Аудит операций с денежными средствами организации ( на примере.....)

ВВЕДЕНИЕ
1. АУДИТ ОПЕРАЦИЙ С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Методика проведения аудита денежных средств
1.2 Типичные нарушения в кассовых документах
2. АУДИТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ООО «ЭНИГМА»
2.1 Общая характеристика ООО «Энигма»
2.2 Инвентаризация наличных денежных средств в ООО «Энигма»
2.3. Аудит соблюдения правил ведения кассовых операций
3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
3.1 Ввод автоматизированной формы учета
3.2 Принципы управления денежным потоком
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Аудит операций с денежными средствами организации ( на примере.....)

Управление кадрами, проведение аттестации
Финн. директор
Финансовый контроль, ценообразование
Гл. бухгалтер
Составление бухгалтерской отчетности
Начальник отдела маркетинга
Руководство маркетингом
Гл. инженер
Руководство обслуживающим производством
Ком. директор
Руководство подсистемой сбыта и снабжения
2.2 Инвентаризация наличных денежных средств в ООО «Энигма»
Одним из источников получения аудиторских доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна ' осуществляться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября.
При проверке аудитором инвентаризации может выявляться хищение денежных средств. Инвентаризация ценных бумаг и бланков строгой отчетности оформляется в форме № ИНВ-16. Наличие денежных средств в контрольно-кассовой машине учитывается при инвентаризации в унифицированной форме КМ-9.
При выявлении фактов хищения имущества организация на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» [8], обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств, который составляется по унифицированной форме (форма № ИНВ-15) (Приложение 20).Выявленная недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете[8], выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены). В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Таким образом, до момента подтверждения отсутствия виновных лиц и невозможности возмещения суммы выявленной недостачи в учете организации она будет числиться по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При получении протокола о закрытии уголовного дела в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (при отсутствии подозреваемого) в учете организации признается внереализационный расход, что отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 94.
Для исчисления налога на прибыль сумма выявленной недостачи учитывается в составе прочих расходов на основании подп. 5 п. 2 ст. 265 НК[3].
2.3. Аудит соблюдения правил ведения кассовых операций
Так как, кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты. Именно при проверке этого участка основным аудитором фирмы «САНКТ-АУДИТ» были привлечен ассистент.
Помещение кассы в бухгалтерии ООО «Энигма» изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Но иногда в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.
Наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, который прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы, кассир закрывает сейф ключом и опечатывает печатью. Один экземпляр ключа и печати хранятся у кассира. Второй экземпляр ключей- в сейфе главного бухгалтера. Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, охранную сигнализацию. Основным для осуществления контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц.
При проверке аудиторами было установлено, что в ООО «Энигма» установленный лимит соответствует лимиту хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Лимит на 2009 год установлен в сумме 30 тыс.руб.
По просьбе аудитора была проведена инвентаризация денежных средств в кассе. Инвентаризация проходила в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир Погодина Т.С. составила кассовый отчет. При инвентаризации кассы были проверены: наличие приказа о назначении кассира; заключение с кассиром договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствие помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.
После инвентаризации кассы аудиторы проверили и убедились, что в ООО «Энигма»:
созданы условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;
полнота и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;
правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
имеются подписи в получении денег, для чего были выборочно проверены подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие;
правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;
наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено);
соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;
соблюдение лимит хранения наличных денег в кассе;
правильность выдачи денег по доверенностям;
соблюдение порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.
Были выявлены разовые нарушения при ведении операций по кассе.
В виде замечания, хотелось бы отметить некорректную выдачу денежных средств в подотчет материально-ответственным лицам предприятия. Так, 16.03.2009 года по расходному ордеру № 159 в подотчет Михайловой Татьяне Александровне было выдана сумма 7077,71 рублей. И следом, в этот же день, по расходному ордеру № Михайлова Т.А. получает 13400 рублей. Доля вероятности, что Михайлова Т.А. отчиталась по полученной ранее сумме, очень мала. Так же, оба ордера не подписаны ни руководителем предприятия, ни главным бухгалтером. А кассиром организации Погодиной Г.С. производится выдача денежных средств, гашение расходного ордера штампом «Оплачено», что является грубейшим нарушением при работе с наличными денежными средствами.
Еще один вид нарушения прослеживается при аудите заполнения Отчета о движении денежных средств за 2008 г. Отчет не подписан руководителем и главным бухгалтером, не проставлена дата составления отчета. В отчете сделаны исправления в строках 160 и 184 и не заверены главным бухгалтером. В кассе хранятся денежные документы. К ним относятся путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты. Учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 "Денежные документы", при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.
Аудиторы ООО «САНКТ –АУДИТ» проверили: правильность учета денежных документов (поступление и списание денежных документов оформляется кассовыми приходными и расходными документами и отражается в книге по движению денежных документов; кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру); правильность составления бухгалтерских проводок по счету 50-3 "Денежные документы" и записей в книге по учету и движению денежных документов.
Серьезных нарушений в ведении учета наличных денежных средств в ООО «Энигма» таких, как хищение денежных средств, неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм из банка, излишнее списание денег по кассе -повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям, расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия, расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета, обнаружено не было.
Аудиторами было проверено соблюдение требований по работе с кассовыми аппаратами и расчетов наличными в пределах установленного законодательством предела расчетов наличными.
Для учета операций в валюте предусмотрен счет 52 "Валютные счета", записи операций на котором ведут в валюте платежа (доллары США, немецкие марки и т.д.) и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату поступления (списания) средств. К счету 52 могут открыт субсчет: 52-1 "Валютные счета внутри страны".
В соответствии с действующим законодательством основными формами расчетов по внешнеэкономической деятельности являются: предоплата, инкассо, расчеты через аккредитив, открытый счет. Аудиторами при проверке ООО «Энигма» было обращено внимание на следующее:
как зачислялась валютная выручка от реализации и других валютных операций при внешнеэкономической деятельности;
законно ли открыты валютные счета;
соответствуют ли сумм по выпискам банка суммам, отраженным в первичных документах;
правильно ли применялись формы расчетов при внешнеэкономической деятельности;
своевременно ли предоставлялись платежные поручения на продажу выручки, если зачисление валютной выручки прошло по транзитному счету;
правильно ли оплачено комиссионное вознаграждение за открытие валютных счетов;
правильно ли отражены в учете операции по покупке и продажи валюты;
правильно ли рассчитаны и отнесены курсовые разницы;
правильно ли перечислены авансы за импортную продукцию.
Недостатки в организации контроля сохранности и использования денежных средств в ООО «Энигма» следующие:
1. Нарушаются инструкции по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассир не всегда передвигается в сопровождении охраны на специальном транспорте при доставке денег в ООО «Энигма». В транспортное средство допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются поручения, не имеющие отношения к его прямым должностным обязанностям.
2. Дубликаты ключей от сейфа и кассы, которые должны находиться по Положению в сейфе руководителя, на предприятии они хранятся в сейфе главного бухгалтера.
3. В некоторых случаях руководитель подписывает незаполненные чеки и чековая книжка выдается кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
4. Разрешается выдавать деньги по незакрытой расходной платежной ведомости до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.
5. Имеются случаи, когда наличные деньги, полученные в банке, расходуются не по целевому назначению. В ООО «Энигма»иногда, деньги, полученные на зарплату и социальные выплаты, расходуются на командировки.
3. Предложения по совершенствованию учета и отчетности о движении денежных средств
3.1 Ввод автоматизированной формы учета
Автор предлагает ввести Автоматизированную форму учета денежных средств.
Допускаемые неточности при расчетах налогооблагаемых сумм могут привести к неправильной сумме уплачиваемых налогов, а в дальнейшем - к штрафам и пеням. С другой стороны, неточности в расчетах налогов, уплата излишних сумм в бюджет в условиях острого дефицита свободных финансовых ресурсов и убыточности деятельности, что подтверждают приведенные в разделе 3.3 сведения об ошибках бухгалтерии, приводят к растратам и без того небольшого запаса оборотных средств и, в том числе, денежных средств.
Все это свидетельствуют о целесообразности внедрения компьютерной формы осуществления данных операций. Она позволила бы избежать многих ошибок в расчетах, не допустить выплат излишних сумм налогов, а также сделать данный раздел бухгалтерской работы более «прозрачным» для анализа. Внедрение компьютерной формы учета не потребует значительных средств, поскольку соответствующая оргтехника в бухгалтерии Хозяйства уже имеется и ряд операций выполняется с ее помощью (выписка счетов-фактур и оформление отчетов по некоторым налогам).
При использовании компьютерной формы учета денежные средства учитываются следующим образом[8, с.77]. Данные первичных документов вводятся с клавиатуры. При этом в памяти компьютера формируются рабочие базы данных по каждому счету. Например, по счету 50 вводятся соответствующие данные с приходных и расходных кассовых ордеров. При необходимости происходит корректировка информации. Этот этап призван фиксировать в компьютере документальное оформление операций. Следующий этап - фиксирование в программе их исполнения. Например, по счету 50 это отражение реального движения денежных средств по кассе. В данном случае кассир или по его просьбе бухгалтер по учету денежных средств ежедневно вводит информацию о произведенных кассовых операциях.
Результатом этих действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).
После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в базе данных. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на этом этапе входят проверка отчетов кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться на дисплее, как документы при вводе данных (в основном это относится к промежуточным данным), или распечатываться в виде отчетов (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.
В итоге по счету 50 обеспечивается получение трех отчетов: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира[30, с.18]. Причем последние два отчета составляются ежедневно по итогам движения средств в кассе за день. Эти отчеты имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих формах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.
После получения компьютерных отчетов (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира. В конце года (или по мере необходимости) они подшиваются в хронологическом порядке. Кассовая книга за год заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера и опечатывается.
На предприятии можно применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные и расходные кассовые ордера. Первичные документы оформляются путем заполнения соответствующих реквизитов на макетах форм документов, воспроизводимых на дисплее компьютера. Этот принцип также может широко использоваться и на других участках учета (учет материалов и т.д.). После этого документы распечатываются и передаются кассиру для исполнения. Дальнейший технологический процесс строится примерно таким же путем, как описано выше, с той лишь разницей, что в базе данных данные о документах вво­дятся непосредственно на стадии их оформления.
Отчетность о движении денежных средств требуется не только для того, чтобы предоставить итоговые бухгалтерские документы в контролирующие и иные органы. В первую очередь она нужна для эффективного управления производством, во многом зависящего от умения управлять денежными потоками.
Главная задача анализа денежных потоков заключается в выявлении причин недостатка, а иногда – избытка денежных средств и в определении источников их поступлений и направлений использования[7, с.64].
Основным документом для анализа денежных потоков является «Отчет о движении денежных средств», с помощью которого можно контролировать текущую платежеспособность предприятия, принимать оперативные решения по управлению денежными средствами и объяснять расхождение между финансовым результатом и изменением денежных средств. Потоки денежных средств рассматриваются по трем видам деятельности: основная, инвестиционная и финансовая.
Анализ движения наличных денежных средств и его задача заключается в определении причин недостатка или избытка денежных источников их поступлений и направлений расходования.
Совокупный денежный поток должен стремиться к нулю, но быть неотрицательным.
3.2 Принципы управления денежным потоком
Основные принципы управления потоком денежных средств[5, с.12]:
1. Уменьшать дебиторскую задолженность. Для ускорения получения денег можно использовать разумные скидки на свои товары и услуги.
2. Достигнуть минимальных сроков выплаты кредиторской задолженности. Использовать преимущества, предоставляемые скидками, существующими у поставщиков.
3. Увеличивать продажи используя разумные цены.
4. Ускорять оборачиваемость запасов.
В ООО «Энигма»управление наличными денежными средствами включает в себя:
учет движения денежных средств;
анализ потоков денежных средств;
составление бюджета денежных средств -
и охватывает основные аспекты управления деятельности предприятия, что отражено на схеме (рис.3.1).
Рисунок 3.1. Схема управления денежными средствами предприятия ООО «Энигма»
Управление денежным потоком особенно важно для предприятия с точки зрения необходимости[11, с.57]:
планирования временных параметров капитальных затрат;
управления оборотным капиталом (оценки краткосрочных потребностей в наличных средствах и управления запасами);
управления затратами и их оптимизации с точки зрения более рационального распределения ресурсов предприятия в процессе производства;
управления капитальными потребностями (финансирование за счет собственных средств или кредитов банка);
управления экономическим ростом.
Проблемы в управлении денежными средствами состоят в следующем:
менеджеры не имеют полной оперативной информации об источниках денежных поступлений, о суммах и сроках предстоящих платежей;
финансовые потоки разрознены и несогласованны по времени;
есть случаи утери платежных документов; кассовый план создается из обрывков информации;
решение о распределении денежных средств принимается при мощном давлении со стороны различных служб;
запросы на финансирование часто не соответствуют реальным потребностям;
решения о привлечении кредитов принимаются без должной оценки их необходимой величины и сроков погашения.
Чтобы избежать указанных недостатков, следует внедрить в практику работы бухгалтерии метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.
Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете необходимого их объема и определении моментов времени, когда у компании ожидается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.
Кассовый бюджет – это подробная смета ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающая как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры[10, с.85].
Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и др.
Для более точного расчета объема денежных средств руководству предприятия необходимо знать конкретные статьи поступлений и расходов денег, а также временные параметры этих процессов. Для решения этой задачи используется бюджетирование денежных средств.
Таким образом, кассовый бюджет позволяет[9, с.89]:
1. Своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.
2. Принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов.