"Стилистические особенности современного официально-делового стиля".
По виду оформления документы характеризуют как подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных. Дубликат – это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери. Выписка – это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.
По степени стандартизации, устойчивости выделяются следующие группы документов: 1) предельно стандартные, которые без стандартной формы теряют свою юридическую силу (паспорт, диплом, свидетельства о рождении, о браке, о смерти); 2) документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства коммуникации составляющиеся по определенному стереотипу (ноты, договоры, коммюнике); 3) документы, не требующие при их составлении обязательной стандартной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма).
Документы можно классифицировать и по принадлежности к определенным подстилям официально-делового стиля. Так, заявление, докладная записка, доверенность, служебная записка, акт, счет, письмо характерны для канцелярского (собственно делового подстиля); закон, постановление, договор – для юридического (законодательного) подстиля; соглашение, договор, коммюнике – для дипломатического подстиля. Как видим, деловой стиль отличается жанровым многообразием, которое регулирует возможные схемы поведения в различных ситуациях деловой сферы.
Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные, административно-организационные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную структуру и определенную текстовую форму.
Всякий документ по структуре может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это данные: 1) об адресате (кому адресован данный документ); 2) об адресанте (кто является автором документа); 3) наименование жанра документа; 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа.
Рассмотрим стандарты оформления наиболее актуальных и частотных в жизни граждан групп документов12.
Так, к текстам документов личного характера относятся в частности заявление, доверенность, автобиография, резюме, расписка.
Заявление – документ личного характера, содержащий просьбу о чем-либо. Заявление представляет собой следующий набор реквизитов: 1) наименование адресата (того, к кому обращена просьба); 2) наименование адресата (заявителя); 3) наименование жанра документа. Далее следуют формулировка просьбы и краткой, но исчерпывающей аргументации. Завершает документ, дата и подпись.
Образец документа:
Декану юридического факультета
Н-ского госуниверситета
к.ю.н., доц. Тарасовой И.А.
студента 1-го курса1-й группы
дневного отделения
Иванова В.В.
заявление.
Прошу освободить меня от учебных занятий с 11 по 13 ноября 2009 г. по семейным обстоятельствам.
10. 11. 09 Иванов
Другой распространенный жанр документа, с которым нередко приходится иметь дело, – доверенность. Это документ, представляющий собой поручение кому-либо осуществить определенные действия, передача определенных прав доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты: 1) наименование жанра документа; 2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные); 3) точное и исчерпывающее перечисление круга доверяемых полномочий или прав; 4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные); 5) дата; 6) подпись. При этом доверенность имеет юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя юридически заверена должностным лицом – руководителем какой-либо организации или нотариально.
Образец документа:
Доверенность
Я, Смирнов Виталий Иванович (паспорт VI-МД № 67809, выдан Крылацким РОВД г. Москвы 10 октября 1971 г.), в связи с болезнью доверяю моей жене Смирновой Екатерине Андреевне (паспорт VI-МД № 68345, выдан Можайским РОВД г.Москвы 3 мая 1973 г.) получить мою заработную плату за октябрь 2009 г. в сумме 5500 (пяти тысяч пятисот) рублей.
01. 10. 09 Смирнов
Автобиография представляет собой документ личного характера, в котором сообщаются социально значимые сведения личной жизни автора (дата и место рождения, сведения о родителях, образование, место работы, местожительство, семейное положение). Автобиография составляется в более или менее произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека. Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; дата; личная подпись.
Образец документа:
Автобиография
Я, Белова Наталья Матвеевна, родилась 4 мая 1957 года в г. Москве, в семье военнослужащих.
В 1962 г. наша семья переехала в г. Псков.
В 1964 г. поступила в первый класс школы № 13 г. Пскова, которую и закончила в 1974 г. с золотой медалью. В этом же году поступила в МОПИ им. Н.К. Крупской на факультет Начального образования. В 1980 г. окончила институт и получила распределение на работу в ясли-сад № 15 г. Пскова, где работаю по настоящее время в должности методиста дошкольного воспитания.
Мой отец, Белов Матвей Трофимович, 1923 года рождения, был военнослужащим. Умер в 1970 г.
Моя мать, Белова Анастасия Михайловна, 1932 года рождения, директор школы № 7 г. Пскова.
12 июня 2009 г. Е.Б. Ковалева
В последнее время широкое использование приобрёл сравнительно новый тип личного документа, несомненно, зародившийся в истоках автобиографии – резюме.
Резюме (от франц. resume – излагать коротко) – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на предложенную работу. Резюме сейчас является распространенным документом, который требуется при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления.
Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна содержать следующие базовые сведения: 1) фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже); 2) дата, место рождения; 3) семейное положение; 4) гражданство; 5) знание языка; 6) владение компьютером и пр.; 7) цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.; 8) образование (сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке; указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах); 9) опыт работы (сведения о трудовой деятельности – место работы и занимаемая должность – излагаются также в обратном хронологическом порядке); 10) дополнительные сведения – может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др.; 11) домашний адрес, телефон, адрес электронной почты; 12) место работы, должность.
Международный стандарт предписывает оформлять текст резюме в электронном, напечатанном виде. Если бумага направляется в иностранную фирму, то текст должен быть на иностранном языке.
Не следует нагромождать текст резюме излишними деталями и делать его слишком объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом – не более чем на двух.
Резюме подписывается с обязательным указанием даты.
Образец документа:
Субботина Юлия Константиновна
Адрес: 143561, г. Москва, ул. Пилюгина, д. 7, кв. 456. Тел. 164 – 34 – 58.
E-mail:
[email protected] Дата и место рождения: 5 марта 1980 г., г. Рязань.
Гражданин России. Не замужем.
Цель: трудоустройство по специальности.
Образование:
2006 г. – курсы «Практические техники и приёмы современной психотерапии» на базе Высшей школы психологии.
2001 г. – закончила Московский психолого-социальный институт, психологический факультет. Квалификация: учитель-логопед. Дополнительная специальность: специальная психология. Специализация: ранняя диагностика и коррекция нарушения развития
1996 г. – закончила школу № 1201 г. Москвы
Опыт работы:
03.2005 г. по наст. время - центр психологии «Парацельс» Россия, Москва. Ведущий психолог.
08.2001 г. - 03.2004 г. – психолог в школе № 1201 г. Москвы.
Знаю французский язык (могу изъясняться и работать с документацией), пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Имею личный автомобиль, водительские права категории B, опыт вождения 5 лет. Коммуникабельна. Сохранились деловые связи с психологами различных направлений работы.
2 февраля 2009 г. Субботина (подпись)
Расписка – это документ, подтверждающий произведенное действие. Реквизиты расписки: наименование документа; именование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные); текст; подпись.
Образец документа:
Расписка
Я, Коробкова Ольга Матвеевна (паспорт ХII–МЮ, 552179, выдан 12 о/м г. Москвы 15.03.87) получила от старшего кассира Фомкиной Н.И. кассовый аппарат за № 0023886 до конца стажировки.
Стажер О.М. Коробкова
К распорядительным документам относятся постановление, распоряжение, приказ. Эти документы представляют собой нормативно-директивные акты, выражающие волеизъявление автора и побуждающие адресата поступать определенным, должным образом.
Наиболее распространенным из этих жанров является приказ. Он применяется в практике управления и издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения или организации (приказ о приеме на работу, об увольнении, о командировках, о переводе на другую должность и др.). Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.
В состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят:
01 – Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта Российской Федерации (02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (03); 04 – код организации (ОКПО); 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа (ОКУД); 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 14 – место составления или издания документа; 18 – заголовок к тексту; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 – идентификатор электронной копии документа.
Текст приказа предваряет реквизит 18 (заголовок к тексту). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста документа, отвечая на вопросы о чем?, например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т. п. Объем заголовка должен укладываться в 2 – 3, максимум в 5 строк каждая длиной в 28 знаков при угловом расположении реквизита и в 2 – 3 строки, каждая длиной до 40 – 50 знаков, расположенных симметрично относительно границ текста ниже реквизита 14 (место составления или издания документа) – при продольном расположении реквизита. Точка в конце заголовка не ставится.
Пример оформления:
О совершенствовании бухгалтерского учета в ОАО «Невсельмаш»
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Например:
В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2000г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных и черных металлов»
ПРИКАЗЫВАЮ: ...
Возможен вариант приказа без констатирующей части. Производится это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения, являются очевидными.
Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами, или вразрядку. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Приказ может предусматривать несколько различных по характеру действий, поэтому его распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт (подпункт) начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
1. Начальнику технического отдела Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по ...». Срок исполнения 23.05.2009.
2. Начальнику юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Срок предоставления 25.05.2009.
Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления Сидорова К.М.
Оформление реквизита 22 (подпись) выполняется в соответствии с правилами, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Визы (реквизиты 23, 24) проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) приказа в нижней его части.
Распоряжение – один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми работниками определенных действий в оговоренный срок.
Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения должен быть написан грамотно, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю.
Распоряжения оформляются на специальном бланке – бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Состав реквизитов приказа и распоряжения аналогичен. Текст документа может не содержать констатирующей (вступительной) части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения.
Если распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, то текст распорядительной части, как правило, начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ:
Постановление – это документ, отражающий коллективное решение, официальное распоряжение. Так же, как приказ и распоряжение, постановление имеет трёхчастную структуру: вводную часть, которая вводит в ситуацию; описательную, которая знакомит с обстоятельствами дела, и резолютивную, которая содержит вывод, определённое решение.
Образец документа:
Постановление
о принятии дела к производству
29 мая 2009 г. город Энск
Следователь отдела внутренних дел г. Энска лейтенант милиции Захарченко Г.Т., рассмотрев поступившее из 10-го отделения милиции уголовное дело № 35 о хулиганских действиях Мельникова Л.М., возбужденное по признакам преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 206 УК РФ,
установил:
Мельников Л.М. совершил хулиганство при отягчающих обстоятельствах, предусмотренных ч. 2 ст. 206 УК РФ.
Принимая во внимание, что согласно ч. 1 ст. 416 УПК РФ по делам об этих преступлениях производится дознание следователями органов внутренних дел, которое в данном случае начальником следственного отделения поручено мне, руководствуясь ч. 2 ст. 129 УПК РФ,
постановил:
1. Настоящее дело принять к своему производству и приступить к дознанию.
2. Копию постановления направить прокурору Энского района г. Энска.
Следователь
старший лейтенант милиции Захарченко
К административно-организационным документам относятся контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распространенным из этих документов является договор – соглашение о взаимных обязательствах.
Текст договора условно можно разделить на части: 1) преамбула (или вводная часть) – включает наименование договора, дату и место его подписания и полное наименование договаривающихся сторон; 2) предмет договора – конкретные вопросы, по которым договариваются стороны, технические условия, обязанности и права сторон, стоимость работ, форму оплаты, порядок сдачи – приёмки, сроки выполнения обязательств; 3) дополнительные условия договора – факультативная часть, которая может содержать способы обеспечения обязательств, ответственность сторон в случае нарушения договора, условия о конфиденциальности и т.д.; 4) прочие условия договора – законодательство, регулирующее отношение сторон, сроки и способы связи между сторонами; 5) заключительная часть: срок действия договора, реквизиты сторон, приложения, подпись.
Пример преамбулы договора:
Договор № 323-11
на предоставление в аренду оборудования
вычислительной техники
г. Москва 12 марта 2005 г
Межотраслевой центр OOO «Рубин», именуемый в дальнейшем «Арендодатель» в лице директора центра Волкова Геннадия Алексеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Светлов Виктор Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в целях удовлетворения потребностей Арендатора в средствах вычислительной техники, необходимых для выполнения плановых заданий, заключили настоящий договор о нижеследующем.
К числу информационно-справочных документов следует отнести справки, протоколы, докладные и служебные записки.