Анализ и совешенстввание организационных структур управления(на конкретном примере)

Содержание

Введение
1. Теоретические вопросы организационных структур управления предприятий
1.1. Понятие и классификация организационных структур управления предприятиями
1.2. Основные методологические принципы и подходы к формированию и развитию организационных структур управления
2. Анализ организационной структуры управления и текущей деятельности ООО «Невские пороги»
2.1. Общая характеристика ООО «Невские пороги»
2.2. Анализ структуры управления ООО «Невские пороги»
2.2. Анализ текущей деятельности ООО «Невские пороги»
3. Разработка мероприятий по совершенствованию организационной структуры управления ООО «Невские пороги»
3.1. Внедрение новой структуры отдела продаж
3.2. Создание службы конкурентной разведки
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Заключение
Список использованной литературы

Анализ и совешенстввание организационных структур управления(на конкретном примере)

4,5
4,2
4.
Оцените нашу рекламную активность по привлечению корпоративных клиентов по 5-балльной шкале
2,7
3,1
3,2
5.
Оцените нашу систему сбыта при взаимодействии с Вашей компанией по 5-балльной шкале
4,7
4,6
4,8
6.
Оцените широту нашего ассортимента по 5-балльной шкале
1,8
2,1
3,1
7.
Оцените нашу компанию по сравнению с конкурентами с точки зрения маркетинговой деятельности (положительная оценка от 1 до 5 – степень превосходства, отрицательная от -1 до -5 - отставание) в сегменте:
- чай
- кофе
-2
-1
-4
-1
-3
-1
8.
Что бы Вы могли порекомендовать нашей компании для повышения эффективности взаимодействия с Вами?
- расширить ассортимент
- провести рекламную кампанию
- провести промо-акции
- скорректировать ценовую политику с учетом цен конкурентов
- повысить эффективность взаимодействия с клиентами
- провести обучение персонала
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
х
Таким образом, можно говорить о том, что на сегодняшний день у ООО «Невские пороги» сложился ряд проблем во взаимодействии и клиентами. Несмотря на то, что они приобретают продукцию ООО «Невские пороги», нет полной удовлетворенности от взаимодействия. Кроме того, налицо значительное отставание от конкурентов в сфере маркетинга. Требуется корректировка ценовой политики, проведение мероприятий по продвижению, а также совершенствование сбытовой системы, в том числе, обучение сбытового персонала.
Структура отдела продаж ООО «Невские пороги» представлена на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Структура отдела материально-технического снабжения ООО «Невские пороги»
Как видно, нет выделенной функции продаж в ООО «Невские пороги», менеджеры по продажам подчинятся зам.директора по коммерческим вопросам наряду с менеджерами по закупкам и работниками склада. Также нужно отметить, что часть продаж ООО «Невские пороги» осуществляется «Орими Трейд», т.е. осуществляется формальная продажа продукции головной компании для дальнейшего ее распределения. На ООО «Невские пороги» в сфере продаж приходится около 30%. Предлагается передать полностью функцию продаж в ООО «Невские пороги», при этом менеджеры по продажам «Орими Трейд» не останутся без работы, т.к. компания реализует также чай «Гринфилд», бакалею и другие продуктовые товары в рамках оптовой торговли.
Кроме того, необходимо уделить внимание направлению HoReCa.
Как показало исследование, не проводится обучение сбытового персонала. В этой связи также нужно разработать рекомендации, однако, обучение нужно проводить совместно с персоналом «Орими Трейд», т.е. рассматривать обучение в комплексе – не только менеджеров по продажам ООО «Невские пороги», но и «Орими Трейд», а также мерчандайзеров и супервайзеров, т.к. как уже говорилось головная компания уделяет большое внимание рекламе в местах продаж и мерчандайзингу.
В приведенной ниже таблице 2.6 обобщены основные финансовые результаты деятельности ООО «Невские пороги» за 2007-2008 годы.
Как видно, за анализируемый период ООО «Невские пороги» получила выручку в размере 353653 тыс. руб. (рост 102,1% по сравнению с 2007 годом), прибыль от реализации в размере 65395 тыс. руб. (рост 105,2% по сравнению с 2007 годом), чистую прибыль 47343 тыс. руб. (рост 105,5% по сравнению с 2007 годом). Отмечен рост рентабельности расчетной и рентабельности продукции.
Таблица 2.6
Основные показатели деятельности ООО «Невские пороги»
Показатель
Ед. изм.
2007
2008
Прирост
тыс. руб.
%
Объем реализации продукции
тыс.руб.
346461
353653
7192
102,08
Себестоимость продукции
тыс.руб.
235406
238167
2761
101,17
Валовая прибыль
тыс.руб.
111055
115486
4431
103,99
Управленческие расходы
тыс.руб.
32476
33189
713
102,20
Коммерческие расходы
тыс.руб.
16421
16901
480
102,92
Прибыль от реализации
тыс.руб.
62158
65396
3238
105,21
Прочие расходы
тыс.руб.
3095
3102
7
100,23
Балансовая прибыль
тыс.руб.
59063
62294
3231
105,47
Налог на прибыль
тыс.руб.
14175
14951
775
105,47
Чистая прибыль
тыс.руб.
44888
47343
2456
105,47
Рентабельность расчетная (прибыль от продаж/ себестоимость продукции)
%
17,94
18,49
0,55
х
Рентабельность продукции (прибыль от продаж/ объем реализации продукции)
%
26,40
27,46
1,05
х
Таким образом, можно говорить о том, что ООО «Невские пороги» показало положительную динамику показателей деятельности в 2008 году по сравнению с 2007 годом.
ООО «Невские пороги» использует общую систему налогообложения, к прочим расходам отнесен налог на имущество в размере 2,2% (расчет от стоимости основных фондов).
Большое значение в обеспечении экономической безопасности ООО «Невские пороги» имеет конкурентная борьба. Конкурентная борьба предусматривает определение и оценку сильных и слабых сторон конкурентов в масштабе реального времени, их вероятных намерений в соотношении с реальными возможностями своего бизнеса.
«Орими Трейд» защищает свои интересы в конкурентной борьбе. В 2005 году возникла ситуация, когда «Орими Трейд» и «Май» спорили за право на товарный знак «Гита». Петербургское ТУ ФАС возбудило дело по заявке «Орими Трейд» (10). В итоге, комиссия территориального управления ФАС по Петербургу и Ленобласти приняла положительное решение по делу, возбужденному на основании заявления «Орими Трэйд» в отношении компании «Май» по признакам недобросовестной конкуренции, т.е. «Орими Трэйд» удалось отстоять свои права и защитить свой бизнес от недобросовестной конкуренции.
Однако, несмотря на то, что в ООО «Невские пороги» довольно хорошо организована система экономической безопасности, в компании нет службы конкурентной разведки, хотя в «Орими Трейд» есть отдел маркетинга и отдел рекламы. В связи с этим целесообразно рассмотреть возможность организации службы конкурентной разведки в ООО «Невские пороги» при тесном взаимодействии с отделом маркетинга «Орими Трейд».
3. Разработка мероприятий по совершенствованию организационной структуры управления ООО «Невские пороги»
3.1. Внедрение новой структуры отдела продаж
Как было выявлено, лишь 30% сбыта осуществляется ООО «Невские пороги», остальные продажи осуществляются материнской компанией «Орими Трейд». Предлагается сосредоточить все продажи чая и кофе собственного производства в рамках ООО «Невские пороги», остальные продажи оставить в рамках «Орими Трейд» (дистрибьюторские продажи чая «Гринфильд», оптовая торговля импортируемым кофе и др.). Это позволит приблизить производство к клиентам и лучше учитывать запросы конечных потребителей, на которых ориентировано производство ООО «Невские пороги».
Ранее было выявлено, что в структуре ООО «Невские пороги» есть три менеджера по продажам, которые распределены по видам реализуемой продукции (чай и кофе), кроме того, нет отдела продаж, менеджеры подчиняются зам.директора по коммерческим вопросам, при этом менеджеры включены в состав отдела материально-технического снабжения.
Таким образом, предлагается:
1. объединить менеджеров отдел продаж, который будет подчиняться зам.директора по коммерческим вопросам;
2. назначить начальника отдела продаж;
3. провести разделение продаж не по видам продукции (чай и кофе), т.к. некоторые клиенты закупают оба вида продукции и им в этом случае нужно общаться с разными менеджерами, а по клиентам, согласно разделению клиентской базы – оптовые продажи, розничные продажи, HoReCa;
4. расширить штат менеджеров по продажам в связи с передачей продаж чая и кофе собственного производства в ООО «Невские пороги». При этом в «Орими Трейд» будет произведено перераспределение функций (не идет речи об увольнении менеджеров, которые занимались продажами продукции собственного производства).
Ранее в штате ООО «Невские пороги» было три менеджера по продажам. Рекомендуется новая структура (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Новая структура отдела продаж ООО «Невские пороги»
Как видно, численность персонала вырастет на 6 человек – теперь в отделе будет руководитель и 8 менеджеров, разделенных по клиентам. Наибольшее количество менеджеров будет по направлению «розница», т.к. розничных предприятий много и их объемы закупок (кроме розничных сетей) меньше, чем оптовиках, количество которых меньше и с точки зрения клиентов. Менеджеров по работе HoReCa будет также два, что обусловлено тем, что предприятий общественного питания и гостиничного бизнеса меньше, чем розничных, кроме того, пока доля этих продаж невелика и даже снизилась в 2008 году. Однако, будут приняты меры по повышению продаж в HoReCa (см. раздел 5.1.2), поэтому требуется не один, а два менеджера с расчетом на рост продаж в данном сегменте.
Сформулируем требования к менеджерам по продажам, которых нужно ввести в штат. Пол – мужской или женский. Возраст – от 25 лет. Опыт работы в сфере продаж продуктов питания (желательно чай и кофе) – от 2 лет. Образование высшее (любое), желательны тренинги в сфере продаж и/или дополнительное образование в сфере управления продажами. Личностные характеристики: ответственность, коммуникабельность, готовность много и интересно работать. Предпочтение будет отдаваться кандидатам с наработанной клиентской базой.
Установим размер оплаты труда в 10 тыс. руб. (20 тыс. руб. для руководителя отдела) + % от продаж. Ожидается, что среднемесячный размер заработной платы персонала (без учета сезонности) составит 30 тыс. руб. для менеджеров и 45 тыс. руб. для руководителя отдела.
Для того чтобы разместить менеджеров будет использован второй конференц-зал ООО «Невские пороги» (площадь 86 кв.м), в этом кабинете как раз поместятся все менеджеры и руководитель отдела. Для оснащения 6 новых рабочих мест потребуется 247 тыс. руб. (мебель + оргтехника). Также ежемесячно будет выделять 30 тыс. руб. на представительские расходы и 18 тыс. руб. на отдел на бензин (менеджеры будут не только работать в офисе, но и посещать клиентов). Таким образом, смета затрат на мероприятие представлена в таблице 3.1.
Таблица 3.1
Затраты на внедрение новой структуры отдела продаж ООО «Невские пороги»
№
Мероприятие
Затраты, тыс. руб.
Период
Вид затрат
1
Подбор персонала (6 человек)
нет, возложено на отдел кадров
декабрь 2008 года
нет
2
Оборудование отдела (6 новых мест)
247
январь
2009 года
капитальные
2.1
Мебель для оборудования рабочих мест
68
январь
2009 года
2.2
Компьютеры
145
январь
2009 года
2.3
Оргтехника и телефония
34
январь
2009 года
3
Заработная плата руководителя отдела
45
ежемесячно
текущие, управленческие
4
Заработная плата менеджеров
30
ежемесячно
текущие, управленческие
5
Представительские расходы
30
ежемесячно
текущие, управленческие
6
Амортизация
73
ежегодно
текущие, управленческие
7
Затраты на транспорт
18
ежемесячно
текущие, управленческие
Продолжение таблицы 3.1
8
Налог на имущество
5
ежегодно
прочие
9
ЕСН
74
ежемесячно
текущие, управленческие
10
Расходные материалы и канцелярские товары
1
ежемесячно
текущие, управленческие
11
Страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний
22
ежегодно
текущие, управленческие
Для того чтобы определить размер амортизации, нужно определить, к какой амортизационной группе относятся указанные выше виды оборудования: компьютеры, оргтехника и телефония – 3 группа, срок амортизации 3 года; мебель – 4 группа, срок амортизации 5-7 лет (11). Таким образом, был получена амортизация в размере 73 тыс. руб.
Налог на имущество оставляет 2,2% или 5,4 тыс. руб.
3.2. Создание службы конкурентной разведки
Дадим рекомендации по созданию службы конкурентной разведки в ООО «Невские пороги». Определим ее цели и задачи.
Цели конкурентной разведки для ООО «Невские пороги»:
1. Определение истинной стратегии конкурентов для корректировки собственной стратегии.
2. Определение потенциала конкурентов (их сильных и слабых сторон) для корректировки собственной стратегии.
3. Определение организационных, финансовых, технических и других способов обеспечения конкурентных преимуществ для целей возможного копирования или нейтрализации.
4. Оценка общей емкости рынка чая и кофе через сумму долей конкурентов для оценки состояния отрасли по изменению динамики.
5. Оценка степени выгодности условий сотрудничества с теми или иными поставщиками и покупателями.
Конкурентная разведка в ООО «Невские пороги» будет выполнять следующие функции и задачи:
Повышать эффективность ведения бизнеса за счет поддержки принятия решений, как на стратегическом, так и на тактическом уровнях.
Выполнять функции системы «раннего предупреждения», привлекая внимание менеджеров на возможно раннем этапе к угрозам, которые могут причинить ущерб бизнесу компании.
Выявлять благоприятные для бизнеса возможности, которые желательно не пропустить, и которые ООО «Невские пороги» без конкурентной разведки могло бы просто не заметить.
Помогать службе безопасности ООО «Невские пороги», участвуя в выявлении попыток конкурентов получить доступ к корпоративным секретам.
Выполнять функции механизма управления рисками, что позволит ООО «Невские пороги» эффективно реагировать на быстрые изменения окружающей среды.
Структура службы конкурентной разведки будет выглядеть следующим образом (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Структура службы конкурентно разведки ООО «Невские пороги»
Таким образом, в цели службы конкурентной разведки ООО «Невские пороги» будет входить только собственно добыча информации, а не ее анализ. Анализ будет присутствовать только в качестве инструмента извлечения необходимой информации из косвенных данных. Задачи службы конкурентной разведки являются вспомогательной информационной функцией дополнения марркетингового анализа для целей стратегического управления.
Служба будет подчиняться зам.директора по коммерческим вопросам, а также будет тесно взаимодействовать с отделом маркетинга и отделом рекламы «Орими Трейд» и службой безопасности ООО «Невские пороги».
Таким образом, в штате ООО «Невские пороги» предполагаются 3 новых сотрудника:
старший менеджер по конкурентной разведке, координирующий все вопросы, связанный с осуществлением деятельности направления «конкурентная разведка» и разрабатывающий программу действий по противостоянию конкурентам;
менеджер по конкурентной разведке, осуществляющий полевые исследования;
менеджер по конкурентной разведке, задачами которого является сбор и анализ информации по вторичным источников и анализ данных, получаемых от полевика.
Целью создания конкурентной разведки в ООО «Невские пороги» является создание информационной базы для разработки рекомендаций по созданию общей стратегии компании. Для этого перед службой конкурентной разведки руководство ООО «Невские пороги» ставит следующие конкретные задачи (38анее были перечислены общие задачи и функции службы конкурентной разведки):
анализ рекламной активности конкурентов;
анализ ассортимента конкурентов;
анализ системы стимулирования сбыта конкурентов;
анализ системы работы с претензиями клиентов;
анализ процесса продажи;
анализ квалификации персонала;
анализ перспектив развития конкурентов (планы, направления развития и др.);
анализ динамики продаж;
SWOT-анализ конкурентов;
анализ ценовой политики;
оценка имиджа (репутации) конкурентов;
изучение (опросы) покупателей продукции ООО «Невские пороги» и конкурентов;
оценка работы конкурентов на выставках, презентациях;
оценка PR-деятельность конкурентов;
оценка материально-технической базы конкурентов;
отслеживание тенденций рынка (динамика продаж различных моделей);
бенчмаркинг (выявление факторов эффективности предприятий на рынке чая и кофе);
отслеживание появления новинок на рынке.
Определим требования к новым сотрудникам.
Старший менеджер: возраст – от 25 лет; высшее образование (техническое + маркетинг или экономическое); опыт работы от 3 лет в сфере ислледований; опыт аналитической работы; уверенная жизненная позиция и подкрепленные амбиции; умение найти подход к каждому сотруднику и умение работать в команде; умение обучать сотрудников, знание подходов и методик исследования конкурентов; умение работать с большими объемами информации.
Менеджер (полевик): возраст – от 21 года; опыт работы – от 1 года; высшее или незаконченное высшее образование; возможен прием на работу студентов старших курсов (5-6 курс); опыт работы или очень хорошее знание принципов, методов и подходов маркетинга и конкурентного анализа; умение работать в команде; обучаемость; активная жизненная позиция.
Менеджер (аналитик): возраст – от 23 лет; высшее образование (маркетинг или техническое + маркетинг); аналитические способности; знание методов обработки данных; опыт работы – от 2 лет; умение работать с большими объемами информации; умение работать в команде; обучаемость.
Для реализации проекта по внедрению конкурентной разведки необходимо определить месячный бюджет на все планируемые мероприятия и единовременные затраты на организацию работы новых сотрудников (таблица 3.2).
Таблица 3.2
Затраты на создание службы конкурентной разведки
ООО «Невские пороги»
№
Мероприятие
Затраты, тыс. руб.
Период
Вид затрат
1
Подбор персонала (3 человека)
нет, возложено на отдел кадров
декабрь
2008 года
нет
2
Оборудование отдела (3 новых места)
112
январь
2009 года
капитальные
2.1
Мебель для оборудования рабочих мест
32
январь
2009 года
2.2
Компьютеры
68
январь
2009 года
2.3
Оргтехника и телефония
12
январь
2009 года
3
Заработная старшего менеджера
20
ежемесячно
текущие, управленческие
4
Заработная плата менеджеров
15
ежемесячно
текущие, управленческие
5
Затраты на исследования
100
ежегодно
текущие, управленческие
6
Амортизация
33
ежегодно
текущие, управленческие
7
Расходные материалы
2
ежемесячно
текущие, управленческие
8
Налог на имущество
2
ежегодно
текущие, управленческие
9
ЕСН
13
ежемесячно
текущие, управленческие
10
Страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний
4
ежегодно
текущие, управленческие
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Ожидается, что за счет передачи сбытовой функции в ООО «Невские пороги» (внедрение новой структуры отдела продаж) и усиления сбытовой активности будет получен рост продаж на 10% в 2009 году. При определении планируемого прироста объема продаж учитывалось, что на сегодняшний день на ООО «Невские пороги» в сфере продаж приходится около 30%, которые обеспечивают три менеджера по продажам. Рост численности персонала отдела до 9 человек, соответственно, позволит «закрыть» оставшиеся 70% и получить дополнительный прирост продаж в размере 10% за счет работы еще 5 менеджеров и руководителя отдела. Таким образом, на одного нового менеджера в среднем будет получен прирост продаж в размере 13% (70% «закрытия» продаж «Орими Трейд» и 10% дополнительного объема продаж)- на 5 менеджеров и руководителя отдела продаж. При этом в связи с тем, что 13% продаж на одного менеджера – допустимая норма для предприятий пищевой промышленности (по экспертным оценкам, полученным при обращении за информацией к 5 руководителям отделов продаж предприятий-производителей пищевой продукции. Кроме того, можно ожидать и большего прироста продаж после того как менеджеры выйдут на стабильный режим работы (период адаптации). Нужно также учесть, что все менеджеры будут иметь опыт работы в сфере продаж продуктов питания.
При этом нужно отметить, что будет получен прирост загрузки производственных мощностей. Если принять текущий объем реализации (353653 тыс. руб.) за 76%, то прирост объема реализации на 10% (389018 тыс. руб.) приведет к росту загрузки производственных мощностей до 84% (389018х76/353653=86).
Таким образом, будет получен прирост производственных мощностей на 8%, что приведет к росту численности производственного персонала на 3% (по оценке зам. директора по производству) – на 21 человека.
Определим, как скажется на выручке ООО «Невские пороги» совершенствование сбыта:
1. Выручка до мероприятия составляла 353653 тыс. руб. Выручка после мероприятия составит: 353653 х 1,1 = 389018 тыс. руб.
2. Представим изменение затрат в виде таблицы 5.2.
При этом учитывалось, что себестоимость продукции до мероприятия составляла 238167 тыс. руб. Переменные расходы на рубль выручки составляли: 238167 /353653 = 0,6734 руб. Таким образом, переменные расходы после мероприятия составят 0,6734 х 389018 = 261984 тыс. руб. При этом нужно учесть, что вырастут все затраты, включая численность производственного персонала, о чем говорилось выше. При этом при расчете не учитывались оплата труда, ЕСН и страхование трех существующих менеджеров по продажам ООО «Невские пороги». Капитальные затраты – 247 тыс. руб.
Рассчитаем, как скажется внедрение новой структуры отдела продаж на экономических показателях ООО «Невские пороги» (таблица 3.3).
Таблица 3.3
Оценка эффективности внедрения новой структуры отдела продаж
Показатель
Ед. изм.
2008
2009
Прирост
тыс. руб.
%
Объем реализации продукции
тыс.руб.
353653
389018
35365
110,00