Постановка финансовой службы в аптеке

Содержание

Введение
1.Теоретические аспекты формирования финансовой службы в организации
1.Функции и задачи финансовой службы в организации
1.2.Регламентация деятельности финансовой службы
2.Организация финансовой службы в аптечной сети «Классика»
2.1.Характеристика аптечной сети «Классика» и ее финансовой службы
2.2.Организация финансовой деятельности в аптечной сети «Классика»
2.3.Особенности финансового менеджмента в аптечной сети «Классика»
Заключение
Список использованной литературы

Постановка финансовой службы в аптеке

Услуги, предоставляемые аптечной сетью «Классика»:1)Услуги для физических лиц:-Справочная служба. -Служба доставки лекарств. -Медицинские услуги (гомеопатический центр, оптика, консультации врача-офтальмолога).-Врачи-консультанты в торговых залах аптек.2)Услуги для юридических лиц.Основные направления работы с представительствами фармацевтических фирм – производителей:-Рекламная деятельность (Рекламная продукция фирм-производителей размещается на площадях аптек «Классика»). -Конкурсные программы и промоционные акции. -Закупочная и ассортиментная политика. -Работа с ТОР-препаратами. -Предоставление отчетных документов и аналитической информации. -Конкурсные закупки.-Обучение сотрудников аптек.-Работа с врачами-консультантами.-«Льготный» и «бесплатный» отпуск ЛС.-Благотворительная и спонсорская помощь.Компанией IBS, лидером российского рынка консалтинга и информационных технологий, был проведен анализ финансовой функции в крупнейшей сети аптек ООО «Классика». Динамичный рост компании, выход на ММВБ, открытие множества аптек и амбициозные планы дальнейшего развития сети поставили перед руководством серьезную задачу совершенствования механизмов финансового управления. Стратегическая цель компании – повышение капитализации за счет активного развития сети аптек в Москве и последующего выхода в регионы. Чтобы обеспечить стабильный рост бизнеса, руководство предприняло ряд мер, направленных на совершенствование системы управления сетью аптек, которые, в частности, коснулись оптимизации функций финансового управления. Для анализа и определения путей оптимизации финансовой функции компании руководство обратилось к консультантам IBS. Проект начался в феврале 2010 года. В ходе работ консультантами IBS был проведен анализ функций и структуры финансового управления ООО «Классика» и выявлены области, требующие совершенствования.Увеличение капитализации за счет роста бизнеса – серьезная задача, состоящая из комплекса мер, которые затрагивают все уровни управления. В задачу консалтинговой фирмы входило предоставление рекомендаций по построению системы финансового управления в соответствии с новыми требованиями бизнеса. Это позволит руководству эффективно управлять ростом компании.По результатам анализа консультантами IBS была предложена новая организационно-функциональная структура финансовой службы, переопределена роль финансового директора компании, разработаны проекты регламентирующих документов. Также, в ходе проекта были выявлены пути развития системы управленческого учета и отчетности, разработан проект учетной политики. В заключительной части работ был создан детальный план мероприятий, необходимых для совершенствования финансовой функции компании.Результаты проекта могут служить основой для повышения эффективности системы финансового управления ЗАО «Аптеки 36,6», оперативности и достоверности управленческой отчетности и приведения ее в соответствие с международными стандартами.Роль финансовой функции в компании «ООО Аптеки Классика» в последнее время была переосмыслена руководством. Это связано с требованиями бизнеса: создать эффективный инструмент для принятия решений, основанный на оперативной и достоверной информации в условиях интенсивного роста компании. В этой связи руководство компании приняло решение о разработке и внедрении ключевых показателей эффективности (KPI), с помощью которых можно будет значительно усовершенствовать систему интерпретации данных и как результат более эффективно распределять финансовые и иные ресурсы. Привлечение консультантов компании IBS на данный проект послужило удачным дополнением к развивающемуся в настоящее время процессу «перестройки» (реинжиниринга) процессов управления бизнесом, которые коснутся не только финансовой, но и всех функций компании [27].2.2.Организация финансовой деятельности в аптечной сети «Классика»Экономическая политика аптеки включает в себя производственную, коммерческую, инвестиционную, финансовую и другую политику. Финансовая политика – это форма реализации экономической стратегии аптеки в сфере финансов. Отсюда следует, что финансовая политика подчинена задачам экономической политики аптеки. Финансовая политика охватывает нахождение и распределение капитала, финансовую коммуникативность и аналитическо-контрольную сферу деятельности. Она должна отвечать определенным принципам и требованиям и быть научно обоснованной, рацио­нальной, гибкой, адекватной экономической стратегии аптеки, eе финансовому и рыночному положению и др. Только в этом случае она способствует реализации стоящих перед аптекой задач.Финансовая политика есть единство финансовой стратегии и тактики. Финансовая стратегия – это целевая функция финансовой политики, направленная на привлечение и эффективное размещение финансовых ресурсов аптеки, определение форм, методов и направлений их последующего использования, а также совокупность долговременных целей финансового менеджмента. Процесс выработки финансовой стратегии аптекой включает в себя: – анализ предшествующей финансовой стратегии;– обоснование стратегических целей финансовой политики;– определение сроков действия финансовой стратегии;– конкретизацию стратегических целей и периодов их выполнения. Финансовая тактика – это прежде всего оперативная финансовая работа в аптеке. Финансовая тактика, в отличие от стратегии, связана с реализацией более узких, локальных, текущих задач финансового менеджмента. Финансовая тактика опирается на оперативное и текущее планирование в аптеке. Составными частями финансового планирования являются разработка, доведение до исполнителей, осуществление и корректировка совокупности финансовых планов аптеки. Его объект – финансовая деятельность аптеки. Финансовое планирование осуществляется в целях реализации финансовой политики аптеки и ее составных элементов. Одним из источников информации для составления финансовых планов выступает баланс ликвидности аптеки. Этапы разработки финансовых планов следующие: – конкретизация финансовой стратегии аптеки;– установление взаимосвязи финансовой стратегии с конкретными направлениями деятельности;– анализ финансового состояния аптеки;– определение предстоящих объемов производ­ственно-коммерческой и инвестиционной деятельности;– разработка смет, целевых финансовых нормативов на планируемый период;– составление бюджетов;– выявление потребностей в финансовых ресурсах в целом и по их отдельным элементам;– конкретизация источников финансирования;– корректировка планов;– прогноз динамики финансовых рынков. Финансовые планы обычно включают в себя: – прогнозы положения аптеки на рынке определенного товара (услуги);– прогнозы ее доходов и расходов, а также другие прогнозы;– политику управления оборотным капиталом;– ценовую политику;– инвестиционную политику;– политику в области доходов собственников аптеки;– учетную политику и пр.Финансовое планирование может быть долгосрочным, стратегическим (на срок свыше двух лет), среднесрочным (один-два года); краткосрочным, или текущим (на срок до одного года), и оперативным (менее одного месяца). Наиболее распространено краткосрочное и оперативное планирование. Стратегические планы характеризуют основные параметры деятельности аптеки – ее цели, задачи, сферу деятельности, основные количественные и качественные ориентиры. В стратегические планы могут входить как производственные планы, так и планы маркетинга, инвестиционной, кадровой политики, планы проникновения на новый рынок и др. Отдельно выделяют балансовые планы, т. е. планы динамики активов аптеки в целом, ее структурных элементов, а также планы применяемых финансовых ресурсов. Балансовый план позволяет оптимизи­ровать соотношения между оборотными и внеоборотными, собственными и заемными средствами, а также между другими элементами активов. Основными видами текущих финансовых планов являются баланс, а также план доходов и расходов аптеки, план поступления и расходования денежных средств, план формирования и распределения финансовых ресурсов, а также капитальный бюджет. Текущий план включает в себя: текущие затраты; доходы, получаемые от операционной деятельности; сальдо доходов и текущих затрат в виде валовой операционной прибыли. Платежный календарь является формой оперативного финансового планирования. Так как в аптеке существует несколько потоков денежных средств, на каждый из них может составляться свой платежный календарь. Он обычно состоит из двух разделов – это предстоящие поступления и предстоящие расходы денежных средств. Формами оперативного финансового планирования также является налоговый календарь, кассовый план, оперативный план капитальных вложений и др.Практика составления бюджетов аптек получила название бюджетирования. Бюджетирование – это планирование, учет и контроль движения денежных средств и анализ финансовых результатов конкретных направлений деятельности. Цель бюджетирования – определение суммы и структуры расходов аптеки и ее отдельных подразделений на конкретные цели и на финансовое обеспечение их покрытия. В последние годы бюджет превращается в одну из основных форм менеджмента. Бюджеты могут составляться не только по аптеке в целом, но и в рамках центров ответственности аптеки и по дочерним предприятиям. Иногда бюджеты составляются по каждому подразделению предприятия [28]. Бюджет аптеки – это оперативный или кратко­срочный план аптеки, характеризующий затраты поступления денежных средств по различным направлениям деятельности. Бюджеты позволяют определить, какие из этих направлений приносят прибыль и в каком объеме, а также какие направления убыточны и в какой степени. Выделяют бюджеты: общий, операционный (или текущий), движения денежных средств, доходов и расходов, обязательств и вложений аптеки по основным счетам активов и пассивов, капитальный бюджет. Общий бюджет аптеки включает в себя вышеперечисленные бюджеты в качестве своих составных частей.Бюджетирование как специфическая форма управления предназначена для организации системы анализа и планирования финансовых ресурсов, основанной на разработке и контроле исполнения иерархии этапов разработки бюджетов аптеки, которая позволит установить детальный текущий и оперативный контроль за поступлением и расходованием ресурсов, создать реальные условия для выработки эффективной финансовой стратегии.Бюджетирование воплощает выработанные стратегические цели в форму конкретных финансовых показателей; обеспечивает финансовыми ресурсами заложенные в производственном плане экономические пропорции развития; предоставляет возможности определения жизнеспособности производственного проекта аптеки в условиях конкуренции и обеспечивает возможность дополнительной финансовой поддержки от внешних инвесторов.Бюджетирование основывается: на принципах комплексного сочетания планирования, учета, контроля, анализа и регулирования деятельности аптеки, финансовых результатов и финансового положения его структурных единиц; на координации соответствующих бюджетов деятельности, их консолидации ориентации на достижение общих финансовых целей на каждом уровне управления.Анализ показывает, что бюджетирование используется в российских аптеках крайне редко. Это объясняется нестабильностью инфляционных процессов, налогового законодательства, высокой степенью неопределенности на российском рынке и другими объективными ограничивающими факторами, а также субъективными – нежеланием многих руководителей вкладывать денежные средства в малоэффективный, по их мнению, процесс, недостаточной квалификацией управляющих и служащих, отсутствием обоснованной методической базы.Финансовое прогнозирование необходимо всем аптекам, особенно имеющим значительные обороты, долгосрочные интересы на том или ином рынке; тем, кто придерживается активно маркетинговой, инвестиционной, эмиссионной, конкурентной, ценовой политики и имиджа. Финансовое прогнозирование должно предшествовать планированию. Планирование конкретизирует намеченные прогнозы. Финансовое прогнозирование – это элемент стратегического плана, а также обязательный элемент финансовых планов аптеки. Оптимальным является составление трех вариантов финансовых прогнозов: благоприятного (оптимистического), неблагоприятного (пессимистического) и нейтрального (средневзвешенного). Существует множество приемов прогнозирования. Прежде всего это метод экспертных оценок, интерполяции (т. е. будущие события предсказываются исходя из тенденций нынешнего развития), оценки статистической вероятности наступления событий, метод прогнозирования детерминированных связей и др.Инфляция обесценивает накопления и денежные поступления аптеки. Поэтому инфляция заставляет оперативно использовать денежные средства. В условиях инфляции в финансовой политике на первый план выдвигаются тактические, краткосрочные задачи управления финансами. Цены, расценки и тарифы устанавливаются на короткий срок и регулярно пересматриваются. В то же время инфляция лишает аптеку необходимых резервов, накоплений, уменьшает круг источников финансирования. Инфляция затрудняет и ослабляет финансовое планирование, увеличивает долю элементов прогнозирования в нем. В условиях инфляции аптекам следует проводить правильную антиинфляционную политику. Финансовый менеджмент и поведение аптек на рынке во многом определяются видом инфляции. Умеренная инфляция не вносит существенных изменений в финансовую политику. Инфляция в России долго сочеталась со стагнацией в экономике. Она вела к низкому спросу на товары аптеки и ограниченным поступлениям денежных средств, дефициту оборотных средств и свободных финансовых ресурсов, низкой инвестиционной активности аптек. Особенно в первой половине 90-х гг. инфляция показала неготовность менеджеров многих аптек действовать в новых рыночных условиях [28].2.3.Особенности финансового менеджмента в аптечной сети «Классика»Выделяют внешний и внутренний механизмы финансового менеджмента, которые используют общие методы, приемы, рычаги и принципы его организации. У каждого механизма имеются свои особенности. Внутренний механизм включает в себя внутреннюю регламентацию управления финансами аптеки. Его особенности прежде всего определяются уставом аптеки, учредительными, а также некоторыми внутренними документами, формирующими и утверждающими систему внутренних требований, показателей и нормативов. К внутреннему механизму организации финансового менеджмента также относится формирование и использование специфической для аптеки системы методов управления ее финансами (технико-экономических расчетов, моделирования, статистических, экономико-математических, балансовых, экспертных и др.). Внешний механизм организации финансового менеджмента, во-первых, образует нормативно-правовое регулирование финансовой деятельности аптеки государством, а также органами власти субъектов РФ и органами местного самоуправления (налоговое обложение, правовой механизм договорных отношений между хозяйствующими субъектами, содержание организационно-правовых форм и др.). Во-вторых, это воздействие рыночных реалий на условия финансовой деятельности аптеки (ставка процента по ссудам и депозитам, средний уровень рентабельности в отрасли, воздействие конкуренции и др.). К внешнему механизму организации финансового менеджмента относится и влияние контрагентов (клиентов, поставщиков, покупателей, кредиторов и др.) на финансовую деятельность аптеки.В зависимости от размеров аптечного предприятия служба финансового менеджмента может охватывать несколько отделов. С целью активизации деятельности по реализации целевой функции финансового менеджмента могут быть созданы подразделения управления издержками, ценами, формированием прибыли, продвижением товаров на рынок и др. Все эти подразделения получили название центров ответственности. Это одно или несколько структурных подразделений аптеки, финансовая деятельность которых оказывает заметное влияние на конечные финансовые показатели деятельности аптеки. Руководители этих подразделений обычно обладают большей самостоятельностью, чем руководители других служб и подразделений, наделяются как особыми правами, так и определенной ответственностью. В рамках своей компетенции они принимают жизненно важные для аптеки решения, несут всю полноту ответственности за достижение конечных показателей деятельности. Видовая структура центров ответственности многообразна. Чаще всего они создаются в сфере получения доходов и расходования средств. При постоянных и значительных инвестициях могут быть созданы центры инвестиции. Различные центры подчиняются главному центру финансовой ответственности в рамках управленческого учета. Общие центры планируют объемы затрат по каждому из центров, объемы прибыли, выручки и др. Создание центров ответственности способствует рационализации деятельности предприятия, ликвидации дублирования различных функций, переводу подразделений в меньшее количество мест расположения и др.Оперативной финансовой работой в аптеке является текущее управление формированием и использованием финансовых ресурсов. Это непосредственная текущая финансовая деятельность, связанная с формированием себестоимости, контролем за расходованием средств, оплатой труда, расчетами и платежами, получением, использованием и контролем за денежными поступлениями и др. Оперативная финансовая работа осуществляется службой оперативного учета, передающей оперативную финансовую информацию по линии финансового директора аптеки. Эта работа опирается на внутренний финансовый анализ, используются также данные финансового учета. Оперативная финансовая деятельность – это прежде всего осуществление финансовой тактики: принятие оперативных финансовых решений; расчеты с контрагентами, бюджетом, клиентами, кредиторами, дебиторами и др.; текущее финансовое планирование; координация финансовых ресурсов; бюджетирование аптеки и др. [28]В состав оперативных решений финансового менеджмента входят: – конкретизация финансовой стратегии и тактики аптеки по отношению к различным аспектам деятельности аптеки;– текущее управление финансовыми ресурсами (денежными средствами, дебиторской задолженностью и др.);– поиск источников финансирования и инвестирования;– проведение операций с банком;– расчеты с клиентами;– распределение выручки и прибыли в соответствии с финансовой стратегией;– реализация дивидендной политики и системы оплаты труда; – организация бухгалтерского учета и контроль за формированием и использованием основных и оборотных средств;– проведение налоговых и других обязательных средств;– разработка и использование информационно-компьютерных систем управления, визирование финансовых документов и др. В состав оперативных решений также входят: составление кредитных и кассовых заявок; коррективы бизнес-планов, других финансовых документов; доведение плановых показателей и их изменений до исполнителей и др. Мониторинг – это процесс постоянного отслеживания эффективности текущей финансовой деятельности аптеки. Его цель – обнаружение нежелательных отклонений в финансовой деятельности аптеки и их своевременное устранение. Необходим постоянный мониторинг текущей деятельности.