Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений

Содержание


Введение
1 Понятие информационных технологий управления
2 Характеристика информационного обеспечения муниципального предприятия на примере МУП «Муниципальный комбинат коммунальных предприятий»
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Исследование информационного обеспечения предприятия
2.3 Выявление проблем в информатизации предприятия
3 Мероприятия по совершенствованию информационного процесса в управлении МУП МККП
3.1 Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
3.2 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Заключение
Список использованной литературы…………………………………..………….37

Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений

• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители служб и ответственные исполнители.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания, (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационных контрольных карточек, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться секретарем директора и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.
Таким образом, анализ информатизации управления МУП МККП показал, что основной проблемой для предприятия являются:
- отсутствие необходимого количества компьютеров;
- отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;
- отсутствие электронного документооборота;
- полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.
2.3 Выявление проблем в информатизации предприятия
Для выявления проблем в информационном обеспечении управления в период подготовки дипломного проекта, был проведен опрос работников МУП МККП о проблемах в информационном обеспечении и мерах, которые необходимо реализовать для улучшения процесса. ( Опросный лист в Приложении).
Результаты, полученные в ходе опроса, приведены ниже. В опросе приняли 41 сотрудник (90%).
Как вы считаете есть ли необходимость в улучшении информационного обеспечения управления деятельности МУП МККП ?
Рисунок 2 - Структура ответов о необходимости улучшения информатизации
Как следует из ответов, большинство работников управления – 72% считают необходимым улучшение информационного пространства управления ММКП, 19% считают, что такой необходимости нет, а 9% не смогли ответить определенно нужны ли улучшения.
Как вы считаете : нужно кардинально изменить существующую систему или её необходимо только улучшить?
Рисунок 3 - Ответы сотрудников о вариантах преобразования информационной системы
Из ответов сотрудников о возможных вариантах преобразования существующей информационной системы следует, что большинство склоняется ко мнению, что надо оставить то, что уже существует и проявило себя эффективно, и добавить систему новыми необходимыми элементами (44%), треть сотрудников считает, что необходимо кардинально улучшать систему ( 31%), 22 % считают, что надо просто дополнить уже существующую систему считают 22% , а 9% не имеют мнения по этому поводу.
Есть ли необходимость обучать сотрудников работе с техникой и программами ?
Рисунок 4 - Ответ сотрудников о необходимости обучения сотрудников
Мнение большинства сотрудников о необходимости обучения - обучать необходимо всех (53%), 27% считают, что обучать необходимо только тех, кто в этом нуждается, 13% считают, что обучать никого не нужно, так как можно освоить процесс самим по инструкциям, 7% ответа не имеют.
Что именно на Ваш взгляд необходимо внедрить для улучшения информатизации управления МККП? ( допускалось более 1 ответа)
Рисунок 5 - Структура ответов сотрудников о направлениях улучшения информационного процесса в МУП МККП
Ответы сотрудников о необходимых мерах по улучшению информатизации управления стали следующими: 90% считают , что управлению необходима локальная сеть, 87% считают, что нужно автоматизировать документооборот, третьи по удельному весу ответ стал ответ о необходимости доступа в Интернет (39%), почти столько же сотрудников считают. что необходимо установить компьютеры всем работникам управления.
3 Мероприятия по совершенствованию информационного процесса в управлении МУП МККП
3.1 Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения инфомационного процесса в МУП МККП является внедрение электронного документооборота.
Прежде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота, необходимо дать ему определение.
Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
компактность архивов;
простота контроля информационных потоков;
высокая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
3.2 Подбор программы электронного документооборота для МУП МККП
По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефрат- докмуентооборот.
Рассмотрим возможности программы Ефрат – документооборот более подробно с тем чтобы определить подходит она для внедрения в МККП или нет.
Основными функциями системы являются:
регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
постановка документов на контроль;
возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
подготовка и печать журналов и отчетов;
рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Поддержка территориально-распределенной работы
создание единого пространства управления филиальной структурой;
сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.
Интеграция с электронной почтой
регистрация писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ-Документооборот;
отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.
Регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя
регистрация нового документа на основе существующего;
автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
поддержка потокового сканирования.
Контроль и анализ деятельности организации
расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
Развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами:
построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
возможность использования при построении отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
возможность использования диаграмм для построения наглядных отчетов;
экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer.
Возможности администрирования
поддержка работы с иерархическими словарями;
организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
работа ЕВФРАТ-Документооборот Сервер как сервиса;
экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
администрирование хранилища форм документов;
новый Генератор отчетов.
Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
В комплект поставки системы входит набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании - Дизайнер форм и Менеджер журналов и отчетов. Дизайнер форм позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации документов в системе. При помощи Менеджера журналов и отчетов можно создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.
Уникальной особенностью программы является входящая в комплект поставки встроенная СУБД, обеспечивающая работу системы, что не требует дополнительных вложений в приобретение базы данных, а также обусловливает ее оптимальное использование.
ЕВФРАТ-Документооборот не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Гибкость и простота настройки позволяют пользователям своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.
Система ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
создание единого информационного пространства предприятия;
обеспечение надежности учета и хранения документов;
организация эффективной защиты информации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.
Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.
В состав системы входят следующие модули:
АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;
модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.
Приведенные данные свидетельствуют, что система Ефрат-документооборот вполне подойдет для внедрения в муниципальном предприятии МУП «МККП».
3.3 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Для реального внедрения информационной системы управления на базе имеющихся ресурсов и программы Ефрат-документооборот, необходимо внедрить мероприятия:
- приобрести еще как минимум 8 компьютеров
- создать локальную сеть внутри предприятия
- внедрить программу электронного документооброта
- обучить сотрудников работе в системе.
Рассчитаем сколько средств понадобиться на все эти мероприятия. Мероприятия, которые необходимо внедрить из-за достаточно больших денежных вложений могут вводиться несколькими этапами.
Таблица 2 - Расчет денежных средств на внедрение мероприятий
Мероприятие
Сметная стоимость
Сроки внедрения
Приобретение 8 компьютеров
30 000 х 8 = 240 000
2011г.
Объединение в сеть 26 имеющихся + 8 вновь приобретенных компьютеров
Материалы – 30 000 р
Стоимость работ - 50 000 р
2011г.
Внедрение программы электронного документооборота
70 000 р
2011г.
Обучение сотрудников работе в локальной системе.
Тренинг на группу 20 000 р
2011г.
ВСЕГО
340 000 руб
Сложность внедрения мероприятий состоит в том, что в настоящее время предприятие убыточно и для внедрения мероприятий будет довольно сложно выделить средства, но результат в итоге будет экономически выгоден предприятии, так как при автоматизации процесса проверки информации как на этапе ввода ее в систему, так и на этапе проверки непротиворечивости данных в отчетности значительно сокращается количество ошибок, связанных с «человеческим фактором»
Экономия от сокращения затрат на управление.
Годовой объем информации (Аа), который перерабатывается при реализации задач управления МУП МККП , составляет 16 532 (нормо-часа) Потребная численность для переработки данного объема информации определяется из соотношения
Чпотр = Аа / Ф × Кц ,
где Ф – годовой фонд времени 1 работающего, равен 2117 ч;
Кц – коэффициент целесообразности автоматизации управленческого труда, равен 0,65.
Чпотр = 16 532 / 2117 × 0,65 = 12 (чел.).
Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).
Экономия от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих:
Эу = ФЗа – ФЗф ,
где ФЗа – годовой фонд заработной платы потребной численности работающих; ФЗф – годовой фонд заработной платы фактической численности работающих.
Фонд заработной платы определяется по формуле
ФЗ = Ч × Ом × 12,
где Ч – численность работающих; Ом – среднемесячный оклад 1 работающего.
ФЗа = 12 × 5200 × 12 = 748,8 (тыс. р.)
ФЗф = 8 × 5200 × 12 = 499,2 (тыс. р.)