основы делопроизводства.

Оглавление
Введение
1. Основополагающие нормы ведения и организации делопроизводства
1.1. Теоретические основы организации делопроизводства
1.2. Организация документооборота
1.3. Основные положения федеральных законов и нормативно методических документов в делопроизводственных процессах
2. Организация документооборота в ООО «СтройНеваПласт»
2.1. Общая характеристика ООО «СтройНеваПласт»
2.2. Схема документооборота ООО «СтройНеваПласт»
2.3. Предложения по совершенствованию делопроизводства и организации труда делопроизводственного персонала
Заключение
Список литературы
Приложение 1. Схема документооборота на предприятии
Приложение 2. Схема движения заказа и счета - фактуры при продаже и отпуске товара
Приложение 3. Схема движения заказа и счета - фактуры при продаже и отпускетовара

основы делопроизводства.

Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя.4. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.Подводя некоторые итоги, можно выделить следующие значения «документа»:1.Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты – носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.2.Документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.3. В состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).Таким образом, развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.1.2. Организация документооборотаУправленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Распространяя содержание понятия «технологии» на ДОУ и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технология ДОУ определяется как система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приёмов и правил.Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:технологии обработки поступающих и отправляемых документов;технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из её внутренней структуры;технологии обработки документной информации и накопления документов;технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспечения без привязки к конкретной организации можно графически определить следующим образом:Рис. 1. Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспеченияСовокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно называлась документооборотом. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.1.3. Основные положения федеральных законов и нормативно методических документов в делопроизводственных процессахИзучение предшествующего исторического опыта показало, что эффективность решения данных вопросов зависит от того, насколько урегулирована в правовом отношении системная категория «документированная информация», которая обусловливает жизнедеятельность всех сфер общественной и личной жизни граждан и всех возможных форм их ассоциаций.Анализируя нормативную базу работы с документами в Российской Федерации, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия сохранила действие советских актов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).В развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».Этот закон содержит ряд важнейших основополагающих положений для документационного обеспечения управления: он определяет терминосистему, порядок документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, устанавливает ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации — юридические лица. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г.С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене».Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют большое значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу РФ документированной информации, отнесенной к государственной тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому национальному достоянию; к архивному фонду; к иным категориям документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством РФ. Таким образом, информационное право по отношению к документированной информации дополнилось регулированием международного обмена ею.Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон.Согласно закону, электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. В определенных условиях, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.Можно констатировать, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а архивное законодательство решает только вопросы архивного хранения документов. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям, например, законах о нотариате, бухгалтерском учете, налогообложении и т.д., а также в законодательных кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). 2. Организация документооборота в ООО «СтройНеваПласт»2.1. Общая характеристика ООО «СтройНеваПласт»ООО «СтройНеваПласт» осуществляет деятельность на рынке по производству, продаже полиэтиленовых фитингов и оказанию услуг на объекте по сварке полиэтилена в Санкт-Петербурге и Северо-западе.На рынке Санкт-Петербурга и Северо-западе, ООО «СтройНеваПласт» работает третий год и занимает небольшое место, но с каждым годом увеличивает процент занимаемой доли на рынке. Умелое управление предприятием, высококвалифицированные сотрудники, владеющие технологией производства, позволит в будущем вывести предприятие на лидирующие позиции на данном рынке.Полное название предприятия: Общество с ограниченной ответственностью «СтройНеваПласт».Сокращенное название предприятия: ООО «СтройНеваПласт».Юридический адрес: 196681, г. Санкт-Петербург, Лиговский пр. 92-ГФактический адрес: г. Санкт-Петербург, г. Пушкин, Старогатчинское ш. д.2, телефон: (812) 465-28-38Общество с ограниченной ответственностью было зарегистрировано 06 апреля 2008 года.Уставной капитал OOO «СтройНеваПласт» составляет 10 000 рублей, это соответствует минимальному нормативному уровню для обществ с ограниченной ответственностью.В настоящее время объемы продаж OOO «СтройНеваПласт» на 90% состоят из собственной продукции. Вся изготавливаемая продукция сертифицирована: Сертификат соответствия № РОСС RU. СЛ19.В00275, № РОСС RU. СЛ19.В00276.Общество с ограниченной ответственностью «СтройНеваПласт» – это предприятие, осуществляющее производство, оптовую торговлю и оказание услуг на объектах по сварке полиэтилена. Его организационная структура представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления предприятием - это, прежде всего, иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи, и достигаются цели, стоящие перед предприятием, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех звеньев и работников предприятия – от рабочего до директора (рис. 2.).Рис. 2. Организационная структура управления «СтройНеваПласт»Центральный орган, управляющий производством на предприятии, в лице генерального директора и его заместителя, руководителя направления концентрирует внимание на конечном целевом результате. Контроль и регулирование промежуточных результатов поручается руководителям и специалистам нижних звеньев. Чтобы своевременно достичь заданного результата, генеральный директор предприятия осуществляет постоянный контроль, координацию и корректировку деятельности подчиненных. Для этого устанавливается чёткая субординация работников, порядок сбора и подготовки необходимой для управления информации (о расстановке и деятельности персонала на рабочих местах; движении ресурсов в производственном процессе и обороте и т.п.).ООО «СтройНеваПласт» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов.2.2. Схема документооборота ООО «СтройНеваПласт»Схема документооборота строится для каждого подразделения системы управления, представляет собой таблицу, с левой стороны которой по вертикали формулируются функции управления, выполняемые конкретными функциональными подразделениями, а по горизонтали по каждой функции указываются последовательно слева направо следующее данные: виды документов, формы данных, выходящих или поступающих в подразделение; наименование подразделения или организации, откуда поступают или куда направляются после обработки или составления документы, формы или данные; наименование и количество технических средств, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных, должностных лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных; периодичность обработки документа, формы или данных в течение года, количество раз, когда. Рассмотрим документооборот предприятия, связанный с логистической деятельностью.Схемы документооборота рассматриваемой организации представлены в приложениях. Поставщики и Покупатели проходят аккредитацию в одном из Расчетных банков и получают ключевые дискеты для работы в Системе (Приложение 1).Поставщики размещают в торговой части Системы каталоги товаров. Каталог товаров и услуг содержит полное описание товара (ГОСТы, артикулы, отраслевые идентификаторы, фото, технические и другие характеристики), а также условия, на которых поставщик готов поставить товар или предоставить соответствующую услугу.Покупатели выбирают интересующий их товар, обсуждают условия сделки и оформляют заказ.После подтверждения Покупателем заказа Система автоматически формирует электронный счет на оплату. Выставленный счет может быть просмотрен и Покупателем и Поставщиком.На основании выставленного счета, Покупателем формируется платежное поручение.Автоматически платежное поручение передается в банк Покупателя. Документ обрабатывается в банковской системе. Осуществляется перевод средств и формируется выписка по счету. Исходящие платежи отправляются в банк Поставщика. Если между банками нет прямых корреспондентских отношений, этот процесс происходит традиционным образом - через РКЦ.После зачисления средств на счет Поставщика, в банке Поставщика формируется для него выписка и направляется в Систему, где она автоматически квитуется как с выставленным счетом, так и со сформированным заказом. Вся информация доступна для просмотра.Таким образом, Поставщик имеет возможность получать оперативную информацию о приходе денег на свой счет по каждому конкретному заказу.В зависимости от функционального назначения в логистических процессах на складах участвуют следующие группы документов:документы, используемые для оформления приемки товаров документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение документы, используемые для оформления отпуска, продажи товаров (Приложение 2 и 3). ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ1. Журнал учета поступающих грузов Применяется для регистрации сопроводительных документов поставщиков и транспортных организаций на поступающие грузы и контроля их оприходования на складе предприятия2. Книга регистрации выдачи счетов-фактур 3. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке товара Применяется для оформления приемки товароматериальных ценностей, имеющих количественные расхождения против данных сопроводительных документов поставщика4. Акт о приемке товара по качеству Применяется при оформлении приемки товароматериальных ценностей, имеющих расхождения против данных сопроводительных документов поставщика5.