Контроль в системе управления

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение
1 Понятие и состав функции контроля
2 Виды контроля
3 Этапы функции контроля
4 Организация эффективного контроля
Заключение
Список использованной литературы

Контроль в системе управления

по режиму контроля: усиленный контроль и нормальный контроль;
по степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;
по способу получения и обработки информации: регистрацион­ный, статистический, расчетно-аналитический;
по периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный и периодический;
по времени контроля: предварительный, текущий, заключи­тельный контроль.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной работы организации.
Планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написаниедолжностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных - все это увеличивает ве­роятность того, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.
Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
В отношении материальных ресурсов вырабатываются стан­дарты допустимого качества материалов: поступающие материа­лы проверяют на соответствие этим стандартам; тщательно выби­раются поставщики для заключения договоров, устанавливаются минимальные размеры запасов для обеспечения бесперебойной деятельности организации.
Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Он дает ответ на вопрос: когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации, а также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению. В области человечес­ких ресурсов для осуществления эффективного отбора персонала анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обя­занностей, устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляет­ся, насколько его характеристик, которые соответствуют необходи­мым требованиям. Сформулировать такие требования помога­ют внутрифирменные профессиональные стандарты специа­листов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель - совершенствование дея­тельности, координация для движения к цели. Чаще всего объек­том текущего контроля являются подчиненные, а субъектом - их начальники. Задача этого вида контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.
Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов. Этот вид контроля позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою деятельность и деятельность подчиненных так, чтобы избежать отклонений от наиболее эф­фективного пути к достижению цели. Таким образом, текущий контроль дает возможность своевременно реагировать на меняю­щиеся внутренние и внешние факторы.
Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели - формирование мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководи­теля, принимаемых решений, а также формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов.
3 Этапы функции контроля
В процедуре контроля выделяют следующие этапы, выработка стандартов, сопоставление с ними реальных результатов; принятие необходимых корректирующих действий4.
Первый этап. Стандарты - это конкретные цели, степень дос­тижения которых поддается измерению. Стандарты должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по которому оценивается рабо­та. Например, в качестве стандарта можно использовать цель: по­лучить прибыль 1 млн руб. за 2007 г В данном случае временной период составляет 1 год, а критерием является 1 млн руб. Уста­новление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
Достаточно легко установить стандарты для величин, подда­ющихся количественному измерению: по прибыли, объему про­даж. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую, например, повышение степени удовлет­воренности работой. В таком случае проводятся различные обс­ледования и опросы, происходит косвенное выражение их через другие показатели, например количество увольнений (сокраще­ние увольнений обычно считается проявлением удовлетворен­ности работой). Однако, используя косвенные показатели, ме­неджер должен тщательно анализировать внутренние и внешние факторы, оказывающие на них влияние. Так, количество уволь­нений может сократиться не в результате удовлетворенности ра­ботой, а из-за экономического кризиса в стране, когда люди опа­саются, что не найдут другую работу.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении ре­ально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо предпринять следующие действия:
определить масштаб допустимых отклонений;
измерить результаты;
оценить полученную информацию о достигнутых результатах;
сравнить результаты работы с установленными стандартами.
Контроль должен быть экономически эффективным, т.е. пре­имущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его заключается в том что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаружива­ются отклонения, не выходящие за рамки этого масштаба, то та­кие отклонения не вызывают тревоги.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля - изме­нение результатов, позволяющее установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выб­рать единицу измерения, определить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей конт­ролю. Любая система сбора информации и ее обработки довольно дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее.
В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установ­ленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя. Поэтому менеджерам необходимо оценить полученные данные о результатах работы и определить, насколько они нужны и достоверны. Только после этого можно сопоставлять достигнутые результаты с установлен­ными стандартами.
Налаживание эффективной системы контроля может значи­тельно улучшить финансовые результаты деятельности предпри­ятия.
На третьем этапе менеджер определяет, какие действия следу­ет предпринимать; такими действиями могут быть: невмешательство в работу; устранение отклонений; изменение стандартов.
Невмешательство в работу. Если фактические результаты сов­падают с установленными стандартами или имеющиеся отклоне­ния невелики (не превышают масштаб допустимых отклонений), то лучше ничего не предпринимать.
Устранение отклонений. В случае обнаружения незначительных отклонений от стандартов (превышающих масштаб допустимых отклонений) следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через из­менение некоторых внутренних переменных. Например, причи­ной низкой производительности труда может быть отсутствие за­интересованности работников в конечных результатах, в этом случае необходимо изменить систему оплаты труда и другие пере­менные, оказывающие влияние на мотивацию.
Изменение стандартов. Стандарты могут оказаться нереальны­ми. Бывает так, что в процессе реализации плана становится яс­но, что планы составлены слишком оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно, что сводит на нет мотивацию. В таких случаях стандарты пересматриваются в сторону понижения.
4 Организация эффективного контроля
Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами. Иметь стратегическую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.5
Быть ориентированным на результаты, т.е. помогать организа­ции достигать поставленных целей и формулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
Быть своевременным. Для этого необходимо: во-первых, опре­делить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий временные рамки основного плана, скорость из­менений, а также затраты на проведение измерений и распрост­ранение полученных результатов, во-вторых, обеспечить воз­можность устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.
Быть гибким, т.е. должен приспосабливаться к происходящим изменениям.
Быть простым. Простота контроля обеспечивает лучшее по­нимание его целей и инструментов, а значит и поддержку суще­ствующей системы контроля: персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны.
Быть экономичным. Затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управ­ления в аналитической информации.
Используемые средства и методы контроля должны соответ­ствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля).
Чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критериями такой оценки могут быть:
1) выполнение задач контроля - контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать своевременному устранению отклонений, выра­ботке эффективных решенной, для оценки системы контроля по этому критерию необходимо дать ответ на следующие вопросы:
спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные измерения;
представляет ли система контроля менеджерам информа­цию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках;
2) экономичность контроля - следует оценить расходы, свя­занные с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; затраты на персонал и технику контроля;
3) эффект влияния на людей - необходимо выяснить, вызыва­ет ли у работников применяемая система контроля положитель­ные стимулы или негативные, стрессовые реакции. Для повыше­ния эффективности контроля и избежание его отрицательного влияния на людей специалисты рекомендуют:
устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками,
обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;
устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
избегать чрезмерного контроля;
вознаграждать за достижение стандартов.
Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достиже­ния организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер. Предназначением контроля является пре­дупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация. Функ­ция контроля не является конечным пунктом всего процесса уп­равления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция дви­жима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в области органи­зации и мотивации труда.
Заключение
Таким образом, можно сделать следующие выводы по работе.