Внедрение электронного муниципалитета: кадровые и технологические аспекты (под технологическими понимаются управленческие методы)

Содержание

Введение
1. Теоретические основы внедрения электронного муниципалитета
1.1.Понятие электронного муниципалитета, роль и значение
1.2. Основные преимущества использования интернет-технологий в муниципальном управлении
1.3. Основные проблемы внедрения электронных муниципалитетов
1.4. Основные направления по совершенствованию внедрения электронных муниципалитетов
2. Практические аспекты внедрения проекта «Электронный муниципалитет» на примере г.Оренбург
2.1. Цели и задачи проекта «Электронный муниципалитет»
2.2. Основные мероприятия и работы по реализации проекта
2.3. Ресурсное обеспечение проекта
Заключение
Список использованной литературы

Внедрение электронного муниципалитета: кадровые и технологические аспекты (под технологическими понимаются управленческие методы)

Основной задачей процесса внедрения информационно-коммуникационных технологий в сферу муниципального управления является повышение эффективности работы местных администраций. Без этого невозможно обеспечить реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации и предоставление государством эффективных и удобных в использовании услуг гражданам. Причем работа по данным направлениям должна сопровождаться комплексом институциональных мероприятий, предусматривающих обеспечение координации деятельности органов власти в области информатизации, разработки и внедрения типовых требований к эффективности государственных и муниципальных расходов в области информатизации.
2. Практические аспекты внедрения проекта «Электронный муниципалитет» на примере г.Оренбург
2.1. Цели и задачи проекта «Электронный муниципалитет»
Целями проекта являются снижение трудоемкости и повышение качества исполнения функций городского самоуправления и создание условий для эффективного участия населения города в постановке и решении городских проблем путем последовательного расширения использования современных информационных технологий.
Снижение трудоемкости выражается в резком (на 75%) сокращении количества изготавливаемых бумажных копий документов (включая рабочие распечатки проектов документов), исключении операций розыска необходимой информации в массиве бумажных документов, устранении переделок документов из-за недоучета требований действующих распорядительных документов и фактических обстоятельств, сокращении перемещений бумажных документов между структурными подразделениями и помещениями.
Повышение качества исполнения функций городского самоуправления выражается в обеспечении своевременности разработки и принятия управленческих решений (исключается календарный день, отводимый на передачу документа между структурными подразделениями, а также на отдельных этапах последовательная работа структурных подразделений над проектом документа заменяется коллективной работой), в более полном учете общественных и законных частных интересов в управленческих решениях (снижается количество изменений, вносимых в принятые распорядительные документы и повышается степень удовлетворенности населения деятельностью городского самоуправления), в снижении временных затрат жителей на решение личных проблем во взаимоотношениях с органами городского самоуправления (устраняется запрос/выдача части официальных справок, в некоторых случаях делается ненужной личная явка заявителя).
Большую отдачу дает лучшее использование интеллектуального потенциала городского населения. Осуществление программы должно увеличить число полезных участников разработки управленческих решений и сократить число жителей, недовольных принятыми решениями.
Для достижения целей программы должны быть решены конкретные задачи:
- упорядочение муниципального документооборота и фиксация действий муниципальных органов власти в электронной форме - необходимо для использования современных информационных технологий;
- совершенствование информационного обеспечения - необходимо для повышения качества документов городского самоуправления;
- обеспечение разработки и перемещения документов в электронной форме - необходимо для снижения трудозатрат и расхода материалов и для ускорения доставки документов;
- широкое информирование населения о всех сторонах деятельности органов городского самоуправления и исключение чиновника - посредника при доступе к информации - необходимо для полезного участия жителей в городском самоуправлении;
- обеспечение фиксации и доступности на рабочих местах администрации данных о контактах жителей с органами власти - необходимо для сокращения количества затребуемых/выдаваемых справок на бумаге.
2.2. Основные мероприятия и работы по реализации проекта
Дооснащение органов городского самоуправления оргтехникой. Требуется обеспечить компьютерами все управления и самостоятельные отделы администрации - и тогда возможны внедрение электронного документооборота, достаточно полная фиксация деятельности органов местного самоуправления в электронной форме, коллективная работа над документами. Дополнительно требуется модернизировать компьютерную сеть администрации, оснастить рабочие места руководителей компьютерами, обеспечить возможность компьютерной связи с территориально удаленными подразделениями, организациями и жителями города.
Обучение сотрудников (курсовое и на рабочих местах). Требуется обучение исполнителей, непосредственно формирующих тексты документов, на специально организованных курсах делового языка и правил оформления документов, а также индивидуальное инструктирование на рабочих местах по эффективному использованию оргтехники с последующим тестированием.
Внедрение электронного документооборота и коллективной работы с использованием компьютерной сети.
Коллективная работа с использованием компьютерной сети очень эффективна при составлении разнообразных планов и графиков, затрагивающих интересы нескольких служб или частных лиц.
Круг лиц, имеющих возможность участвовать в разработке определенных документов, должен быть расширен до всего населения города.
Проведение заказной научной работы по кодификации массива распорядительных документов городского самоуправления. Органами местного самоуправления издано более 25000 распорядительных документов. Необходима кодификация массива - наложение на него системы поиска и перекрестных ссылок. Эта работа требует юридической квалификации и имеет большой объем. Единственной формой ее осуществления является заключение договора с юридической фирмой или с учебным заведением юридического профиля на создание текстовой компьютерной базы данных по массиву распорядительных документов городского самоуправления. Такая база должна иметь развитые функции поиска (отбора) документов, именные, адресные указатели, способность представлять действующий вариант текста документа на любую календарную дату в прошлом и на сегодня. Желательно снабдить документы юридическими комментариями и анализом практики применения.
Эту работу необходимо выполнить один раз и обеспечить возможность поддержания правовой базы данных в актуальном состоянии силами правового управления администрации города, правового отдела городского Совета депутатов.
Получившаяся правовая база данных должна быть предоставлена для свободного пользования в Интернет.
Формирование компьютерной базы документов местного самоуправления. Кроме распорядительных документов местного самоуправления существуют и другие документы, использование которых при последующей работе органов местного самоуправления будет способствовать повышению ее эффективности. Для полезного участия населения в самоуправлении по системе «Электронный муниципалитет» необходимо ознакомление населения со многими документами. Различные планы, графики, схемы взаимодействия, должностные инструкции и положения о подразделениях, объективные данные о руководителях, отчеты о проделанной работе, справки и доклады о различных проблемах - эти и другие документы должны быть зафиксированы, упорядочены, предоставлены для использования. Требуется разработать критерии отбора документов к публикации и процедуру публикации, а также создать соответствующую компьютерную базу данных, доступную по компьютерной сети.
Создание официального сайта городского самоуправления в Интернет. Это мероприятие должно быть реализовано с учетом того, что сайт в Интернет - это средство массовой информации. Отсюда вытекают требования к четкому юридическому определению прав и ответственности участников работы.
В настоящее время в Интернет присутствуют несколько ресурсов, содержащих информацию о городе Белгороде и событиях городского масштаба. Среди них - сайт администрации области, сайты фирм - Интернет-провайдеров. Работают в Интернет местные информационные агентства. Нет необходимости дублировать их работу.
Основная задача официального сайта состоит в организации и обеспечении участия населения города в местном самоуправлении. Поэтому главным элементом сайта должны стать Интернет-форумы с участием руководителей администрации города и динамичные страницы официальных объявлений, сведений о ходе исполнения городского бюджета. Кроме того, должен работать канал приема обращений жителей в органы местного самоуправления и ряд интерактивных сервисов (например, голосования по конкретным вариантам решения городских проблем, проверки своей регистрации в качестве избирателя, выяснения координат обслуживающих предприятий, учреждений и представителей в органах власти по введенному адресу проживания).
Поддержание актуальности и технического уровня всех комплексов системы «Электронный муниципалитет». Актуальность материалов официального сайта городского самоуправления, управление форумами, реализация общения с посетителями сайта в реальном времени требуют постоянного участия специалистов в дежурном режиме и создание постоянно работающего конвейера подготовки и размещения информационных объектов на сайте. Требуются специальные должности и система договоров с поставщиками информационных материалов. Требуется закрепленная нормативно, но гибкая система отбора и публикации текущих документов местного самоуправления и участия должностных лиц местного самоуправления в компьютерном диалоге с жителями города.
Второй составляющей этого пункта является обеспечение высокой готовности и однородности программно-технических средств при одновременном ограничении общей стоимости владения этими средствами.
Проект будет осуществляться путем определения заданий на подрядные работы (оказание услуг, поставку товаров), выполняемого комитетом по организационно-аналитической и кадровой работе, проведения конкурса среди потенциальных подрядчиков, заключения договора с подрядчиком и оперативного взаимодействия с ним в процессе выполнения задания, осуществляемого комитетом по организационно-аналитической и кадровой работе, приемке выполненных работ специально назначаемой комиссией, внедрения результатов силами структурных подразделений администрации при координирующей роли комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
Работы выстроены в последовательность таким образом, что предшествующая создает условия для выполнения последующей.
2.3. Ресурсное обеспечение проекта
Финансовое обеспечение программы - прямое бюджетное финансирование из городского бюджета. По конкретным мероприятиям и годам затраты распределяются следующим образом.
Таблица 1
Расходы на реализацию проекта «Электронный муниципалитет»
в тыс. рублей
№ п/п
мероприятия
Объем финанси
рования
Источник финанси
рования
исполнители
2012г.
2013г.
2014г.
2015г.
1
Дооснащение органов городского самоуправления оргтехникой
4862,7
Местный бюджет
По конкурсу на поставку
1940,7
1722
1200
2
Обучение сотрудников (курсовое и на рабочих местах)
40
Местный бюджет
Комитет по организационно-правовой и кадровой работе
10
10
10
10
3
Внедрение электронного документооборота и оборота коллективной работы с использованием компьютерной сети
80
Местный бюджет
Структурные подразделения администрации
5
75
Продолжение таблицы 1
№ п/п
мероприятия
Объем финанси
рования
Источник финанси
рования
исполнители
2012г.
2013г.
2014г.
2015г.
4
Проведение заказной научной работы по кодификации массива распорядительных документов городского самоуправления
60
Местный бюджет
Учебное учреждение (по конкурсу)
20
40
5
Формировнаие компьютерной базы документов местного самоуправления
94
Местный бюджет
Комитет по организационно-аналитической и кадровой работе, предприятие-подрядчик (по конкурсу)
90
2
2
6
Создание официального сайта органов городского самоуправления в Интренет
1076,8
Местный бюджет
593,4
483,4
7
Разработка процедур и обеспечение прямого участия жителей города в коллективной работе над проектами городских программ, планов, распорядительных документов
586
Местный бюджет
10
576
8
Создание единой базы данных по контактам жителей города с органами городского самоуправления, заменяющей затребование-выдачу официальных справок на бумаге
35