Управление организацией труда и самоорганизация труда.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Управление организацией труда
1.1. Понятие и экономическое значение организация труда на предприятии.
1.2. Управление организацией труда в ЗАО «Информтел».
1.3. Организация труда отдела по документационному обеспечению в ООО «Консультационные услуги».

Глава 2. Управление самоорганизацией труда
2.1. Роль самоорганизации труда специалиста в его трудовой деятельнсоти.
2.2. Самоорганизация труда на примере тренера по обучению в ООО «Вип Автомобиль».

Заключение

Список литературы

Управление организацией труда и самоорганизация труда.

- инженерно-техническая группа;
- группа безопасности внешней деятельности.
Служба безопасности обеспечивает защиту информации и сведений, являющихся коммерческой тайной, предотвращает необоснованный допуск и доступ к сведениям и работам, составляющим коммерческую тайну, организовывает специальное делопроизводство, исключающего несанкционированное получение сведений, являющихся коммерческой тайной, обеспечивает режим безопасности при проведении всех видов деятельности и др.17.
В организации систематически проводятся разговоры с сотрудниками о необходимости соблюдать правила внутреннего распорядка, не разглашать коммерческую тайну организации. При наборе сотрудников используются психологические тесты, собеседования на профессиональную пригодность, проверка предоставленной информации соискателем службой безопасности.
Дополнительно составляется перечень документов, в которых защищаемая информация отражается (документируется). В перечень включаются также документы, не содержащие указанную информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране18.
Для обеспечения сетевой безопасности необходимо разграничивать права доступа на «железном» уровне (каналы связи, телефонная станция, системы распределения звонков, вспомогательные серверы). Информационная безопасность достигается разграничением доступа к приложениям и содержащимся в них данным. Операторов следует ограничить только той информацией, которая им необходима при работе по звонкам; супервизоры должны иметь доступ к статистическим данным, позволяющим выполнять контроль показателей результативности по проекту в своей группе, а менеджеры – к той части информации, которая определяется взаимодействием с заказчиком 19.
1.3. Организация труда отдела по документационному обеспечению в ООО «Консультационные услуги».
Во втором параграфе автор считает целесообразным рассмотреть управление организацией труда в конкрентом отделе. Для примера взят отдел документационного обеспечения ООО «Консультационные услуги». В курсовую работу помещена схема организационного взаимодействия сотрудников (рис. 2).
Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением организационно - информационного управления аппарата ООО «Консультационные услуги».
Рис. 2. Схема организационного взаимодействия сотрудников в ООО «Консультационные услуги».
Руководство
■ Начальник отдела
■ Заведующий канцелярии
■ Заведующий машинописного бюро
■ Заведующий копировально- множительного
бюро
■ Заведующий приемной граждан
Специалисты:
■ Консультант
■ Главный специалист
■ Ведущий специалист
Технические исполнители:
■ Машинистка
■ Стенографистка
■ Техник 1 категории
Общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник отдела. Координацию деятельности Отдела осуществляет руководитель организационно-информационного управления.
В состав Отдела документационного Обеспечения входят следующие подразделения:
● Канцелярия;
● Протокольная часть;
● Машинописное бюро;
● Копировально-множительное бюро;
● Приемная граждан.
В канцелярии производиться прием, первоначальная обработка, распределение поступающей корреспонденции и регистрация документов.
Печатание документов производится в машинописном бюро (машбюро) отдела документационного обеспечения. Материалы, поступившие, для печатания оформляются заказом установленной формы. Бланк заказа должен быть подписан депутатом Думы, председателем комитета, руководителем подразделения. Печатание документов производиться на бланках установленных образцов или на бумаге стандартных размеров. Работники машбюро ведут учет выполненных машинописных работ и использованных бланков в специальном журнале.
В копировально-множительное бюро принимаются на размножение служебные документы, которые передаются вместе с заполненным бланком заказа на размножение, подписанным депутатом Думы, председателем комитета, руководителем подразделения. В заказе указывается количество страниц оригинала, необходимое количество экземпляров, масштаб исполнения документа.
Приемная граждан осуществляет работу с устными обращениями, личными и коллективными письмами граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В работе Л.Н. Зудиной «Организация управленческого труда»20 все работники управленческого труда подразделяются на три группы в зависимости от характера участия в процессе управления: руководители, специалисты, технические исполнители.
В отделе документационного обеспечения есть все эти группы работников. К категории руководителей относятся начальник отдела, заведующий канцелярии, заведующий машинописного бюро, заведующий приемной граждан, заведующий копировально-множительного бюро. Их функциональными обязанностями являются определение целей и направления деятельности отдела, подбор и расстановка кадров, координация деятельности работников отдела, обеспечение слаженной и эффективной работы коллектива. Главным содержанием их труда является непосредственное управление деятельностью и поведением людей в коллективе, выполнение аналитических и конструктивных операций и направлений на разработку и принятие решений.
К специалистам относятся работники, которые занимаются обеспечением руководства документацией, материалами, информацией, которые необходимы для принятия соответствующего управленческого решения. В эту группу также входят: ведущие специалисты, главный специалист, консультанты.
К техническим исполнителям относятся те работники, которые выполняют следующие документационные операции: оформление документов, их копирование, размножение, хранение, обработка корреспонденции и т.п.21 К этой группе относятся: машинистка, стенографистка, техник 1 категории.
Всего численность работников отдела документационного обеспечения составляет 15 человек.
Отдел образуют 6 кабинетов. Первый занимает начальник отдела и консультант, второй - заведующий канцелярии и четыре специалиста, третий – заведующий копировально-множительного бюро и техник 1 категории, четвертый – заведующий машинописного бюро, машинистка и стенографистка, в пятом находятся специалисты протокольной части, а в шестом - заведующий приемной граждан.
Рабочий день отдела начинается в 9 час.00 мин., окончание рабочего дня в 18 час.00 мин. С 13 до 14 часов устанавливается перерыв для отдыха и питания. Общая продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю, устанавливается пятидневная служебная неделя. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Выходными днями являются суббота и воскресенье. Работникам Думы устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.
Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается в исключительных случаях с письменного согласия работника на основании распоряжения председателя или лица, его замещающего, с последующей компенсацией в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. В распоряжении указываются обстоятельства, вызвавшие необходимость работы в выходной или праздничный день, и вид компенсации.
Нарушение трудовой дисциплины влечет за собой применение мер дисциплинарного воздействия, а также применение иных мер, предусмотренных действующим законодательством.22
Отдел документационного обеспечения возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности председателем в соответствии с федеральным законодательством Специалисты отдела, замещающие должности государственной службы, назначаются на должность по результатам конкурсного отбора и освобождаются от должности председателем.
Отдел действует на основании Положения «Об отделе документационного обеспечения ООО «Консультационные услуги». Все должности ознакомлены со своими должностными инструкциями.
Ниже автор разместил оперограмму, на котрой отображено движение исходящих писем. С помошью данной оперограммы можно определить, что управление труда в данном отделе находится на оптимальном уровне, документы практически нигде не задерживаются, то есть система функционирует хорошо (рис. 3).
Рис. 3. Оперограмма исходящих документов в ООО «Консультационные услуги».
№
Технологическая операция
Канцелярия отдела документационного обеспечения
Приемная граждан
Руководство (Председатель)
Представители других организации по свзяи с общественностью
Исполнители (Аппарат Думы, комитеты, депутаты, структурные подразделения)
Протокольная часть
1
Получение документов от курьеров и почтовых работников
2
Первичная обработка, регистрация документа и передача его на рассмотрение
3
Рассмотрение документа
4
Занесение резолюции в АИСКЭД и постановка документа на контроль
5
Передача документа исполнителю
6
Исполнение документа
7
Внесение в РК АИСКЭД сведений об исполнении документа
8
Снятие документа с контроля
9
Отнесение документа в дело
В данной главе автор рассмотрел теоретические аспекты управления организацией труда, а также на примере двух организаций проанализировал эффективность управления как на примере всей организации, так и на примере отдела. Необходимо еще раз подчеркнуть, что необходим не только четкий контроль за деятельностью сотрудников руководителем, но и регламентация деятельсноти организации в целом и отделов, а именно создание Устава, положений об отделах, правил внутреннего распорядка, Штатного расписания, а также Должностных инструкций.
Глава 2. Самоорганизация труда.
2.1. Роль самоорганизации труда специалиста в его трудовой деятельнсоти.
В первой главе автор определил, что для успешного функционирования организации в целом, а также всех отделов, необходима эффективная система управления организацией труда на предприятии. Но неменьшей важностью обладает и самоорганизация труда специалиста.
Самоорганизация, по мнению автора – это способность специалиста к самоанализу, самоконтролю, саморегуляции, самообладание, сдержанность, самокритичность, самодисциплина, терпение, умение предвидеть, целеустремленность, самостоятельность, решительность, настойчивость, мужественность, энергичность, инициативность.
В качестве методов самоорганизации труда могут выступать овладение теорией научной организации, в т.ч. теорией самоорганизации (творческий поиск); участие в развивающихся видах деятельности (диверсификация, инновации, совместный труд); овладение развивающимися технологиями (информационными, социальными, управленческим консультированием и т.д.).
Самоорганизация труда - один из принципов организации личного труда руководителя (специалиста и т. д.). Заключается в необходимости использования в повседневной работе рациональных приемов и методов планирования и распределения рабочего времени; проведения служебных совещаний и бесед; выполнения рабочих процедур и операций; решения задач управления на базе комплексного применения средств вычислительной и организационной техники. 23
Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени. Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период.
Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, т. к. базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Цели, намеченные руководителем (или специалистом), не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя (специалиста) сознательное осуществление своих действий. Целеполагание действует как движущая сила, энергия которой исчезает, когда цель достигнута.
Цели, определяемые специалситом, должны быть реалистичными и конкретными; ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата, измеримыми и ограниченными во времени конкретными сроками. Определение целей — начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению — определить степени важности и решить, какие цели и задачи самые важные.
Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы. Предпосылкой достижения целей является использование рабочего времени на реализацию мероприятий, ведущих к этим целям.
Важно создать связь между планированием рабочего времени и желаемыми результатами. Введение периодов планирования времени способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного и повышает уровень исполнения. Для получения оптимальных результатов при планировании рабочего времени необходимо использовать периоды планирования: день, неделя, месяц, год.
Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи следует иметь отдельный план для каждого периода. Важнейшим периодом планирования является день.
Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к пр. периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дневных дел, помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время и определить конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости.
Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами: работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей; работы важные, но не срочные — к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе; работы менее важные и не срочные — они будут выполнены, если останется время на неделе. В процессе недельного планирования уточняются заранее намеченные контакты и способы их осуществления. По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям. Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений деятельности.
На основе ключевых результатов специалсит или руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, на сколько это возможно на год вперед. После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируется именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно уделяться способу осуществления контроля. Контроль за выполнением заданий и использованием времени — последний пункт в системе индивидуального планирования.
Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы. Наличие контрольных мероприятий позволяет установить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.24
Подчеркнем, что для каждого специалиста самоорганизация – это уникальный процесс по выявлению целей, задач, сроков работы, а также намечающихся мероприятий по реализации своих профессиональных обязанностей.
2.2. Самоорганизация труда на примере тренера по обучению в ООО «Вип Автомобиль».
Для иллюстрации успешной самоорганизации труда специалиста автор взял для анализа деятельнсоть тренера по персоналу компании ООО «Альфа Сервис», более известную на рынке как Вип Автомобиль.
Итак, сначала кратко изложим информацию об организации. Условно она представляет собой четыре больших отдела: отдел продаж, отдел ремонта-покраски автомобилей (после этого возможна услуга trade in, когда вы отдаете вашу машину Вип Автомобиль в качестве платы за новую машину, и добавляя оставшуюся сумму), и отдел обучения сотрудников. Четвертым отделом будем считать всех офисных работников.
Вип Автомобиль является риелтором по продаже автомобилей, получает указания по работе, а также план по выполнению продаж из офисов в США. Так как является фирмой, принадлежащей к «General motors». Соответственно, не только корпоративная культура, но и способы мотивации заимстовваны из организации «General motors», что существенно выделяет Вип Автомобиль из ряда конкурентов.
Отдел обучения играет большую роль в мотивации сотрудников, так как именно, а именно тренер по персоналу разрабатывает систему мотивации, в том числе нематериальной мотивации. Материальная мотивации согласуется с главным бухгалтером Вип Автомобиль.
Отдел обучения сотрудников взаимодействует со всеми отделами. Тренер по персоналу регулярно контролирует моральный климат в организации.
Далее проанализируем самоорганизацию труда выбранного специалиста, а именно тренера по обучению персонала. Он, как и все работники на данном предприятии, руководствуется основными документами по определению вида его деятельнсоти, обязанностей и прав и т.д. Этими документами являются: Правила внутреннего распорядка дня, Должнсотная инструкция, Коллективный договор и т.д.
Проанализируем его обязанности и способ самоорганизации.
При поступлении на работу все сотрудники, включая продавцов, операторов колл-центра, офисных работников, проходят обучение в образовательном центре. На лекциях тренер по персоналу объясняет принципы корпоративной культуры «Вип Автомобиль», ее миссию, стратегию работы, моральные ценности и т.д. Тем самым уже с первых дней работы сотрудник включается в часть системы, приобщается к корпоративной культуре. Тренер по персоналу данным видом организации своей деятельности облегчает себе работу в дальнейшем, формируя представление об организации и ее ценностях в начале обучения.
Специалисты считают (в частности А.Гулимова, исследователь в вопросе мотивирования персонала), что если миссия, стратегия, ценности компании не были описаны (даже если они витают в воздухе), начать стоит именно с их формулировки, потому что целый ряд более конкретных моментов родится именно из них. Если же они уже описаны, очень важно проверить, а знают ли их все уровни сотрудников, и синхронизировать понимание миссии, стратегии, целей и ценностей собственников компании, членов управленческой команды (топ-менеджмента и мидл-менеджмента) и рядовых сотрудников.