Организация документооборота в бюджетном учреждении

Введение
1.Понятие и общая схема документооборота
1.1.Понятие документооборота
1.2.Общая схема документооборота
2. Основные правила организации документооборота в муниципальном учреждении «Детская городская больница» №15
3.Совершенствование документооборота
3.1.Внедрение системы электронного документооборота
Заключение
Список использованных источников и литературы

Организация документооборота в бюджетном учреждении

-меню-требование на выдачу продуктов питания;
-ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;
-акт о списании материальных запасов;
-расчетно-платежная ведомость;
-платежная ведомость;
-табель учета рабочего времени;
-записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;
-ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам;
-кассовая книга.
При этом первичные документы имеют следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете):
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
Для ведения бюджетного учета в МУ «ДГБ №15» применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в приложении № 3 к настоящей Инструкции, а именно:
- инвентарная карточка учета основных средств;
- опись инвентарных карточек по учету основных средств;
-оборотная ведомость;
-накопительная ведомость по приходу продуктов питания;
-накопительная ведомость по расходу продуктов питания;
-книга (карточка) учета материальных ценностей;
-авансовый отчет;
-журнал регистрации операций по счету «Касса»;
-журнал регистрации операций с подотчетными лицами и др.
В больнице применяется журнально-ордерная система учета.
Схема журнально-ордерной формы учета представлена на рисунке 2.
Схема журнально-ордерной формы учета
Рисунок 2.-Схема журнально-ордерной формы учета
Главное достоинство журнально-ордерной формы состоит в экономической группировке операций и в ограничении записей данных об этих операциях.
Недостатки:
1. Нет органического совмещения синтетического и аналитического учета;
2. Не всегда соблюдается принцип взаимосвязи и взаимоконтроля регистров;
3. Журналы-ордера громоздки по своему построению.
4.Ведение записей в учетных регистрах осуществляется вручную.
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который в МУ ДГБ №15» оформлен в виде таблицы как приложение к учетной политике по бухгалтерскому учету.
Графиком установлен рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. Схема документооборота по МУ «ДГБ №15» приведена в таблице 1.
Таблица 1- График документооборота по МУ «ДГБ №15»
№
Наименование документа
Кто составил и оформил
Кому сдаются в бухгалтерию
Установленный срок
Лицо, ответственное за составление документа
Подпись
1.
Приказ о приеме на работу
Отдел кадров
Бухгалтеру по расчетам зарплаты
В день издания
Никитина Л.С
2.
Приказ об увольнении
Отдел кадров
Бухгалтеру по расчетам зарплаты
За 5 дней до увольнения
Никитина Л.С.
3.
Приказ о предостав. отпуска при получ. заявления работника, за подписью зав.отделением и гл.врачом
Отдел кадров
Бухгалтеру по расчетам зарплаты
За 5 дней до отпуска
Никитина Л.С.
4.
Справка об изменении планового аванса за 1 половину месяца
Зав. Отделений, табельщик
Бухгалтеру по расчетам зарплаты
13-16 числа каждого месяца
5.
Счета, счета-фактуры, акты на оплату товаров, работ, услуг. Приходные документы
Материально-ответственные лица, зав.складом, начальник снабжения, гл.медсестра, провизор
Гл.бухгалтеру
В течение двух дней со дня получения платежных документов
Ивасов Л.В.
Городецкая Н.Г.
Власова Н.А.
Сазанова И.В.
Лоцман С.А.
6.
Акт инвентаризации
Материально-ответственные лица
В бухгалтерию
По окончании инвентаризации
Власова П.Н.
Шамсутдинова И.Р.
7.
Расходные документы, деньги за оказанные услуги, квитанции
Кассиры отделений
В кассу
В день окончания книжки квитанций по платным услугам
ЧувашоваЗ.В.
БрылеваТ.В.
8.
Расходные документы, сдача денег в банк
Бухгалтер-кассир
Главному бухгалтеру
В день принятия наличных денег
Аристова О.В.
График документооборота содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в централизованной бухгалтерии, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несет руководитель. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.3
Бюджетная отчетность (за исключением сводной и консолидированной) составляется на основе данных Главной книги. До составления бюджетной отчетности производится сверка оборотов и остатков по аналитическим регистрам учета с оборотами и остатками по счетам бюджетного учета.
Показатели годовой бюджетной отчетности должны быть подтверждены данными инвентаризации, проведенной в установленном порядке.
Больница №15 за 2008 год представила следующую годовую отчетность:
Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503130);
Пояснительная записка (ф. 0503160);
Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
Отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (ф. 0503123);
Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503127);
Справка по внутренним расчетам (ф. 0503125);
Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126).
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются. На обложке указывается: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).
Таким же образом подготавливается и бюджетная отчетность. В соответствии с учетной политикой годовая бюджетная отчетность в учреждении хранится в течение 5 лет, затем передается в архив.
Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, документы хранятся в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.
Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива по форме, указанной в таблице 1.
Таблица 1- Форма справки для сдачи документов в архив.