Вход

основы делопроизводства.

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 324871
Дата создания 08 июля 2013
Страниц 34
Покупка готовых работ временно недоступна.
1 310руб.

Содержание

Оглавление
Введение
1. Основополагающие нормы ведения и организации делопроизводства
1.1. Теоретические основы организации делопроизводства
1.2. Организация документооборота
1.3. Основные положения федеральных законов и нормативно методических документов в делопроизводственных процессах
2. Организация документооборота в ООО «СтройНеваПласт»
2.1. Общая характеристика ООО «СтройНеваПласт»
2.2. Схема документооборота ООО «СтройНеваПласт»
2.3. Предложения по совершенствованию делопроизводства и организации труда делопроизводственного персонала
Заключение
Список литературы
Приложение 1. Схема документооборота на предприятии
Приложение 2. Схема движения заказа и счета - фактуры при продаже и отпуске товара
Приложение 3. Схема движения заказа и счета - фактуры при продаже и отпускетовара

Введение

основы делопроизводства.

Фрагмент работы для ознакомления

Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя.4. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.Подводя некоторые итоги, можно выделить следующие значения «документа»:1.Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты – носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.2.Документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.3. В состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).Таким образом, развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.1.2. Организация документооборотаУправленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Распространяя содержание понятия «технологии» на ДОУ и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технология ДОУ определяется как система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приёмов и правил.Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:технологии обработки поступающих и отправляемых документов;технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из её внутренней структуры;технологии обработки документной информации и накопления документов;технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспечения без привязки к конкретной организации можно графически определить следующим образом:Рис. 1. Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспеченияСовокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно называлась документооборотом. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.1.3. Основные положения федеральных законов и нормативно методических документов в делопроизводственных процессахИзучение предшествующего исторического опыта показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций.Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).В развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации — юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г.С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене».Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют большое значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу РФ документированной информации, отнесенной к государственной тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому национальному достоянию; к архивному фонду; к иным категориям документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством РФ. Таким образом, информационное право по отношению к документированной информации дополнилось регулированием международного обмена ею.Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон.Согласно закону, электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В определенных условиях, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т.д., а также в законодательных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). 2. Организация документооборота в ООО «СтройНеваПласт»2.1. Общая характеристика ООО «СтройНеваПласт»ООО «СтройНеваПласт» осуществляет деятельность на рынке по производству, продаже полиэтиленовых фитингов и оказанию услуг на объекте по сварке полиэтилена в Санкт-Петербурге и Северо-западе.На рынке Санкт-Петербурга и Северо-западе, ООО «СтройНеваПласт» работает третий год и занимает небольшое место, но с каждым годом увеличивает процент занимаемой доли на рынке. Умелое управление предприятием, высококвалифицированные сотрудники, владеющие технологией производства, позволит в будущем вывести предприятие на лидирующие позиции на данном рынке.Полное название предприятия: Общество с ограниченной ответственностью «СтройНеваПласт».Сокращенное название предприятия: ООО «СтройНеваПласт».Юридический адрес: 196681, г. Санкт-Петербург, Лиговский пр. 92-ГФактический адрес: г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, Старогатчинское ш. д.2, телефон: (812) 465-28-38Общество с ограниченной ответственностью было зарегистрировано 06 апреля 2008 года.Уставной капитал OOO «СтройНеваПласт» составляет 10 000 рублей, это соответствует минимальному нормативному уровню для обществ с ограниченной ответственностью.В настоящее время объемы продаж OOO «СтройНеваПласт» на 90% состоят из собственной продукции. Вся изготавливаемая продукция сертифицирована: Сертификат соответствия № РОСС RU. СЛ19.В00275, № РОСС RU. СЛ19.В00276.Общество с ограниченной ответственностью «СтройНеваПласт» – это предприятие, осуществляющее производство, оптовую торговлю и оказание услуг на объектах по сварке полиэтилена. Его организационная структура представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления предприятием - это, прежде всего, иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи, и достигаются цели, стоящие перед предприятием, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех звеньев и работников предприятия – от рабочего до директора (рис. 2.).Рис. 2. Организационная структура управления «СтройНеваПласт»Центральный орган, управляющий производством на предприятии, в лице генерального директора и его заместителя, руководителя направления концентрирует внимание на конечном целевом результате. Контроль и регулирование промежуточных результатов поручается руководителям и специалистам нижних звеньев. Чтобы своевременно достичь заданного результата, генеральный директор предприятия осуществляет постоянный контроль, координацию и корректировку деятельности подчиненных. Для этого устанавливается чёткая субординация работников, порядок сбора и подготовки необходимой для управления информации (о расстановке и деятельности персонала на рабочих местах; движении ресурсов в производственном процессе и обороте и т.п.).ООО «СтройНеваПласт» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов.2.2. Схема документооборота ООО «СтройНеваПласт»Схема документооборота строится для каждого подразделения системы управления, представляет собой таблицу, с левой стороны которой по вертикали формулируются функции управления, выполняемые конкретными функциональными подразделениями, а по горизонтали по каждой функции указываются последовательно слева направо следующее данные: виды документов, формы данных, выходящих или поступающих в подразделение; наименование подразделения или организации, откуда поступают или куда направляются после обработки или составления документы, формы или данные; наименование и количество технических средств, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных, должностных лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных; периодичность обработки документа, формы или данных в течение года, количество раз, когда. Рассмотрим документооборот предприятия, связанный с логистической деятельностью.Схемы документооборота рассматриваемой организации представлены в приложениях. Поставщики и Покупатели проходят аккредитацию в одном из Расчетных банков и получают ключевые дискеты для работы в Системе (Приложение 1).Поставщики размещают в торговой части Системы каталоги товаров. Каталог товаров и услуг содержит полное описание товара (ГОСТы, артикулы, отраслевые идентификаторы, фото, технические и другие характеристики), а также условия, на которых поставщик готов поставить товар или предоставить соответствующую услугу.Покупатели выбирают интересующий их товар, обсуждают условия сделки и оформляют заказ.После подтверждения Покупателем заказа Система автоматически формирует электронный счет на оплату. Выставленный счет может быть просмотрен и Покупателем и Поставщиком.На основании выставленного счета, Покупателем формируется платежное поручение.Автоматически платежное поручение передается в банк Покупателя. Документ обрабатывается в банковской системе. Осуществляется перевод средств и формируется выписка по счету. Исходящие платежи отправляются в банк Поставщика. Если между банками нет прямых корреспондентских отношений, этот процесс происходит традиционным образом - через РКЦ.После зачисления средств на счет Поставщика, в банке Поставщика формируется для него выписка и направляется в Систему, где она автоматически квитуется как с выставленным счетом, так и со сформированным заказом. Вся информация доступна для просмотра.Таким образом, Поставщик имеет возможность получать оперативную информацию о приходе денег на свой счет по каждому конкретному заказу.В зависимости от функционального назначения в логистических процессах на складах участвуют следующие группы документов:документы, используемые для оформления приемки товаров документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение документы, используемые для оформления отпуска, продажи товаров (Приложение 2 и 3). ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ1. Журнал учета поступающих грузов Применяется для регистрации сопроводительных документов поставщиков и транспортных организаций на поступающие грузы и контроля их оприходования на складе предприятия2. Книга регистрации выдачи счетов-фактур 3. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке товара Применяется для оформления приемки товароматериальных ценностей, имеющих количественные расхождения против данных сопроводительных документов поставщика4. Акт о приемке товара по качеству Применяется при оформлении приемки товароматериальных ценностей, имеющих расхождения против данных сопроводительных документов поставщика5.

Список литературы

Список литературы

1.Конституция Российской Федерации [Текст]: офиц. текст. – М.: Юрайт, 2009. – 47 с.
2.Об участии в международном информационном обмене [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 5 июня 1996 г.] № 85 - ФЗ // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
3.О государственной тайне [Электр. ресурс]: закон [в ред. Федеральных законов от 06.10.1997 N 131-ФЗ, от 30.06.2003 N 86-ФЗ, от 11.11.2003 N 153-ФЗ, от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 01.12.2007 N 294-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 27.03.1996 N 8-П, определениями Конституционного Суда РФ от 10.11.2002 N 293-О, от 10.11.2002 N 314-О] // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
4.Об электронной цифровой подписи [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 13 декабря 2001 г.: одобр. Советом Федерации 26 декабря 2001 г.] № 1 - ФЗ // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс».
5.Федеральная целевая программа (ФЦП) «Электронная Россия» [Электр. ресурс]: программа [утв. Постановлением Правительства РФ 28 января 2002 г.] № 65 // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
6.Об архивном деле в Российской Федерации [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 1 октября 2004 г.: одобр. Советом Федерации 13 октября 2004 г.] № 125 - ФЗ // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
7.Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 - ФЗ // Справ. - правовая система «КонсультантПлюс»
8.Федеральная целевая программа (ФЦП) «Электронная Россия» [Электр. ресурс]: программа [утв. Постановлением Правительства РФ 28 января 2002 г.] № 65 // Доступ из справ. - правовая системы «КонсультантПлюс»
9.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Приор, 2003. - 32 с.
10.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. 8 ноября 2005г.). - М.: Приор, 2007. - 71 с.
11.Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. – 456 с.
12.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел – синтез, 2004. – 408 с.
13.Организация работы с документами / под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.
14.Охотников А.В, Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. – М.: МарТ, 2005. – 304 с.
15.Петров М.П. О содержании понятия «официальный документ» // Журнал российского права. – 2004. - №2. – С. 64 – 73.
16.Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30 - 2003). – М.: РДЛ, 2003. – 208 с.

Очень похожие работы
Найти ещё больше
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00511
© Рефератбанк, 2002 - 2024