Аналитико-синтетическая обработка документов и дел

Введение
1. Информационные характеристики документов и дел
2. Описание документов и дел в архивах учреждения
2.1. Обзор и путеводители документов архива
2.2. Ценность документной информации
2.3. Описание документов и дел личного происхождения
2.4. Описание документов и дел досоветского периода
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1

Аналитико-синтетическая обработка документов и дел

Характеристики документов (фондов) составляются на основе элементов описания и в зависимости от объекта описания (архив, группа фондов, фонд, часть фонда, документы).
Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.
Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.
Название фонда — обязательный элемент характеристики, который может дать указание:
1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;
3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д.
В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;
4) местонахождение фондообразователя.
Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.
Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.
Путеводитель по фондам архива (архивов) — вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.
Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд.
В путеводителе по фондам применяется схема, по которой информация о фондах, как правило, делится на 2 раздела: в первом помещаются сведения о фондах до 1917 г., во втором — после 1917г [10]. Подразделы схемы строятся по производственно-отраслевому принципу в исторической и логической последовательности.
Характеристика фонда в путеводителе по фондам архива состоит из следующих элементов описания: последнее название фонда, все переименования организации – фондообразователя с крайними датами существования под каждым переименованием, начиная с наиболее раннего; справочные данные о фонде; историческая справка; аннотация; библиография по фонду; дополнительные данные о фонде. В путеводителе по фондам архивов она включает также название архива и его адрес.
Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу и с микрофильмированных дел в фонде, об ограничении в использовании, указывается, были ли материалы раньше закрыты и по какой причине.
Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:
Фонды досоветского периода.
Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.
2.2.Ценность документной информации
Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись. Вопрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения - фондообразователя в системе государственного управления:
1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.; К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники.
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).
Основной вопрос, решаемый в ходе определения ценности документов и комплектования архивов – «ценно» – «не ценно», то есть подлежит или не подлежит, документ приему на постоянное хранение. Данная проблем является общей для всех стран, где архивоведение находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достаточности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей достижения этого.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности [13 c. 56].
Принцип историзма всегда признавался основным. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяют обеспечить полноценное комплектование Архивного Фонда РФ [11 c.23].
Принципами целостности и системности, то есть пониманием явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов. Архивисты понимают это принцип как методологическое требование рассматривать документ в комплексе других документов и других источников с разных точек зрения, в том числе и будущего использования.
Принципы – основа любой теории. Они конкретизируются в критериях (признаках) и методах. В настоящее время они предполагают социально-политическую нейтральность при оценке явлений действительности.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации[8 c.112]. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.
Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:
Критерии оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов[14 c.12].
Критерии оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.
Содержание документа надо рассматривать и в целом, и в деталях. Каковы бы ни были вопросы, события, люди, о которых говорится в документе, — значительные или незначительные, — чтобы вынести правильное суждение о возможности использования документов, надо учитывать все стороны жизни общества, для освещения которой эти вопросы, факты, события, люди могут иметь определенное значение[4].
Для решения вопросов экспертизы управленческих документов достаточно знать, какую они несут информацию, так как содержание документов, как правило, строго соответствует их назначению. Все документы современных учреждений зависимости от информации, которую они несут, распадаются на три большие группы. Первую группу составляют документы, информация которых раскрывает основную целевую деятельность учреждения. Они хранятся постоянно[18 c.212]. Вторая группа носит вспомогательный характер (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, документы по бытовым, административно-хозяйственным вопросам и т. д.). Они хранятся от года до десяти лет и более. Третья группа — документы по личному составу — хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении,
особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния,
способа передачи информации[18].
Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки:
значимость информации для развития науки, техники, производства,
новизна поставленных задач и предложенных решений,
приоритетность авторства,
экономическая эффективность,
социальная значимость,
комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.
В экспертизе перечисленные критерии применяются не одинаково. Одни из них учитываются всегда – это, прежде всего, значение содержания документов и значение фондообразователя. Как главные критерии они применимы ко всякой документации. Другие критерии, например, палеографические, значение времени образования, языковые особенности и т.п., применяются значительно реже[5].
Значение времени образования документа. Имеются определенные временные периоды, за которые, в силу различных причин, сохранилось небольшое количество источников. Такие документы требуют бережного к себе отношения. Они имеют большое историческое значение и должны быть оставлены на постоянное хранение. С этой целью архивистами были введены запретные даты, ограничивающие сферу деятельности экспертов. Документы, возникающие раннее запретных лет, экспертизе не подвергаются и уничтожению не подлежат.
Документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение документов по 1945г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы[7].
2.3. Описание документов и дел личного происхождения
Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.
Особенности документов личного происхождения:
1. Отсутствие закономерности размещения информации.
2. Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.
3. Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности
4. Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.
5. Документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям
При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно- хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики: фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда; заголовок дела; крайние даты документов дела; количество листов; архивный шифр.
Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка .В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
Комплектование государственных архивов документами личного происхождения имеет поэтапный характер.
Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г[6 c.54]., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива: