Современные концепции структурообразования организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. КОНЦЕПЦИИ СТРУКТУРООБРАЗОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ В СОВРЕМЕННОМ УПРАВЛЕНИИ
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРООБРАЗОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АПТЕКИ «ВЕРНЫЕ ДРУЗЬЯ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Современные концепции структурообразования организации

На структуру влияют условия, которые складываются на соответствующем рынке, как, например, наличие либо отсутствие специфической рабочей силы. Наличие подготовленной рабочей силы позволяет укрупнять рабочие места, увеличивать долю высококвалифицированного труда, менять конфигурацию процессов. Если же требующиеся специалисты отсутствуют или недоступны для организации, рабочие места приходится дробить, снижать уровень их технической оснащенности, упрощать производственные задачи.
Отладив систему распределения труда и сконструировав определенную бизнес-цепочку, организация переходит к закреплению областей ответственности за разными подразделениями. Закрепление областей ответственности также является творческим процессом, в котором отсутствуют готовые рецепты.
Выбор оптимального решения будет диктоваться множеством факторов: традициями, наличием подготовленных специалистов, стоимостью их работы на рынке труда, долгосрочными целями организации и т.д. Таким образом, структура организации закрепляется в отдельных функциональных единицах подразделениях, отделах, управлениях.
Система распределения труда сказывается на затратах по приобретению рабочей силы. В правильно разработанной системе распределения труда отсутствуют избыточные рабочие места, количество коммуникаций (рабочих взаимодействий) оптимально, высок уровень научной организации труда. Таким образом, правильно сконструированная система распределения труда становится особым конкурентным преимуществом организации, источником экономии средств и усилий без утраты качества конечного результата. При этом будет отсутствовать почва для возникновения конфликтов между сотрудниками в связи с пересечением обязанностей, наличием неучтенных обязанностей или неправильным распределением нагрузки.
В настоящее время преимущественным способом управления аптечным предприятием является функциональный подход, т.е. распределение полномочий, обязанностей и ответственности по функциональным подразделениям (отделам) предприятия. Однако международные стандарты серии ISO 9000:2000 рекомендуют в качестве способа управления предприятием процессный подход, который как бы ломает функциональные перегородки, существующие на предприятии, и позволяет сконцентрировать усилия всех подразделений на главных целях организации. В международном стандарте ISO 9000:2000 «Основные положения и словарь» декларируется, что «желаемый результат достигается более эффективно, если деятельностью и связанными с ней ресурсами управлять как процессами». Далее в п. 2.4. названного стандарта поясняется, что следует понимать под процессами: «Любой вид деятельности или набор видов деятельности, в которых используются ресурсы с тем, чтобы преобразовать входы в выходы, могут рассматриваться как процесс».
В настоящее время не существует стандартов или нормативных документов, регламентирующих правила определения процессов на предприятии. В связи с этим приведем еще одну цитату из ISO 9000:2000: «чтобы функционировать эффективно, организации должны выявлять многочисленные взаимосвязанные и взаимодействующие процессы и управлять ими». Иными словами, каждое аптечное предприятие должно определять основные процессы своей деятельности самостоятельно. Абсолютно одинаковых методов реализации процессного подхода на разных аптечных предприятиях не бывает, поскольку каждое предприятие должно учитывать свои особенности, специфику деятельности и традиции. Но есть общность основ и принципов, последовательности действий, методов реализации процессного подхода, опираясь на которые каждое аптечное предприятие сможет осуществить этот подход к управлению на практике.
Современное функционирование российского фармацевтического рынка характеризуется постоянно расширяющимся ассортиментом лекарственных средств и неоправданно большим количеством поставщиков.
В соответствии с требованиями действующего отраслевого стандарта «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения» в каждой аптечной организации, осуществляющей розничную реализацию ЛС, должна быть создана система управления качеством. Это обусловлено особой профессиональной ответственностью за качество лекарственной помощи, возлагаемой на аптеки, где качество ЛС еще оценивается квалифицированными специалистами. Однако организационная структура и механизм функционирования указанной системы в данном документе не определены.
На международном уровне современные требования к управлению качеством определены стандартами ИСО 9000, в соответствии с которыми категория «качество» определяется как совокупность свойств и характеристик продукции или услуги, которые придают им способность удовлетворять установленные или предполагаемые требования потребителей.
Первые стандарты серии ИСО 9000 были опубликованы в 1987 г. и с тех пор неоднократно пересматривались. Они приняты в качестве национальных стандартов более чем в 90 странах, в том числе в США, России, Канаде, Японии, государствах Евросоюза, многих развивающихся странах.
В 2000 г. Международной организацией по стандартизации приняты новые стандарты ИСО серии 9000. Этими стандартами уже не предполагается обеспечение только качества продукции, а поставлена цель удовлетворения потребителей путем выполнения и перевыполнения их требований посредством внедрения эффективных систем менеджмента качества, постоянного повышения ее эффективности, а также предупреждения несоответствий между ожиданиями потребителей и качеством предлагаемой им продукции и услуг.
Наиболее методологически сильной, эффективной и популярной в настоящее время признана всеобщая модель управления качеством (Total Quality Management – TQM), в основе которой лежит реализация таких принципов как: ориентация на потребителя, лидерство руководителя, вовлечение всего персонала в решение проблем качества, системный и процессный подход к управлению, постоянное совершенствование производства, взаимовыгодное сотрудничество, принятие решений, основанных на фактах..
В соответствии с идеологией стандартов ИСО и модели TQM основной целью создания эффективной системы менеджмента качества аптечного предприятия является обеспечение возможности приобретения потребителем высококачественных ЛС в условиях высококачественного обслуживания и экономически эффективной деятельности аптечного предприятия. Эта цель достигается за счет:
- интегрированного управления всеми функциями и факторами, влияющими на качество ЛС и фармацевтической деятельности;
- систематической реализации эффективных организационных мероприятий, направленных на повышение объективности и достоверности оценок соответствия установленным показателям и требованиям качества ЛС и услуг;
- внедрения эффективных методов управления качеством, базирующихся на рациональном использовании материальных и моральных стимулов, четком разделении труда, закрепленном должностными инструкциями, а также на обязательном документировании и глубоком анализе результатов оценки качества, позволяющих разрабатывать организационные меры по предотвращению поступления в систему потребления ЛС ненадлежащего качества, нарушений и несоответствий требованиям отраслевого стандарта.
Основными качествообразующими факторами системы являются:
- качество персонала (уровень квалификации и профессиональной компетенции руководителей и исполнителей, способность и потребность в обучении умение поддерживать имидж аптечной организации и благоприятный климат в коллективе и т.п.);
- качество материально-технической базы (помещений, оборудования, оснащенность современной техникой, наличие информационных систем);
- качество производственного процесса (его соответствие установленным требованиям, использование современных технологий и. т.п.);
Таким образом, для создания и успешного функционирования системы менеджмента качества аптечного предприятия необходимо:
- определить организационную структуру управления качеством, обеспечивающую качество ЛС и фармацевтической деятельности во всех подразделениях аптеки;
- рационально распределить полномочия и ответственность за качество, для чего кроме руководителя, отвечающего за качество в целом, назначить уполномоченного по качеству, определить его функциональные обязанности и наделить его широкими полномочиями (его указания в части реализации мероприятий по улучшению качества должны быть обязательными для исполнения во всех подразделениях организации), а также сформировать комиссию для проведения внутренних проверок соответствия аптечной организации отраслевому стандарту;
- постоянно оценивать показатели качества и четко их документировать, а также объективно оценивать имеющиеся материальные ресурсы;
- разрабатывать эффективные управленческие решения, направленные на устранение имеющихся недостатков и улучшение показателей качества.
Стандарты серии ИСО 9000 не предполагают единообразия в структуре систем менеджмента качества. Их разработка и внедрение индивидуальны для каждой организации. Принципы международных стандартов серии ИСО 9000 невозможно реализовать сразу. Международный опыт показывает, что для их внедрения и последующей реализации требуется не только соответствующее понимание и компетентность персонала, его способность воспринимать перемены, но и эффективная система мотивации. При этом отмечено, что не менее сильным стимулом, чем соучастие каждого работника в прибылях организации, является доверие, которое проявляется прежде всего в глубоком делегировании ему полномочий и наделении ответственностью.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРООБРАЗОВАНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АПТЕКИ «ВЕРНЫЕ ДРУЗЬЯ»
Ветеринарные аптеки «Верные друзья» располагаются по адресу:
- г. Санкт-Петербург, пр. Энгельса 131/1.
- г. Санкт-Петербург, ул. Демьяна Бедного, д.26, корп.1.
- Ленинградская обл., п. Кузьмоловский, ул. Рядового Иванова 6В.
В аптеках «Верные друзья» можно приобрести все необходимое для лечения животных, а также лечебные и регулярные корма для собак и кошек фирм: Hill's, Royal Canin, Eukanuba.
Также в аптеках «Верные друзья» представлен широчайший ассортимент препаратов для лечения и профилактики различных заболеваний, всех известных производителей: Bayer, Pfizer, Intervet, Hartz, 8 в 1, Веда, CEVA, Агроветзащита, Beaphar и прочее. Всегда в наличии гомеопатические препараты фирм Heel, Хелвет.
В широком ассортименте представлены антигельминтные препараты, различных форм выпуска: таблетки, суспензии, гели и даже в виде капель на холку, что особенно удобно в применении для животных, которым сложно задать препарат внутрь.
Представлен спектр средств для борьбы с этими паразитами: Bolfo, Beaphar, Барс, Фронтлайн (спреи); Фронтлайн, Advantage, Advantix, Stronghold (капли на холку); Beaphar, Bolfo, KillTix(ошейники от блох); 8 в 1, Dr.Bruno, Биовакс (шампуни от блох).
Аптеки «Верные друзья» предлагают комплексные препараты для укрепления и восстановления суставов и позвоночника, такие как Страйд, Страйд плюс, Гелакан Дарлинг, Глюкозамины серии "8 в 1", Артрогликан, Римадил и прочее.
Ассортимент расширяется еженедельно, аптеки «Верные друзья» внимательно отслеживают появление новинок на рынке ветеринарных препаратов. Особенное внимание уделяется профилактике заболеваний, поэтому в аптеках «Верные друзья» можно приобрести современные витаминно-минеральные подкормки, такие как Зоовит Баланс, 8 в 1, Vetzime, Hartz и др.
Во всех аптеках «Верные друзья» работают только квалифицированные ветеринарные врачи, которые помогут подобрать ветеринарные препараты.
Для удобства работает круглосуточная аптека по адресу пр. Энгельса 131/1.
Схема организационной структуры аптеки «Верные друзья» представлена на рис. 2. Она была сформирована по линейно-функциональному принципу.
Рис. 2. Организационная структура аптеки «Верные друзья»
Структура фармацевтического предприятия построена исходя из условий и особенностей производства и определяет порядок взаимодействия структурных подразделений, а также ответственность и полномочия руководящего персонала.
Выполнение условий взаимной ответственности в соответствии со структурой предприятия и эффективное функционирование системы обеспечения качества, обеспечивают гарантию правильной работы персонала, его заинтересованность в успешной работе и стабильное качество выпускаемой продукции.
Во главе аптеки «Верные друзья» стоит генеральный директор, ему подчиняются:
коммерческий директор, который отвечает за отдел по продажам, отдел по расчетам, руководит группой финансового менеджмента и экономического планирования, а так же руководит заведующими аптек, контролирует аптечные продажи, закупки;
главный бухгалтер, которому в свою очередь ему подчиняются бухгалтер по расчету заработной платы, бухгалтер по расчетам с поставщиками по безналичному расчету в сроки установленные поставщиком, бухгалтер по учету расчетов с банком, аудиторы (внутренние);
начальник отдела маркетинга руководит отделом маркетинга и развития и отвечает за рекламу и PR;
начальник отдела кадров осуществляет подбор персонала.
В свою очередь в каждой аптеке имеется свой коммерческий директор и заведующая, которые непосредственно руководят работой аптек. При этом заведующая аптекой полностью осуществляет работу с персоналом (отправляет персонал на курсы повышения квалификации, различные тренинги, отвечает за оформление трудовых книжек, следит за сроками анализов в санитарных книжках и т.д.).
Коммерческий директор осуществляет поддержание ассортимента аптечных товаров, поиск новых поставщиков и товаров, различные отчеты (например финансовый).
Таким образом, в рассматриваемой организации применяется линейно-функциональная структура организации. Организациям, применяющим данную структуру, свойственны следующие достоинства и недостатки.
Достоинства:
1. Эффективная работа в стабильных условиях.
2. Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы.
3. Компания работает по четкой технологии, которая отличается «своим лицом», что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность.
4. Штатная численность сбалансирована.
Среди основных недостатков действующей организационной структуры аптеки «Верные друзья» можно назвать следующие:
1. Дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора.
2. Недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения.
3. Высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений.
4. Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.
Управленческая деятельность в современных экономических условиях отличается установкой на демократизацию и создание деловых партнерских отношений в коллективе, что находит свое отражение в сети аптек «Верные друзья».
Основной задачей руководства предприятия является проведение активной кадровой политики и обеспечение условий для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков. Для поддержания уровня квалификации работников проводится ежегодная аттестация кадров. По результатам аттестации разрабатывается план организации повышения квалификации и переподготовки персонала, а затем совершаются кадровые перестановки. Это необходимо для того, чтобы количество работников низкой квалификации уменьшилось.
Для работы аптеки «Верные друзья» играют важную роль социально-психологические факторы. Руководство предприятия стремится создать здоровую рабочую атмосферу в коллективе, организовать технически оснащенные рабочие места. Особое внимание уделяется обучающимся молодым специалистам, предоставляя им гибкий график работы.
На различных совещаниях и планерках руководство аптеки «Верные друзья» оценивает работу различных работников. При положительных результатах выражать благодарность.
Среди методов социально-психологического стимулирования, используемых в аптеки «Верные друзья» также используется создание комнат отдыха, организация корпоративных праздников, выезды на природу и походы по культурным местам.
Таким образом, на предприятии сформировался коллектив (о чем свидетельствует низкая текучесть кадров). Необходимость в повышении квалификации работников очевидна, т.к. на предприятие в скором времени планируется внедрение новых информационных технологий.
Любая стратегия кадровой службы, существующая в компании, инициируется потребностями бизнеса. Исходя из потребностей компании, может быть реализована одна из нескольких политик найма персонала.
Аптеки «Верные друзья» выделяют большой бюджет на поиск и подбор персонала, при этом имеет существенную минимизацию затрат на его обучение и развитие; ориентируется на состоявшихся специалистов и сотрудничает с ними до тех пор, пока их квалификации достаточно для решения стоящих перед компанией задач.
Цель отдела кадров – это способствование достижению целей предприятия путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.
Причин, не позволяющих компании избежать найма новых сотрудников несколько. Например, одна из них – текучесть персонала. Она неизбежна, более того, многие специалисты в области кадровой службы полагают, что необходима для процветания компании. Еще один фактор, инициирующий необходимость найма новых сотрудников аптеки «Верные друзья», - развитие бизнеса, влекущее за собой изменение структуры компании, и, следовательно, требований к сотрудникам.
Кадровый отдел любой компании может самостоятельно представит необходимую информацию для планирования найма новых работников, преимущественно начального уровня, поэтому этот отдел организации самостоятельно осуществляет планирование приема новых сотрудников только на данные должности. Потребность в ключевых сотрудниках может предполагать только руководство компании. Поэтому, прежде чем планировать найм руководителей среднего и высшего звена организуется беседа с инициаторами бизнеса, менеджерами, ответственными за его развитие, на предмет ресурсов для этого необходимых. Это работает эффективно в условиях жесткого бюджета.
После того, как кадровая служба получает планы развития всех подразделений на ближайший год, сотрудники отдела кадров рассчитывают целесообразность этих планов, исходя из финансовых и временных затрат, необходимых для этого.
Важное значение в структуре предприятия имеет отдел персонала, который является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору аптеки «Верные друзья». Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности прописаны в должностных инструкциях.
В своей деятельности отдел персонала руководствуется действующим Уставом предприятия, Законодательством Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.
К наиболее важным задачам отдела персонала относятся:
Реализация политики предприятия в области управления персоналом в соответствии со стратегией и текущими планами его развития.
Разработка и сопровождение комплексной оплаты труда и премировании труда, других мотивационных мет в соответствии со стратегией и целями предприятия.
Разработка и реализация целостной программы мероприятий по обучению персонала его переподготовки и повышения квалификации.
Обеспечение предприятия персоналом.
Функции управления персоналом ориентированы на удовлетворение определенных потребностей предприятия.