Закупочная логистика. Направления совершенствования управления закупками (по видам материально-технических ресурсов)

Введение
1Аналитическая часть
1.1Описание проектируемого объекта
1.1.1Организация производства продукции
1.1.2Организация управления процесса сбыта на предприятии
1.2Анализ организации управления предприятием на примере локального рабочего места
1.2.1Краткая характеристика рабочего места
1.2.2Состав и содержание функций управления
1.2.3Разработка оперограмм основных бизнес процессов
1.3Графико-вербальная модель информационных процессов в объекте (модель "как есть (as is)")
1.4Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
1.4.1Обоснование выбора метода анализа и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте
1.5Задание на проектирование
2Расчетная часть
2.1 Таблица движения денежных средств проекта
2.2 Сводная таблица показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Список используемой литературы

Закупочная логистика. Направления совершенствования управления закупками (по видам материально-технических ресурсов)

+
+
Заявка на приобретение ТМЦ
Заказ и его копи на приобретение
Получение продукции от поставщиков
+
Подтверждение получения поставленной продукции
Отметка в книге регистрации
Оплата поставленной продукции
+
Счет-фактура на поставку продукции от поставщика
Квитанция об оплате поставленной продукции
От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы оформляют, но и тех, кто их изучает, анализирует, использует в справочных целях. Нашей основной задачей является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.
Данная таблица должна выявить:
дублирование отдельных реквизитов;
соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
соответствие каждого документа своему целевому назначению;
характер использования документа в месте его назначения.
Таблица 5. Повторяемость показателей в документах
Наименование отдельных реквизитов
Виды документов
Итог
Отчет о прибылях и убытках
Акт приемки-передачи
Счет-фактура
Бухгалтерский баланс
Ведомость оплаты труда
Реквизиты организации
+
+
+
+
+
5
Налоговые отчисления
+
+
+
3
НДС
+
+
2
Прибыль/
Убыток
+
+
2
Выручка от реализации
+
1
Отчисления в пенсионный фонд
+
+
2
Отчисления в медицинское страхование
+
+
2
Ссылки на договор
+
1
Отложение налоговых обязательств
+
+
2
По данным таблицы 5 видно, что наиболее часто используемыми реквизитами являются отчисления: на страхование, в пенсионный фонд; а также реквизиты организации и прибыль/убыток. Следовательно, необходимо для сокращения времени заполнения документов и снижения вероятности ошибки при их составлении ввести эти реквизиты в программу оформления документов, которая будет автоматически ставить данные реквизиты в документ на начальном этапе составления. А в графе сумма создать реализацию возможного автоматического суммирования.
Таблица 6. Документирование работ отдела снабжения Предприятия по процедуре "Закупка ТМЦ"
Перечень процедур
Наименование документа
Заявка от отделов на приобретение ТМЦ
Квитанция об уплате
Бланк заказа на поставку
Счет-фактура
Договор
Выбор поставщика
О
Х
Оформление поставки материалов
О
О
Х
Поступление необходимых материалов от поставщика
О
Х
Оплата поставленной продукции
Х
О
Степень использования документа
5
2
3
3
2
__________________________________________
Условные обозначения:
О - документ, необходимый для начала работ по процедуре;
Х - документ, возникающий по окончании работ.
В данном случае наибольшей степенью использования обладают следующие документы: счет-фактура, бланк заказа на продукцию, договор.
Движение информации в отделе сбыта отображается с помощью следующих графико-вербальных форм:
маршрутная схема движения документа (таб.7);
документограмма бизнес процесса (таб.8);
схема информационных потоков (рис.1).
Таблица 7. Маршрутная схема входящего документа в отделе снабжения Предприятия (на примере поступления заявки на приобретение материала)
Другие отделы
Отдел снабжения
Производственный отдел
Склад
Менеджер по закупкам
Менеджеры по планированию и координации закупок
Менеджер по учету перевозок, экономике и анализу
___________________________________
Условные обозначения
И - изучение документа:
В - визирование документа;
Р - наложение резолюции.
В данной схеме используется то условие, что при проверке необходимого сырья на складе, выяснилось, что оно отсутствует, и необходимо его закупить.
Таблица 8. Документограмма процесса поставки продукции
Перечень процедур
Состав исполнителей
Менеджеры по закупкам
Менеджер по планированию и координации закупок
Склад
Начальник производственного отдела
Менеджер по учету перевозок, экономике и анализу
Заявка на приобретение необходимого сырья и материалов
Изучение данной заявки отделом снабжения
Подтверждения отсутствия данной продукции на складе
Составление заказа и нескольких его копий на поставку необходимого сырья
Получение подтверждения от поставщиков об отгрузке продукции
Отгрузка данной продукции
Запись в книге регистрации получении материалов от поставщика
1.4 Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
1.4.1 Обоснование выбора метода анализа и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте
Обоснование выбора метода анализа информационных процессов и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте, выявленных при использовании выбранного метода, сформулированы в таблице 8.
Таблица 9. Обоснование выбора метода исследования информационных процессов в отделе снабжения Предприятия и формулировка недостатков существующего информационного процесса
Наименование выбранного метода
Основное содержание выбранного метода
Преимущества использования для исследования информационных процессов в отделе снабжения Предприятия
Формулировка недостатков существующего информационного процесса, выявленных при использовании выбранного метода
Метод схем информационных связей
Предполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления ее дальнейшего использования
Рекомендуется применять в качестве подсобного механизма при построении информационной модели логистической системы, а также в сочетании с другими методами анализа и проектирования информационных потоков
Не обеспечивает досконального анализа системы формирования и обработки информационных потоков.
Фиксация действующего положения требует кропотливого и тщательного изучения системы обработки информации.
Механизм разработки проектных предложений в рамках этого метода отсутствует.
Представим логистическую схему работы предприятия:
Рисунок 4. Схема работы Предприятия
1.5 Задание на проектирование
Основание для разработки проекта
Выявленные в ходе анализа недостатки работы отдела снабжения с позиции рациональности информационных технологий являются основанием для разработки проекта.
Очевидно, что данная фирма достаточно успешно функционирует и занимает прочное положение на рынке, современная информационная технология в отделе снабжения недостаточно развита, поэтому есть возможность сбоев работы с заявками подразделений о поставке необходимого сырья и материалов.
Недостатки, выявленные в ходе исследования, не являются непреодолимыми препятствиями в осуществлении деятельности отдела сбыта. Это и стало основным стимулом для проектирования.
Цель разработки проекта
Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии управления процессом работы в отделе снабжения Предприятия. Это подразумевает под собой рационализацию действующих бизнес процессов на основе применения современных технических средств, программного обеспечения и коммуникационных систем.
Наиболее эффективное использование всех имеющихся в распоряжении отдела ресурсов возможно только при наличии четкой организации, координации и контроле деятельности.
Результаты анализа действующего информационного процесса
Основными недостатками, выявленными при анализе всех аспектов деятельности отдела снабжения, являются:
дублирование некоторых процедур;
недостаток специалистов, высокая загруженность работой имеющихся специалистов:
некоторые отклонения в сроках выполнения работ.
Предложения по совершенствованию действующей информационной технологии
Отдел снабжения Предприятия достаточно технически обеспечен, однако это не отменяет организационных и других проблем. В связи с этим основные направления совершенствования информационной технологии управления отдела снабжения данного предприятия следующие:
Рационализация распределения функций между работниками отдела и перенос некоторых вспомогательных операций на другие отделы организации;
Увеличение количества работников отдела и повышение требований к принимаемым на работу;
Уменьшение трудоемкости отдельных процедур;
Рационализация документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него.
2 Расчетная часть
2.1 Таблица движения денежных средств проекта
Далее в курсового проекта рассчитаем основные показатели экономической эффективности внедрения проектных мероприятий. Для упрощения задачи экономическое обоснование проектных мероприятий рассчитано в среде MS Excel.
Рабочей документацией данного раздела курсового проекта являются:
таблица движения денежных средств проекта
сводная таблица показателей экономической эффективности проекта
На первом этапе в соответствии с целями курсового проекта необходимо выявить факторы и источники экономического эффекта, а также совокупность затрат, которые необходимо произвести для реализации проектных мероприятий. Результат представлен в виде таблицы (таб.1):
Таблица 1. Движение денежных средств проекта, руб.
№
п/п
Показатели
Период
1
2
3
4
5
6
Приток денежных средств
1
Снижение расходов из-за рационализации распределения функций между работниками склада и повышения требований к принимаемым на работу.
23700
31100
31100
31100
31100
31100
2
Снижение себестоимости производимой продукции за счет снижения трудоемкости выполнения отдельных функций в ходе автоматизации бизнес-процессов, использования новых технических средств и рационализации документооборота.
7570
8210
8210
8210
8210
8210
3
Снижение расходов по расчетам с поставщиками в связи с созданием информационной базы по поставщикам и потребителям, критериев их выбора для каждой закупки.
3930
4000
4000
4000
4000
4000
4
Итого приток денежных средств
35200
43310
43310
43310
43310
43310
Отток денежных средств
5
Затраты на техническое обеспечение
45000
6
Затраты на программное обеспечение
18000
2300
2300
2300
2300
2300