Менеджмент как орган аппарата управления организацией и его характеристика.Понятия об уровных управления.

Оглавление

Введение
1. Теоретические основы характеристики менеджмента как органа аппарата управления организацией
1.1. Сущность системы управления. Системный подход в управлении
1.2. Эволюция научных взглядов на менеджмент, как орган аппарата управления
1.3. Структура и уровни управления организацией
2. Изучение системы менеджмента торговой организацией - ООО «Караван»
2.1. Организационно-правовая и экономическая характеристика предприятия
2.2. Анализ структуры и уровней управления ООО «Караван»
2.3. Анализ системы менеджмента предприятием
3. Совершенствование системы менеджмента и технологий управления ООО «Караван»
3.1. Совершенствования системы управления
3.2. Рационализация общефирменных методов управления
Заключение
Список литературы

Менеджмент как орган аппарата управления организацией и его характеристика.Понятия об уровных управления.

Матричная структура представляет собой соединение элементов линейно-функциональной и целевой структур.
Это наиболее современная схема, сочетающая в себе возможности того и другого вида управления.
Смешанная структура предполагает сочетание различных типов оргструктур применительно к сложившейся ситуации и решаемой задаче.
К сложным структурам следует относиться с осторожностью, так как они несут на себе все «родовые» недостатки исходных схем плюс те, которые порой порождает их сочетание.
Особое значение при формировании схемы оргструктуры приобретает определение степени централизации власти в организации.
Степень централизации устанавливается на основе следующих соображений:
Соотношения решений, принимаемых на различных уровнях управления. Чем больше это соотношение в пользу верхнихуровней, тем степень централизации выше.
Количества функций, затрагиваемых принятыми решениями. Если это количество больше одной, можно считать централизацию высокой.
Децентрализованной можно считать оргструктуру, в которой руководители нижних уровней управления имеют право самостоятельно принимать решения, сопряженные со значительной долей затрат средств организации (не менее 50%).
Децентрализованная система отличается от централизованной частотой и глубиной контроля низших уровней управления высшими. Чем этот контроль чаще и подробнее, тем более централизована система.
Отделенческая (дивизиональная) структура. Смысл этой схемы в том, что верхний уровень правления сохраняет за собой лишь стратегические решения, связанные в первую очередь с распределением материальных ресурсов, а все оперативные решения передаются на нижние уровни, которые получают максимальную самостоятельность.
Основными объектами управления в организации являются:
организация, предприятие, учреждение;
управление, служба;
отделение, отдел;
цех, участок, бюро;
бригада, рабочее место.
Система управления - совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.
Главная функция управляющей системы состоит в определении, формировании решений постоянно возникающих проблем хозяйственной организации на соответствующем уровне управления, сборе, систематизации и анализе информации и воздействии на управляемую систему для достижения намеченных организацией целей.
2. Изучение системы менеджмента торговой организацией - ООО «Караван»
2.1. Организационно-правовая и экономическая характеристика предприятия
ООО «Караван» учреждено в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992 года № 721, другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации о приватизации, решениями комитета по управлению имуществом города и собрания учредителей – физических лиц, членов трудового комитета арендного предприятия «Магазин 52», зарегистрировано Главой администрации города распоряжением № 399 –Р от 7 декабря 1992 года с присвоением номера государственной регистрации № 248 от 7 декабря 1992 года.
В связи с тем, что в процессе приватизации общества произведено отсуждение 1005 акций Общества, принадлежащих муниципальной собственности города, правовое положение общества определяется Гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об акционерных обществах», прочими законами РФ, Уставом ОАО «Караван» действует в части не противоречащей их императивным нормам.
Оптовые и розничные торговые предприятия, входящие в ООО «Караван» осуществляют широкий спектр разнообразных операций и работают не только с продовольственными товарными и непродовольственными товарными группами, но и с промышленными и сырьевыми товарами.
Как ООО «Караван» в целом, так и все ее дочерние предприятия действуют на основе самоокупаемости и самофинансирования и представляют собой юридически и хозяйственно независимые предприятия действующие в рамках Российского законодательства и осуществляющие торгово-коммерческие операции в целях получения прибыли от результатов своей деятельности.
ООО «Караван» действует на основе Устава, Договора между участниками и других нормативных и учредительных документов, согласно которым основными целями и задачами деятельности предприятия являются:
своевременная подготовка и заключение коммерческих и торговых договоров купли-продажи, поставок и т. п.;
обеспечение выполнения планов поставок продукции в срок и по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами.
обеспечение реализации широким слоям населения продукции предприятия для удовлетворения нужд и потребностей покупателей;
обеспечение соблюдения норматива остатков готовой продукции;
контроль за ходом реализации торгово-технологического процесса структурными подразделениями предприятия;
обеспечение правильного учета приемки и отчетности по отгрузки продукции.
2.2. Анализ структуры и уровней управления ООО «Караван»
Система организационных взаимоотношений выглядит следующим образом. Торговому отделу Супермаркета «Караван» подчинены следующие торговые отделы и секции: а) Бытовая химия; б) Кондитерские товары; в) Мужская, женская, детская одежда; г) Парфюмерия и косметика; д) Бытовая электротехника; ж) Кожгалантерея; з) Посуда.
Торговому отделу Гипермаркета «Караван» подчинены следующие торговые секции: а) Гастрономия; б) Овощи и фрукты; в) Кондитерский отдел; г) Вино-водочный отдел; д) Бакалея; ж) Молочный отдел; з) Консервы (овощные, мясные, фруктовые).
Каждый из этих отделов и секций подчинен своему торговому отделу на основе прямых линейных связей и линейных полномочий.
Рис. 2.1. Организационная структура управления
Каждый из этих торговых отделов наделен линейными полномочиями и полностью регулирует деятельность этих секций и товарных отделов.
Непосредственной деятельностью по регулированию работы секций занимаются администраторы, которые подчинены заместителям отделов, и товароведами. В функции администраторов входят обязанности по непосредственному управлению торговым персоналом отделов и секций.
В функции товароведов входят решения всех оперативных вопросов связанных с непосредственной организацией торгово-технологического процесса и движение товаров, а также организацией торгового обслуживания покупателей магазина.
Все структурные подразделения взаимосвязаны между собой системой функциональных и линейных связей. Функциональные структурные подразделения предприятия в основном взаимодействуют друг с другом через промежуточный элемент – через административные единицы магазинов. Однако по некоторым вопросам предусмотрена система прямых взаимосвязей как между непосредственно структурными функциональными подразделениями, так и между линейными торговыми структурами.
Взаимодействие между функциональными подразделениями носит в основном формальный характер и четко регулируется внутренними нормативными документами, в качестве которых наиболее часто выступают положения о структурных подразделениях. В качестве примера регламентации такого взаимодействия можно привести взаимоотношение отдела маркетинга с бухгалтерией.
Определим фактическую норму управляемости для руководителей всех уровней управления в организации. Для этого воспользуемся схемой организационной структуры компании:
для высшего уровня управления. Генеральному директору подчиняется 8 руководителей среднего звена. Следовательно, на одного работника высшего звена приходится 8 подчиненных (руководителей среднего звена);
для среднего уровня управления. Восьми руководителям среднего уровня управления подчиняются работники отделов и подразделений общей численностью 43 человека. Следовательно, на одного работника среднего уровня управления приходится приблизительно 5 подчиненных.
Норма управляемости (диапазон контроля) представляет собой число работников, которыми может эффективно управлять руководитель. На высшем уровне руководства - это 3-5 человек. На среднем - 10-12 человек. На низшем - до 25-30 человек. Норма управляемости определяется содержанием работ и уровнем управления. Она влияет на число нижестоящих подразделений и число дальнейших уровней управления.
Так, узкой специализации работ в организации соответствует низкая (узкая) норма управляемости. Соответственно организация имеет «высокую» организационную структуру, управленческая иерархия имеет много уровней (руководитель организации - руководитель управления - руководитель отдела - исполнитель). Широкой специализации работ в организации соответствует высокая (широкая) норма управляемости и соответственно «плоская» организационная структура (руководитель организации - специалисты и исполнители). Следовательно, построение организационной структуры в соответствии с принципами широкой нормы управляемости целесообразно для организаций, занимающимися серийным производством. Для узко специализированных организаций, организаций, работающих «под заказ» более целесообразно построение организационной структуры в соответствии с принципами узкой нормы управляемости, так как управленческий процесс здесь более сложен.
Работы в организации характеризуются достаточно узкой специализацией, поэтому фактическое значение нормы управляемости для среднего звена (5 человек) ниже рекомендуемого (10-12 человек). Однако фактическая норма управляемости для высшего звена составляет 8 человек против рекомендуемой в 3-5 человек.
Таким образом, для исследуемой организации характерна узкая норма управляемости (около 5 подчиненных на одного работника аппарата управления).
2.3. Анализ системы менеджмента предприятием
В настоящее время вся система управления персоналом ООО «Караван» базируется на методах управления, которые включают в себя три группы методов: административно-распорядительный, экономические и социально-психологические,
Основы всей системы управления персоналом составляют административный метод управления. Это объясняется тем, что эти методы наиболее эффективны, действенны и связаны с наименьшими затратами. Также, доминирование этих методов над остальными объясняется и тем, что хотя в ООО «Караван» и существует предпринимательская культура, тем не менее, ее основой является административная, которая традиционна, доминировала в нашей стране в сфере торговли.
Административные методы управления персоналом могут быть условно разделены на две группы: организационные и распределительные. К организационным методам управление персоналом ООО «Караван» могут быть отнесены следующие.
а) Организационно регламентирующие методы. К ним в магазине могут быть отнесены такие документы как: Положение об структурных подразделений и т. п..
б) Организационно-нормирующие. Основу этих методов составляют правила внутре6ннего распорядка, штатное расписание и т. п.
в) Организационно-методическое инструктирование. Основы этих методов составляют должностные инструкции и квалификационные требования, разработанные практически для всех должностей в организации. Часть требований оформлена в трудовых контрактов, договорах о коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Нормативные требования также заключены в описаниях технологических процессов, выполнение которых является обязательным для торгового персонала.
Следует отметить, что в магазине используется достаточно широкий перечень методов организационного воздействия на персонал. В их основе лежат различные документы. Однако достаточно большое количество документов и нуждается в пересмотре и переработки.
Также следует отметить, что часть торгово-коммерческой деятельности (особенно той, которая была организованна в 2004 – 2005гг.) практически не регулируется нормативными документами и как следствие не имеет чёткой структуры. Поэтому в дальнейшем необходимо будет разработать нормативно-регламентирующую основу данных торговых процессов.
Значительное место в управлении персоналом ООО «Караван» принадлежит методам распорядительного воздействия, которые на данном предприятии, предназначены, для того чтобы осуществлять прямое воздействие на персонал, а также решать оперативные задачи, возникающие в ходе торгово-технологического процесса.
Основу этих методов воздействия на предприятии составляют устные указания. Однако достаточно применяется и приказов и распоряжений по различным вопросам.
Важное место в системе управления персоналом принадлежит экономическим методам. При этом основными методами экономического воздействия на уровне персонала принадлежит оплате труда. На предприятии используются дифференцированная сетка оплаты труда. Уровень оплаты труда работников определяется не только их должностью, но и подразделением где они работают. Например, уровень оплаты труда продавцов определяется не только их должностью (продавец, старший продавец), но и их отделом в котором он работает, а также временем трудоустройства и индивидуальным контрактом.
В отношении продавцов в магазине действует повременно - премиальная система оплаты труда. В основе оклада каждого продавца лежит твердая сумма, которая может, меняется по результатам работы за месяц. При выполнение плана товарооборота работникам выплачивается премия. В то же время в магазине достаточно активно используются штрафы, пени, вычеты. Так как в магазине используется метод продажи, основанный на самообслуживании, в отделах часто бывают недостачи, которые покрываются за счет премиального фонда и фонда оплаты труда.
В настоящее время на предприятии не ведется целенаправленная, комплексная и системная работа по кадровому планированию и планированию управления персоналом.
Из всей совокупности деятельности в рамках кадрового планирования на предприятии ведется работа, только по текущему (оперативному) кадровому планированию связанному с построением текущих рабочих операций в течении месяца. Эти планы оформляются в виде графиков работ, графиков работ продавцов и продавцов – кассиров, графиков работы администраторов.
В основе текущей деятельности по персоналу лежат штатные расписания работников отделов, табели учета использования рабочего времени и другая нормативная документация.
Такое «усеченное» понимание кадровой стратегии предприятия ведет к снижению кадрового потенциала предприятия не только в отдаленной перспективе, но и в данные моменты времени.
На наш взгляд в основе всей деятельности по управлению персоналом ООО «Караван» в целом и по кадровому планированию в частности должны лежать кадровые стратегии, цели и задачи.
Мы предлагаем следующие кадровые стратегии, которые могут составить основу работы по совершенствованию системы управления персоналом:
Создание возможностей должностного и профессионального продвижения работников;
Обеспечение развития кадров для обеспечения выполнения новых квалификационных работ и адаптации их значений к новым условиям осуществления торгово-технологического процесса.
На основе кадровых стратегий ООО «Караван» необходимо будет определить конкретные цели организации и назначить работников выполняющих эти цели и задачи.
Существенным недостатком деятельности предприятия является то, что у ООО «Караван» отсутствует формальная и принятая руководством стратегия развития и управления.
В настоящее время предприятие неосознанно ориентируется на стратегию централизированной диверсификации. Но предприятие не имеет достаточных производственных и материальных ресурсов для того, чтобы реализовать данную стратегию в полном объеме. В результате стратегия реализуется не комплексно, а фрагментарно, элементы стратегии слабо взаимосвязаны между собой, что полностью утрачивает эффект от данной стратегии.
В настоящее в сети магазинов «Магазин вашего района» можно выделить насколько относительно самостоятельных направлений деятельности. Это, прежде всего, оказание населению услуг связанных с продажей продовольственных товаров. Данная деятельность непосредственно осуществляется под руководством директора нашего предприятия.
Вторым направлением деятельности нашей организации является осуществление розничных торговых операций связанных с продажей населению непродовольственных товаров. Даная деятельность непосредственно осуществляется в торговых точках, которые расположены практически во всех частях города.
Достаточно много проблем в организации связано с организационной культурой. Это объясняется, прежде всего, тем, что руководство нашего предприятия практически не уделяет этому вопросу достаточного внимания.
Первоначально организационная культура предприятия была сформирована под действием владельца предприятия. Данную культуру можно было охарактеризовать как предпринимательскую, так как она побуждала сотрудников вести поиск новых возможностей зарабатывания денег, возникающие проблемы решать специалистами преимущественно интуитивно, а полномочия были децентрализированы.
С приходом новых руководителей структурных подразделений ситуация в области организационной культуры стала серьезно изменяться. Новое руководство стало внедрять административную культуру, основанную на жесткой централизации полномочий и иерархичности управления. Главными целями предприятия стало производительность, а подход к управлению стал системным. Это привело к тому, что значительная часть высококвалифицированных специалистов уволилась из организации, так как привыкли к высокой степени свободы и самостоятельности.
В коммерческо-торговых подразделениях предприятия продолжают применяться отдельные элементы организационной культуры предпринимательского типа.
В настоящее время на предприятии работают девяносто восемь человек. Следует отметить, что большинство данных работников относятся к категории торгового персонала.
Следует отметить тот факт, что торговый персонал предприятия обладает сравнительно не высоким уровнем подготовки и квалификации. Это объясняется несколькими факторами.
Во-вторых средний возраст продавцов составляет 18 – 22 года. В результате этого большинство из них достаточно мало работали в торговле и не имеют практических навыков в области торгового технологического процесса и технологии продаж и обслуживания покупателей.
Квалификационный уровень работников функциональных служб несколько выше. Около 50 % всех работников имеют высшее техническое образование, а около 10 % имеют подготовку в области торговых технологий.
Руководство предприятия уделяет значительное внимание постоянному повышению квалификации данных работников и периодически направляет их на курсу повышения квалификации которые периодически проводятся официальными представителями фирмы «Магазин вашего района». Данная политика предприятия объясняется, прежде всего, тем, что данные сотрудники работают с дорогостоящим оборудованием, которое требует специальных навыков и подготовка.
Наиболее квалифицированными являются сотрудники бухгалтерии и центрального склада. Все данные работники обладает высшим образованием и значительным опытом работы по основной специальности.
Слабым местом в деятельности нашего предприятия является то что высшее руководство не проводит ни каких серьезных мероприятий в области прогнозирования и планирования рабочей силы. В основном возникающие потребности в рабочей силе покрывается из внутренних источников на основе увеличения объемов работ отмена выходных и увеличение продолжительности рабочего дня. В долгосрочной перспективе торговый персонал нанимается только после открывающихся вакансий. До этого поиска рабочей силы практически не ведется.
Негативным аспектом в деятельности предприятия является, и то что не продумана система мотивации работников. Заработная плата продавцов имеет твердую ставку в зависимости от категории и места работы (5500 – 20000 руб.) и за последний год не пересматривалась не разу. По результатам квартала (в случае выполнения плана) продавцы получают премию. Отчисления от товарооборота продавцам не выплачиваются.
Зарплата зав. отделов и зав. магазинов также твердо фиксирована. Однако данная категория работников получает ежемесячную премию, размер которой зависит от степени выполнения плана.
3. Совершенствование системы менеджмента и технологий управления ООО «Караван»
3.1. Совершенствования системы управления
В целях повышения эффективности функционирования ООО «Караван» следует предпринять ряд усилий и осуществить ряд мероприятий и прежде всего в области методологии управления персоналом и системы ее построения.