Совершенствование логистической системы организации на примере ООО "..." (любое предприятие)

Содержание


Введение
1. Совершенствование логистической системы организации
1.1 Предназначение логистики
1.2. Логистические системы
1.3. Перспективы развития производственно-логистической системы
1.4. Управление логистической системой на предприятии
2. Управление логистической системой на «Микояновском мясокомбинате»
2.1 Анализ деятельности предприятия
2.2 Анализ логистической системы предприятия
2.3 Рекомендации по совершенствованию логистический цепи
2.4 Ожидаемые результаты от внедрения мероприятия
Заключение
Список использованной литературы
Приложение А
Приложение Б

Совершенствование логистической системы организации на примере ООО "..." (любое предприятие)

1 вес взвешенных позиций;
2 отметки о наличии штучного товара;
3 код грузчика (заполняет самостоятельно);
4 код кладовщика (при работе с заявкой нескольких людей их код тоже указываются в заявке);
5 количество коробов (мешков) в сформированной заявке
6 при наборе командировок дополнительно указывается место, где будет стоять заявка (каждому направлению – свое место, определяется в начале смены бригадиром, в соответствии с графиком отгрузки автомобиля).
В каждое погрузочное место по заявке вкладывается информация о наименовании клиента и количестве погрузочных мест по данной заявке, дополнительно указывается признак городского, межгородского клиента или клиента на самовывозе.
Отработанные заявки хранятся на рабочем месте кладовщика.
Формирование заказа на полуфабрикаты.
В дневную смену производится отработка заявок:
а) набор клиентов на самовывозе,
б) магазины второго круга.
Заявки на командировки набираются по мере накопления некоторого количества заказов. При поступлении заявок (командировки) на склад отметки в погрузочных листах не делаются. На разложенные погрузочные листы выкладываются соответствующие заявки на командировки. Каждое направление доставки отрабатывается отдельным кладовщиком склада полуфабрикатов. По мере накопления заявок, продукция наиболее популярная у клиентов (6 видов пельменей) вытаскивается из морозильных камер, позиции, редко встречающиеся в заявках (блины и нарезки) остаются в камерах. При формировании заказа блины и фарши укладываются в низ короба, пельмени размещают сверху, если в заявке присутствуют продукция «пельмени на подложках по 0,5 кг» то ее стараются разместить сверху или в отдельном коробе. При большом объеме заказа продукция размещается отдельно (по видам) в разных коробах. Короба - основной вид тары, используемой при формировании заказа. Если заявка небольшая, то продукция укладывается в мешки или бумажные пакеты. После окончания набора заявки кладовщик отмечает в погрузочном листе фактическое количество единиц тары, использованное для формирования данной заявки, с указанием вида тары.
Каждое погрузочное место идентифицируется, указывается наименование клиента и количество коробов, занимаемое данной заявкой. В случае поступления заявки от клиента, который ожидает набора заказа, кладовщик набирает продукцию непосредственно в морозильных камерах. В ночную смену происходит набор заявок на магазины и клиентов на самовывозе, приезжающих рано утром (до прихода дневной смены). Заявки на магазины раскладываются по маршрутам и по кругам и набираются так же, как и командировки, отдельными кладовщиками, закрепленными за маршрутами. В ночное время дополнительно в зону набора из морозильных камер помещают блины и нарезки, которые обладают наибольшим рейтингом у сетевых клиентов. После формирования заявки (или направления, круга, маршрута) продукция опускается на первый этаж и размещается в холодильной камере. Стопки коробов подписываются кладовщиком, формирующим заказ, указывается направления либо маршрут по городу и круг.
2.2.3. Передача бумажного варианта заявки операторам
Бригадир склада реализации и кладовщик склада полуфабрикатов, собирает по рабочим местам отработанные заявки и передает для обработки операторам.
а) заявки на магазины передаются к 24-00, далее по мере набора каждые 30 минут.
б) заявки на командировки предварительно отмечаются в погрузочном листе. Информация с заявки переносится в погрузочный лист, а именно: количество коробов, мешков и местонахождение на складе. Все заявки на командировки передаются в соответствии с графиком отгрузки.
2.2.4 Обработка заявки операторами
Заявки на бумажном носителе, переданные со склада для обработки, распределяются между операторами для обработки.
Дневная смена обрабатывает только заявки на самовывоз, по мере поступления и любым свободным оператором.
Заявки на командировки обрабатываются с 20-00, согласно графику выдачи документов.
Обработка заявок на городское направление происходит после оформления заявок на командировки.
Оператор, закрепленный за третьим рабочим местом, вносит заявки на полуфабрикаты, операторы, закрепленные за первым и вторым рабочим местом, вносят заявки на колбасу. Каждые 20 минут происходит разбор напечатанных документов.
По каждой заявке в ИС АКСАПТА вносится информация, согласно инструкции Р04.01- «Создание и обработка заказов на реализацию готовой продукции»
Отработанная заявка убирается в ящик стола, по окончанию смены содержимое ящика извлекается, подписывается число и складируется каждым оператором на своем рабочем месте. В случае, если это клиент на самовывозе, заявка прикрепляется к пакету сопроводительных документов.
2.2.5 Формирование пакета сопроводительных документов
Оператор распечатывает по каждому заказу счет-фактуру, товарные накладные, качественное удостоверение, ветеринарный документ (ветеринарную справку для городских клиентов, или ветеринарное свидетельство для внегородских клиентов).
Все документы передаются оператором в кассу для проставления печатей, необходимых для оформления сопроводительных документов.
Документы на сформированный заказ из кассы оператором передаются для оформления ветеринарной службе.
Ветеринарные врачи оформляют ветеринарные справки и ветеринарные свидетельства, согласно СТП 8.2 ОПВК-39-2004 Окончательный контроль и испытания готовой продукции.
Дежурный автомеханик заполняет путевые листы, согласно графику маршрутов, в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78. При доставке сырья с убойных пунктов, дежурный механик, на основании Графика доставки сырья с СПУП на неделю и Графика маршрутов Командировок на неделю заполняет пункт назначения и количество сырья, подлежащее доставке.
Маршрутный лист составляется ОЛА, и является приложением к путевому листу.
Документы по клиентам на доставке группируются по маршрутам, по каждому маршруту формируется пакет документов, маршрутные и путевые листы. Оператор торгового зала формирует пакет документов по каждому маршруту и передает водителю-экспедитору под роспись.
Сопроводительные документы клиентам на самовывозе выдаются на руки. Клиент ставит роспись в одном экземпляре товарной накладной и оставляет его у оператора. В конце смены операторы передают товарную накладную в бухгалтерию.
Отгрузка продукции со склада реализации
Отгрузка со склада реализации клиентам.
Отпуск продукции производится по сопроводительным документам. Сотрудниками ОЭЗП проводится проверка счета-фактуры, к сопроводительным документам подкалывается бумажный вариант заявки, с отметкой кассира об оплате продукции. Сотрудник ОЭЗП при выдаче товара клиенту руководствуются информацией о количестве коробов и мешков. После выдачи заявка остается у охраны, ночью заявки собираются, скручиваются, подписывается дата, и заявки убираются в сейф, для дальнейшей передачи в бухгалтерию. При приеме продукции клиент ставит подпись в товарной накладной и оставляет у сотрудника ОЭЗП для передачи бухгалтерии. Форма товарной накладной.
Отгрузка со склада реализации на транспорт ТЭС.
Водитель-экспедитор ставит автомобиль под загрузку к погрузочному окну, согласно графику погрузки. При подаче автомобиля к погрузочному окну, транспортное средство должно соответствовать требованиям СТП 6.4 ОПВК-40-2004. Оператор выдает водителю-экспедитору пакет сопроводительных документов под роспись. На основании счетов-фактур водитель-экспедитор контролирует загрузку автомобиля в порядке очередности доставки продукции клиентам. При погрузке водитель-экспедитор заполняет маршрутный лист и указывает количество погрузочных мест по каждому клиенту. При этом на дополнительной копии накладной по каждой счет - фактуре водитель-экспедитор ставит подпись и сдает сотруднику службы охраны.
Грузчики склада реализации под контролем сотрудника ОЭЗП, производят отгрузку продукции в соответствии с погрузочным листом, делая отметки о передаче продукции в соответствующих графах по каждому клиенту.
Если во время погрузки водитель-экспедитор заметил продукцию несоответствующую товарному виду (лопнувший батон, либо упаковка полуфабрикатов), докладывает об этом кладовщику и принимает меры к замене продукции и переоформлению сопроводительной документации.
Водитель-экспедитор контролирует правильность размещения и укладки груза при погрузочных работах.
По окончании погрузки на машину, погрузочный и маршрутный лист заверяется сотрудником ОЭЗП, бригадиром склада реализации или кладовщиком склада полуфабрикатов, проставляется и проверяется итоговое количество погрузочных мест.
По окончании погрузки бригадир кладовщиков сдает погрузочные листы с приложенными товарными накладными сотруднику ОЭЗП для передачи в бухгалтерию.
Отгрузка и прием сырья водителем-экспедитором, происходит согласно СТП 7.4 ОЗС-42-2004 и РИ-ППС-03 Отгрузка мяса и субпродуктов. При отгрузке водитель-экспедитор обязан контролировать отгрузку продукции по количеству отгрузочных мест. Водитель-экспедитор обязан поставить отметку о прибытии и убытии с СПУП у сотрудников СПУП, которые обязаны заверить данные графы в маршрутном листе своей подписью.
2.2.6 Доставка продукции
Водитель-экспедитор экспедирует грузы к месту их назначения, обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность при транспортировке.
Водитель-экспедитор следует по маршруту, согласно путевому и маршрутному листу.
При доставке сырья с СПУП, водитель-экспедитор обязан соблюдать скоростной режим и обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность сырья при транспортировке, согласно СТП 6.3 ТЭС-58-2004.
2.2.7 Сдача продукции клиенту
Водитель-экспедитор производит передачу продукции клиенту на основании счет фактуры, товарной накладной. Продукция передается путем перевеса и пересчета товара. После сдачи товара клиенту водитель-экспедитор обязан поставить на втором экземпляре расходной накладной в графе «Получил» отметку о получении товара, т.е. подпись получателя товара, фамилию получателя, печать либо доверенность покупателя. В случае отсутствия вышеперечисленных отметок (документов) водитель-экспедитор несет персональную материальную ответственность на сумму нанесенного реального ущерба предприятию.
В случае предъявления требования клиентом о возврате продукции, водитель-экспедитор не имеет права самостоятельно забирать возвратный товар. Водитель-экспедитор обязан сообщить о данном требовании по средствам телефонной связи заместителю генерального директора по ПВК ЗАО "Микояновский мясокомбинат", который имеет право решить вопрос о возможности приема возврата товара в каждом конкретном случае, телефонный номер заместителя генерального директора по ПВК ЗАО "Микояновский мясокомбинат" указывается в заголовке маршрутного листа.
При согласовании возврата продукции с заместителем генерального директора по ПВК ЗАО "Микояновский мясокомбинат", водитель-экспедитор принимает возврат на основании счета-фактуры на возврат.
При получении денежных средств от клиента за поставленную продукцию водитель-экспедитор делает в документах клиента отметку с указанием суммы (прописанной цифрами и прописью), даты, ставит свою подпись и фамилию (разборчиво). Квитанция к приходному кассовому ордеру отдается клиенту только при получении суммы, указанной в квитанции к приходному кассовому ордеру.
В случае неполного расчета по сумме, указанной в квитанции приходного кассового ордера, водитель-экспедитор делает отметку о полученной сумме в двух экземплярах расходной накладной. Данную квитанцию к приходному кассовому ордеру водитель-экспедитор обязан вернуть в бухгалтерию предприятия для корректировки (исправление суммы, указанной в квитанции к ПКО, на фактическую сумму, полученную от клиента).
В случае отказа клиента в расчете за поставленную продукцию водитель-экспедитор обязан согласовать по средствам телефонной связи свои дальнейшие действия с менеджером направления отдела продаж.
При передаче продукции водитель-экспедитор обязан проследить, чтобы клиент проставил в маршрутном листе отметки о времени прибытия и убытия от клиента, а также о факте передачи оборотной тары в соответствующих графах маршрутного листа, и заверил своей подписью.
При сдаче сырья водитель-экспедитор обязан присутствовать при приеме и проконтролировать разгрузку по количеству погрузочных мест, согласно СТП 7,5 ОМТС-45-2004.
2.2.8 Отчет о прохождении маршрута
По прибытию с маршрута водитель-экспедитор обязан:
- сдать пустые короба на склад готовой продукции по счету;
- сдать возврат продукции по счету-фактуре на возврат;
- сдать заполненные путевой и маршрутный листы дежурному механику под роспись;
- составить отчет установленного образца о полученных денежных средствах от клиентов и сдать в кассу;
- вторые экземпляры накладных согласно реестру документов сдать в бухгалтерию предприятия под роспись.
При сдаче денежных средств в кассу предприятия, водитель-экспедитор обязан составить отчет, в котором указывается дата, сумма, номера счет фактур либо расходной накладной, по которым была произведена оплата товара клиентом, подпись водителя-экспедитора и фамилия.
Бухгалтер-кассир после приема денежных средств, на основании отчета водителя-экспедитора, обязан завизировать отчет и передать его в бухгалтерию.
Бухгалтер группы доходов обязан хранить отчеты в течение шести месяцев.
Экземпляры счетов-фактур, с отметкой клиента согласно реестру документов водитель-экспедитор сдает в бухгалтерию предприятия под роспись.
2.3 Рекомендации по совершенствованию логистический цепи
В результате анализа логистической цепи в ОАО «Микояновский мясокомбинат» можно предложить следующие рекомендации, который позволят усовершенствовать систему приемки и формирования заказов, а также доставки продукции клиентам:
1. Внедрить дополнительные виды отчетности, которые позволят контролировать процесс работы сотрудников
Отчет о соблюдении нормативов отгрузки (Приложение А)
Форма погрузочного листа (Приложение Б)
1. Для контроля за деятельностью операторов и исключения ввода недостоверной информации в заявку рекомендуется внедрить систему прослушивания телефонных звонков В этом случае все заявки, поданные по телефону, будут записываться на электронный носитель, с возможностью прослушивания и восстановления данных.
2. Также для контроля за деятельностью операторов рекомендуется сохранять все документальные доказательства приеки заказа, например после того, как оператор получил факсимильное письмо, необходимо занести заявку в табличную форму ИС АКСАПТА и поставить отметку на факсимильное письмо с указанием времени внесения данных, ФИО оператора. После того, как информация будет обработана, факсимильное письмо необходимо поместить в специальную папку. При необходимости и по требованию, факсимильные письма из папки для факсов копируются, и копия выдается затребовавшему лицу, причем в папку вкладывается информация с указанием наименования документа, лица, получившего копию документа, датой получения документов.
4. При формировании кладовщиков заказа для избежания поломки и деформации рекомендуется расположение товара в коробе должно соответствовать принципу «более подверженное деформации должно размещаться сверху менее подверженного». Так как расположение товара в коробе, сформированном грузчиком, в обратном порядке, необходимо убрать в сторону ломающуюся продукцию (до взвешивания, чтобы исключить возможность забыть положить ее в сформированную заявку) или выкладывать п/к колбасы в одной стороне короба, вареные в другой. При необходимости продукция перекладывается подпергаментом.
5. В случае обнаружения производственного брака при сдаче товара клиенту либо несоответствия фактического количества товара количеству, указанному в расходной накладной водитель-экспедитор имеет право сделать исправление в расходной накладной на месте передачи товара, заверив исправление собственной подписью и подписью клиента. При этом, известив клиента о том, что исправленный расчетный документ (счет фактура) будет возвращен клиенту со следующей поставкой товара. При приезде водитель-экспедитор обязан поднять заявку клиента, выяснить ФИО кладовщика и грузчика, набиравшего данную заявку, и поставить в известность бухгалтера расчетной группы.
6. Бухгалтерам следует делать сверку товарных накладных переданных со склада реализации и товарных накладных, привезенных водителем-экспедитором. Отметки о возвращении товарной накладной должны ставиться в реестре заказов за смену, возвращенные и поступившие со склада реализации товарные накладные подшиваются к реестру и хранятся в бухгалтерии, согласно сроку хранения бухгалтерских документов.
2.4 Ожидаемые результаты от внедрения мероприятия
Исходя из предложенных мероприятий по оптимизации логистической системы в ОАО «Микояновский мясокомбинат» в существенной степени повысится уровень качества обслуживания клиентов и ускорится процесс приема и обработки заявок на продукцию.
Алгоритм процедуры «Формирование заказов потребителей и доставка продукции» и матрица ответственности по шагам процедуры представлена в таблице 2.
Таблица 3
Алгоритм процедуры «Формирование заказов потребителей и доставка продукции»
Действия по шагам
Отвечает за выполнение
(О)
Участвует
(У)
Документ
Сроки выполнения
Регламентирующий
Отражающий выполнение
1 Прием заявки
Оператор торгового зала
Оператор, клиент, торговый представитель, менеджер направлений
ДИ оператора, договор на оказание услуг
Заявка в ИС АКСАПТА, запись телефонного разговора на электронном носителе
5-20 мин.
2 Передача бумажного варианта заявки на склад
Оператор
Оператор, кладовщик склада реализации
ДИ оператора, ДИ кладовщика
Отрывной корешок на предварительном варианте заявки в бумажном виде
5-20 мин.
3 Формирование заказа на складе
Бригадир склада реализации, кладовщик полуфабрикатов
Кладовщик склада реализации, грузчик склада реализации, кладовщик полуфабрикатов
ДИ кладовщика склада реализации, ДИ грузчика склада реализации, заявка клиента
Заполненный бумажный вариант заявки
5 мин.-6 час.
4 Передача бумажного варианта заявки операторам
Бригадир склада реализации, кладовщик полуфабрикатов
Бригадир склада реализации, кладовщик полуфабрикатов, старший оператор, оператор
ДИ кладовщика склада реализации, ДИ грузчика склада реализации, ДИ оператора
Заполненный бумажный вариант заявки
20 мин
5 Обработка заказа операторами
Старший оператор
Операторы торгового зала
ДИ оператора, инструкции по ИС АКСАПТА, бумажный вариант заявки
Обработанный документ в электронном виде
5-15 мин.
6 Формирование пакета сопроводительных документов
Старший оператор, ОПВК, дежурный механик
Оператор, ОПВК, ТЭС, бухгалтер
Полный пакет документов, согласно договору поставки
10-60 мин.
7 Отгрузка продукции со склада реализации
Бригадир склада реализации, кладовщик полуфабрикатов, сотрудник СЭЗ, водитель-экспедитор, ОПВК
Бригадир склада реализации, кладовщик полуфабрикатов, сотрудник СЭЗ, водитель-экспедитор, ОПВК, грузчик склада реализаии
Погрузочный лист, товарная накладная, счет-фактура
Погрузочный лист, товарная накладная
10-90 мин.
8 Доставка продукции
Водитель-экспедитор
Водитель-экспедитор
ПИ водителя-экспедитора, путевой и маршрутный лист, маршрутная карта заправки.
Отметка клиента в путевом листе, приложение к путевому листу
Согласно маршрутного листа
9 Сдача продукции клиенту
Водитель-экспедитор
Водитель-экспедитор, клиент, СПП ГП «РИКИ»
ПИ водителя-экспедитора
Отметка клиента в товарной накладной, отметка в маршрутном листе
15-60 минут
10 Отчет о прохождении маршрута
Водитель-экспедитор
Водитель-экспедитор, дежурный механик, бухгалтерия, ПЭО, ОЛА, касса, кладовщик склада реализации.
ПИ водителя-экспедитора, маршрутный лист, товарная накладная, счет-фактура на возврат
Заполненный путевой и маршрутный лист, кассовый отчет.
15-60 минут.
В результате проведенных мероприятий в существенной степени сократится уровень пересортицы, т.е. доставка клиенту неправильного ассортимента продукции и как следствие уменьшатся затраты на транспорт, работу персонала, и т.д.
Установка прослушивающих устройств на телефонах операторов позволит отслеживать уровень их работы (четкость, вежливость, доброжелательность), и как следствие будет способствовать разработке программ по общению с клиентами.
По прогнозам внедрение перечисленных мер будет способствовать увеличению выручки на 2%, что составит 43 826,72 тыс руб. в год.
Таблица 4