Исследование систем в управлении

Содержание

Введение
1 Теоретические аспекты исследования систем управления современных предприятий
1.1 Системный анализ в исследовании СУ
1.2 Основные цели и задачи анализа СУ
1.3 Методологические положения системного исследования в управлении
1.4 Проблемы, возникающие при исследовании СУ на предприятии
2 Характеристика оргструктуры и анализ существующей системы управления ООО «Клин Линисс»
2.1 Краткая характеристика и основные направления деятельности ООО «Клин Линисс»
2.2 Организационная структура и ее взаимосвязь с СУ на предприятии
2.3 Исследование СУ на основе системного подхода
3 Мероприятия и рекомендации совершенствования систем управления на предприятии ООО «Клин Линисс»
3.1 Исследование и проектирование функций в системе управления
3.2 Проектирование СУ методом организационного моделирования
Заключение
Список литературы

Исследование систем в управлении

- уборка после ремонта и строительства;
- химчистка ковров и мебели;
- уборка кухонной зоны;
- мойка окон, вывесок, витрин;
- уборка прилегающей территории;
- вывоз мусора;
- промышленный альпинизм и многое другое.
Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «Клин Линисс» – это современная компания, предоставляющая спектр услуг по комплексному обслуживанию зданий и территорий города Екатеринбурга и Свердловской области. Перейдем теперь к рассмотрению организационной структуры компании и определим ее взаимосвязь с СУ на предприятии.
2.2 Организационная структура и ее взаимосвязь с СУ на предприятии
В настоящее время человек является важнейшим ресурсом организации. Поэтому основной задачей является наиболее эффективное использование сотрудников в соответствии с целями организации иобщества, для чего необходима продуктивная система управления персоналом. Организационная структура ООО «Клин Линисс» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Клин Линисс»
Организационная структура компании носит линейно-функциональный характер. Этот тип организационной структуры управления может быть очень эффективным при условии рационального распределения управленческих функций среди сотрудников организации. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя руководитель – директор ООО «Клин Линисс», возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ и планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных единиц. В данном случае функциональные структуры находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через директора, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих исполнителей.
Отдел персонала ООО «Клин Линисс» представлен менеджером по персоналу, в обязанности которого входит:
- прием на работу сотрудников;
- учет рабочего времени;
- увольнение с работы согласно ТК РФ;
- система обучения и переподготовки персонала;
- мотивационные мероприятия;
- кадровый учет и документооборот;
- организация корпоративных мероприятий.
Таким образом, можно сделать вывод, что труд сотрудников ООО «Клин Линисс» является «лицом» компании и обеспечивает важнейшую роль в процессе привлечения и обслуживания клиентов. Но в компании нет единой разработанной стратегии в области привлечения, развития и стимулирования персонала. Перейдем теперь к исследованию СУ на основе системного подхода.
2.3 Исследование СУ на основе системного подхода
Исследование СУ на основе системного подхода начнем с рассмотрения преимуществ и недостатков компании ООО «Клин Линисс».
Преимущества компании ООО «Клин Линисс»:
- безупречная репутация в глазах клиентов;
- высокие ставки профессиональной ответственности, на каждом этапе работы;
- максимальное и неизменное качество услуг по оптимальной цене.
Принципы работы компании ООО «Клин Линисс»:
- индивидуальный подход к каждому клиенту;
- максимальная экономия времени клиента (оперативное и четкое решение административных проблем);
- сервис по звонку (срочный выезд консультанта на объект, профессиональные рекомендации и оперативный расчет стоимости услуг);
- применение современных, высокотехнологичных процессов обслуживания зданий и прилегающих территорий (сокращается время обслуживания, максимально увеличивается качество работы);
- лучшие профессиональные средства ухода (операторы в работе используют исключительно проверенное временем оборудование и материалы).
Компания ООО «Клин Линисс» готова взять на обслуживание все виды недвижимого имущества: офисы, магазины, выставочные залы, административные здания, музеи, склады, промышленные помещения, автостоянки и паркинги, а также прилегающие к выше перечисленным помещениям территории.
Недостатки в деятельности ООО «Клин Линисс» следующие. В компании сотрудники не всегда имеют образование и квалификацию, соответствующие реально исполняемой работе, так как фактически обучение за пределами фирмы практикуется редко. Причины:
- недооценка необходимости обучения со стороны самих руководителей;
- неопределенность будущего фирмы, а потому некоторая неясность, каким направлениям следует обучать;
- нехватка средств;
- опасения, что обучаемый сотрудник уйдет;
- отсутствие необходимых курсов или информации о тех структурах, которые проводят обучение;
- низкая оценка существующих курсов, уровня преподавания.
Формальной процедуры оценки деятельности нет. Работник сам видит результаты своего труда, а также те люди, кто принимают работу. Оценка происходит ежемесячно в виде заработной платы. Несмотря на то, что должностная иерархия в ООО «Клин Линисс» состоит из двух-трех уровней, и главенствует функциональная гибкость в исполняемых обязанностях, разница в оплате рядовых сотрудников и высших руководителей никак не меньше, а скорее больше, чем на крупных предприятиях.
Для предприятия характерен авторитарный стиль управления, который в настоящее время делает возможным быстрое принятие решений и мобилизацию сотрудников на их выполнение, позволяет быстро гасить и стабилизировать конфликтные ситуации. В настоящее время подходит для управления организацией, так как фирма находится в стадии роста.
Организационная культура предприятия характеризуется как культура власти. Исполнительный директор принимает решения на основе интуиции и опыта, не вдаваясь в глубокий анализ. Работа по мотивации персонала ведется, в основном, на принципах материального стимулирования, что характерно для почти всех небольших коммерческих организаций в настоящее время.
На наш взгляд, на рассматриваемом предприятии не выстроена и не регламентирована система отбора персонала в том виде, в каком он необходим, с учетом профессиональных требований к деятельности ООО «Клин Линисс». Также отсутствует система адаптации работников, проходящих испытательный срок, что влечет за собой скрытые расходы. Плохо развитые на предприятиях сферы малого бизнеса системы отбора и адаптации персонала являются, пожалуй, наиболее слабыми местами в управлении персоналом малых, а зачастую и средних предприятий.
Основными клиентами ООО «Клин Линисс» являются следующие организации: ОАО «Северский трубный завод», ООО «Завод промышленных сплавов», ООО «Уральские строительные смеси», ЗАО «Уралгоршахткомплект», ООО «Комекмашинери», ЗАО «НПП ТЭКО», ГУ Институт металлургии УрО РАН, Институт математики и механики Уральского отделения Российской академии наук, ООО Центр «Радуга», ОАО «Свердлвскнефтепродукт», ООО Бриллиантовая рука, ООО Парфюм-Центр, Торговая фирма «Опус», ЗАО «Урало-Сибирская торгово-промышленная компания», ЗАО «Торговая компания КААС» и многие другие.
Проведем теперь анализ внешних и внутренних условий рынка, на котором действует ООО «Клин Линисс». Он представлен в таблице 2.
Таблица 2
Анализ внешних условий рынка
Постановка вопроса при исследовании объекта или метод его анализа
Характеристика и оценка фактического состояния дел
На каких рынках действует компания?
На внутреннем рынке РФ
Какие из них наиболее важны для его процветания?
Внутренний рынок
Какова общая емкость каждого рынка (в том числе Россия, страны СНГ и ближнего зарубежья, а также другие страны-потребители)?
Общая емкость Российского рынка – 100%
Каковы основные сегменты каждого рынка интересующего предприятия?
Основные сегменты – поставщики, конкуренты, клиенты
Какова емкость каждого сегмента каждого рынка?
Занимают одинаковую емкость рынка
Где могут быть созданы новые рынки для услуг компании?
В новых регионах и городах РФ
Каковы прогнозируемые изменения и их причины?
Возможно уменьшение определенных сегментов рынка из-за нестабильной экономической ситуации, демографического спада
Какие действия необходимо предпринять компании в ответ на эти изменения?
Привлечение новых сегментов рынка за счет увеличения ассортимента услуг
Каковы ваши долговременные планы по каждому?
Добиться лидирующего положения в сфере клининговой деятельности
Учитываете ли вы результаты средне- и долгосрочных прогнозов?
Нет
Собираетесь ли вы расширить продажи в каждом (или некоторых) сегменте и что делаете для этого?
Да – увеличение доли сегментов рынка за счет увеличения ассортимента услуг в сфере клинингового бизнеса
Отметим, что касается типа рынка – это внутренний рынок сферы клинингового бизнеса. По отношению к контрольным границам сферы обмена: внутренний (местный) рынок; по характеру взаимоотношений между продавцом и покупателем: свободные; по характеру и уровню спроса и предложения на рынке: рынок покупателя; по характеру объекта товарного обмена: рынок услуг.
Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «Клин Линисс» действует только на внутреннем рынке Российской Федерации. Для более полного анализа внешних факторов, влияющих на деятельность ООО «Клин Линисс» был проведен анализ сильных и слабых сторон конкурентов и собственной организации. Максимальное количество баллов – 10 (идеальное состояние). Он представлен в таблице 3.
Таблица 3
Анализ сильных и слабых сторон конкурентов и ООО «Клин Лининг»
Факторы, характеризующие компанию
Преимущества
оценка
Недостатки вашей компании перед конкурентом
Х
наш ресторан
У
конкурент
Менеджмент предприятия
Предпринимательская культура и философия
Цели и формулируемые стратегии
Система мотивации сотрудников
Разница Х и У
6
7-8
Нет развитой предпринимательской культуры, не развита система мотивации сотрудников
Производство
Оборудование
Гибкость производственных линий
Качество производственного планирования и управления
Разница Х и У
8
8
Необходимо увеличить ассортимент услуг
Научные исследования и развитие
Интенсивность и результаты
Ноу-хау
Использование новых информационных технологий
Разница Х и У
5
5-7
Нет четкой корпоративной политики в сфере разработки новых исследований, несистематическое использование информационных технологий
Маркетинг
Организация сбыта
Расположение сбытовых филиалов
Фаза «жизненного цикла» у важнейших продуктов
Разница Х и У
4
6-7
У компании нет четкой и разработанной маркетинговой политики
Кадры
Возрастная структура
Уровень образования
Квалификация и мотивация менеджмента
Разница Х и У
6
7-8
Не у всех сотрудников есть соответствующая квалификация и образование
Финансы
Доля собственного капитала
Финансовый баланс
Возможность получения кредитов
Разница Х и У
6
6
Недостаточно разработанная финансовая стратегия компании
Таким образом, на основе проведенного анализа можно сделать вывод, что для дальнейшего завоевания большей доли рынка, ООО «Клин Линисс» необходимо разработать собственную политику и стратегию в сфере инновационного менеджмента, маркетинга и стимулирования потребительского спроса, а также улучшить качество обслуживания и расширить ассортимент предлагаемых услуг.
3 Мероприятия и рекомендации совершенствования систем управления на предприятии ООО «Клин Линисс»
3.1 Исследование и проектирование функций в системе управления
Основной целью ООО «Клин Линисс» является повышение конкурентоспособности за счет совершенствования кадровой политики. Данная цель может быть достигнута с помощью следующих задач:
- создание системы адаптации персонала;
- введение дополнительной системы мотивации персонала.
Предлагаем в основу кадровой политики заложить основополагающие принципы, такие как:
1. Миссия ООО «Клин Линисс» и ее стратегия, представленные в виде конкретных целей и стимулов для достижения, должны быть переведены на операциональный язык.
2. Все без исключения подразделения организации (основные и вспомогательные) должны быть ознакомлены со стратегическими целями и соответствующим образом мотивированы.
3. Стратегия должна стать повседневной обязанностью каждого сотрудника организации.
4. Стратегия организации должна превратиться в постоянный процесс.
5. Изменения должны быть мотивированы через административное лидерство.
Данные принципы смогут стать надежной базой для разработки стратегии ООО «Клин Линисс» в области управления кадровой политикой.
Следует отметить, что деятельность по предоставлению услуг отличается от производственной деятельности в иных сферах экономики отсутствием жесткой причинно-следственной обусловленности между отдельными внутренними процессами, имеющими место в рамках предприятия.
Отметим, что улучшение кадровой политики способствует улучшению качества услуг ООО «Клин Линисс» в целом и способствует реализации основных перспектив. Таким образом, после установления главной цели по совершенствованию кадровой политики, и перед тем как перейдем к рассмотрению мероприятий по совершенствованию управления персоналом в ООО «Клин Линисс», рассмотрим основные функции СУ.
В любой организации люди осуществляют деятельность, которая направлена как на процессы, существующие внутри организации, так и на внешнее окружение. Выполнение данной деятельности и обусловлено функциями управления. Функции – это циклически повторяющиеся процессы, которые обеспечивают достижение системы целей.
Существует три вида функций: общие, конкретные и специальные. Общие функции: планирование, организация, координация, мотивация, контроль. Конкретные функции: управление маркетингом, персоналом, экономический анализ, финансовая деятельность. Специальные функции: управление сбытом, маркетинговыми исследованиями и так далее.
Функции впервые были описаны в 1916 году известным ученым Анри Файолем в работе «Общее и промышленное управление». По его мнению, управление включает в себя планирование, организацию, распорядительное воздействие, координацию и контроль.
Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет сегодня говорить уже о большем количестве общих функций современного предприятия (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).
Зарубежные исследователи М. Альберт, М. Мескон и Ф. Хедоури выделили пять основных функций управления:
- организация;
- мотивация;
- планирование;
- контроль
- координация.
Организация предполагает создание определенной структуры в организации. Чтобы компания могла успешно реализовывать свою деятельность, необходимо правильно организовать и структурировать все ее элементы. Так как в организации важную роль играет персонал, то необходимо правильно организовать его деятельность, распределить должностные функции каждого сотрудника.
Мотивация – это необходимое условие выполнения должностных обязанностей сотрудниками в соответствии с целью организации. Руководитель должен выявить потребности сотрудников организации и правильно их мотивировать на эффективную деятельность с целью удовлетворения данных потребностей.
Планирование включает в себя решения о том, каким целям будет следовать организация, и что должны предпринять ее сотрудники для достижения данных целей. При планировании необходимо ответить на такие важные вопросы как: в каком состоянии на данный момент находится организация; что она желает достичь; с помощью каких методов она будет добиваться желаемого положения.
Контроль предполагает координацию и регулирование всей деятельности организации. Необходимо контролировать все процессы, происходящие в организации. Это можно сделать с помощью установления стандартов деятельности, постоянного контроля над тем, что было сделано для достижения данных стандартов в определенный промежуток времени, а также постоянная корректировка деятельности организации, способствующая достижению основных целей организации.
И наконец, координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность управления для достижения согласованности в деятельности всех членов организации.
Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет уже сегодня говорить о большем количестве общих функций управления современным предприятием (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).
3.2 Проектирование СУ методом организационного моделирования
Для совершенствования СУ в компании ООО «Клин Линисс» предлагаем использовать в совокупности следующие мероприятия.
Во-первых, разработать систему введения в должность новых сотрудников. Многие исследования четко указывают, что, раздумывая, стоит ли оставаться, работник в наибольшей степени опирается на впечатления первых трех-четырех месяцев. Хорошо проведенное введение в должность сильно повлияет на принятие решения. Процесс введения в должность должен быть адекватным самой работе и качествам нового работника, то есть основываться на индивидуальном подходе. Однако есть методы, которые применяются в отношении любого работника, способствующие более быстрой адаптации на новом месте:
- основная информация о компании (включает в себя ключевые сведения об услугах, краткую историю, информацию о важнейших персоналиях, основных клиентах, географию деятельности, последние достижения, такие например как крупные контракты, информация о структуре компании, миссии, системе ценностей, подробности о системе коммуникаций);
- основная информация о подразделении и собственно рабочем месте (подробное описание структуры подразделения, знакомство с коллегами, представление о том, какими должны быть конечные результаты подразделения в целом, его стандарты и ожидания);
- информация об условиях работы (включает данные о рабочем договоре, о рабочих часах, размере и оплате труда, расположение места работы и т.д.).
Предлагаем создать программу введения в должность. Она представлена в таблице 4.
Таблица 4
Программа введения в должность сотрудника ООО «Клин Линисс»
Этап
Мероприятия
1
Встреча с менеджером по кадрам.
2
Знакомство с компанией – предоставление кодекса и основной информации о ООО «Клин Линисс».
3
Экскурсия по предприятию, знакомство с директором.
4
Знакомство с охраной труда в организации, получение фирменной одежды (при необходимости для некоторых категорий сотрудников).
5