Документация и документооборот организации

Содержание

1.Исторические этапы развития документооборота организации
2.Документация в организации
3.Документооборот организации и его составляющие
Список использованной литературы

Документация и документооборот организации

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни (например, Типовое положение о ведении делопроизводства, Положение по оплате и стимулировании труда; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, проведении разнообразных мероприятий и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
Устав и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются сотрудниками ответственными за процесс разработки.
Инструкция – это правовой документ, издаваемый сотрудником ответственным за процесс разработки и утверждаемый руководителем организации, в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, подразделений, должностных лиц и граждан. Также инструкции издаются в целях определения регламента применения законодательных актов и распорядительных документов.
Наименование инструкции должно четко определять характер вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении табельного учета», «Должностная инструкция специалиста по кадрам отдела кадров»).
При составлении инструкции текст ее составляется по утвержденной схеме внутри предприятия на разделы, пункты и подпункты. В основном инструкция содержит следующий разделов «Общие положения», в котором определяются основные требования к составлению документа или работнику. Инструкция действует до момента создания новой [3].
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организации, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Указание – это документ распорядительного характера, создаваемый предприятиями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также проблемам, связанным с осуществлением исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи данного документа руководитель может делегировать своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Формирование проекта и его оформление проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распоряжение – акт управления государственного органа или документа действующего внутри предприятия, имеющий характер власти, издаваемый в рамках присвоенной руководителю в рамках своей компетенции, имеющий силу на работников подразделения, на которых это распоряжение распространяется. Распоряжение является подзаконным актом и делится на два раздела: распоряжение общего длительного действия и распоряжение, касающиеся возникшего вопроса или случая.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации и действующим на основе единоначалия. Приказ издается для решения задач оперативного характера, стоящего перед работниками организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, существующего в практике управления. С помощью приказа руководитель организации ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения возникших вопросов и ситуаций. Приказ является обязательным для всех работников организации. В частных случаях приказ может формироваться для широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. В большинстве текстов приказов по личному составу отсутствует констатирующая часть и глагол «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. В связи с этим кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, командировать и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии имени и отчества полностью, должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурное подразделение) в строгом соответствии с утвержденным штатным расписанием и заключенным с работником трудовым договором, даты вступления в силу данного пункта приказа.
Каждый пункт приказа по личному составу должен нести в себе ссылку на письменное основание данного распорядительного действия.
Проект приказа по личному составу согласовывается с заинтересованными должностными лицами, указанными в унифицированной форме и визируется руководителем предприятия или начальником кадровой службы (в мелких организациях – сотрудником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства).
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под роспись.
Приказы (распоряжения) по личному составу в обязательном порядке подлежат регистрации (отдельно от приказов (распоряжений) по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации, в которой фиксируют дату и номер приказа, содержание и кем подписан данный документ [7].
Текст документа распорядительного характера в основном состоит из двух взаимозависящих составляющих: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть представляет собой вводную часть рассматриваемого вопроса и предназначена для объяснения «с чем связано возникновение документа?» или ссылкой на документ, являющийся предпосылкой данного распоряжения. Наибольшую нагрузку несет в себе распорядительная часть, которая несет в себе указания к действию.
Если распорядительная часть предполагает разнообразие выполняемых действий и нескольких исполнителей, то данная часть делиться на пункты, в которых указываются согласно выполняемой функции свои исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в распорядительном документе указывается лицо, который несет ответственность за исполнение документа. Итоговым этапом создания проекта распорядительного документа является согласование и визирование.
3. Документооборот организации и его составляющие
Под документооборотом предприятия следу­ет понимать упорядоченное движение документов (документированной инфор­мации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение). Электронные докумен­ты участвуют в документообороте предприятия наравне с бумажными докумен­тами.
Функциональное назначение документооборота предприятия заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, последнее, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения до­кументов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их под­готовки (исполнения).
В качестве составляющих документооборота предприятия принято выделять три самостоятельных, но, в то же время, тесно взаимосвязанных документационных потока, представленных входящими, внутренними и исходящими докумен­тами. Эти потоки формируются в процессе целенаправленного, рационального и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (орга­низациями, учреждениями).
Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие из-за его пределов, в том числе от других предприятий (организаций, учреждений), а также физических лиц (граждан). Соответственно, исходящие документы — это докумен­ты, направляемые предприятием за его пределы, в том числе другим предприятиям (организациям, учреждениям), а также физическим лицам (гражданам).
Внутренние документы — это документы, образующиеся в процессе повседнев­ной деятельности предприятия и не покидающие его пределов, перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия [1].
Таким образом, с учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот предприятия на внутренний и внешний.
Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, по­ступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя.
Второй состоит из исходящих документов, а также входящих документов, ко­торые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы пред­приятия), например документы, переданные предприятию во временное пользо­вание.
От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конеч­ном итоге зависит эффективность документооборота предприятия в целом. В этой связи рассмотрим основные особенности организации работы с входящими, ис­ходящими и внутренними документами предприятия.
Работа с входящими документами включает следующие основные этапы:
- доставку и прием документов;
- первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- рассмотрение документов руководством предприятия;
- передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделени­ям);
- осуществление контроля над исполнением документов;
- прием исполненного документа, его помещение в дело;
- последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
Доставка документов на предприятие, как пра­вило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой коррес­понденции от курьера производится уполномоченным сотрудником делопроиз­водства (службы ДОУ). Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:
- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
- проверку правильности ее адресования;
- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей);
- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
- простановку штампов с отметкой «Входящий № » на документах, подле­жащих регистрации (учет документов);
- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистра­ция документов).
После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на пред­варительное рассмотрение. По результатам предварительного рассмотрения в де­лопроизводстве (службе ДОУ) уполномоченным сотрудником принимается ре­шение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных). Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рас­смотрения письменных обращений граждан или должностному лицу с соответ­ствующими полномочиями или руководителю предприятия для оформления со­ответствующей резолюции.
Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содер­жащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя.
По результатам предварительного рассмотрения часть документов установлен­ным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется — как правило, че­рез секретариат - на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указан­ных документов.
Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осу­ществляться в день их поступления в делопроизводство (службу ДОУ) или в пер­вый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необхо­димости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рас­смотрения документа руководством предприятия.
После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежа­щих исполнению, на контроль, последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным под документа передается ответственному исполнителю, названному в резолю­ции первым, при этом необходимость размножения документов и количество ко­пий определяется лицом, организующим исполнение.
Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структур­ных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвер­жденной номенклатурой дел.
Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществ­ляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с при­менением прошивочной машины.
Последующие хранение и работа с документом — до передачи последнего в ар­хив или на уничтожение — должны производиться исходя из практической по­требности в документе и с учетом его исторической, научной или иной ценности.
Работа с исходящими документами включает следующие основные этапы:
- проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
- регистрацию документов;
- подготовку документов к отправке;
- передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
- помещение контрольных экземпляров документов в дела;
- последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим подробнее порядок работы с исходящими документами в соответ­ствии с перечисленными этапами. Подготовка к отправке и отправка исходящих документов почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи [5]. Документы, поступающие в делопроизводство (службу ДОУ) для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномочен­ными сотрудниками делопроизводства (службы ДОУ).
Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:
- иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
- быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
- иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе, а также быть упакован соответственно техническим требованиям, обеспечивающим сохранность носителей и записанной на них информации;
- вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
- иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
- в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправлен (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных прав передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №___» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проход процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых с правлений, после чего передаются для подготовки к отправке.
Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает [5]:
- проставление на конвертах (наклейках на упаковки) адресных данных;
- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
- вложение документов в конверты (упаковки);
- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конверт.
Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками делопроизводства (службы ДОУ) предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывает сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).
После отправки деловой корреспонденции сотрудники делопроизводства (службы ДОУ) помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дел: соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дальнейшие хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов — до передачи их в архив или на уничтожение — должны производиться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической, научной или иной ценности.
Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, включает следующие основные этапы:
- подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
- редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
- согласование уточненного варианта текста документа;
- оформление окончательного варианта текста документа;
- утверждение (подписание) документа;
- регистрацию документа;