Документационное обеспечение организации участия предприятия в конференциях, выставках, рекламных компаниях и тд

Содержание
Введение
1. Выставки, ярмарки, конференции как инструмент маркетинга
2. Организация мероприятия
3. Документообеспечение
3.1. До начала мероприятия
3.2. Документы на мероприятии
3.3. После мероприятия
4. Регистрация и оформление участия
Заключение
Список литературы

Документационное обеспечение организации участия предприятия в конференциях, выставках, рекламных компаниях и тд

- дату, сроки и место проведения мероприятия;
- необходимую и/или желательную степень участия предприятия в мероприятии.
Для ускорения процесса принятия руководителем необходимого решения к докладной записке можно приложить смету предполагаемых расходов (образцы докладной записки и сметы см. ниже).
Образец
Директору ООО «Надежность» Сигизмундову С.С.
начальника отдела снабжения Доставалова Д.Д.
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что в городе N-ске в период с 10 по 15 октября 2006 года будет проходить выставка «Окна и двери — 2006». На ней будет представлена продукция ведущих украинских и зарубежных производителей фурнитуры, в том числе используемая при изготовлении дверей (петли, замки, ручки и проч.). По мнению сотрудников подведомственного мне отдела и наших контрагентов, данная выставка имеет достаточно высокий рейтинг среди специалистов.
Считаю, что нашему предприятию как производителю дверей необходимо принять в ней участие. Непосредственное участие в данной выставке положительно повлияет на имидж предприятия, будет способствовать расширению договорных отношений на поставку фурнитуры, а также поможет расширить сферу сбыта готовой продукции.
Исходя из опыта участия в подобных мероприятиях и информации, полученной от организаторов выставки, мною составлены два варианта сметы предполагаемых расходов (прилагаются):
— направление в командировку сотрудников в город N-ск для ознакомления с продукцией, представленной на выставке, и подписания протоколов о намерениях;
— непосредственное участие нашего предприятия в выставке.
15 сентября 2006 года
Доставалов Д.Д.
Образец
Смета расходов (вариант 1)
на ознакомление с выставкой «Окна и двери — 2006»
(направление в командировку двух сотрудников предприятия)
№ п/п
Наименование расходов
Примечание
Сумма, грн.
1
Расходы на размещение информации о продукции предприятия в каталоге выставки
текст без фото продукции
1500
2
Текст и цветное фото продукции
2500
3
Расходы на командировку двух сотрудников
проезд в купейном вагоне поезда, проживание в двухместном номере, суточные расходы
2800
4
Стоимость входных билетов
2 человека
50
5
Расходы на изготовление визитных карточек и рекламных проспектов
визитные карточки — 100 шт., рекламные проспекты — 500 шт.
350
6
Итого
при размещении информации о продукции предприятия в каталоге выставки (только текст)
4700
7
при размещении информации о продукции предприятия в каталоге выставки (текст и фото)
5700
15 сентября 2006 года
Доставалов Д.Д.
Образец
Смета расходов (вариант 2)
на участие предприятия в выставке «Окна и двери — 2006»
№ п/п
Наименование расходов
Примечание
Сумма, грн.
1
Расходы на размещение информации о продукции предприятия в каталоге выставки
текст без фото продукции
1500
2
Текст и цветное фото продукции
2500
3
Расходы на командировку двух сотрудников
проезд в купейном вагоне поезда, проживание в двухместном номере, суточные расходы
2800
4
Стоимость входных билетов
2 человека
50
5
Расходы на изготовление визитных карточек и рекламных проспектов
визитные карточки — 100 шт., рекламные проспекты — 500 шт.
350
6
Итого
при размещении информации о продукции предприятия в каталоге выставки (только текст)
4700
7
при размещении информации о продукции предприятия в каталоге выставки (текст и фото)
5700
15 сентября 2006 года
Доставалов Д.Д.
При согласии руководителя предприятия на участие в выставке (ярмарке, конференции и др.) на основании этих документов в дальнейшем составляется распоряжение (приказ) соответствующим службам предприятия:
- о заключении договора на участие;
- об изготовлении печатных материалов (визиток, прайс-листов, каталога продукции и т.д.);
- об изготовлении образцов продукции;
- о направлении сотрудников в командировку для участия;
- о передаче части готовой продукции для ее реализации (если условия ее проведения предполагают продажу) и т.д.
Документальное оформление всех перечисленных (а также других) хозяйственных операций осуществляется в обычном порядке: накладными, актами выполненных работ, актами приемки-передачи, налоговыми накладными и др.
На этапе подготовки к участию в выставке (ярмарке, конференции и др.) необходимо продумать, какие дополнительные требования могут возникнуть у участника к организации выставочного места: предоставление дополнительного оборудования, требования к напряжению в сети и т.д. Любые требования к организаторам оговариваются при заключении договора на участие в выставке (ярмарке, конференции и др.). Иногда они оформляются в виде заявки на участие (см. далее образец).
Образец
Заявка на участие в выставке-ярмарке
__________________________________________________
(название предприятия)
Вид продукции, которая будет экспонироваться
Форма экспонирования (образцы, макеты, планшеты)
Необходимая выставочная площадь (м2)
Условия экспонирования (напряжение, водоснабжение...)
 
 
 
 
 
 
 
 
Подпись руководителя ___________
3.2. Документы на мероприятии
Большое значение для правильного ведения учета имеют также документы, которые работники предприятия должны принести (привезти) с выставки (ярмарки, конференции и др.), особенно, если она проходит в другом населенном пункте. В этом случае работники направляются в командировку, и при налоговой проверке необходимо будет документально подтвердить связь этой командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.
Предположим, что выставка (ярмарка, конференция и др.) проходит в том же населенном пункте, в котором находится предприятие, и работники присутствуют на ней с целью ознакомления (без участия самого предприятия в мероприятии). При этом посещение выставки (ярмарки, конференции и др.) платное, а значит, работники должны сохранить документы, подтверждающие факт оплаты ими входных билетов (чеки, входные билеты и т.п.). Этот вариант самый простой.
Работники предприятия, направленные на мероприятие с целью «посмотреть» в другой населенный пункт, кроме представления оплаченных входных билетов, должны будут подтвердить сам факт пребывания в командировке. Для этого в командировочном удостоверении необходимо сделать отметку (поставить печать организатора выставки). Если мероприятие проходит за рубежом, причем в той стране, с которой установлен полный пограничный и таможенный контроль, то отсутствовать будет не только печать на командировочном удостоверении, но и само командировочное удостоверение. В этом случае срок пребывания в командировке (и, соответственно, сумма выплачиваемых суточных) определяется согласно отметкам контрольно-пропускных пунктов в загранпаспорте или заменяющем его документе (п.1.5 разд. II Инструкции о командировках1).
Для отражения командировочных расходов в составе валовых расходов неплохо было бы иметь и ряд других документов, таких, например, как приглашение на мероприятие (возможно, распечатанное из Интернета или в ином виде), протоколы о намерениях (а еще лучше заключенные договоры), рекламные проспекты фирм — участниц выставки (ярмарки, конференции и др.). Фотографии или видеофильмы, снятые на выставке (ярмарке, конференции и др.), также могут подтвердить не только участие предприятия в выставке (ярмарке, конференции и др.), но и связь ее тематики с хозяйственной деятельностью, а также целого ряда других расходов2.
Перечень документов и иных доказательств в каждом конкретном случае может отличаться, но объединяет их одно: все они должны подтверждать связь тематики мероприятия (а значит, и командировки) с хозяйственной деятельностью предприятия.
Предположим, что работники предприятия направлены в командировку не для ознакомления, а именно для участия в выставке (ярмарке, конференции и др.). Оплата участия и иных расходов, связанных с проведением (аренда площади, дополнительные услуги), могла осуществляться по счетам, полученным по факсу или по электронной почте. В этом случае командированным лицам следует получить у организаторов выставки оригиналы всех необходимых документов, включая не только счета, но и акты выполненных работ, налоговые накладные и т.д. Не исключен вариант, что в ходе проведения представители предприятия-участника будут вручать посетителям подарки или разыгрывать между ними ценные призы, т.е. речь пойдет об НДФЛ. Точнее, не столько о самом налоге или порядке его удержания, сколько о документальном оформлении операции по вручению приза или подарка. Если какой-то приз или подарок вручают персонально конкретному физическому лицу, то очень сложно избежать необходимости облагать НДФЛ стоимость такого приза (подарка). В этом случае представители предприятия должны побеспокоиться о том, чтобы получатель приза (подарка) предоставил копию справки с идентификационным кодом.
3.3. После мероприятия
Последний этап документального оформления расходов приходится на тот период, когда мероприятие уже прошло, все работники вернулись на свои места и должны представить отчеты о проделанной работе. Как и на двух предыдущих этапах документооборота, такой перечень не может быть унифицированным, поскольку зависит от степени участия предприятия в выставке (ярмарке, конференции и др.) и от вида понесенных затрат.
Так, если работники предприятия посещали выставку (ярмарку, конференцию и др.), которая проходила в том же населенном пункте, расходы, понесенные на оплату входных билетов, могут быть возмещены им на основании отчета, заполненного по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.
Этот же документ в обязательном порядке составляется работниками, направленными в командировку для посещения и/или участия в мероприятии. В общем-то, командировка на выставку (ярмарку, конференцию и др.) ничем не отличается от любой другой командировки лица, состоящего в трудовых отношениях с предприятием. Поэтому ее документальное оформление можно смело назвать традиционным3. То есть работники должны представить все документы о расходах, понесенных ими на проезд до места командирования и обратно, на проживание, на телефонные переговоры и т.д.
При необходимости, в дополнение к авансовому отчету, работники могут составить отчет (докладную записку) в свободной форме о результатах выставки (ярмарки, конференции и др.). В нем можно изложить свои идеи относительно направления развития предприятия и системы снабжения материальными ресурсами, поднять вопросы о необходимости реорганизации сферы сбыта продукции и внедрения новых моделей товаров и т.п.
Вероятнее всего, на выставке (ярмарке, конференции и др.) раздавалась какая-то печатная (каталоги, буклеты) или сувенирная продукция. В этом случае по возвращении работники должны составить документ, на основании которого будет осуществлено списание материальных ценностей, полученных ими под отчет. Если в мероприятии участвовало несколько человек, то они составляют акт об использовании материальных ценностей в свободной форме (см. далее образец Акта). Если же был направлен один работник, то виды и количество использованных ценностей он может указать в своем отчете.
Образец
Утверждаю ____________
Зам. Директора OOO»Надежность» Неуверенный Н.Н.
«17» октября 2006 года
Акт об использовании материальных ценностей
г.Kиев
16 октября 2006 года
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что в ходе участия в выставке «Окна и двери — 2006», проходившей в г.N-ске с 10 по 15 октября 2006 года, нами были розданы посетителям выставки:
— проспекты — 300 шт.;
— буклеты — 236 шт.;
— пластиковые пакеты (с логотипом и названием предприятия) — 500 шт.;
— картонные кепки (с логотипом и названием предприятия) — 1000 шт.;
— шариковые ручки (с логотипом и названием предприятия) — 286 шт.
Инженер отдела снабжения
Всемогущий И.И.
Начальник отдела сбыта
Продажный П.П.
Технолог
Поделкин А.А.
4. Регистрация и оформление участия
Места на многих зарубежных мероприятиях «расходятся» очень быстро. Поэтому необходимо заблаговременно подавать заявку об участии в них. Прием заявок, например в Германии, заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла проведения – ежегодное или раз в два года) до начала мероприятия. В заявке с учетом вышеуказанной предварительной концепции стенда нужно указывать необходимое количество площади.
Для регистрации экспонент получает от организатора выставки (ярмарки, конференции и др.) следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения, инструкции.
В заявке нужно указать:
-минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),
-расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),
- стенда (длина и ширина),
-тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),
-отклонения от заранее заданной схемы распределения места,
- конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),
-данные о представляемых товарах (структура по отраслям),
-субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,
-данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.