Конференц-индустрия. Организация деятельности конгресс-отеля на примере гостиницы "Интурист" (г.Ростов-на-Дону)

ТЕМА: КОНФЕРЕНЦ-ИНДУСТРИЯ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОНГРЕСС-ОТЕЛЯ НА ПРИМЕРЕ ГОСТИНИЦЫ «ИНТУРИСТ» ГОРОДА РОСТОВ-НА-ДОНУ
Введение
Глава I. Конференц-индустрия в аспекте развития делового туризма в России
1.1. Характеристика делового туризма как разновидности туристской индустрии
1.2. Развитие конференц-индустрии в России и в Ростове – на - Дону
Глава II. Развитие конференц-индустрии в Ростове-на-Дону
2.1. Основные требования к средствам размещения в аспекте конгресс-туризма
2.2. Организация деятельности Конгресс-Отеля на примере гостиницы «Интурист» Ростова-на-Дону
Заключение
Библиографический список
Приложение 1
Приложение 2

Конференц-индустрия. Организация деятельности конгресс-отеля на примере гостиницы "Интурист" (г.Ростов-на-Дону)

В ноябре 1992 года в результате приватизации государственного имущества на базе гостиничного комплекса создано открытое акционерное общество «Интурист». В 1994 году на фоне общего упадка туристской деятельности в России ОАО «Интурист» возглавил И.В. Горин, началась поэтажная реконструкция номерного фонда. Наметившаяся стабилизация экономики в регионе подсказала идею создания делового центра и переориентации гостиницы. В 2000 году Ростовскую область с деловыми визитами посетили 213 тысяч иностранцев. 29
Зимой 2002 года началась реконструкция конференц-залов гостиницы. Были созданы уникальные для нашей страны трансформируемые площади, оснащенные оборудованием ведущих мировых компаний, что позволило одновременно проводить 8 корпоративных мероприятий. Осенью 2002 года открылся ресторан «Ацтек», совмещавший модный стиль «хай-тек» с этнографической идеей оформления. В 2003 году началось строительство Международного Конгрессного Центра – комплекса зданий, включающего еще отель, когресс-залы, офисные помещения класса А, подземный паркинг, многочисленные спортивные и развлекательные заведения.
Основной целью реализации данного проекта являлось создание деловой инфраструктуры, способствующей росту предпринимательской активности и интеграции бизнеса Юга России в единое мировое экономическое пространство. Столь активная позиция администрации «Интуриста» способствовала превращению центра города Ростова в деловой туристический центр. В 2004 году после глобальной реконструкции Конгресс - Отель «Интурист» был переименован в Конгресс – Отель «Don-Plaza».
В 2006 году на базе Конгресс – Отеля «Don-Plaza» началось строительство Международного Конгресс Центра – комплекса зданий общей площадью 100 тысяч квадратных метра. Международный Конгресс Центр будет включать бизнес-центр класса А, 5* отель «Hyatt Redgency Don Plaza Ростов», торговый подземный пассаж, подземные и наземные автостоянки. Существенного расширения рынка делового туризма в Ростове можно ожидать с вводом в действие Международного конгрессного центра. В октябре 2007 года конгресс-отель Don-Plaza и один из международных гостиничных операторов Hyatt подписали соглашение об участии и управлении проектом 5* отеля «Hyatt Redgency Don Plaza Ростов», «Хаятт Ридженси Дон-Плаза Ростов». В соответствии с подписанным соглашением Hyatt будет оказывать технические услуги, а также следить за соблюдением проектной реконструкцией и существующих международных стандартов в ходе планирования, разработки и строительства гостиницы, которую планируется завершить в 2009 году. В 2010 году после запуска отеля, который будет включать в себя 200 гостевых номеров, а также конференц-залы, рестораны, SPA-салон, фитнесс-центр и 20 полностью оснащенных «под ключ» апартаментов класса люкс, международный оператор возьмет на себя его управление под брендом «Hyatt Redgency Don Plaza Ростов», «Хаятт Ридженси Дон-Плаза Ростов».30
Он будет возведен рядом с отелем Don-Plaza и станет частью нового комплекса зданий, включающего еще одну гостиницу, конгрессные залы, офисные помещения класса «А», подземный паркинг, а также многочисленные торговые, спортивные и развлекательные заведения. Международный конгресс-центр станет знаковым для привлечения в Ростовскую область иностранных инвесторов.
Компания Global Hyatt Corporation – международный гостиничный оператор. Предоставляет услуги более 700 отелей и курортов (136 тысяч номеров) в 44 странах мира. Отели Hyatt представлены в основных столицах мира и крупнейших городах. В странах СНГ отели Hyatt работают в Киеве, Баку, Алма-Аты, Бишкеке. В России сеть представляет отель «Арарат Парк Хаятт Москва». В ближайшее время планируется открытие отелей Hyatt в Екатеринбурге, Ростове, и в Москве.31
Сегодня гостиница «Don-Plaza» по праву считается самым уютным и гостеприимным местом столицы Южного Федерального округа. Главным критерием оценки любой гостиницы является комфортность проживания. Шестнадцать этажей и 240 номеров предоставлены к услугам туристов. Из окон гостей отражается панорамный вид на реку Дон и историческую часть города, что позволяет гостям начать знакомство с Южной столицей прямо из номера. Все номера оборудованы телефоном, телевизором и ванной комнатой. В номерах бизнес-класса, расположенных на пятнадцатом и шестнадцатом этажах гостиницы и состоящих из двух просторных комнат, имеются дополнительно мини-бар и спутниковая связь.32
«Don-Plaza» предоставляет большой выбор возможностей и услуг для деловых людей. Категория Конгресс - Отеля – Premium-Deluxe. Расположен он в центре города на Большой Садовой улице в окружении многочисленных парков и скверов. Предлагается питание: завтрак - шведский стол. Иностранные граждане регистрируются. Конгресс – Отель расположен вблизи транспортных узлов города: до аэропорта – 9 км, до железнодорожного вокзала – 3 км, до речного порта- 3 км, до центра города – 0.5 км.33
Конгресс-центр отеля «Don-Plaza» - это центральная деловая и информационная площадка Юга России. В активе центра - более 1000 акций международного, федерального и регионального значения. Отель располагает конференц-залами для проведения любых мероприятий: от крупных общественных встреч до приватных vip-переговоров. Комфорт участникам деловых встреч обеспечивается автономной системой климатотехники и удобной итальянской мебелью.
Конференц - услуги предоставляют Золотой зал, форум, конгресс, диалог, пресс-зал, комнату переговоров, овальный кабинет. Основные характеристики данных конференц - помещений представлены в Приложении 2. Рассмотрим лишь самый изысканный, самый дорогой и респектабельный конгресс-зал – Золотой.
Золотой зал располагается на 2 этаже Конгресс - Отеля. Это самый большой банкетный зал в городе с классическим и актуальным интерьером в дворцовом стиле с преобладанием белого и золотого цветов в оформлении. Утонченность, изысканность, роскошный интерьер, текстиль, посуда, шедевры кулинарного искусства представлены здесь во всем великолепии. В июле 2007 года в Золотом зале проходил Госсовет под председательством бывшего Президента России В.В. Путина. Настоящим украшением зала является терраса на 100 мест под куполом мозаичного богемского стекла возле декоративного бассейна и водопад. 34
Услуги предоставления конференц - помещений включают в себя создание интерьера помещений на выбор заказчика. Например: конгресс-помещение «форум», рассчитанное на прием 350 человек, имеет на выбор 7 разновидностей расположения мебели. Театр – на 300 человек, класс – на 100, банкет – на 180-200, неформал – на 140, подкова – на 70, круглый стол – на 60-70, фуршет – на 300 человек.
Уникальные звуковые и световые системы, презентационное оборудование, климатотехника, Интернет, выделенные телефонные линии позволяют на совершенно новом качественном уровне проводить мероприятия любого масштаба и ранга от международных конгрессов до корпоративных переговоров. Предоставление конференц-залов в аренду для участников деловых мероприятий. Услуги конгрессной службы включают также формирование пакета заказа; составление программы мероприятия; координация всех этапов подготовки и проведения мероприятия.
Рассмотрим техническое оснащение конференц - помещений, предоставляемых Конференц - Отелем «Don-Plaza» для проведения деловых встреч. При оборудовании современного конференц-зала сегодня ставится важнейшая задача построения многофункционального комплекса, который сочетает в себе возможности зала для проведения деловых мероприятий. Сегодня уже явно недостаточным является стандартный набор, состоящий из ноутбука, DVD, проектора, экрана, микрофона и колонки. Это реалии вчерашнего дня. В залах предусмотрены точки подключения различных устройств «со стороны»: оборудование клиента (ноутбуки, компьютеры, видеокамеры) или арендованной аппаратуры (дополнительные мониторы, плазменные панели). Вся коммуникация при этом максимально скрыта в целях сохранения презентабельного вида помещений.
В предлагаемый набор технического оснащения входят следующие системы:
оборудование отображения визуальной информации;
оборудование озвучивания;
видео-оборудование;
коммутационное оборудование;
вспомогательное оборудование.
Одним из главных условий успешной работы делового форума является визуальная и аудиальная наглядность в силу большого количества предоставляемой информации. Задачи визуализации информации, ее корректного полноценного отображения становится приоритетной при оснащении современного конференц-зала.35
В качестве оборудования для отображения визуальной информации Конференц-Отель «Don-Plaza» предлагает использование систем прямой проекции с экраном большого размера и проектором с большим световым потоком. В состав системы входят средства воспроизведения видео- и графического изображения. Это видеомагнитофоны, проигрыватели DVD-дисков, персональные компьютеры, мультимедийные и оверхед-проекторы. Мульти-медиапроекторы – аппараты, содержащие наборы входов для DVD-проигрывателей, компьютеров, ноутбуков.36
Основное требование, предъявляемое к оборудованию для озвучивания, - четкое разборчивое воспроизведение речевой информации и равномерность звучания по всему объему зала. Используются новейшие модели микрофонов и радиомикрофонов, цифровые диктофоны для аудиозаписи выступлений, которые предлагаются для использования в большом количестве. Среди дополнительных услуг Отеля предлагается работа профессионального звукооператора. В состав его системы звукоусиления входит микшерный пульт с достаточным количеством входов, приборы обработки звукового сигнала и приборы для коррекции акустических характеристик помещения.
Из видеооборудования Конференц - Отель предлагает видеомагнитофоны, из коммутационного – коммутаторы, соединительные кабели для соединения оборудования и подключения дополнительных источников видео- и звукового сигнала.
В Конференц – Отеле имеется возможность осуществления видеоконференцсвязи – компьютерной технологии, позволяющей осуществить передачу видеоизображения, звука и различного типа данных по цифровым проводным или беспроводным каналам связи.37 Для этого Отель предоставляет спутниковую телевизионную антенну. В набор обязательных услуг по оснащению конференц-залов входят Интернет и телефонная линия.
Вспомогательное оборудование включает в себя как технические средства – устройства гарантированного питания, так и нетехнические средства. К нетехническим средствам относят флипчарты, стойки для оборудования, танцпол, подиум.
Кроме того, в Отеле обеспечиваются комфортные условия не только для организаторов и участников мероприятий, но и для технического персонала. Оборудование не только функциональное, но и хорошо вписываемое в интерьер помещения, простое и удобное в использовании.38
Бронирование зала может происходить как при личной встрече, так и посредством факсимильной и электронной связи. Конгресс – Отель «Don-Plaza» имеет свой сайт в интернете, где располагается подробная информация, касающаяся предоставляемых многочисленных конференц – услуг на самый строгий выбор клиента.
Кроме аренды конференц-помещений, Отель предоставляет следующие услуги:
комфортное размещение участников деловых мероприятий в номерах бизнес-класса и «люкс»;
питание: шведский стол, кофе-брейк, бизнес-ланч, фуршет, банкет;
индивидуальный и коллективный трансфер – аренду микроавтобусов, автобусов и автомобилей;
организация досуга и отдыха – экскурсионные программы по Ростову, культурные и музыкальные программы;
услуги конференц-службы – формирование пакета заказов, составление программы мероприятий, координация всех этапов подготовки и проведения деловых мероприятий.39
Кроме этого по желанию клиентов предусмотрена регистрация участников, изготовление рабочих наборов с символикой (ручки, блокноты, бэджи, папки), оформление зала флагами, растяжками, плакатами, предполагаются услуги фитодизайна. Предлагается видео- и фотосъемка мероприятий, техническое обслуживание, юридическое сопровождение.
Наиболее важным и интересным нам представляется следующий набор дополнительных услуг в свете рекламной поддержки:
освещение событий в центральной и региональной прессе (пресс-релизы и нью-релизы событий);
размещение рекламной информации в периодических изданиях, справочниках, на радио, на телевидении;
осуществление совместных программ с ведущими средствами массовой информации;
организация встреч с деловой, административной и культурной элитой города;
организация пресс – конференций.40
Бизнес – Центр предлагает следующие услуги:
телефон, факс;
копир;
электронная почта, Интернет;
заказ и аренда транспорта;
продажа авиа- и железнодорожных билетов;
аренда мини-офисов и персональных компьютеров;
курьерские, секретарские и информационные услуги;
услуги переводчиков;
экспресс – доставка корреспонденции и грузов с помощью систем DHL и UPS.
Заключение
Деловой туризм является одним из перспективных и наиболее быстро развивающихся направлений современного туризма. Объем мирового рынка делового туризма эксперты оценивают в сумму, превышающую полтора триллиона долларов. В ближайшие годы эта цифра может составить два триллиона долларов. В России бизнес-туризм также растет быстрыми темпами, по оценкам экспертов ежегодный рост составляет до 25 процентов. 41 Данная отрасль туризма является самой доходной. Это перспективная и высокорентабельная сфера деятельности.
Большинство развитых стран на протяжении многих лет получают немалую долю прибыли, развивая данный вид туризма. В России деловой туризм также набирает обороты, но необходимо еще многое сделать, для того чтобы эта отрасль туризма начала развиваться в полной мере. Тем более что в нашей стране есть все предпосылки для развития делового туризма. Бизнес-туризм, являясь достаточно многогранной отраслью, при правильном подходе может повлечь за собой развитие многих отраслей человеческой деятельности, а также создать огромное количество рабочих мест.
Судя по результатам многочисленных исследований во всем мире, конференц-деятельность считается перспективным направлением развития гостиничного бизнеса. Многие лучшие иностранные и российские отели открыли для себя этот прибыльный рынок. Ведь позиционирование гостиниц на ниве конференц-деятельности позволяет не только значительно увеличить загрузку, но и получать дополнительный доход от нее, а также усилить нагрузку на рестораны.
В России данный рынок пока еще не совсем освоен и спрос на эти услуги во много раз превышает предложение. В нашей стране пока только зреет понимание международной концепции индустрии делового туризма и до сих пор многие российские специалисты не владеют четкой и фиксированной терминологией, характеризующей основные параметры конференц – деятельности гостиниц с точки зрения принятых международных стандартов. Тенденции развития делового туризма в Ростове и конференц-индустрии средств размещения города, крупные инвестиционные проекты в этом направлении свидетельствуют о позитивном варианте его развития в ближайшие годы. Гостиница может претендовать на звание конгресс-отеля, если в ней будет достаточное количество конференц-залов и переговорных комнат, рассчитанных на разное количество участников. А это в современных условиях становится возможным только на этапе планирования строительства нового помещения. Слишком высокие требования на европейском уровне предъявляются к помещениям и их техническому оснащению. Наглядным примером тому является планирование строительства Международного Конгрессного Центра «Hyatt Redgency Don Plaza Ростов», который первоначально планировался как 4 – звездочный. Учитывая современные европейские тенденции – востребованность именно 5* отелей, на этапе планирования были своевременно изменены планы и схемы, и, конечно, же смета предполагаемых затрат.
Развивая сегодня свою конференц - деятельность Конгресс – Отель получает немалую дополнительную прибыль. Кроме того, конференц - деятельность способствует увеличению загрузки гостиницы, так как естественно, что конгрессмены хотят получить все услуги под одной крышей.
Практически ни одно деловое мероприятие сегодня не может обойтись без современной техники. Последние достижения в помощь организаторам и гостям конференций включают: мультимедийный проектор, моторизированный экран, видеоплеер DVD, VHS, аудиосистема, микрофоны и усилители, магнитно-маркерные доски, ноутбук. Помещение для проведения конференц - услуг должно быть оснащено новейшими системами вентиляции и кондиционирования.
Сегодня любой комплект технического оборудования для оснащения конференц-зала содержит источники информации, аудиосистемы, устройства отображения, коммутации и управления для отображения компьютерной и видеоинформации, обеспечения аудио-сопровождения выступлений.
Отмечая значительные достоинства оказываемых основных и дополнительных конференц – услуг в Конгресс – Отеле «Don Plaza» города Ростова – на – Дону, логично было бы предложить несколько рекомендаций, которые могли бы способствовать дальнейшему продвижению и усовершенствованию конференц – услуг. Речь идет об оснащении конгресс – зон Отеля дополнительной новейшей техникой.
Одним из самых новейших технических средств, активно используемых за рубежом, является документ – камера. Документ-камера подключается к проектору и представляет собой видеокамеру со специальной подсветкой для показа на большом экране изображений бумажных документов, прозрачных пленок, небольших предметов. В самом простом варианте для отображения информации служит стационарный проектор, демонстрирующий картинку на большом экране. Если зал большой, то устанавливается несколько проекторов с экранами. Звуковая аппаратура (усилитель, микшер, динамики) обеспечивает качественное воспроизведение речи с микрофоном, музыкальных композиций и других аудиосигналов. Для управления компьютером используется беспроводная гироскопическая мышь, которая работает не только на поверхности, но и «в воздухе», позволяя вести презентацию из любой точки зала.42
В небольших конференц-залах для проведения бизнес-тренингов сегодня используется электронная доска, объединяющая возможности обычной маркерной доски и интерактивного монитора. На ней создаются и редактируются записи и рисунки, как на обычной маркерной доске. После подключения доски к ноутбуку появляется возможность сохранения информации на жестком диске в виде графических файлов, а затем имеется возможность их распечатки.43
Дискуссионные конференц-системы в гостиничных конференц-залах встречаются нечасто. Подобная конференц-система состоит из индивидуальных микрофонов для каждого участника мероприятия. Хотелось бы увидеть это техническое устройство в конференц – залах Ростова – на – Дону.
Руководство «Интуриста» в свое время правильно оценило ситуацию на рынке конференц - услуг города Ростова-на-Дону и осознало, что подобная деятельность может быть действительно очень доходной. На сегодняшний день Конгресс – Отель «Don-Plaza» является одним из ведущих отелей, предлагающих конференц - услуги в городе Ростове-на-Дону.
Современная жизнь характеризуется постоянно происходящим техническим прогрессом. Это время перемен и быстро меняющегося окружающего мира. Поэтому так важно всегда быть в курсе событий, узнавать своевременно обо всех новинках и тенденциях, которые могут положительно повлиять на деятельность гостиницы. Конечно, не менее важной является необходимость прислушиваться к пожеланиям клиентов, привлечение которых и есть основная задача любой гостиницы. Именно так стратегически правильным курсом через десятилетия шагает современный Конгресс – Отель «Don-Plaza» города Ростова-на-Дону.

Библиографический список
1. Постановление Правительства РФ от 25.04.97 №490 «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».
2. ГОСТ Р 50645-94 «Классификация гостиниц».
3. Ассоциация Делового Туризма. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.rbta.ru.
4. Баланенко Д. Оснащаем конференц-зону // Business Travel, №1-2, 2007.
5. Воскресенский В.Ю. Международный туризм: учебное пособие для вузов / В.Ю. Воскресенский. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 255с.
6. География туризма: Учебник / Коллектив авторов; под ред. А.Ю. Александровой. – М.: КНОРУС, 2008. – 592 с.