Тайм-менеджмент руководителя

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1 Современные подходы к тайм-менеджменту
1.1 Роль тайм-менеджмента в деятельности организации
1.2Личный тайм-менеджмент как основа организованности работника
2 Фотография рабочего времени на примере сети кинотеатров «Мираж-Синема»
2.1 Краткая характеристика «Мираж-Синема»
2.2 Особенности организации времени (на примере конкретного сотрудника этой организации)
3Пути совершенствования организации времени в сети кинотеатров «Мираж-Синема»
Заключение
Список литературы

Тайм-менеджмент руководителя

Техника «Хронометраж» , которая реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени».Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.В завершении важно отметить. что эффективная система личного тайм-менеджмента необходима для каждого сотрудника. Это позволяет повысить производительность труда, организованность рабочего процесса и позволяет стимулировать к эффективной трудовой деятельности в целом.Далее рассмотрим особенности тайм-менеджмента на примере конкретной организации.2 Фотография рабочего времени на примере сети кинотеатров «Мираж-Синема»2.1 Краткая характеристика «Мираж-Синема»Сеть «Мираж-Синема» - наследник одного из старейших санкт-петербургский синема-театров. В 1913 году в бывшем доходном доме по адресу Большой проспект, 35 открыли кинотеатр «Молния». Его зал пользовался популярностью вплоть до 90-х годов XX столетия – времени, когда по известным причинам практически все кинотеатры города пришли в запустение. Однако новый век принес кинотеатру новую жизнь – на старом месте появился ультрасовременный «Мираж-Синема». В настоящее время в кинотеатрах «Мираж-Синема» работает по четыре зала, которые одновременно могут принять около тысячи зрителей. Каждый зал имеет свое название и специфику. В зале «Мираж» с экраном более 70 кв. м. два последних VIP-ряда оборудованы небольшими столиками. Вместимость – 404 человека. Зал «Синема» с радостью принимает у себя влюбленных, которых, безусловно, порадуют двойные кресла «Love Seats». «Синема» рассчитан на 380 посетителей. В зале «Молния» на 197 зрителей Вас приятно удивит уютный и оригинальный дизайн. И, наконец, «VIP» зал "Венеция" всего на 20 мест, оформленный в бордовых тонах, осуществляет индивидуальный подход к каждому посетителю. Все залы оборудованы аппаратурой Dolby Digital с приставкой Surround EX, что позволяет создать наиболее качественный звук. Комфорт посетителям создают удобные мягкие кресла с откидными подлокотниками и стаканами для Pop-Corn.             В кинотеатрах «Мираж-Синема» к услугам клиентов Интернет-центр, четыре бара, кафе, ресторан, суши-бар, кофейня, бильярд и игровые автоматы. Для частых гостей кинотеатр предусмотрительно ввел систему выгодную скидок. Вы можете стать членом киноклуба «Мираж-Синема», купив клубную карту. Их существует два вида. «Карта Киномана», которая предусматривает скидки на билеты и бильярд, а также «Карта VIP», которая помимо скидок на билеты и бильярд, обеспечивает активацию накопительной системы счетов в ресторане кинотеатра. Сеть «Мираж-Синема» не останавливается на достигнутом. Сейчас в нем стартовал новый проект - показ фильмов на языке оригинала в зале «Венеция». В 2008 году общий объем реализации услуг вырос по сравнению с предыдущим на 21% (первоначально планировалось 50%), по объему производства, в сопоставимых ценах это самый лучший результат за последние 6 лет. Начавшийся во втором полугодии 2008 года кризис заставил принять программу мер по сокращению расходов, в первую очередь инвестиционного характера. Были заморожены ряд статей коллективного договора, введена ежемесячная корректировка бюджета, проведена подготовка к сокращенной рабочей неделе, скорректированы планы на 2009 год и ряд других мероприятий. Генеральная цель «Мираж-Синема» - удовлетворение потребностей клиентов, которые может предложить сеть.Дерево целей«Мираж-Синема» расписано ниже:1 Маркетинг:1.1 увеличить долю рынка и привлечь новых клиентов:1.1.1 определение круга потенциальных клиентов,1.1.2 поиск клиентов,1.1.3 привлечение клиентов,1.1.4 процесс оказания услуг;1.2 расширить ассортимент;1.3 провести рекламную компанию;1.3.1 маркетинговые исследования,1.3.2 планирование рекламы,1.3.3 интернет реклама,1.3.4 участие в акциях.1.4 разработка параметров новых технологий в производственной деятельности.2 Производство:2.1 снизить издержки;2.2 купить новое оборудование;2.3 автоматизировать производство; 2.4 оптимизировать постоянные расходы.3 Персонал:3.1. обеспечение высококвалифицированных кадров;3.1.1 эффективный найм персонала;3.1.2 обучение и дополнительная профподготовка персонала;3.2. продвижение и оплата труда сотрудников;3.2.1 достижение высокой заинтересованности сотрудников в решении общих задач организации;создание эффективной системы мотивации и стимулирования.3.3 управление конфликтами:3.3.1 создание благоприятного морально-психологического климата;3.3.2 создание сплоченного коллектива.Как выяснили в теоретической главе, в связи с воздействием мирового финансово-экономического кризиса, в «Мираж-Синема» в последнее время остро стоит проблема возникновения конфликтных ситуаций, поэтому одной из целей руководства является управление конфликтами.4 Финансы:4.1 эффективное управление финансовыми ресурсами предприятия. Процесс управления предприятием, в частности, кинотеатром, представляет собой совокупность взаимосвязанных мероприятий и действий, направленных на обеспечение оптимального соотношения трудовых, материальных и финансовых ресурсов.Функции управления фирмы заключаются в осуществлении:общего руководства предприятием и его филиалами;технологической и технической подготовки производства и работников к обслуживанию;технико-экономического планирования;учета и финансовой деятельности;технического и продовольственного снабжения.Можно сказать, что в «Мираж-Синема» организована эффективная система управления, затрагивающая все направления финансово-хозяйственной деятельности.Вывод: Фирма должна внимательно следить за изменениями факторов косвенного влияния и в случаи их изменения подстраивать свою деятельность к новым условиям работы.Подведя итог, в целом можно сказать, что у предприятия по проанализированным показателям есть предпосылки к улучшению его финансово-хозяйственной деятельности, что объясняется незначительным снижением основных финансовых показателей. 2.2 Особенности организации времени (на примере конкретного сотрудника этой организации)В сети «Мираж-Синема» организорвана эффективная система тайм-менеджмента.Система тайм-менеджмента в «Мираж-Синема» характеризуется следующими показателями:1. Материализованность:Тайм-менеджмент в «Мираж-Синема» начинается с «материализации» задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на «внешних носителях» (в сети преимущественно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте «Мираж-Синема» «материализация» помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач в «Мираж-Синема» снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.2. Измеримость:Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте – практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей в «Мираж-Синема» позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать», и т.п.3. Системность:В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте в «Мираж-Синема» это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»4. Гибкость:Тайм-менеджмент в «Мираж-Синема» часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план – не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.5. Целеориентированность: В командной работе сети «Мираж-Синема» этот критерий оценивает ясность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.6. Приоритизированность: Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритизированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то «закону природы» всегда растет в объемах.7. Инвестиционность:Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В «Мираж-Синема» все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».8. Своевременность:Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не «привязанных» к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.9. Контролируемость:В сети «Мираж-Синема» система тайм-менеджмента постоянно контролируется и совершенствуется.Рассмотрим особенности системы тайм-менеджмента на примере работы менеджера в сети кинотеатров посредством анкетирования. Таблица 2.1 - Пример вопросов диагностической анкетыВопросОтвет («+» - положительный, «-» - отрицательный)Практически все задачи и полезные мысли (значимая информация, и т.п.) существуют в легко обозримом электронном виде (в Outlook, в виде e-mail'ов или отдельных файлов, и т.п.)+Большинство задач и мыслей существует в электронном виде, незначительная часть (до 20-30%) – в бумажном. Обзор задач достаточно прост и удобен.+Большинство моих задач и мыслей (70% и более) фиксируется в бумажном виде (в ежедневнике, в виде отдельных документов, итп), оставшееся – в электронном.-20-30% задач и значимой информации не фиксируется письменно.+/-Большинство моих задач и значимой информации я храню в памяти.-На основе Таблицы 2.1. можем сделать вывод о том, что система личного тайм-менеджмента для менеджера финансового отдела сети кинотеатров «Мираж-Синема» эффективна.На Рисунке 3 представлены данные социологического опроса всех прочих сотрудников сети.Рис.3. Социологический опрос эффективности системы тайм-менеджментаВ соответствии с Рисунком 3 можем судить об эффективности системы управления временем в сети. Дерево целей системы личного тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема» для менеджера представлено на Рисунке 4..Общая цель «Мираж Синема»Управление временемВыявление видов и причинно-следственных связей проблем в системе управления временем менеджераРазработка мер по совершенствованию системы тайм-менеджментаРис.4. Дерево целей системы личного тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема»Несмотря на то, что система тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема» эффективна, все же, необходимо ее совершенствование.Пути совершенствования организации времени в сети кинотеатров «Мираж-Синема»На поведение и трудовую деятельность каждого человека влияют определенные индивидуальные особенности. Отсюда можно сделать следующий вывод: если работодатель стремится удержать сотрудника как можно дольше, он должен учесть эти особенности, управляющие поведением подчиненного, сделать так, чтобы сотрудника заинтересовало решение задач, которые направлены на достижение нужных компании результатов.