Организиция торговли на оптовых ярмарках ЛенЭкспо

Содержание
Введение
Глава 1. История возникновения торговли на ярмарках
Глава 2. Понятие, классификация и назначение выставок
Глава 3. Организация участие в выставках и ярмарках
3.1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке
3.2. Подготовительный этап
3.3. Работа на выставке
3.4. Деятельность после проведения выставки
Глава 4. Основные причины неудачного участия в выставках
Глава 5. Ярмарки сегодня. «Ленэкспо»
Заключение
Список литературы
Приложения

Организиция торговли на оптовых ярмарках ЛенЭкспо

Благоприятное расположение стенда: Напротив и справа от главного входа, на центральных внутренних проходах, в углах, вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.
И, наоборот, следует избегать размещения стенда вдали от выходов и центральных проходов, в задней части зала, позади больших колонн, лестниц, лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.
Существует несколько типов стендов: стенды в закрытом помещении и стенды на открытом воздухе5. Стенды в помещении описаны ниже.
Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является
наиболее распространенным типом стендов. Преимуществу использования трех стен для размещения экспонатов и рекламных материалов противостоит целый ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не дает возможности контролировать движение по близ лежайшим проходам и, конечно, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.
Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.
«Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию. Хотя он не располагает «поверхностью» (стенами), он имеет преимущество в привлечении публики, особенно в случае презентаций и других подобных мероприятий рекламного характера.
«Остров»: при условии, что проектировщик сумеет воспользоваться его преимуществами, стенд в форме острова – идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.
«Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента.
«Визави»: состоит из двух расположенных друг против друга стендов,
обычно линейных, и представляет собой, пожалуй, вынужденное решение для экспонента. Преимущество этого типа – в наличии двух «фасадов», выходящих в один и тот же проход, однако у него есть и ряд серьезных недостатков. Он создает проблемы внутренней организации стенда, вызывает необходимость в дополнительном персонале, производит впечатление двух отдельных стендов.
Стенды на открытом воздухе используются в случае крупногабаритных экспонатов, которые, согласно выставочному регламенту, запрещено выставлять во внутренних помещениях. Также стенды могут быть открытые (хороший внешний обзор и возможность общаться через границы стенда) и закрытые (с прозрачными и непрозрачными стенами), на которых все общение происходит внутри образовавшегося помещения6.
В любом случае правильно спроектированный стенд должен:
1. Облегчать зрительное проникновение внутрь помещения таким образом, чтобы уже с первого момента посетителю открывалось «лицо» демонстрируемых товаров.
2. Иметь небольшое количество точек концентрации внимания, с тем чтобы не ослаблялось общее впечатление и внимание не рассеивалось.
3. Располагать индивидуальностью, поскольку только так экспонент может передать во внешний мир свой личный «сигнал», создать у окружающих ясное представление о своей фирме и ее коммерческих предложениях.
4. Иметь свое «лицо» (название фирмы, эмблема, графическое изображение, цвета), что помогает дифференцированию фирмы и создает предпосылки для ее узнавания в будущем.
5. Быть привлекательным. Иметь соответствующую планировку, которая позволяет принять ожидаемое количество посетителей.
6. Быть соразмерным с уровнем и составом ожидаемых посетителей.
7. Быть удобным в установке и разборке.
Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.
Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей.
Планировка стенда тесно связана с размером арендуемой площади, ее расположением и видом выставляемой продукции. Если стенд достаточно большой, а выставляемая продукция мелкая, значит целесообразнее будет использование витрин. Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.
«Ленэкспо» оказывает большой перечень услуг экспонентам:
1. Строительство и оформление стендов
2. Производство электротехнических и сантехнических работ
3. Установка телефонов, факсов
4. Подключение информационных каналов
5. Наем обслуживающего персонала
6. Организация питания
7. Оказание транспортных услуг
8. Предоставление подъемной вышки с оператором
9. Заказ гостиниц
Заказ услуг производится в Сервис-бюро «Ленэкспо». Оплата производится на основании выставленных счетов. Заказы нужно оформлять за 2 недели до даты монтажа. При поступлении заявки на установку телефонов, оборудования после начала монтажных работ, ставки увеличиваются на 50%. При приеме заказов на услуги менее чем за 24 часа до требуемой даты исполнения, ставки повышаются на 100%. Экспонент не может вывести оборудование без подписания акта о сдаче выставочной площади.
При «Ленэкспо» работает Туристическая компания «Ленэкспо», которая оказывает услуги по размещению и доставке.
Застройку стендов осуществляет компания «Экспоформа» по соответствующим тарифам. За 2-х этажный стенд экспонент доплачивает 50% к сумме аренды.
3.3. Работа на выставке
«Ленэкспо» изготавливает и продает билеты на выставку. Выручка от продажи билетов полностью поступает в распоряжение «Ленэкспо».
Каждый посетитель при посещении выставки обязан заполнить анкету, которая может включать:
ФИО
Название организации
Деятельность
Цель визита на выставку
Какие области выставочной деятельности наиболее интересны
Ожидания от выставки: познакомиться с новыми продуктами, производителями, заключить сделки, заявить о себе и т.д.
Экспонент принимает выставочную площадь не менее чем за 12 часов до открытия и сдает ее по окончанию демонтажных работ. Экспонент обязуется не покидать выставку до ее окончания. Выставочные площади, заказанные экспонентом и не занятые до 12 часов, считаются свободными. «Ленэкспо» считает своим правом распорядиться ими по своему усмотрению. При этом сумма, уплаченная экспонентом, ему не возвращается.
В период выставки экспонент обязан прибыть на выставку за 1 час до открытия и покинуть павильоны через 30 минут после официального закрытия. Через 30 минут после окончания выставки выключается свет в павильонах, остается только свет в дежурных и служебных помещениях.
Работы по монтажу осуществляются с 10 до 20, а в день закрытия – до 22 часов. Сроки монтажа и демонтажа на «Ленэкспо»:
1. Застройка площади до 500 кв.м. – монтаж 2 дня, демонтаж 1 день
2. Застройка площади до 1000 кв.м. – монтаж 3 дня, демонтаж 2 дня
3. Застройка площади до 2000 кв.м. – монтаж 4 дня, демонтаж 2 дня
4. Застройка площади до 3000 кв.м. – монтаж 5 дня, демонтаж 3 дня
Нагрузка на 1 кв. м не должна превышать:
павильоны 1,2,3,5,8 – 3,5 т/кв м
павильон 4, 1 этаж – 2,0 т/кв м, 2 этаж – 1,2 т/м кв.
павильон 6, 1 этаж - 2,0 т/кв м.
Во время работы на выставке экспонент обязан соблюдать «Правила пожарной безопасности». Проходы должны оставаться свободными. Должен быть предусмотрен пожарный проход вдоль стен 1 м. Запрещается размещать рекламные материалы на конструкциях, стенах павильонов.
Сдача выставочного стенда в субаренду запрещается без письменного согласия «Ленэкспо». В случае нарушения настоящего условия экспонент выплачивает «Ленэкспо» штраф в трехкратном размере от суммы арендной платы.
Во время работы выставки экспонент может выступить с лекциями, показать видеофильм, а также разместить информация в Интернет. Заказы на симпозиумы и конференции должны быть предоставлены на 1 месяц до начала работ. «Ленэкспо» принимает заказы на:
- публикации в прессе и специализированных журналах,
- объявления по внутривыставочному и городскому радио и телевидению
- изготовление рекламных щитов, расклейка плакатов.
Участник имеет право рекламировать свою продукцию внутри арендуемой площади. Для распространения рекламы вне стендов требуется письменное разрешение «Ленэкспо». Звуковые носители рекламы также могут быть применены с разрешения «Ленэкспо».
На выставке работают сотрудники компании. Он должны быть коммуникабельны, ответственны, так как на них возложена обязанность представления своей фирмы и ее продукции.
3.4. Деятельность после проведения выставки
После выставки проводится следующая работа:
1. Анализ полученных контактов
2. Составление отчета об участии.
Необходимо классифицировать и оценить достигнутые соглашения. Если на выставке договорились о рассылке рекламных материалов или о предоставлении образцов, необходимо выполнить условия данной договоренности. Также данная работа предусматривает направление благодарственных писем всем посетителям и рассылку дополнительных материалов и сведений о предприятии.
В обязательном порядке надо передать визитные карточки или контакты, записанные в анкете на выставке, тем специалистам, которые не присутствовали на выставке, но играют важную роль в деятельности компании.
Участие в ярмарке и выставке является инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели7.
Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:
1. Оценка сметных и фактических расходов по участию, расходы на рекламу – пропаганду и вызванный ими резонанс,
2. Впечатление, произведенное стендом, оценку стендов конкурентов.
3. Эффективность работы сотрудников на выставке.
4. Оценка эффективности рекламных материалов, сопоставление их с материалами конкурентов.
5. Наработанные контакты и звонки по этим контактам.
Глава 4. Основные причины неудачного участия в выставках
Выставка - один из самых дорогих, но самых эффективных способов продвижения товаров и услуг. Каждый этап - планирование, организация, проведение и даже подведение итогов, могут как значительно повысить отдачу от этого мероприятия, так и существенно её снизить.
Детальная проработка каждого этапа выставки - от планирования до статистической обработки результатов поможет избежать многих ошибок, привлечь лучших клиентов, сохранить силы и настрой в работе. Причинами неудачных выставок являются следующие:
1. Отсутствие четких целей участия,
2. Слабая подготовка,
3. Неудачное место для стенда,
4. Выбрана выставка, специфика которой не полностью соответствует деятельности фирмы,
5. Недостаточно рекламных материалов на стенде,
6. Непрофессиональный коллектив, работающий на стенде,
7. Рекламные материалы распространяются бездумно (всем и каждому), при этом целевая аудитория остается неохваченной.
8. Персонал не ориентирован на успех выставки,
9. Не продумана концепция рекламы,
10. Полученные контакты на выставке потеряны и ими не воспользовались для работы,
11. Руководство ждет немедленно отдачи от выставки.
12. Не проводится анализ проведенной выставки с тем, чтобы избежать дальнейших ошибок.
Поэтому для повышения качества работы сотрудников на выставке необходимо детального распределять их функции, обучать персонал компании быстро и продуктивно работать с посетителями у стенда; раскрыть способы большего привлечения потенциальных клиентов; эффективно и рационально готовить рекламные материалы.
Глава 5. Ярмарки сегодня. «Ленэкспо»
За последние годы Петербург стал настоящим международным центром логистики и торговли Балтийского региона. Огромный научный, промышленный потенциал города и области становится все более интересным для зарубежных и отечественных инвесторов. Выставочный комплекс «Ленэкспо» является дополнительным фактором общей инвестиционной привлекательности города и отражает все формы контактов: торговые, производственные, научные, культурные, политические. Свою историю «Ленэкспо» ведет с 1968 года, с первой международной выставки «Инрыбпром-68», которая и положила начало дальнейшей деятельности выставочного комплекса. Cегодня ОАО «Ленэкспо» это:
40 000 кв.м закрытой площади;
63 000 кв.м открытой площади;
9 павильонов на берегу Финского залива;