Стереотипы в деловых письмах

Оглавление
Введение
1. Общая характеристика делового письма
2. Интенции деловых писем с положительными сообщениями
3. Речевые клише и стереотипные ситуации в деловых письмах
Заключение
Список используемой литературы

Стереотипы в деловых письмах

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, отно­сятся также различные виды похвалы:
Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, остав­шимся без попечения родителей... (прямая похвала)
Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)
Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютер­ной техники... (косвенная похвала)
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, увереннос­ти, благодарности в конце письма:
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ...
Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и пло­дотворное сотрудничество наших предприятий.
Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, чтонаша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предпо­лагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.
Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей про­дукции.
В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услу­гами.
Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.
Универсальным принципом использования этикетных средств яв­ляется принцип вежливости. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и дина­мичный характер (2, 137-139).
В письме-просьбе часто употребляются следующие стандартные выражения выражения, например:
Обращаемся (к Вам) с просьбой прислать
Прошу (просим) Вас выслать
Мы просили бы (Вас)    направить (нам)
Не могли бы Вы
Мы будем благодарны, если Вы сможете
Мы хотели бы    
Желательно было бы
Сообщит (нам), пожалуйста, ...
Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка:
Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от...
В соответствии с нашей договоренностью...просим...
На основании нашего телефонного разговора...
Приведем несколько образцов писем-просьб:
1. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от ...№...
2. На основании нашего телефонного разговора 05.02.99 направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.
3. В соответствии с договоренностью наших представителей создается группа по контролю над качеством взаимопоставляемой продукции. Не могли бы Вы в ближайшие дни сообщить, когда ожидать прибытия Вашего эксперта.
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...
Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...
При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты.
Трафарет — это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией — конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки.
Например:
По случаю XI Международного конгресса исследователей Арктики и Антарктиды
Государственный герб
Правительство Российской Федерации
Просит__________ пожаловать на прием в пятницу, 17 ноября 199__ года, с 20.00 до 22 час. Кремлевский Дворец съездов
Приведем примеры приглашений, связанных с проведением деловых встреч:
Уважаемый _______________________________________
Ректорат университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате. Собрание состоится в актовом зале университета ... 1999 г.
Вход по пригласительным билетам.
Ректорат
Письмо - благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:
Благодарим (Вас)
Мы признательны Вам    за...
Выражаем благодарность  за то, что...
Заранее благодарим (Вас)
Выражая благодарность за Ваше письмо (Ваше приглашение) от... сообщаем, что... — Мы получили Ваш факс (сообщение по электронной почте...) от ...
за который (Вас) благодарим.
за который (Вам) очень благодарны.
за который (Вам) очень признательны.
Приведем образцы писем-благодарностей:
1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке.
2. Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно маркетинга наших товаров. Готовы оказать Вам аналогичную услугу.
3. Мы получили от Вас статью экспресс почтой. Она успеет в очередной номер журнала. Благодарим за оперативность.
4. Благодарим Вашу фирму за оказанное нашей делегации гостеприимство. Культурная программа была великолепна. Ждем ответного визита.
5. Заранее благодарим за своевременную отгрузку станков. Поточная линия вступает в действие по согласованному графику.
Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.
При этом используются некоторые стандартные выражения:
Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
Мы рады направить, послать, выслать, препроводить (Вам)...
Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...
Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...
В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...
В сопроводительном письме могут быть отсылки на Предшествующие контакты:
В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от ...)
В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...
Приведем образцы сопроводительных писем.
1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от ... № ... на закупку сельскохозяйственных удобрений. Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал. Приложение: упомянутое на ... листах.
2. Нами была произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукции. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:
(С благодарностью) подтверждаем получение...
Благодарим за письмо от ... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...
Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.
При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:
Мы подтверждаем действие...
В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от... №...
Приведем образцы писем-подтверждений:
1. Подтверждаем получение Вашего письма от... № ... Принимаем меры к выполнению заказа.
2. Мы подтверждаем итоги наших предварительных переговоров о поставке Вашему предприятию запланированного количества антрацита.
3. Подтверждаем действие дополнительного протокола от... № ... к договору между нашими предприятиями от ... № ...
4.В подтверждение наших переговоров с Вашим представителем отгружаем Вам до 1 июля первую партию новых машин.
5. Получили Ваш факс от 31 июля 199_ г. Готовим предложения к предстоящим переговорам.
6. С благодарностью принимаем Ваше предложение встретиться для обсуждения перспектив нашего сотрудничества (5).
Следует обратить внимание на тот факт, что каждая часть деловых писем имеет свой набор речевых клише.
Вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма.
Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул:
Мы получили Ваше письмо за № … от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать (с удовольствием узнали), что…
Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
Благодарим за письмо от …или за № …В ответ сообщаем…
Подтверждаем получение Вашего письма от …со всеми приложениями Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что…
Разрешите написать Вам…
В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что…
В подтверждение нашей телеграммы от …сообщаем, что…
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что…
Принимаем к сведению Ваше письмо от …и сообщаем …
По Вашей просьбе направляем Вам…
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от …
Пожалуйста, примите наши извинения за …
Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ.
Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем:
Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки…
Просим ускорить отправку…
Просим поставить нас в известность о…
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу…
Обращаемся к Вам с просьбой выслать…
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения.
Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению.
Ваша просьба о …удовлетворена.
В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.
Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами.
В ответ на Ваши требования …сообщаем, что нами приняты следующие меры…
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения…
При написании основного текста письма употребляются обороты – скрепы:
В связи (в соответствии) с вашей просьбой…
В связи с вышеизложенным…
Одновременно с этим…
Во – первых …во – вторых…и т.д.
В первую очередь…
Кроме того … более того…помимо того…
Тем не менее…несмотря на…
Далее мы вынуждены…
Само собой разумеется…
Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным)…
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами)…
Мы совершенно уверены…
Мы выражаем уверенность…
Это касается Вашей просьбы (предложения) …