Методика управления анализа и синтеза организации

Введение
1.Теоретические аспекты закона анализа и синтеза
1.1Сущность закона анализа и синтеза
1.2Анализ и синтез в системах различной природы
2.Действие закона анализа и синтеза в социальных организациях
2.1Особенности анализа и синтеза в социальных организациях
2.2Практическое приложение закона анализа и синтеза
3.Анализ и синтез при принятии управленческих решений в ОАО ХК «Сибирские мясопродукты»
Заключение
Список использованных источников

Методика управления анализа и синтеза организации

Человек с синтетическим мышлением при семейных неурядицах попытается представить все элементы, окружающую семью (соседей, школьных учителей своих детей, отношения к работе, уровень жизни окружающих людей и т.д.). В таком наборе он постарается найти наилучшие условия для существования семьи, возможно, этим решением будет перевод ребенка в другую школу или переезд семьи в другой район города, страны. [6, c. 215]
Преимущественная аналитичность мышления находит свое отражение в использовании метода дедукции, то есть перехода от общего к частному (любимый метод Шерлока Холмса). Преимущественная синтетичность в мышлении человека проявляется в использовании метода индукции, то есть перехода от частного к общему. Анализ и синтез свойственны также и коллективному мышлению ученых, специалистов. Преобладание коллективного анализа над синтезом приводит к дифференциации (разделению) наук, к более глубокому изучению узких вопросов.
Говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Анализ и синтез имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда, научных исследованиях. [5, c.149]
2. Действие закона анализа и синтеза в социальных организациях
2.1 Особенности анализа и синтеза в социальных организациях
Как правило, предложения по совершенствованию деятельности компании являются результатом проведенного анализа, таким образом можно сказать, что анализ является предшественником синтез.
Однако при создании холдингов и корпораций все происходит наоборот, сначала компании объединяются под одним флагом, а затем оценивают полученные результаты. Если они не соответствуют ожиданиям учредителей, то либо проводится анализ совместной деятельности новых структур, либо осуществляется еще одна попытка объединения, но уже других элементов.
Как мы уже говорили ранее, анализ в теории организации состоит из двух этапов: разделение целого на части и улучшение функционирования каждой из этих частей. [2, c. 149] Но напрямую к теории организации относится только разделение целого, совершенствование, же является неотъемлемой частью менеджмента и теории управления.
То же самое касается и синтеза, который состоит из определения характеристик выделенных частей и объединение их в одно целое. К теории организации относится только объединение, определение характеристик, как и в случае с совершенствованием относится к менеджменту. [1, с. 216]
При разделении целого на части стоит помнить о взаимозависимости частей друг от друга. Учитывают три возможности:
• выделенные части слабо зависят друг от друга, но сохраняют при выделении все свои свойства (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как независимые в части их работы, связанной с обслуживанием физических и юридических лиц);
• выделенные части зависят друг от друга и при разделении теряют ряд не основных свойств, которые необходимо в дальнейшем учитывать (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как зависимые части по работе, связанной с общей обслуживающей деятельностью со стороны центрального аппарата Сбербанка РФ — кадровая, бухгалтерская, материально-техническая и др.);
• выделенные части сильно зависят друг от друга и при разделении теряют основные свойства, то есть становятся неспособными выполнять свои основные функции (например, филиалы Сбербанка РФ можно рассматривать как сильно зависимые части от центрального аппарата по работе, связанной с размещением личных вкладов граждан, обслуживанием кредитов, корреспондентских счетов и др.).
Такие части обособленно рассматривать не следует иначе можно сделать много ошибок. Так, нельзя рассматривать обособленно членов семьи с целью совершенствования деятельности каждого для дальнейшего формирования идеальной семьи. [5, c. 150]
При объединении целого из подготовленных в результате анализа частей необходимо также учитывать степень будущей зависимости частей друг от друга.
Как и в случае разделения учитываются три возможности:
• если объединяемые части слабо зависят друг от друга, то они не могут влиять на функционирование общего целого;
• если объединяемые части незначительно зависят друг от друга, то при объединении могут вызвать незначительные колебания в сторону улучшения или ухудшения функционирования общего целого. Такое влияние носит название эмерджентности;
• если объединяемые части сильно зависят друг от друга, то при объединении могут оказывать существенное влияние (положительно или отрицательно) друг на друга в рамках целого. Это явление называется синергетическим эффектом.
Например, в компанию пригласили очень квалифицированного программиста и купили очень хороший компьютер, однако все решаемые задачи в компании требуют простого калькулятора. Программист, несомненно, попытается перевести все расчеты на компьютер. Затраты на эту работу, включая амортизацию компьютера и заработную плату работника, существенно превысят возможную прибыль.
Процессы разделения и объединения в природе и искусственных организациях идут постоянно и циклично. [6, c. 217].
Скорость и результат преобразований зависят от созидательных ресурсов компании, а также от диапазона изменения внешней или внутренней среды.
2.2 Практическое приложение закона анализа и синтеза
Из закона единства анализа и синтеза вытекают следующие пять следствий. Они выполняются при условии, что (V1i + V2i) существенно меньше (R1I + R2i). Рассмотрим каждое из этих следствий и их практическое приложение.
Следствие 1. «Если (V1i + V2i) существенно меньше (R1i + R2i), то есть практически отсутствуют внешние и внутренние возмущающие воздействия, то компания идет к полному истощению ресурсов».
Отсутствие внешних и внутренних возмущающих воздействий приводит закон единства анализа и синтеза к следующему виду:
∑(R1i+R2i) ≥ 0, (2.2.1)
Данное соотношение означает, что созидательные ресурсы компании постепенно приближаются к нулю. Они оказываются не востребованными ни самой компанией, ни внешней средой.
А это в свою очередь значит, что данная компания со своими ресурсами и потенциалом совсем не интересна для социума, либо в компании плохо работают информационные и коммуникативные связи. В любом случае, такое положение говорит о состоянии застоя в компании или ее истощении.
Аналогичная картина характерна для животного и растительного мира. Особенно губительно это для человека, например, для молодого специалиста, обладающего хорошими знаниями, но не имеющего возможности их использовать, ни для себя, ни для внешнего окружения.
Из приведенных рассуждений логично следует парадоксальный вывод о том, что для любых организаций необходимы внешние возмущения и внутренние конфликты, так как именно они провоцируют процесс анализа, переосмысления деятельности, служат увеличению потенциала и отчасти способствуют ликвидации слабых нежизненноспособных организаций.
Для человека также полезно наличие внешних и внутренних возмущающих воздействий — это удлиняет его физическую жизнь за счет более полной мобилизации жизненных сил, которые в иных условиях не были бы востребованы.
Следствие 2. «Если (Rli) существенно больше (R2i), то есть практически отсутствуют внешние созидательные ресурсы, то компания не занимается общественно-полезной деятельностью (не удовлетворяет потребностей и интересов внешней среды)».
Отсутствие внешних созидательных ресурсов приводит закон единства анализа и синтеза к следующему виду:
∑R1i - ∑(VIi+V2i) ≥ 0, (2.2.2)
В этом случае все созидательные силы компании будут направлены на преодоление разрушительных сил внутренней и внешней среды, при этом на помощь муниципальных, федеральных органов и других компаний рассчитывать не приходится. Такое соотношение характерно для криминальных структур.
Следствие 3. «Если (Rli) существенно меньше (R2i), то есть практически отсутствуют внутренние созидательные ресурсы, то компании требуются внешние субсидии или дотации».
Отсутствие внутренних созидательных ресурсов приводит закон единства анализа и синтеза к следующему виду:
∑R2i ≥ ∑(V1i+V2i), (2.2.3)
В этой ситуации оказываются компании, которые делают основной упор на внешнюю помощь, например, компании типа «финансовых пирамид». Распознать такие образования, и помогает приведенная выше формула. Необходимо составить набор внутренних ресурсов (R1i), относящихся к созидательным, и сравнить их с набором внешних созидательных ресурсов (R2i). Если R1i существенно меньше R2i, то их положение определяется следствием 3.
Левая часть соотношения характеризует компании, действия которых основаны на внешних ресурсах, например, брокерские компании, частично банки.
Следствие 4. «Если (V1i) существенно больше (V2i), то есть практически отсутствуют внешние возмущающие воздействия, то созидательные ресурсы компании (внутренние и внешние) тратятся на компенсацию внутренних возмущающих воздействий».
Отсутствие внешних возмущающих воздействий приводит закон единства анализа и синтеза к следующему виду:
∑(R1i+R2i) ≥ ∑V1i , (2.2.4)
Левая часть соотношения — это сумма созидательных ресурсов компании, а правая - это внутренние ресурсы разрушения. Все созидательные ресурсы будут расходоваться на компенсацию различного рода ущербов, на страхование ресурсов, удовлетворения потребностей самих работников компании и т.п. Это условие перерождения хозяйственной организации в общественную.
Напомним, что хозяйственная организация производит продукцию для преимущественной реализации во внешней среде, а общественная во внутренней (для собственного потребления).
Например, хозяйственная организация ООО «Горячий хлеб» производит продукцию для внешней продажи, а патриотическое объединение инвалидов и воинов-интернационалистов «Панджер» функционирует для оказания социальной помощи инвалидам своего объединения.
Следствие 5. «Если (Vli) существенно меньше (V2i), то есть практически отсутствуют внутренние возмущающие воздействия, то созидательные ресурсы компании (внутренние и внешние) тратятся на компенсацию внешних возмущающих воздействий».
Отсутствие внутренних возмущающих воздействий приводит закон единства анализа и синтеза к следующему виду:
∑(R1i+R2i) ≥ ∑V2i, (2.2.5)
Левая часть соотношения — это сумма созидательных ресурсов компании, а правая - это внешние ресурсы разрушения. Созидательные ресурсы компании будут расходоваться на компенсацию различного рода ущербов от внешних источников, в том числе на создание службы безопасности, дополнительных финансовых ресурсов, своего лобби в различных инстанциях и др.
Это означает, что в компании нет внутренних возмущающих воздействий или их не замечают. Такое состояние характеризуется полным согласием по всем управленческим и производственным вопросам в компании. Однако полное согласие — это проявление либо диктата руководителя, либо абсолютной пассивности подчиненных. То и другое плохо для компании, работающей в рыночных условиях. [5, c.152-154]
Законом единства анализа и синтеза объективно детерминируются все структурные преобразования, выделение и слияние компаний, все виды их реформирования и реструктуризации (производственные, финансовые, организационные), организации коллективного труда, научных исследований. На основе использования выражаемых требований может и должна находиться рациональная степень дифференциации, как в строении организаций, так и в подходе к решению сложных проблем с тем, чтобы «не стричь всех под одну гребенку». Особое значение они имеют для обоснования числа градаций (разрядов, велений шкал) во вводимых нормативно-правовых документах, предназначенных для регулирования организационных и экономических отношений. [2, c. 132]
Итак, процесс разделения, специализации в организации необходимо дополнять противоположными процессами. Использование этого закона предполагает выбор признака для деления организации на части (группировки частей), затем для соединения (группировки) в новые классы.
Учет требований этого закона необходим для формирования бригад, цехов. Закон требует разбиения действующих систем на такие подсистемы, которые обеспечили бы эффективное функционирование организации в целом.
Углубление разделения труда (анализ) приводит к возникновению новых отраслевых объединений, что позволяет повысить компетентность технического руководства. Однако это усложняет внедрение безотходных технологий на стыке отраслей, а также усложняет комплексную переработку исходного сырья.
Также учет требований этого закона должен привести к созданию смежных отраслевых объединений диверсифицированного производства.
Нередко возникают вопросы о целесообразности различных нормативов. Установление укрупненной или излишне усредненной нормы делает ее воздействие недостаточно точным. Но чрезмерная детализация нормы переводит ее в разряд различного распорядительного ряда.
Так же нужно отметить, что менеджер любого уровня должен обладать методами системного анализа и синтеза как необходимым инструментом для принятия управленческих решений. Недопустимо принимать решение на основании разобщенной информации, необходимо соединение (синтез) всех имеющихся аналитических данных для объективного видения ситуации.
Принятие правильного решения базируется на многовариантном выборе из предложенных решений. Только рассмотрев несколько альтернатив и выявив (анализ) их сильные и слабые стороны, только при таких условиях возможно синтезирование всех положительных моментов в окончательном решении.
Одним из таких методов подготовки управленческого решения является «мозговой штурм», основной принцип которого заключается в «набрасывании» сотрудниками идей для решения каких-либо задач (происходит синтезирование идей). При чем этот процесс происходит без критических замечаний и споров. Основная задача руководителя из всего предложенного многообразия, выбрать наиболее эффективный вариант (естественно проанализировав каждый). [3, c. 102]
Таким образом, практический подход к анализу и синтезу организации может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня:
- предварительный анализ с позиции стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят консультанты или специалисты родственных организаций на основании устава, баланса, бизнес-плана, картотеки основных производственных и непроизводственных фондов. Результирующим документом является – рекомендации системного характера.
- проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации. Для этого необходимы следующие документы: перечень основных нерешенных вопросов, предварительные ответы каждого специалиста на пути решения перечня основных вопросов. Результирующие документы – перечень согласованных с консультантом ответов на поставленный набор нерешенных вопросов.
- создание группы развития организации и формировании её стратегии развития. Требуемые документы: распоряжение руководителя о создании группы развития организации, план проведения обучения группы развития, основные отчетные документы организации. Результирующие документы – основные мероприятия по совершенствованию экономической, финансовой и технологической политики организации.
- постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации. Требуемые документы: текущие отчетные документы деятельности организации, бизнес-план, результаты маркетинговых исследований организации. Результирующие документы – скорректированный бизнес-план, рекомендации по совершенствованию системы производства и управления. [6, c. 224]
3. Анализ и синтез при принятии управленческих решений в ОАО ХК «Сибирские мясопродукты»
Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.
Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до которого следует производить разделение целого объекта. Здесь могут помочь опыт и интуиция, причем опыт помогает при повторяющихся ситуациях, а интуиция — при новых обстоятельствах. Важно, чтобы в процессе декомпозиции не были потеряны важные свойства составных частей целого. Не менее важно, чтобы исполнители не забывали о том, что каждое подразделение в организации является лишь частью единой системы.
Бывают случаи, когда отдельные службы организации работают безупречно, но при этом руководители подразделений не пытаются вникнуть в работу смежных структур и не заботятся о достижении общей цели. Если к тому же никто не координирует деятельность этих подразделений, то вся организация в целом будет работать далеко не наилучшим образом и вряд ли сумеет добиться высоких результатов. [3, c. 143]
Управление любой целенаправленной динамической организационной системой предусматривает выработку и реализацию конкретных решений. Решение, принимаемое по управлению социально-экономической организацией или какой-либо ее частью, является связующим элементом между звеньями управления и звеньями, выполняющими конкретные функции. Кроме того, с помощью управляющих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления.
С этой точки зрения решение — это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми.
Как правило, решения принимаются в соответствии с иерархией распределения властных полномочий, определяемой организационной структурой. Звенья верхних ступеней иерархии принимают решения по управлению подчиненными им звеньями нижних ступеней иерархии.
Эффективность принимаемых управленческих решений определяет выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы.
Результатом труда менеджера любого уровня является принятие управленческого решения. Но на этом его деятельность не ограничивается. Принятое решение должно быть претворено в жизнь. Дальнейший процесс управления предусматривает использование эффективных методов контроля за исполнением решений, в ходе которого в большинстве случаев возникает необходимость проведения процедур оперативной коррекции принятого решения.
Использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией. Первым этапом принятия любого решения является определение цели, на достижение которой направлено это решение. При этом должно быть выполнено четкое описание объекта управления, т.е. той части организации, которая будет выполнять это решение. Под целью в данном случае понимается конкретное состояние организации или отдельной ее части, которое будет достигнуто после выполнения поставленной задачи.
В качестве объекта управления может выступать сама организация. В этом случае цели поставленной задачи должны соответствовать основным целям организации. [5, c. 153]
Итак, рассмотрим, как принимаются решения на конкретной организации – ОАО ХК «Сибирские мясопродукты».
ХК «Сибирские мясопродукты» является крупнейшим холдингом по производству и реализации мясопродуктов.
В холдинг входят свинокомплексы, мясокомбинаты, сеть фирменных магазинов, а также сельскохозяйственные угодья. Объем выручки за 2008 год по предприятиям холдинга составил 8,3 млрд. руб. Среднесписочная численность более 15 тысяч человек.
Головной офис компании находится в Новосибирске, именно здесь происходит стратегическое планирование деятельности всего холдинга. Учитывая большую протяженность компании (филиалы холдинга работают в 7 городах России), а также область производства, всегда есть риск получения убытков от неверно принятых решений (без предварительного анализа и возможных прогнозов). Поэтому к процессу принятия решений в холдинге подходят обстоятельно и серьезно.