Разработка проекта структуры управления. распределение полномочий между руководителями. Положение о распределении полномочий

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты: структура управления в организации - исследование проблемы
Глава 2. Организационная структура управления и разделение полномочий на предприятии
2.1. Общие методы в управлении организационной стриктурой: преимущества и недостатки
2.2. Распределение должностных полномочий на предприятии
Глава 3. Организационная структура предприятия и состав высшего звена управления
3.1. Общая характеристика предприятия ООО «Питерлайн»
3.2. Анализ организационно-управленческой структуры ООО "Питерлайн".
3.3. Оценка возможных способов оптимизации организационной структуры и возможности разделения полномочий
3.4. Выводы
3.5.Разделение полномочий руководящего состава
Заключение
Список литературы

Разработка проекта структуры управления. распределение полномочий между руководителями. Положение о распределении полномочий

Рис. 1. Взаимодействие управляющей и управляемой части организации

Где А, управляющая информация, В- информация об исполнении
Часть деловой организации, реализующая функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. На сегодня одним из основных принципов построения любых систем является иерархия. В современной теории организации понятие «иерархия» применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управление организацией: иерархией властных полномочий, иерархией функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.
Современный тип иерархической структуры управленияимеет много разновидностей. Их можно условно разделить на два вида: бюрократической и органические типы структур управления.
Распространенным типами такой структуры является: линейно - функциональная (линейная структура), линейно-штабная организационная структура управления, дивизионная
Основной этап исследования систем управления предприятием ООО «Питерлайн»
Структура управление предприятием.
ООО «ПИТЕРЛАЙН» является юридически независимым лицом, однако экономически таковым не является. Его учредителями и основными (главными акционерами) являются Краснов Игорь Владимирович и Свирина Елена Викторовна.
Эта структура управления является линейно-штабной. Она для ООО «ПИТЕРЛАЙН» является в определённой мере внешней, хотя и управляемой со стороны руководителя предприятия.
Комплекс факторов управления предприятия привел к формированию такой структуры линейной структуры управления ООО «ПИТЕРЛАЙН» (см. рис.). Следует добавить, что должность коммерческого директора, бухгалтера и экономиста исполняет одни человек Свирина. В этом совмещении, возможно, отражается стремление минимизировать расходы общества, работать с большей прибылью и держать финансы предприятия под контролем. Однако, совмещать три различных функции в одном лице достаточно трудно. На наш взгляд необходимо разделить три функции, бухгалтер должна заниматься непосредственно бухгалтерией, а функции директора и экономиста возможно совмещать в одном лице.
Это одно из предложений по развитию системы управление обществом, о котором будет сказано ниже.
Внутренние взаимодействия выстроены таким образом, чтобы максимально (при выполнении ограничений о которых было сказано выше) быстро и качественно выполнять заказы клиентов, удовлетворять требованиям контролирующих органов, расплачиваться с поставщиками.
В качестве примера можно привести информационную цепочку работы с клиентом заказывающим комплекс работ и услуг компании.
Клиента встречает менеджер. Он знает, какой имеется базовый набор услуг. В ходе переговоров стороны согласуют список и перечень возможных работ. Менеджер ставит в известность своего непосредственного руководителя директора о поступившем заказе, а также, справочно, руководителя производственного отдела. Коммерческий директор ставит задачу перед руководителем производственного отдела, вместе сверяют наличие товара сроки поставки тех, что отсутствуют. Эта полученная от информация является для отдела снабжения фактически приказом к исполнению. Обмен устанавливается на горизонтальном уровне: клиент –менеджер– коммерческий директор– экспедитор.
Одновременно коммерческий директор ставит в известность бухгалтера, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты услуг.
При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: покупатель заказывает имеющиеся в наличии, при этом менеджер контролирует качество и своевременность исполнения заказа.
Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «ПИТЕРЛАЙН» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что руководящий коллектив ООО «ПИТЕРЛАЙН» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом.
Однако серьезной проблемой становится по мере увеличения числа клиентов нагрузка на коммерческий директора – бухгалтера - Свирину, исполняющая все эти роли, сильно устает, не всегда справляется некоторыми возложенными на неё обязанностями.
Исследование внутренней структуры предприятия.
На сегодняшний день штат сотрудников компании составляет около 120 человек.
Средний возраст и образование:
1. коммерческий отдел: 25-30 лет, высшее;
2. сбыт: 23-28 лет, высшее;
3. бухгалтерия: 30 лет, высшее;
4. аппарат руководства: 38-40 лет, высшее;
5. водители и экспедиторы: 35-40 лет, среднетехническое, высшее.
Коллектив компании довольно молод.
Наличие системы мотивации кадров
Основу системы мотивации на предприятии составляет выплата премий. Это предусматривает единовременную выдачу работнику определенной денежной суммы в связи с достижением им более высоких успехов в труде по сравнению с другими работниками.
Что касается коммерческого отдела то здесь сотрудникам выплачивается процент от объёма совершённой сделки. Сотрудники остальных отделов получают материальное вознаграждение в зависимости от выполнения ими планов.
Мотивация (побуждение к трудовой деятельности, стимулирование определенного поведения работника) также обусловлена самими условиями труда, его организацией, уровнем управления предприятием и другими факторами. Эти механизмы на предприятии не сводятся только к материальным поощрениям: их применение предусматривает создание такой атмосферы, такого морального климата, при котором в коллективе хорошо знают, кто и как работает и каждому воздается по заслугам. Такой подход требует обеспечения уверенности в том, что добросовестный труд работника всегда получит признание и положительную оценку в коллективе, поднимет его авторитет и принесет заслуженное уважение коллег. Поэтому в компании развита, помимо материальных поощрений, система поощрений моральных – объявление благодарности за успешное выполнение сотрудником поставленных перед ним задач.
Таблица 1. Анализ потенциала предприятия
Области компетентности фирмы
Экспертная оценка
1
2
3
4
5
Менеджмент

Производство

Маркетинг

Финансы

Кадры

Учет

Все эти усилия направлены на создание и углубление организационной культуры компании, на как можно большее объёдинение всех сотрудников и рабочих, создание и поддержание традиций компании, обеспечение единства корпоративных ценностей и принципов для налаживания совместной работы и эффективного сосуществования всех работников.
3.3. Оценка возможных способов оптимизации организационной структуры и возможности разделения полномочий
Проектирование функций управления
Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления.
На современном этапе у учёных нет единого мнения о трактовке и содержании функций управление.
Дадим определение. Функция управления – это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделенный по определенному признаку. Выделяются общие и специфические функции управления
К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.
К специфическим функциям относят управление:
основными производственными процессами;
вспомогательными и обслуживающими процессами;
оперативное;
сбытом.
Поскольку для ООО «ПИТЕРЛАЙН» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов- покупателей и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требования покупателей.
3.4. Выводы
Анализ этих управленческих функций показывает:
1. явную перегруженность коммерческого директора
2. «Не грамотное» разделение полномочий
3. отсутствует отдел (или физическое лицо) планомерно работающее с клиентами, изучающие их потребности, вкусы, планирующие какие-либо мероприятия.
3.5.Разделение полномочий руководящего состава
Как уже было отмечено выше коллектив ООО «Питерлайн» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако столь большой объем работы, выполняемый Свириной, не позволяет ей полноценно играть роль штаба для реализации главной цели предприятия. Для работы по достижению этой цели требуется, передать часть функций другим сотрудникам, дополнительно принять специалистов.
Поэтому полномочия главного бухгалтера и экономиста нужно разделить, т.е. набрать или из имеющих специалистов: финансового директора: Свирина, бухгалтера, экономиста
Полномочия бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
1.2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации.
1.3. Главный бухгалтер должен знать:
законодательство о бухгалтерском учете;
нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;
структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития;
положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения;
порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
формы и порядок финансовых расчетов;
методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов;
порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
правила проведения инвентаризаций имущества и обязательств;
порядок и сроки составления бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;
современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;
передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета;
экономику, организацию производства, труда и управления;
основы технологии производства;
законодательство о труде, правила и нормы охраны труда.
1.4. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности организации.
1.5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю (при отсутствии такового – лицу, назначенному в установленном порядке), о чем объявляется приказом по организации.
1.6. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
2. Функции
2.1. Обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.
2.2. Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики организации.
2.3. Контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии организации.
2.4. Составление в установленные сроки бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и представление ее в соответствующие органы, а также проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.
2.5. Организация бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и контроля за экономичным использованием ресурсов организации и сохранностью ее собственности.
3. Должностные обязанности
3.1. Главный бухгалтер организует:
3.1.1. Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением имущества, обязательств и хозяйственных операций.
3.1.2. Учет доходов и расходов организации, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации.
3.1.3. Проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях организации.
3.2. Главный бухгалтер обеспечивает:
3.2.1. Законность, своевременность и правильность оформления документов организации.
3.2.2. Соответствие осуществляемых организацией хозяйственных операций законодательству Российской Федерации.
3.2.3. Составление достоверной отчетности организации на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки пользователям отчетности.
3.2.4. Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых организацией работ (услуг).
3.2.5. Достоверный учет исполнения смет расходов, реализации продукции и других работ.
3.2.6. Правильное начисление и своевременное перечисление платежей в федеральный, региональный и местный бюджеты, взносов на государственное социальное, медицинское и пенсионное страхование, осуществление своевременных расчетов с контрагентами и по заработной плате.
3.2.7. Своевременную организацию работ по документальному оформлению недостач и хищений имущества и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы.
3.2.8. Накопление финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации.
3.2.9. Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.
3.2.10. Разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины в организации.
3.2.11. Использование современных средств автоматизации учетно-вычислительных работ, рациональных форм и методов бухгалтерского учета в организации.
3.2.12. Своевременный инструктаж работников организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
3.3. Главный бухгалтер непосредственно:
3.3.1. Руководит работниками бухгалтерии организации.
3.3.2. Согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц организации.
3.3.3. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской финансовой отчетности организации.
3.3.4. Согласовывает с директором направления расходования средств с рублевых и валютных счетов организации.
3.3.5. Согласовывает с директором возможность привлечения заемных средств.
3.3.6. Осуществляет экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.
3.3.7. Участвует в подготовке мероприятий системы внутреннего контроля, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства.
3.3.8. Подписывает совместно с руководителем организации или уполномоченными на то лицами документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитные и расчетные обязательства.
3.3.9. Контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств организации.
3.3.10. Контролирует правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины.
3.3.11. Контролирует соблюдение установленных правил и сроков проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.
3.3.12. Контролирует взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины.
3.3.13. Контролирует законность списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.
4. Права
4.1. Главный бухгалтер организации имеет право:
4.1.1. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников. Работники других подразделений и служб, занятые бухгалтерским учетом, по вопросам организации и ведения учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.
4.1.2. Устанавливать обязательный для всех подразделений и служб организации порядок документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений. (Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.)
4.1.3. Согласовывать назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц.
4.1.4. Рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключаемые организацией.
4.1.5. Требовать от руководителей отделов, в необходимых случаях и от руководителя организации, принятия мер к усилению сохранности собственности организации, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля.
4.1.6. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.
4.1.7. Подготавливать предложения о снижении размеров премий или лишении премий работников, не обеспечивающих выполнения установленных правил оформления первичной документации, ведения первичного учета и других требований по организации учета и контроля.
4.1.8. Действовать от имени бухгалтерии организации, представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.
4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению ее деятельности.
5. Ответственность
5.1. Главный бухгалтер несет наравне с руководителем организации ответственность за:
5.1.1. Уклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета.
5.1.2. Искажение бухгалтерской отчетности.
5.1.3. За нарушение сроков представления и публикации бухгалтерской отчетности.
5.2. Административная, материальная и уголовная ответственность главного бухгалтера организации определяется в соответствии с действующим законодательством.
Полномочия Финансового директора
I. Общие положения
1. Финансовый директор относится к категории руководителей.
2. На должность финансового директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.
3. Финансовый директор должен знать:
3.1.Законодательные и нормативные правовые документы, определяющие требования к финансово-хозяйственной деятельности предприятия.