Инфраструктура проведения научных мероприятий г.Дубна

Введение
1.Инфраструктура научной деятельности в г.Дубна
2.Характеристика конференций в г.Дубна
3.Организация собственной конференции и организация плана конференции
Заключение
Список использованной литературы

Инфраструктура проведения научных мероприятий г.Дубна

10)Интернет-конференция с участием заместителя главы Администрации города по капитальному строительству и жилищным вопросам В.Б. Мухиным, 26 октября 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
11)Интернет-конференция с участием начальника Отдела городского хозяйства Администрации г. Дубны И.В. Шушпановым, 12 октября 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
12)Интернет-конференция с участием начальника Управления здравоохранения С.М. Рябовым, 15 июня 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч. Тема: Организация лечебно-профилактической работы в учреждениях здравоохранения г.Дубна.
13)Интернет-конференция с участием начальника Отдела по делам молодежи В.П. Кашатовой, 25 мая 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
14)Интернет-конференция с участием начальника Управления дошкольного образования Н.А. Смирновой , 29 апреля (среда)2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
15)Интернет-конференция с участием начальника Отдела городского хозяйства И.В. Шушпановым, 13 апреля 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
16)Интернет-конференция с участием начальника отдела учета и распределения жилой площади И.К. Клевцовой, 30 марта 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
17)Интернет-конференция с участием начальника ГОРУНО Т.К. Винградовой, 16 марта 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч.
18)Интернет-конференция с участием заместителя главы администрации по правовым вопросам, вопросам культуры, спорта, общественных и международных связей Н.Ю. Мадфесом, 26 января 2009 г. с 17.00 ч. до 18.00 ч. состоится Интернет-конференция.
Рассмотрим подробнее программу проведения конференции в г.Дубны на конкретном примере.
26-27 ноября в Дубне проходила конференция «Особая Экономическая Зона «Дубна» - перспективы развития». Ее организаторы – Министерство экономического развития РФ, Правительство Московской области, Государственная корпорация «Роснанотех», администрация и Торгово-Промышленная Палата Дубны, Объединенный институт ядерных исследований, Университет «Дубна», Союз развития наукоградов России, ОАО Особые экономические зоны».
Как сказал, открывая форум, Глава г.Дубны В.Э Прох, такие конференции стали уже традиционными, они проводятся ежегодно, и нынешняя – четвертая по счету. Круг ее участников широкий – это и представители федеральных, областных, муниципальных органов управления, ученые, промышленники, бизнесмены. Они обсуждают актуальные проблемы развития российских технико-внедренческих зон, углубления их роли в переходе экономики страны к инновационному типу.
С приветствием к участникам конференции обратились Заместитель председателя Правительства Московской области Д.А.Большаков, директор Департамента Министерства экономического развития РФ Д.А. Левченков и др. Они говорили о тех возможностях, которые особые экономические зоны создают для развития высокотехнологичных отраслей, о состоянии территории Особой Экономической Зоны в Дубне.
На пленарном заседании обсуждались такие темы, как:
- особые экономические зоны – возможности для развития высокотехнологичных отраслей;
- законодательное обеспечение особых экономических зон;
- формирование и развитие социальной, инженерной, инновационной и других инфраструктур как одно из условий прихода резидентов в особую экономическую зону;
- состояние и планы освоения территории особой экономической зоны;
- формирование и развитие технологических кластеров.
С докладами выступили руководитель Территориального управления РосОЭЗ по Московской области А.А.Рац, директор Объединенного института ядерных исследований А.Н.Сисакян, министр экономики Правительства Московской области В.Б.Крымов и др.
В перерыве участники конференции познакомились с выставкой научно-технических разработок резидентов ОЭЗ «Дубна» и предприятий научно-производственного комплекса города, побывали на участке ядерно-физических и нанотехнологий в правобережной части Дубны.
Состоялся «круглый стол» на тему «Инновационные особые экономические зоны. Отечественный и зарубежный опыт», на котором участники заседания обсудили такие вопросы, как - достаточно ли преимуществ у российских технико-внедренческих особых экономических зон для привлечения инвесторов и способны ли российские ТВЗ решать стратегические задачи государства; каково их место в стратегическом развитии страны сегодня и будет ли необходимость в особых экономических зонах через 10-15 лет.
Ведущими секций, которые работали в этот день в рамках конференции, были известные ученые, управляющие директора ГК «Роснанотех», руководители компаний-резидентов ОЭЗ «Дубна»3.
План данной конференции следующий:
1.Тема - Особая Экономическая Зона «Дубна» - перспективы развития.
2. Организаторы – Министерство экономического развития РФ, Правительство Московской области, Государственная корпорация «Роснанотех», администрация и Торгово-Промышленная Палата Дубны, Объединенный институт ядерных исследований, Университет «Дубна», Союз развития наукоградов России, ОАО Особые экономические зоны».
3.Цель – выявление направлений развития российских технико-внедренческих зон.
4.Выступление главы г.Дубны В.Э.Проха.
5.Выступления Заместителя председателя Правительства Московской области Д.А.Большакова, директора Департамента Министерства экономического развития РФ Д.А. Левченкова и др.
6.Обсуждение актуальных проблем развития особой экономической зоны г.Дубны.
7.Выступление с докладами руководителей различных ведомств.
8.Знакомство с выставкой научно-технических разработок производственного городка.
9.Организация «круглого стола» на тему «Инновационные особые экономические зоны».
10.Окончание конференции, сопровождающееся традиционным фуршетом.
3.Организация собственной конференции и организация плана конференции
Вы решили организовать конференцию. Если у вас в организации уже проводились какие-нибудь конференции, то вам стоит посоветоваться и попросить помощи у людей, участвовавших в их организации. Но что делать, если такая задача ставится перед вами впервые? В таком случае не помешает любая помощь или совет, чтобы меньше пришлось "учиться на собственных ошибках". Итак, с чего начать? Как и в любом деле, сначала нужно определить цель предстоящей конференции.
В самом начале организации конференции необходимо выделить цели мероприятия.
Первый этап – это планирование.
Прежде всего необходимо подумать о тематике мероприятия: будет ли это достаточно узкий круг вопросов и проведение узкопрофессиональной встречи или охват широкой области проблем с привлечением специалистов из смежных отраслей. Будет ли встреча специалистов посвящена решению конкретных вопросов или выявлению общих тенденций, поиску новых научных направлений или возможных областей использования результатов, т.е. предполагается широкий обмен мнениями. Встает вопрос о форме проведения мероприятия, будет ли то конференция, совещание, семинар или конгресс. В словарях даются следующие определения этих мероприятий:
Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.
Семинар (лат. seminarium – рассадник, переносное – школа) – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.
Конференция (латин. conferentia) – форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.
Конгресс (лат. congressus – встреча – собрание) съезд, совещание, как правило, международного характера.
Необходимо продумать, какие организации, фонды (в том числе и международные, например, INTAS) могут помочь в организации мероприятия и проанализировать, какие условия они ставят перед организаторами (о месте и форме проведения, об участниках и публикациях материалов конференции и др.). Необходимо узнать, кого из традиционных партнеров или заказчиков организации можно привлечь к организации или участию в мероприятии, поискать в интернете возможные спонсорские или заинтересованные предприятия (организации), просмотреть сайты других конференций. Необходимо обратить внимание, что практически все спонсорские организации оказывают помощь на конкурсной основе, т.е. в данном случае необходимо весьма аргументировано представить идею проведения мероприятия, подчеркнуть его значимость для данного спонсора, необходимость проведения именно в данное время и состоятельность в организационных вопросах. Также необходимо определите, какие учреждения, кроме традиционных партнеров, могут быть соорганизаторами мероприятия. Планируемое мероприятие должно войти в годовой план организации или организаций. Для этого во многих учреждениях нужно обоснование проведения мероприятия и финансовый план. Включение в годовой план – часто необходимое условие для получения финансовой и организационной помощи от государственных учреждений.
Какую бы форму не выбрали для проведения мероприятия (семинар, конференция, конгресс), нужно определить несколько ключевых фигур известных авторитетных ученых в данной области, сообщения которых могут быть определяющими в данном мероприятии. Необходимо обратить внимание, что встречаются ученые с мировым именем, которые, по сути, не являются хорошими докладчиками, поэтому их доклады будут более интересны для узкоспециализированных семинаров или секций конференций, чем для пленарных выступлений, подумать о таком немаловажном моменте, кто из ученых согласится приехать. Также необходимо узнать, будут ли в это время проводиться другие крупные мероприятия по выбранной тематике, и не получится ли, что большинство ученых предпочтут поехать именно туда. Можно ли организовать сразу большую конференцию или конгресс, или лучше сначала остановиться на небольшой конференции или семинаре. В среднем конференции планируются за 1-3 года до момента проведения. Вопросы об оказании поддержки мероприятия, участия в нем известных ученых лучше всего обговаривать, решать при личных встречах на других конференциях или переговорах, при заключении договоров или проведении совместных работ.
Итак, остановимся на конференции. Часто конференцию совмещают с выставкой, но это уже другой вопрос. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени, что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию. Для того, чтобы планируемая конференция узнавалась среди множества других, вместе с названием конференции разрабатывают соответствующую запоминающуюся эмблему. Для этого можно даже устроить небольшой конкурс проектов названий и эмблем.
И вот один из основных моментов. Продумав все предыдущие вопросы, необходимо оценить возможное количество участников конференции, планируемые финансовые вложения в проведение конференции, расходы и рассчитайте организационный взнос. Не будет ли он слишком большим для предполагаемых участников вашей конференции? Необходимо посоветоваться с бухгалтерией организации, какие предполагаемые финансы на какие статьи расхода можно отнести, создать резервный фонд финансовых средств и продумать, что интересного можно бы предложить участникам конференции. Это могут быть экскурсии, посещение концертов, театров или спортивно-оздоровительных мероприятий, если ваша конференция проходит недалеко от санатория, горнолыжных баз, морского берега и т.д.
Как видно, даже на этапе планирования не обойтись без помощи коллег-единомышленников, поэтому, согласовывая цель мероприятия, форму проведения, организаторов и атрибуты конференции, сплотите ядро будущего организационного комитета (оргкомитета). Здесь потребуется умение заразить идеей, чтобы коллеги были не просто исполнителями чужой воли, а именно соратниками, тогда всем будет интереснее и легче осуществить начатое дело. Необходимо быть восприимчивым к новым идеям, обсуждайте, спорить – ведь только в споре рождается истина, а в совместной работе – будущие деловые отношения!4
Второй этап - организационный этап.
В любом деле – главное люди! И здесь в полной мере должен проявиться организаторский талант. Необходимо постараться собрать представительный программный комитет, в задачи которого входит отбор представленных докладов и формирование материалов конференции, председательство на секциях конференции, определение лучшего доклада и т.д. В программный комитет должны входить специалисты по всем представленным на конференции научным направлениям. Хорошо, если программный комитет был международным. Его представители должны принимать активное участие в организации и проведении конференции, а не просто числиться на бумаге.
Теперь пару слов об организационном комитете. Это должна быть очень динамичная рабочая группа. Лучше всего работу по организации конференции разбить на блоки и назначить ответственных за их выполнение руководителей комиссий. Они, в свою очередь, соберут людей в свои комиссии и организуют работу. Задача организатора - непосредственно подобрать людей, с которыми он много работал, которые смогут выполнить свою работу и не подвести. Необходимо помнить, что на практике и в литературе по менеджменту определено, что оптимальное соотношение подчиненных для гибких структур 5-7 человек. В последние месяцы перед конференцией для членов оргкомитета недопустимы отпуска или длительные стажировки. У каждого члена оргкомитета, с которым непосредственно ведется работа, должен быть представленный вам заместитель. Далее перечислены основные комиссии и соответствующие блоки работ, которые, в зависимости от конференции, могут быть объединены или разбиты, дополнены другими или исключены:
1)Комиссия по подготовке материалов во главе с ученым секретарем конференции, одной из основных фигур в оргкомитете. С ученым секретарем обычно ведется переписка участников конференции, у него собираются данные обо всех представленных докладах, он организует работу по составлению и изданию программы конференции, внесению текущих изменений, регламентирует работу секций, подготовку к изданию сборников тезисов и материалов конференции и т.д.
2)Регистрационная комиссия. В задачи этой группы людей входят подготовка раздаточных материалов и беджей, регистрация участников конференции, информирование ученого секретаря о приезде докладчиков. Работа этой комиссии создает первое впечатление об организации конференции. Обычно место регистрации – это просторное помещение, которое оформлено плакатами (стендами) конференции и где доступна вся организационная информация. От рекламы никуда не уйти, но она не должна отвлекать от основной информации: схемы залов заседаний, расписания докладов. Важно, чтобы на регистрации не было больших очередей, участникам не приходилось заполнять многочисленные бланки, а сам процесс регистрации не занимал много времени.
3)Жилищная комиссия. Ведает расселением участников конференции. Её задача – обработка поступивших пожеланий по расселению, бронирование номеров и обеспечение мест в гостиницах в случае непредвиденных обстоятельств.
4)Транспортная комиссия. Ее задача – организация необходимого транспорта для встречи участников конференции, проезда до места ее проведения, возможных поездок, доставки необходимых материалов и оборудования.
5)Финансовая комиссия. Отвечает за финансовую сторону проведения конференции.
6)Комиссия по организации питания, кофе-брейков, без которых не мыслится практически ни одна конференция, и традиционного ознакомительного приема.
7)Комиссия по снабжению. Тесно работает со всеми другими комиссиями, особенно с финансовой.
8)Комиссия по техническому обеспечению. Отвечает за работу оборудования, необходимого для представления докладов, наличие стендов и материалов для фиксации докладов на стендах.
9)Комиссия по организации различных поездок, не связанных с конференцией, например, экскурсий.
К сожалению, все чаще на конференциях встречается еще одна группа людей – охрана.
В последнее время организаторы стали обращаться в агентства для проведения соответствующих работ по конференции5.
Третий этап – информационный этап.
И вот информация о конференции уже появилась в интернете. Она высвечивается в разделе планируемых мероприятий на сайтах учреждений – организаторов и спонсорских организаций.Известно, какие из организаций (учреждений) будут организаторами конференции, какие – спонсорами, а также суммы, которые будут предоставлены. Можно уже зафиксировать сумму оргвзноса. Теперь главное – дать больше информации о конференции, заинтересовать, создать рекламу. И чем быстрее организуется распространение информации, тем лучше. Какую же информацию нужно подготовить к этому моменту (в среднем за год до начала конференции) и как ее представить?
В наш век просто невозможно провести какое-либо значимое мероприятие без создания его сайта. Большинство крупных международных конференций уже перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. Даже если сайт организации полностью не готов к моменту рассылки информационного сообщения, должна быть готова страничка с самой необходимой информацией, которая отражается в информационном сообщении, а также датой, когда будут доступны другие информационные ресурсы сайта. Кроме того, желательно осветить историю или идею проведения конференции, представить краткое сообщение о целях и тематике конференции, об актуальности и необходимости проведения подобного мероприятия. И вот начинаем готовить информационное сообщение, которое будет визитной карточкой вашей конференции. Необходимо постараться, чтобы оно было информативным, но не перегруженным, запоминающимся, но не вызывающим. Его можно сделать черно-белым или цветным.
Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:
-название конференции и эмблема, дата и место проведения;
-организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;
-информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;
-рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.