"Иные меры ПИАР. (Презентация; конференция)"

Введение
1. Теоретические аспекты организации специальных мероприятий: презентация и конференция
1.1 Роль специальных мероприятий в PR-деятельности
1.2 Типология специальных мероприятий
1.3 Принципы организации специальных мероприятий
1.4 Технология организации специальных мероприятий
1.5 Принципы работы с прессой в процессе организации специальных мероприятий
2.Проведения презентации для ЗАО «Севмормонтаж»
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

"Иные меры ПИАР. (Презентация; конференция)"

4. Организационный этап;
5. Проведение мероприятия;
6. Подведение итогов.
Для событий небольшого масштаба посылаются персональные приглашения редакторам и журналистам или приглашаются небольшие группы представителей печати. Для освещения крупного события приглашения направляют центральным, отраслевым, местным изданиям, теле- и радиокомпаниям. В приглашении четко указываются характер и программа встречи, место и время встречи, график движения транспорта к месту прибытия, место размещения. Указываются условия приема журналистов — обеспечивается ли бесплатный проезд, гостиница и питание. Бесплатность проезда не обязательна, заинтересованные СМИ могут прислать представителей за свой счет. На потенциально интересное событие журналисты, в том числе, иностранные приедут, даже если им самим придется оплачивать расходы. Однако указывать условия посещения обязательно — они могут повлиять на решение редактора — посылать своего представителя или нет.
В месте прибытия журналистов должен встретить кто-то из организаторов и сопровождать их в процессе всего маршрута. Журналистам раздаются папки со справочно-информационными материалами. Во время посещения организации возможность встретиться с её руководителем не менее интересна, чем само посещение. Члены руководства могут сопровождать журналистов во время экскурсии. Ведение группы следует поручить специально подготовленному гиду. Перед началом экскурсии руководитель организации произносит небольшую речь, затем группу ведут по маршруту. После завершения экскурсии руководители организации отвечают на вопросы.
Крупные организации нередко проводят мероприятия, не предназначенные специально для прессы — конференции, приемы, юбилеи, встречи. Пригласив журналистов на эти мероприятия, и создав им условия для работы, организация получает возможность рекламы.
1.4 Технология организации специальных мероприятий
Подготовку к мероприятию следует начинать за две недели (иногда более) до даты ее проведения. Ниже представлены основные этапы организации.
1. Определение целей и задач мероприятия .
2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы.
3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).
4. Подготовка и согласование сценария проведения мероприятия. Факторы, которые важны:
место проведения мероприятия;
продолжительность мероприятия;
спикеры, время и темы их выступлений;
наличие информационных материалов и сувенирной продукции;
привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);
привлечение других подрядных организаций, в том числе PR‑агентства;
оформление зала;
обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;
ведущий мероприятия.
5. Составление списков СМИ и их утверждение.
6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.
7. Пишется текст приглашения, который должен содержать:
информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;
логотип компании;
дату, время и место проведения мероприятия;
темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;
краткое описание освещаемой темы;
краткую информацию о компании (бэкграундер);
для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения мероприятия.
8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме мероприятия (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после мероприятия организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:8
а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;
б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:
наводящего вопроса первому журналисту;
беседы с главным редактором или редактором отдела;
установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.
9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении мероприятия.
10. В процессе устного приглашения журналистов необходимо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирования спикеров.
11. Еще один звонок журналистам делается накануне мероприятия, является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли ваши планы посетить мероприятие?»
12. Пишется пресс‑релиз, который должен:
включать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию;
содержать логотип компании;
соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов компании.
13. Обязательно создается информационная папка для журналистов. Классическая пресс‑папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):
программа мероприятия, включая список спикеров;
пресс-релиз;
биографии с фотографиями спикеров компании;
копии презентаций спикеров (могут предоставляться в электронном виде на CD‑ROM);
фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD‑ROM);
информация о рынке, на котором работает компания;
актуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании);
истории успеха;
цифры и факты (факт‑лист);
background компании;
брошюра (или история компании);
корпоративный бюллетень или издание;
визитки контактного лица ( PR ‑менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит общение со СМИ). В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании;
папка с логотипом компании (или пакет), в которую упаковывается весь указанный набор материалов.
Пресс-папка может отличаться от приведенного списка, но в ней обязательно должны присутствовать материалы, выделенные жирным шрифтом.
14. Подготавливается презентация для спикеров (при необходимости).
15. Заблаговременно, до мероприятия, составляется список наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами:
а) с использованием профессиональной интуиции;
б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией.
16. До мероприятия PR‑менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает:9
информирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия;
определение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и сценария мероприятия;
информирование об отношении СМИ и настрое журналистов;
напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ;
обсуждение списка сложных вопросов и совместная выработка ответов.
17. На мероприятие PR‑менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бейдж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:
сформированные пресс‑папки для журналистов;
именные бейджи для журналистов с названием изданий;
бейджи для спикеров;
списки для регистрации и собственные визитки в достаточном количестве;
таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;
настольные таблички с именами спикеров;
табличку «Регистрация» на стол регистрации;
элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.
18. Необходимо проверить степень готовности залов для мероприятия и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Заранее, до мероприятия (еще лучше, до появления журналистов), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.
19. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) один из представителей компании должен встречать журналистов у входа. В случае доставки журналистов собственным транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.
20. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс‑папки и дополнительную информацию.
21. Во время регистрации всем участникам мероприятия желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.
22. PR‑менеджер должен следить за регламентом проведения мероприятия. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10‑15 минут необходимо отвести на вопросы журналистов.
23. По окончании официальной части во время фуршета PR‑менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини‑интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.
24. По окончании мероприятия PR‑менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в мероприятия.
25. В тот же день после проведения мероприятия необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии.
26. В течение 2‑3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.
27. В течение 3‑5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. (Рекомендации в отношении очередности телефонных звонков смотри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций.
28. Публикации собираются по мере их выхода, подшиваются, а копии рассылаются по компании.
1.5 Принципы работы с прессой в процессе организации специальных мероприятий
Для создания эффективных media-relations, которые являются ключом к созданию позитивного имиджа, прежде всего необходимо понять систему публикаций газет, журналов и принципы выпуска радио и телепередач. Это можно сделать за счет тщательного анализа различных публикаций и анализа радио и телепрограмм. В процессе работы с прессой необходимо выстраивать личные отношения с корреспондентами, редакторами, ведущими.
В зависимости от того, на каком рынке работает компания, будет формироваться список изданий, с которыми необходимо выстраивать отношения. С точки зрения известных специалистов по PR М.Б. Горкиной, А.А. Мамонтова, И.Б. Манна об издании необходимо знать следующее:10
1. Название;
2. Тип издания (газета, еженедельник и т.п.);
3. Тираж;
4. Распространение;
5. Периодичность;
6. Dead line (последний день, час подачи материала в текущий номер).
7. Адрес, телефон, факс, email редакции;
8. Принадлежность к какому-либо издательскому дому. (Иногда такие издания обслуживает одна объединенная редакция. Это означает, что один и тот же журналист, специализирующийся на определенном рынке, работает на все издания данного дома, именно он и будет контактным лицом);
9. Имя, телефон и персональный email редактора отдела новостей;
10. Имя, телефон и персональный email журналиста, пишущего о вашей отрасли.
Информацию по пунктам 1-8 данного списка можно получить из внешних источников, персональные данные журналистов лучше всего узнать у них непосредственно в процессе личного общения. Первый разговор с журналистом (очный или по телефону) очень важен для менеджера по PR. М.Б. Горкина советует «He выкладывайте сразу цель своего звонка. Позиционируйте себя, постарайтесь сделать так, чтобы вас запомнили, прочно связали с именем вашей компании, поняли, что звонит не обычный рассыльщик пресс-релизов, а серьезный профессионал»11.
Нужно создать и периодически обновлять базу СМИ. Подобная база может представлять собой своеобразную медиа-картотеку, где будут перечислены основные медиа-контакты предприятия, а так же их основные характеристики.
Такая картотека может использоваться специалистом по работе с прессой, если число изданий-партнеров невелико – до нескольких десятков. В пресс-карте перечисляются издания, предпочтительные для размещения материалов организации, их реальный (а не заявленный) тираж. Реальный тираж может отличаться от заявленного в обе стороны – например, быть меньше для малопопулярных изданий, и, наоборот – больше для популярных.
Существует несколько средств, с помощью которых достигаются взаимовыгодные отношения с СМИ и формируется паблисити. Среди них наиболее эффективны следующие:12
1) будьте полезны СМИ;
2) создавайте себе репутацию надежного и своевременного источника;
3) проводите как можно больше пресс конференций и интервью, давая возможность журналистам непосредственно наблюдать за событиями, происходящими в организации;
4) заводите личные контакты с представителями СМИ, основанные на честности и взаимном профессиональном уважении.
Один из самых эффективных механизмов общения с прессой – это создание новостей или информационных поводов для пресс событий. Новостные материалы обеспечивают текущую работу с прессой, поэтому необходимо четко понимать, что такое новость и в каком ключе с ней нужно работать, чтобы отношения с прессой оставались взаимовыгодными. Новости можно определить как любую информацию, еще неизвестную ее получателям.
В арсенале любого профессионального работника службы по паблик рилейшнз, отвечающего за связи со СМИ, должен быть также определенный объем PR-текстов, материалов, которыми оперирует PR-служба. Именно такие материалы способны помогать формировать долгосрочные и взаимовыгодные отношения с представителями СМИ. Насколько этот арсенал будет разнообразным и креативным зависит от самой службы по паблик рилейшнз и людей работающих в ней. Общий перечень этих материалов следующий:13
1)Бэкграундеры (backgrounder), т.е. информация текущего, событийного характера;
2) Ньюз-, или пресс-релиз (news-release, press-release);
3) Медиа-кит (media-kit, - медиа-набор/комплект/ пакет). Медиа-, или пресс-кит – второе по значимости средство ПР после пресс-релиза;
4) Занимательная статья (the feature) – это статья, цель которой – не столько информировать, сколько развлекать;
5) Кейс-история (the case history), или случай-история;
6) Именные, или авторские статьи (by-liner);
7) Обзорные статьи (round-up article);
8) Факт-лист (fact sheet);
9) Форма «Вопрос-ответ» (question-and-answer form);
10) Биография;
11) Фотографии.
Ключевой материал из перечисленного выше списка – это ньюз-релиз, который создает впечатление об имидже компании. При создании ньюз-релиза следует учесть:
- релиз не должен восприниматься как реклама;
- релиз лучше писать в стиле, который использует тот журналист, которому он будет послан;
- релиз должен быть написан в стиле обычной рукописи, а не в форме делового письма. Избегайте специфических правил написания документов, не используйте заглавные буквы в тех случаях, когда это совершенно не нужно.
Наиболее простой способ научиться готовить релизы – тщательно анализировать технику написания статей в газете. Существует несколько базовых моментов:
а) содержание релиза следует раскрывать не с упоминания названия организации или проекта, а с конкретной деятельности этой организации. Например, рекомендуется написать: «Новый маршрут в Японию был предложен компанией Британские Авиалинии», вместо: «Британские Авиалинии предложили новый маршрут в Японию».
б) лидабзац – должен кратко обобщать все содержание релиза.
Оптимальная структура релиза включает 7 пунктов:14
1. Предмет – содержание ньюз релиза;
2. Организация – название организации или проекта;
3. Месторасположение организации;
4. Преимущества – укажите, в чем заключается новость;
5. Клиенты – кто особенно заинтересован в данной информации;
6. Детали – укажите цвета, названия цены и т. д;
7. Реквизиты фирмы (адрес, телефон).
В приведенной выше формуле представлен список важных блоков информации, необходимой для написания релизов. В формуле сделан акцент на последовательность изложения данных, и, имея перед собой такую формулу-образец, составитель релиза всегда может уточнить, все ли он указал. Но, одновременно, вовсе не обязательно, чтобы в релизе было именно семь параграфов, главное, чтобы информация в них была максимально согласованной.
Главная цель регулярного общения с журналистами – получить обратную связь, т.е. запрос на предоставление дополнительной информации, комментария, интервью – и тем самым начать формирование паблисисти. В общении с журналистами имеет смысл придерживаться политики «правдивой информации», так как-то, что было не досказано или искажено, они все равно узнают из других источников, но отношения при этом будут безнадежно испорчены.
2. Проведения презентации для ЗАО «Севмормонтаж»
Основной деятельностью компании ЗАО «Севмормонтаж» (ЗАО «СММ») - является поставка, монтаж и демонтаж портового перегрузочного оборудования. На счету предприятия ряд успешно реализованных проектов, годами наработанный опыт и широкие производственные возможности. История компании ведет свое начало с 1945 года, когда в послевоенный период было образовано ФГУП «Севмормонтаж» для восстановления парка перегрузочного оборудования в портах России. Постоянное отслеживание состояния парка перегрузочного оборудования в российских портах, а также знание рынка перегрузочного оборудования на Западе, позволяет специалистам компании предположить, какие нужды испытывает сегодня портовое хозяйство страны. В связи с этим предприятие предлагает как большой спектр грузозахватных приспособлений, так и перегрузочную технику высокой грузоподъемности.
Презентация портального крана «Аист» проводилась в Мурманском морском торговом порту и была приурочена к запуску крана «Аист», разработанного и произведенного ЗАО «Севмормонтаж». Портальный кран «Аист» (г/п 16/20/32), смонтированный в порту Мурманска к апрелю 2005 года, является дебютным экземпляром данной серии. С него начинается новый этап работы компании как производственного предприятия полного цикла, способного как разработать, так и построить и смонтировать новое крановое оборудование. Впоследствии специалисты компании приступили к изготовлению кранов двух других серий «Витязь и «Ворон». Таким образом, презентация в Мурманске должна была дать удачный старт и дать понять техническим специалистам портов России, что теперь есть отечественный производитель, который находится в непосредственной близости и производит качественное современное крупногабаритное оборудование.
Поскольку основной круг клиентов компании очерчивается портами России и СНГ, то презентацию было решено приурочить к очередному заседанию технического комитета Ассоциации Морских Торговых портов, проводимому в Мурманске. Время проведения – 17-19.05.2005. Список приглашенных формировался автоматически из состоящий в комитете технических директоров и специалистов портов и из приглашенных ЗАО «Севмормонтаж», в которых компания была непосредственно заинтересована. Таким образом, к маю 2005 года список был сформирован, а приглашения разосланы и оформлены. Список сотрудников для участия и обеспечения мероприятия также был сформирован.