должен является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам или по маркетингу.
Необходимо модернизировать систему управления и вводить в неё новые промежуточные уровни управления и структурные подразделения. Дальнейшее развитие предприятия не может нормально проходить без отдела маркетинга и маркетингового директора.
Система управления предприятием должна иметь, на наш взгляд следующий вид (Рис. 3.3, Приложение 6).
Отдел маркетинга возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя предприятия по представлению заместителя директора. Структура и штаты отдела маркетинга должна быть утверждена генеральным директором предприятия применительно к типовым структурам и нормативам численности с учётом особенностей организации.
В своей работе отдел маркетинга руководствуется действующим законодательством, положением об отделе маркетинга, приказами и распоряжениями руководства предприятия.
Основными задачами являются:
Изучение товарного рынка, реклама, сервисное обслуживание покупателей, организация реализации готовой продукции, изучение спроса и предложения торгующих организаций, организация своевременного и комплексного обеспечения предприятия основными, вспомогательными материалами, ведение договорных отношений с поставщиками и потребителями.
Определение географического размещения потенциальных потребителей и т.п.
Отдел маркетинга должен возглавлять начальник отдела. В его подчинении маркетолог, товаровед по сбыту, товаровед по снабжению. В настоящее время всё эти работники присутствуют в организационной структуре организации (кроме маркетолога). Поэтому для того чтобы оптимизировать структуру создаваемой службы маркетинга они должны будут переведены из различных структурных подразделений в отдел маркетинга.
Так как штат небольшой, каждый работник выполняет максимальные функции.
Начальника отдел маркетинга будет получать 35000 руб. в месяц
Для того, чтобы улучшить систему управления маркетинговой деятельностью предприятия необходимо осуществить ряд мероприятий которые будут направлены прежде всего на улучшение функционирование организационной структуры управления нашим магазином.
В рамках предмета нашего исследования основным направлением модернизации организационной структуру будет являться модернизация маркетинговых служб, обеспечивающих работу всего предприятия. Речь прежде всего идёт создании бюро рекламу или маркетинга, которое будет входить в состав отдела маркетинга.
Структуру и штатную численность отдела будет утверждать директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела маркетинга и по согласованию с отделом кадров предприятия.
Организационная структура отдела маркетинга:
Рис. 3.4. Организационная структура управления маркетингом
Должностные инструкции на специалистов отдела маркетинга визируются начальником отдела маркетинга и утверждаются руководителем фирмы.
Дальнейшее развитие маркетинговой службы целесообразно осуществлять в случаи расширения масштабов деятельности организации и создания отдела маркетинга который будет обслуживать несколько городов, в который функционируют филиалы фирмы.
В качестве основных элементов обеспечивающих деятельность торговых подразделений фирмы выступают функциональные отделы. Особая роль в снабжении товарно-материальными ресурсами принадлежит торговому отделу. В его обязанности входят поиск и изучение потенциальных поставщиков продукции, и, проведение переговоров, заключение договоров, организация доставки товаров и т. п.
При этом торговый отдел выполняет функции связанные с контролем за исполнением договорных обязательств, приемкой поступающих в организацию товаров, размещение их складских помещений, обработки товаров и Распределение товаров между секциями и отделами.
Важную обеспечивающую роль выполняет также отдел кадров. Это объясняется тем, что, несмотря на хорошие условия работы и сравнительно высокие оклады труда работников фирмы наблюдается недостаток торгового персонала.
Следовательно, от эффективной работы отдела кадров и от его возможностей обеспечить торгово-технологический процесс опытными и квалифицированными работниками зависит эффективность предприятий в целом. Основные обязанности по планированию торговой деятельности и основных параметров торгово-технологического процесса возложены на административно-управленческие службы предприятия. При этом осуществление плановой деятельности и разработке планов торговли они оперяются на информацию и предварительные предплановые рекомендации, разработанные отделом маркетинга и бухгалтерией. Разработанные планы «спускаются» торговым отделом, которые на основании этих планов разрабатывают конкретные нормативные задания товарным секциям и товарным отделам.
Торговые отделы предприятия также наделены полномочиями по осуществлению оперативного (от 1 до 6 месяцев) планирования торгово-технологического процесса и процесса обслуживания покупателей.
Основные обязанности по осуществлению контроля за деятельностью торговых подразделений возложены на отделы маркетинга и административные единицы организации.
Основная нагрузка по контролю за непосредственным ходом торгово-технологического процесса и уровнем обслуживания покупателей возложена на маркетинговый отдел. При этом его работники преимущественно осуществляют текущий контроль. Так администраторы торговых залов занимаются постоянным контролем за работой продавцов отделов и секций и процессом обслуживания покупателей, а товароведы осуществляют контролирующие функции в отношении товаров реализуемых в организации.
Таким образом предлагаемая организационная структура позволит охватить все аспекты маркетинговой деятельности организации и произвести чёткую ориентацию деятельности фирмы на рынок и потребности клиентов.
3.2. Бюджет выделенный предприятием на организацию маркетинговой службы
Определим, какие затраты потребует проведение мероприятий связанный с организацией кадровой службы предприятия. Свод затрат текущего и капитального характера представлен в табл. 3.3.
Нормативный срок окупаемости капитальных затрат в среднем составляет 8,5 года. В этом случае коэффициент сравнительной экономической эффективности единовременных затрат составит:
К ок = 1/8,5 = 0,117
Таблица 3.3
Затраты на организацию маркетинговой службы на 2010 год
Мероприятия
Стоимость
Исполнители
Переменные затраты
Изготовление документов
5000
Начальник отдела кадров, Типография
Расходы на привлечение маркетолога к анализу результатов
25000
Главный бухгалтер
Оплата труда сотрудников (Начальник отдела маркетинга – 1 человек – 35000 руб.; маркетолог – 1 человек – 31000 руб.; товароведы – 2 человека – 30000 руб.;)
94000*12 месяцев =
1128000
Главный бухгалтер, Руководители структурных подразделений
Потери связанные с переводом работников из других структурных подразделений
50000
Экономисты
ИТОГО:
1183025
Единовременные затраты
Приобретение специальной маркетипговой литературы
15000
Менеджер по кадрам
Оплата обучения маркетолога
20000
Главный бухгалтер
Приобретение программ для обработки маркетинговой информации»
50000
Начальник отдела кадров, Начальник отдела кадров
Привлечение специалистов по установке программ и наладке программного обеспечения
2500
Системный адменистратор
ИТОГО:
87500
Коэффициент сравнительной экономической эффективности означает, что из общей суммы капитальных затрат должно вычитаться и относиться на себестоимость текущего года только 11,7%.
Затраты по данному мероприятию в расчете на 2008 год составят:
Расходы = 1183025 + 87500 х 0,117 = 14865 руб.
Внедрение данной службы маркетинга позволить увеличить прибыль организации только в первый год функционирования на 25% (Прибыль в 2007 году была на уровне 30000 тыс. руб в год).
Ээф = 30000 * 25/100 = 7500 т.р.
Годовой экономический эффект при проведении мероприятий описанных в таблицы 5 составит: Ээф = 7500000-1183025 – 87500-14865 = 6302110 руб.
Таким образом, внедрять данную службу маркетинга в организации экономически целесообразно.
Заключение
Марка магазина «Для душа и души» является достаточно известной торговой маркой в городе, но магазин «Для душа и души», является относительно новым и известным среди жителей города. Хотя известность магазина среди жителей района достаточно высокой и известность магазина среди жителей города постоянно увеличивается.
Динамика роста товарооборота магазина также свидетельствует о том, что магазин постоянно улучшает свои финансовые показатели деятельности. Динамика роста товарооборота имеет хотя и не резкую, но достаточно четко выраженную тенденцию к увеличению.
Маркетинг выступает в качестве ведущей области хозяйственного управления, в функции которой входит организация и руководство всей совокупностью видов деятельности, связанных с превращением покупательских способностей потребителей в эффективный спрос на специфические изделия до конечного или промежуточного покупателя, чтобы обеспечить установленную компанией норму прибыли или достижение других целей.