Финансовый учет на базе информационных технологий

Введение
1. Теоретические основы финансового учета на базе информационных технологий
1.1. Необходимость внедрения информационных технологий
1.2. Сущность и проблемы финансового учета на базе информационных технологий
2. Финансовый учет на базе информационных технологий ЗАО «Аптека 36,6»
Выводы
Список литературы
Приложения

Финансовый учет на базе информационных технологий

- лиц, ответственных за возникновение и погашение обязательств по определенным статьям – ответственных распорядителей (начальник отдела продаж – за отгрузку продукции и ее оплату, то есть за возникновение и погашение дебиторской задолженности по реализации продукции; начальник отдела закупок – за оплату материалов и их поставку, то есть за возникновение и погашение кредиторской задолженности по закупкам, и т.п.);
- контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что необходимо для определения конкретных источников задолженности;
- сроков возникновения и погашения задолженности для раздельного управления текущей и просроченной задолженностью.
Оперативный учет обязательств
Учет обязательств предприятия осуществляется несколькими службами:
- бухгалтерией – по документально подтвержденному факту и в бухгалтерской оценке (то есть, с определенными правилами признания задолженности, списания просроченной задолженности и проч.);
- ответственными распорядителями – по своей номенклатуре договоров, в управленческой оценке, по факту и ближайшему оперативному плану (согласованные с контрагентами платежи и отгрузки);
- финансовой службой – в целом по предприятию, по факту и по плану, в управленческой оценке.
Поскольку данные бухгалтерского учета по ряду причин не могут быть актуальными (проводки не могут быть сделаны до получения подтверждающих документов или формируются по итогам месяца), Финансовая служба использует данные оперативного учета: собственного оперативного учета поступлений и платежей и оперативного учета отделов продаж и закупок (сбыта и снабжения) по отгрузке и поставкам.
Данные оперативного учета платежей всегда доступны Финансовой службе для непосредственного использования, а учет обязательств, при наличии системы автоматизации, Финансовая служба получает непосредственный доступ к данным оперативного учета отгрузки и поставок в реальном времени.
Данные оперативного учета обязательств используются при контроле текущих документов (проверка соблюдения лимитов) и для анализа состояния фактической задолженности.
Оперативное планирование и управление платежами
Целью оперативного планирования и управления платежами (движением денежных средств) является обеспечение абсолютной ликвидности предприятия, то есть способности в любой конкретный момент времени производить текущие платежи (сбалансированный на этапе текущего планирования План движения денежных средств определяет ликвидность в целом за период, но не гарантирует ее на каждый день периода, например, при выполнении платежей в начале периода, а поступлений – в конце, имеемых остатков денежных средств может просто не хватить).
Результатом оперативного планирования является Платежный календарь, представляющий собой сводный график планируемых платежей и поступлений денежных средств на период планирования, содержащий расчетные остатки денежных средств каждого вида на каждый день.
Отрицательный остаток средств (или снижение его ниже нормативного минимума) на конкретную дату является признаком невозможности выполнения планируемых платежей и подлежит устранению. Платежный календарь является непрерывно изменяемым планом: каждый день его исполнение приводит к коррекции остатков на текущий и следующие дни, что может привести к появлению новых дат потери ликвидности и необходимости перепланирования.
Основные этапы оперативного планирования и управления платежами:
- сбор исходных данных для планирования платежей и поступлений;
- первоначальное формирование и оптимизация Платежного календаря;
- оперативное управление платежами;
- оперативный учет поступлений и платежей;
- оперативное перепланирование Платежного календаря.
Сжатостью сроков оперативного планирования платежей диктует необходимость применять для этих целей автоматизированную систему финансового учета предприятия, это позволяет эффективней разрабатывать Платежный календарь, своевременно вносить в него изменения и избегать ошибок.
Планирование и управление платежами осуществляется в разрезе следующих характеристик:
- целевых направлений поступлений и платежей – в составе единого перечня статей доходов и расходов, используемых в текущем финансовом планировании;
- видов денежных средств – безналичных средств на отдельных банковских счетах, наличных средств в разных валютах, векселей, облигаций, а также взаимозачетов; введение данной характеристики определяется невозможностью мгновенного превращения (конвертации) одного вида денежных средств в другой и, следовательно, управлением платежами для каждого средства отдельно;
- приоритетов (обязательности) платежей, для поступлений данная характеристика интерпретируется как степень вероятности прихода денег;
- контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними (используются, в основном, в справочных целях и для связи с управлением задолженностью);
- лиц, ответственных за состояние расчетов с контрагентами в отношении конкретных платежей и поступлений – как правило, это ответственные распорядители по своей номенклатуре договоров;
- контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что необходимо для определения конкретных источников задолженности.
Источниками данных для оперативного планирования платежей являются:
- план движения задолженности, содержащий суммы поступлений и платежей в разрезе статей, ответственных распорядителей, контрагентов и конкретных договоров;
- графики (условия) оплаты соответствующих договоров, содержащие сроки платежей и виды денежных средств;
- графики периодических (регулярных) платежей (календарь налоговых платежей, график выплаты зарплаты и т.п.), содержащие дни повторяющихся выплат;
- текущие фактические остатки денежных средств.
Часть этих данных может быть сразу включена в Платежный календарь (это, как правило, регулярные платежи и платежи, планируемые самой Финансовой службой, а также все планируемые поступления). Все остальные платежи требуют подтверждений, которые оформляются в виде Заявок на платежи. Заявки подаются по установленной форме и в соответствии с календарным регламентом ответственными распорядителями. Финансовая служба проверяет соответствие заявки плану и включает ее в проект Платежного календаря. Заявки, превышающие лимиты по статье или непредусмотренные Планом движения задолженности, должны содержать обоснование и требуют разрешения руководителя предприятия. Заявки могут подаваться в автоматизированной системе при наличии на предприятии средств автоматизации во всех структурных подразделениях, это существенно экономит время и упрощает процедуру подачи заявок5.
Анализ выполнения финансового плана, финансовый анализ
Целью этого процесса является количественная оценка текущего и будущего финансового состояния предприятия, как абсолютная, так и относительная (относительно планировавшихся показателей).
Анализ выполняется в каждой фазе управления финансами:
- до начала планового периода – производится финансовый анализ Финансового плана; анализ структуры (удельного веса) статей доходов и расходов, поступлений и платежей, строк Прогнозного баланса; расчет базового набора коэффициентов и оценка финансового состояния предприятия на конец планового периода; при неудовлетворительности этой оценки производится пересмотр базовых показателей Финансового плана и перепланирование взаимосвязанных показателей и планов;
- в течение периода – производится: анализ соответствия фактических показателей плановым: выявление превышения установленных лимитов или сопоставление факта с планом, отнесенным на прошедший период; расчет прогнозируемого выполнения плана с учетом уже имеемого его фактического исполнения, оценка полученного прогноза и принятие необходимых корректирующих управленческих решений в случае неудовлетворительной оценки;
- по завершении периода – производится: сопоставление достигнутых фактически показателей с плановыми (план-факт анализ): рассчитываются отклонения факта от плана, производится анализ их причин (непрогнозируемые изменения внешней обстановки, ошибки планирования, ошибки при исполнении плана и т.п.); собственно финансовый анализ фактических показателей: расчет базового набора коэффициентов, оценка фактического финансового состояния предприятия; по результатам оценки принимаются управленческие решения, которые могут привести, в частности, к пересмотру Финансового плана очередного периода.
В процессе финансового анализа выполняются следующие действия:
- формирование текущей (в течение периода) или итоговой (по его завершении) отчетности о выполнении плана; текущая отчетность формируется по данным оперативного учета, итоговая – по данным бухгалтерского учета;
- расчет отклонений фактических показателей от плановых; общие суммы отклонений затем распределяются по вызвавшим их причинам оценочным путем;
- расчет удельного веса статей, отдельно по плановым и фактическим показателям, их сопоставление;
- расчет базового набора коэффициентов финансового анализа, сравнение полученных значений с эталонными, их качественная оценка (хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно, опасно).
Функционирование финансовой структуры предприятия неотделимо от функционирования предприятия в целом. Необходим постоянный обмен информацией между структурными подразделениями, эта информация должна быть достоверной и оперативной. Наиболее тесно обмен информацией происходит с подразделениями, выполняющими следующие функции:
- планирование продаж (сбыта);
- технико-экономическое планирование;
- планирование закупок (снабжения);
- бухгалтерский учет.
Чем больше предприятие, тем более многочисленными являются документы, циркулирующие для обеспечения финансового учета. Оперативность и достоверность информации может быть обеспечена при внедрении информационных технологий: объединении компьютеров предприятия в корпоративную (локальную) сеть, и совместное использование специального программного обеспечения6. Эффективность подобного взаимодействия была много раз доказана на практике. Внедрение информационных технологий помогает экономить финансовые, людские ресурсы и время.
2. Финансовый учет на базе информационных технологий ЗАО «Аптека 36,6»
В данной работе мы рассмотрим практические аспекты внедрения автоматизации финансового учета в ОАО «Аптечная сеть 36,6». Внедрение информационных технологий выполнено на платформе "1С:Предприятие 7.7". Структура бизнеса представлена на рис. 1.
Рисунок 1. Структура бизнеса ОАО «Аптечная сеть 36,6»
ОАО «Аптечная сеть 36,6» является лидер в области розничной торговли товарами для красоты и здоровья. 757 аптек находятся под управлением Компании в 23 регионах России.
Первоочередной задачей при внедрении финансового учета на базе информационных технологий было четкое разделение структуры доходов и расходов. Такой подход позволяет получить полную картину прибыльности каждой из аптек в разрезе видов деятельности.
Необходимо также обеспечить правильный расчет и начисление налогов, а при многоуровневой структуре организации приходиться производить для этого более усложненные расчеты.
При использовании неавтоматизированного учета приходиться вручную обрабатывать огромные объемы данных, которые необходимо несколько раз перегруппировать и систематизировать. И только после этого на их основании составляются отчеты и принимаются управленческие решения.
С такими же проблемами приходиться сталкиваться и при расчете и исчислении налогов, а также взносов обязательного пенсионного страхования.
Одной из основных задач финансового учета является определение прибыльности или убыточности в разрезе аптек и видов их деятельности.
При автоматизации аптечной сети базы данных всех аптек были удаленно соединены с центральной базой данных. Эта задача была реализована с использованием модуля «Управление распределенными базами данных» и на основе технологии обмена данными в XML- формате.
В итоге была реализована система учета в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. При этом были внесены изменения, связанные с суммовым учетом в рознице, это произошло из-за учета товаров в розничных ценах (рис. 2).
Рисунок 2. Поступление товаров.
При реализации финансового учета на базе информационных технологий необходимо было решить проблему большого объема данных вносимых в систему. Только документация при работе с поставщиками достигает 30 000 документов ежемесячно. Использование типовых документов конфигурации существенно снизило бы быстродействие системы.
Решением оказалось разделение учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам при автоматическом формировании книги покупок. А для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ«Формирование записей книги покупок» вводится в систему ежедневно, при этом данные обрабатываются лишь за определенную дату и по определенному участку учета.
По такому же принципу реализованы взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, то есть в справочнике «Договоры» реализована подокументная оплата.
Автоматизация двустороннего обмена с системами "Клиент-Банк" позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ "Выписка" с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (рис. 3). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.
Рисунок 3. Документ «Выписка».
Для оптимизации использования рабочего и машинного времени основные финансовые расчеты и обработка данных запускаются в нерабочее время в фоновом режиме. Это позволяет полностью использовать как время сотрудников, так и «машинное» время.
Результатом работы по финансовому учету служит сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений - аптек (рис. 4).
Рис. 4. Отчет о прибыли.
Рассмотрев некоторые аспекты реализации финансового учета на базе информационных технологий можно сделать вывод, что в процессе автоматизации многие задачи решаются эффективней, экономится время, быстрее и достоверней делаются различные расчеты, производиться планирование.
Выводы
Финансовый учет на базе информационных технологий на сегодняшний день является объективной необходимостью для всех предприятий и организаций. В современных условиях российского рынка при жесточайшей конкуренции в выигрыше может быть только тот хозяйствующий субъект, который может оперативно проводить анализ своего финансового состояния и правильно планировать финансово-хозяйственную деятельность.
Реализация этих задач при ведении финансового учета «вручную» в современных условиях просто невозможна. Объем информации увеличивается настолько быстро, что для обработки этой информации требуется все больше человеческих усилий. И в этой ситуации есть только один выход – использование средств автоматизации.
Рассмотрев автоматизацию финансового учета на примере ОАО «Аптечная сеть 36,6» видно, что современные информационные технологии позволяют получать оперативную и достоверную информацию даже от филиалов находящихся в разных точках нашей огромной страны. Система автоматизации позволяет существенно экономить финансовые ресурсы, прежде всего за счет обеспечения такого взаимодействия. Также автоматизация позволяет освобождать работников от выполнения рутинных операций и уделять больше времени анализу и планированию.
Сегодня многие государственные органы, такие как пенсионный фонд РФ, налоговая инспекция, принимают отчеты в электронном виде, возможна передача таких отчетов через Интернет.
Все это существенно повышает эффективность управления бизнесом.