Принципы построения организационных структур управления

Содержание

Введение
1.Теоретические аспекты построения организаций
1.1.Понятие и содержание функций организации
1.2.Основные типы организационных структур управления
1.3.Построение организационных структур управления
1.4.Регламентация разделения труда в организации
2.Характеристика организационной структуры ОАО «Нэфис-Косметикс»
2.1. Общая характеристика ОАО «Нэфис-Косметикс»
2.2. Описание функций экономических служб предприятия: финансовой, маркетинговой, экономической, бухгалтерской
Заключение
Список использованной литературы

Принципы построения организационных структур управления

Сочетание централизованного планирования наверху и децент­рализованной деятельности производственных подразделений способ­ствовало образованию дивизиональных (отделенческих) организацион­ных структур. Дивизиональная схема организации вырастает из департаментизации, в которой за основу берется какой-то конеч­ный результат: продукт, потребитель или рынок. Высший уровень в организации централизует планирование и распределение основных ресурсов, принимает стратегические решения, в то время как подраз­деления принимают оперативные решения и ответственны за получе­ние прибыли. В целом дивизиональная организационная структура позволяет организации продолжать свой рост и эффективно осущест­влять управление разными видами деятельности и на разных рынках. Руководители производственных отделений в рамках закрепленного за ними продукта или территории осуществляют деятельность по ру­ководству. Этим создается хороший кадровый резерв для стратегиче­ского уровня организации. Разделение решений по уровням ускоряет их принятие и повышает их качество. Вместе с тем могут проявляться избыток согласования, дублирование решений.
Матричная организационная структура характеризуется нали­чием связей непосредственного подчинения как по вертикали, так и по горизонтали. Матричная департаментизация всегда является комби­нацией двух организационных альтернатив, обычно функциональной и продуктовой (проектной). Таким образом появляются две формаль­ные схемы структур в матричной организации. Основной задачей ру­ководства в этих условиях становится поддержание баланса между двумя центрами руководства5.
1.3.Построение организационных структур управления
Разделение и кооперация труда служащих неразрывно связаны с построением организационной структуры управления. В его основу должны быть положены следующие важнейшие принципы.
-комплексность. Проектированием следует охватить все звенья организационной структуры на всех ее уровнях (от каждого производственного участка, цеха до крупных производственных единиц и орга­низации в целом);
-системность. Необходимо обеспечить единство целей и мето­да функционирования всех звеньев организационной структуры путем установления их взаимосвязей как по вертикали (в пределах каждой функции), так и по горизонтали (т.е. между разными функциями);
-оптимальная звенность. Число звеньев и уровней управления должно быть рациональным и соразмерным;
-регламентация и инициатива (принципиальная неполнота фор­мализации). Каждое звено должно выполнять определенные функции, но управление не должно быть абсолютно формализованным. Струк­тура должна допускать неформальное управление;
-распространенность контроля. Число работников, находящих­ся в непосредственном подчинении у руководителя, не должно превы­шать норму управляемости;
-специализация и универсализация звеньев организационной структуры. Следует не допускать чрезмерно узкой специализации структурных подразделений и в то же время устранять дублирование в их работе;
-стабильность и гибкость. Организационная структура должна своевременно реагировать и быть устойчивой к воздействию среды;
-экономичность требует установления минимально необходи­мого числа уровней и звеньев управления.
Вышеуказанные принципы должны учитываться не только при формировании организационных структур, но и в процессе их совер­шенствования на основе использования научных рекомендаций, тео­ретических подходов и методов.
Основными рекомендациями по совершенствованию организаци­онной структуры управления могут быть следующие:
-построение организационной структуры предприятия на основе добровольности при формировании организационных единиц;
-формулирование, уточнение и дезагрегация полномочий зве­ньев управления на основе многосторонних согласований;
-сокращение ступеней управления. Формирование «плоских» структур;
-осуществление деятельности функциональных звеньев управления как «сервисных» подразделений;
-усиление роли функциональных звеньев путем подчинения им производственных подразделений;
-рациональное разделение труда по звеньям управления путем сосредоточения выполнения сходных работ по секторам, группам, со-здания сквозных, общих секторов, развития множественности подчинения, обеспечивающего реализацию частных целей звеньев управления; в субординированных органах — возложение ответственности на вышестоящие только за достижение тех результатов, которые могут быть обеспечены нижестоящими из-за ограниченности их роли в системе.
При построении организаций и их структур наукой управления предложен ряд теоретических подходов6.
Классический подход заключается в построении организационной структуры управления в такой последовательности:
-определяют цели и виды деятельности;
-рассчитывают объем деятельности по конкретным функциям;
-формируют подразделения;
-распределяют полномочия и ответственность работников за выполнение функций;
-устанавливают детальную регламентацию их деятельности.
Бихевиоральный подход заключается в выделении на первый план социальной роли персонала организации. При этом признается, что совместная деятельность работников может быть эффективной только в том случае, если они проявляют желание работать вместе.
Суть системного подхода заключается в том, что организационная структура управления рассматривается как система. Одна из разновидностей этого подхода — рассмотрение структуры как механизма, необходимого для принятия и реализации управленческих решений.
Ситуационный подход заключается в том, что наиболее рациональные способы построения организаций базируются на различных конкретных (ситуационных) факторах.
Эти концепции различаются по определенным признакам (табл. 1).
Таблица 1
Некоторые параметры концепций построения организаций и их структур
Концепция
Основа построения
Задачи отдельных работников
Исследуемые факторы
Классическая
Самостоятельная управленческая работа
Четкое выполнение порученного задания
Характер выполняемой работы, специализация деятельности, распределение полномочий и ответственности
Бихевиоральная
Социальная роль работника
Получение удовлетворения в труде, реализация социально-психологических потребностей
Масштаб управления, индивидуальные потребности работников, внутригрупповые отношения руководителей и подчиненных
Системная
Управленческое решение
Достижение поставленных целей
Процедуры принятия и реализации решений
Ситуационная
Ситуационные факторы
Четкое выполнение порученного задания
Предопределяются спецификой ситуационных факторов
Организация может быть спроектирована разными методами. Основные из них — метод аналогии, экспертно-аналитический, метод структуризации целей и организационного моделирования.
Сущность метода аналогии состоит в использовании в процессе рационализации и проектирования оправдавших себя примеров организационных структур.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании организационных структур управления привлеченными квалифицированными специалистами.
Метод структуризации целей предполагает выработку системы лелей организации, а потом построение организационной структуры управления с точки зрения ее соответствия системе целей.
Сущность метода организационного моделирования заключается в разработке формализованных отображений функций и задач по уровням системы, которые и служат основой для выбора вариантов построения организационной структуры управления7.
1.4.Регламентация разделения труда в организации
Необходимое условие совершенствования организации труда, производства и управления — разработка и обязательное применение нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений и отдельных исполнителей. К их числу относятся положения о подразделениях и должностные инструкции работникам управления, карта исследования и проектирования трудового процесса исполнителей.
Деятельность структурных подразделений регламентируется положениями, утверждаемыми руководителем организации. Положение о структурном подразделении представляет собой документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации его деятельности и определяющий роль и место подразделения в системе управления организацией. Положения призваны обеспечить четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности органов управления, способствовать не только своевременному и полному выполнению подразделениями возложенных на них функций, но и обоснованной оценке результатов их деятельности для принятия решения о моральном и материальном стимулировании подразделений за достижение лучших показателей в работе.
При разработке положений следует учитывать ряд основных требований:
-подготовка и утверждение положений для всех структурных подразделений осуществляются одновременно или по строго установленному графику;
-положения составляются по единой методике;
-положения должны быть конкретными;
-разработанные положения вводятся сроком на один год, по истечении которого они уточняются и утверждаются как постоянные;
-пересмотр положений осуществляется, как правило, при изменении содержания функций, закрепляемых за подразделением, методов и средств их выполнения.
Составлению положений о подразделениях должно предшествовать изучение содержания и объема выполняемых ими функций. При этом целесообразно провести сравнение фактически выполняемых подразделениями функций с обязанностями, закрепленными в ранее составленных положениях, либо предусмотренными в других нормативных документах, регламентирующих их деятельность. Кроме того, полезно изучить опыт организации работы подобных подразделений в других организациях отрасли. Анализ деятельности подразделений осуществляется на основе составления детального перечня выполняемых работ, изучения их трудоемкости и периодичности, порядка подготовки и представления необходимой информации в другие подразделения. Большую практическую помощь при составлении организациями положений о структурных подразделениях могут оказать типовые положения, имеющие как межотраслевой, так и отраслевой характер. Исходным документом для его разработки является устав организации, закрепляющий основные аспекты деятельности аппарата управления, его звеньев и отдельных работников8.
Положение о структурном подразделении включает в себя несколько разделов.
Общая часть, в которой кратко определяется место, значение каждого подразделения в общей системе управления организацией, оказывается, в чьем непосредственном подчинении оно находится, должностное положение лиц, возглавляющих его (в соответствии со штатным расписанием), порядок назначения и освобождения их от занимаемой должности, особенности деятельности подразделения.
Цели и задачи подразделения. Здесь формулируются цели и задачи звена, указывается конечный результат, для достижения которого оно создается.
Функции подразделения. В разделе устанавливается состав за-цепляемых за звеном функций, необходимых для выполнения возложенных на него задач, а также указывается состав работников или групп работников, если они организационно обособлены. Чтобы избежать дублирования в работе связанных между собой подразделений, особое внимание обращается на разграничение функций между звеньями правления. Функции не следует отождествлять с задачами - они отражают содержание деятельности органа.
Права и ответственность звена. Устанавливают круг прав, необходимых для выполнения закрепленных за звеном функций. Права предоставляются руководителям звена и другим должностным лицам (в соответствии с распределением обязанностей). При этом следует разграничить права руководителя и его заместителя по руководству звеном управления. При предоставлении функциональным звеньям права решать вопросы, касающиеся работы производственных (линейных) звеньев (цех, отделение, бригадир и др.), следует иметь в виду, что права функциональных звеньев не должны ущемлять их прав. Права, которыми наделено подразделение, не должны передаваться другим подразделениям управления или вышестоящим должностным лицам, за исключением случаев, когда осуществление или неосуществление этих прав соответствующими подразделениями (звеньями, лицами) находится в противоречии с требованиями закона. Обязанности и права должны быть связаны с ответственностью за их исполнение. Под термином «ответственность» следует понимать конкретные показатели или дела, которые находятся в ведении данного звена и за выполнение которых оно отвечает.
Взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями. В этом разделе указывают круг лиц, с которыми оно связано в процессе оперативной работы. Во избежание параллелизма в работе необходимо четко определить взаимоотношения функциональных и линейных звеньев. Обязательно следует кратко сформулировать права и обязанности, характеризующие взаимоотношения структурны! звеньев по следующим вопросам:
-порядок получения и выдачи соответствующей плановой, технической, технологической и другой информации одного звена другому;
-порядок рассмотрения разногласий, которые могут возникнуть между звеньями в процессе работы9.
Должностная инструкция определяет место и роль руководителей и специалистов в системе управления организацией, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работ Правильно разработанные должностные инструкции способствуют улучшению организации управления, повышению эффективности и качества работы, укреплению производственной и хозяйственной дисциплины.
Должностная инструкция работника управления может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника и оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливаются:
-основные задачи работника, например основная задача дело-производителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
-порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
-профессиональные требования к нему (уровень образования, стаж работы и др.);
-основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, и перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В разделе «Обязанности работника» указываются:
-обязанности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы;
-требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;