Организация обеспечения подразделений медицинских учреждений медикаментами, инструментарием, инвентарем и медицинской техникой

Введение
1. Общая характеристика медицинских учреждений
2.Описание организационной структуры медицинского учреждения
3.Нормативные документы по обеспечению и распределению медикаментов, инструментария и медицинской техники по подразделениям
4. Порядок обеспечения подразделений медицинского учреждения медикаментами ,инструментарием, инвентарем и медицинской техникой. Документооборот
5.Оценка документооборота
6.Несогласованность нормативных документов. Финансовые проблемы
7. Предложения по оптимизации документооборота
Заключение
Список литературы
Приложение 1.Схемы документооборота ………………………………………34
Приложение 2.Нормативные документы, на основании которых
осуществляется обеспечение и распределение медикаментов, инструментария, инвентаря и медицинской техники……………………………………………….37

Организация обеспечения подразделений медицинских учреждений медикаментами, инструментарием, инвентарем и медицинской техникой

4.Письмо Минздрава РФ от 12.02.2002г. №2510/2698-02-23 «О принадлежности отдельных видов медицинской техники к перечню важнейшей и жизненно необходимой медицинской техники».
5.Приказ Минздрава РФ от 20.07.2001 года №284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.
6. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 1999 года N 107н.
7.Министерство здравоохранения СССР. Приказ №1337 от 30.12.1987г.Об утверждении специализированных форм первичного бухгалтерского учета для учреждений здравоохранения»
8. Приказ Минздрава СССР от 25 апреля 1986 года N 585 "Об утверждении Инструкции по учету тары в объединениях, организациях и предприятиях системы Минздрава СССР".
9. Приказ Минздравсоцразвития РФ «О порядке отпуска лекарственных средств». 14 декабря 2005 № 785
В приложениях 1-4 к работе приведены тексты следующих нормативных документов:
1.Федеральный Закон РФ « О лекарственных средствах» от 22 июня 1998 года(с изменениями от 22.08.2004года) N 86-ФЗ.
2.Министерство Здравоохранения РФ. Департамент госконтроля.
«Техническое обслуживание медтехники» от 20.01.2005г.
3.Минздравсоцразвития РФ. Приказ «О порядке отпуска лекарственных средств» от 16.01.2006г.
4.Приложение к Методическим рекомендациям Минздрава РФ.Форма А-1.15.
4. Порядок обеспечения подразделений медицинского учреждения медикаментами ,инструментарием, инвентарем и медицинской техникой. Документооборот
Рассмотрим действующий порядок обеспечения подразделений медицинского учреждения медикаментами, инструментарием, инвентарем и медицинской техникой.
К группе медикаментов относятся:
-медикаменты - лекарственные средства, сыворотки и вакцины,
лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды,
дезинфекционные средства и т.п.;
-перевязочные средства - марля, бинты, вата, компрессная клеенка
и бумага, и т.п.;
-вспомогательные материалы - бумага вощеная, пергаментная и
фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки,
пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т.п.;
-тара - склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутыли, бидоны,
ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в
цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.
Существует типовой порядок приема, распределения и отчетности медицинского учреждения, определенный вышеперечисленными нормативными документами:
Учет медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в стационарных лечебно-профилактических учреждениях, имеющих внутрибольничную аптеку.
1. В стационарных лечебно-профилактических учреждениях, имеющих внутрибольничную аптеку, выдача, учет и контроль за использованием
лекарственных средств и изделий медицинского назначения осуществляется
в соответствии с действующей инструкцией Министерства здравоохранения.
2. Старшая медицинская сестра отделения для ведения учета полученных из аптеки лекарственных средств ведет "Журнал учета полученных медикаментов", где регистрируются номера историй болезни, фамилия, имя, отчество больных, для которых они получены и отпускает их палатным медицинским сестрам под их роспись для
выполнения назначений врача.
3. Палатные медицинские сестры ведут специальный "Журнал учета использованных лекарственных средств", в котором производится отметка о выполнении назначений врача и затраченных на них лекарственных средств с указанием номеров историй болезни, фамилии, имени, отчества больных.
Страницы указанного журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя учреждений. В этом же журнале больные, находящиеся на стационарном лечении, расписываются за фактически затраченные на них лекарственные препараты.
При лечении больных с нарушением сознания или находящихся в реанимации и на искусственной вентиляции в журнале учета использованных
лекарств делается отметка об использовании лекарств и изделий медицинского назначения, которая подтверждается подписями заведующего отделением, лечащего врача и старшей медицинской сестры.
4. По мере использования "Журнала учета полученных медикаментов" и "Журнала учета использованных лекарственных средств"старшая медицинская сестра и палатные медицинские сестры отделения сдают их на хранение заведующему отделением.
5. Использованные "Журнал учета полученных медикаментов" и "Журнал учета использованных лекарственных средств" хранятся в отделении в течение трех лет.
Учет медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в стационарных лечебно-профилактических учреждениях, не имеющих внутрибольничных аптек.
1.Стационарные лечебно-профилактические учреждения, не имеющие внутрибольничных аптек, снабжаются медикаментами, перевязочными средствами и изделиями медицинского назначения из аптек , к которым они прикреплены. Все лекарственные средства приобретаются стационарами только для текущих надобностей.
2.Лекарственные средства выписываются стационарными лечебно-профилактическими учреждениями из аптеки в соответствии с действующей инструкцией Министерства здравоохранения.
3.Порядок ведения учета полученных из аптеки и использованных лекарственных средств ("Журнал учета полученных медикаментов" и "Журнал учета использованных лекарственных средств"),изложенный в пунктах ,касающихся учреждений, имеющих аптеки распространяется также и на стационарные лечебно-профилактические учреждения, не имеющие внутрибольничных аптек.
4. Каждое лечебно-профилактическое учреждение, исходя из конкретных условий и специфики, разрабатывает и вводит в действие внутри учреждения документ, обеспечивающий выполнение требований
настоящего Порядка.
5.Ответственность за выполнение настоящего Порядка и использованием лекарственных средств и изделий медицинского назначения, закупаемых за счет бюджетных средств, возлагается на руководителей стационарных лечебно-профилактических учреждений.
Порядок применяется в системе медицинских учреждений достаточно гибко, применительно к специализации учреждения.
В обязательном порядке в медицинском учреждении должен быть внутренний Порядок по обеспечению подразделений медтехникой и медикаментами. Данный Порядок вводится приказом руководителя учреждения и подлежит обязательному исполнению. Порядок предусматривает схему определения потребного количества указанных оборотных и основных средств, порядок получения, распределения, учета, контроля за расходованием ,а также типовые формы учета и внутренние формы учета по расходу медикаментов. Формы внутренних форм учета(журналы учета)являются приложением к приказу. В этом же приказе определен круг ответственных лиц за выполнение пунктов введенного порядка.
Сбор заявок, снабжение, распределение, учет и отчетность по инструментарию и медикаментам в СОМЦ возложены на старшую медсестру. В ее обязанности входит:
-своевременность выписки, правильность учета, распределения, расходования и хранения медикаментов (в том числе наркотических, ядовитых и сильнодействующих) и перевязочных материалов;
-соблюдение требований санитарно-противоэпидемического режима;
-качество оформления медицинской документации средним медицинским персоналом;
Обязанности главной медсестры, ответственной за обеспечение, контроль, учет инструментария и медикаментов в Специализированном Онкологическом Медицинском Центре им. проф. Н.Н.Петрова можно разделить на следующие группы:
Обязанности по обеспечению подразделений медикаментами и инструментарием:
1. Сбор заявок от медицинских сестер отделений о необходимом количестве медикаментов и инструментария на планируемый период.
2. Подача сведений в аптеку. Получение информации о наличии медикаментов на момент заказа. В случае отсутствия какого-либо наименования, заказ в аптеку и его поставке, а в случае длительности выполнения заказа- поиск по другим аптечным учреждениям.
3. Выписка счета в бухгалтерии на приобретение медикаментов.
4. Получение медикаментов, сдача счета-фактуры в бухгалтерию, а медикаментов на склад.
5. Получение медикаментов со склада, оформление накладной на внутреннее перемещение.
6. Распределение по отделениям.
Особое внимание при приемке лекарств должно обращаться на вкладыш и сроки годности. Вкладыш должен содержать все реквизиты, указанные в Федеральном Законе «О лекарственных средствах»3.
Обязанности по обеспечению подразделений медицинской техникой.
Порядок сбора заявок и обеспечения подразделений СОМЦ им.Н.Н.Петрова медикаментами представлен на рисунке 4.Обязанности медицинского персонала по контролю и отчетности по медикаментам и инструментарию можно охарактеризовать следующим образом:
1.В структурном подразделении СМОЦ приказом руководителя имеется назначенное ответственное лицо за расход, учет и контроль за лекарствами- это медсестра отделения Это лицо получает у старшей медицинской сестры лекарственные препараты и выдает на расходование медицинскому персоналу. В отделении ведутся специальные журналы по выдаче лекарственных средств по наименованию каждого, возврату неиспользованных и наличию остатков.
Рисунок 4. Схема получения заявок и распределения медикаментов в СОМЦ
Журналы по лекарственным средствам в СОМЦ заполняются ежедневно. Журналы по таре, бинтам, вате и прочим сопутствующим медикаментам заполняются по мере расхода и возврата, но не реже 1 раза в месяц. На наркотические и ядовитые лекарственные средства ведутся журналы по специальной форме, определенной нормативными документами. Расходование этих видов медикаментов учитывается с указанием Ф.И.О. больного , наименования и количества препарата. Форма журнала определена Приказами Министерства Здравоохранения РФ.
Списание наркотического и ядовитого вещества вследствие прошедшего срока годности или смерти больного осуществляется актом по специальной форме. Хищение этих препаратов оформляется актом по специальной форме, определенной нормативными документами Минздрава РФ4.
2. Ежемесячно лицо, ответственное за медикаменты в отделении, сдает главной медсестре отчет по расходу медикаментов. Форма отчета является типовой и определена нормативными документами.Отчетность сдается по группам лекарственных препаратов:
-наркотические средства
-ядовитые вещества
-этиловый спирт
-тара
-перевязочные и прочие расходные материалы
-инструментарий(МБП)
-медикаменты(группы отчетности определены внутренним Порядком учреждения).
3.На основании отчетов отделений(подразделений) старшая медсестра формирует сводный отчет по расходованию медикаментов и наличию остатков медикаментов на конец отчетной даты. Группы отчетности те же, что и для медперсонала отделений. Сводный отчет поступает в бухгалтерию учреждения.
Для наглядности в приложении к работе приведены некоторые из действующих форм.
Обеспечение медицинской техникой, распределение по подразделениям, учет, контроль за эксплуатацией.
Обязанности по обеспечению медицинской техникой по функциям аналогичны обеспечению подразделений медикаментами и инструментарием. Основное отличие в том, что медицинская техника является, как правило, основным средством, поэтому выписывается со склада по формам бухгалтерского учета для основных средств прямо в отделение на материально- ответственное лицо.
Заказ техники осуществляет заместитель главного врача по АХЧ, при отсутствии такового главная медицинская сестра учреждения. Постановка на баланс медицинской техники оформляется типовыми бухгалтерскими документами, указанными в Инструкции 107н. Распределение по отделениям осуществляется по функциональному назначению и запросам . При этом оформляется накладная на внутреннее перемещение с приемом основного средства материально-ответственным лицом. В обязательном порядке согласно нормативных документов(указаны выше) должно осуществляться техническое обслуживание медтехники, профилактический ремонт, поверка приборов по срокам, казанным в паспорте изделия. В СМОЦ для этого приказом назначено лицо, ответственное за соблюдение всех указанных правил эксплуатации-это заместитель главного врача по АХЧ. В обязательном порядке ведется учет в специальных журналах.
Журналы технического обслуживания медицинской техники ведется в каждом отделении, в которых эксплуатируется медицинская техника. Журналы технического обслуживания ведутся главной сестрой отдельно по фирмам –исполнителем услуг и договорам на техническое обслуживание. В некоторых случаях в медицинских учреждениях по решению руководителя допускается ведение единого журнала технического обслуживания для всех отделений медицинского учреждения по каждому к конкретному договору на техническое обслуживание
Журнал технического обслуживания медицинской техники в СМОЦ содержит следующие разделы:
1) перечень медицинской техники, включенной в договор о техническом обслуживании между медицинским учреждением и службой технического обслуживания медицинской техники;
2) сведения о проведении инструктажа медперсонала по правилам эксплуатации электроустановок потребителей (ПЭЭП) и правилам техники безопасности (ПТБ);
3) сведения о выполнении работ по техническому обслуживанию медицинской техники;
4) перечень типовых регламентных работ по техническому обслуживанию медицинской техники.
Журналы технического обслуживания заполняются специалистами, осуществляющими техническое обслуживание медицинской техники, и сотрудниками медицинского учреждения, ответственными за техническое состояние медицинской техники.
В обязанности главной медсестры по контролю и отчетности по медицинской технике:
1.Периодическая проверка журналов учета профилактики и ремонта оборудования у ответственных за оборудование лиц.
2.Периодическая проверка сдачи необходимых нормативов у лиц,работающих на медицинской технике.
3.Наличие и своевременное заполнение журналов учета ремонта, профилактики оборудования и обучения персонала.
4. В случае выявления нарушений указанного порядка, старшая медсестра имеет право приостановить работу медицинской техники данного подразделения.
5.Оценка документооборота
Достоинствами принятой системы документооборота в СМОЦ им.проф.Н.Н.Петрова являются полная и конкретная информация об учете, расходовании и выбытии, лекарственных средств, инструментария и инвентаря.
Действующая система документооборота позволяет учесть и проанализировать, создать комплексную картину потребности, расходования лекарственных препаратов и прочих медикаментов, создать картину взаимосвязи количества заболеваний, их разновидностью и расходу препаратов. Действующая система документооборота позволяет исключить хищения и нецелевое назначение медикаментов, инструментария, инвентаря, определить по бесперебойной работе (или работе с частыми поломками) качество поступившей техники, периодичность ее востребованности для обследования или излечения больных. Определить наиболее приоритетных отечественных или зарубежных поставщиков.
Недостатками системы документооборота является его громоздкость, дублирование одних и тех же записей в разных формах учета, значительное по объему заполнение журналов и форм первичного учета, обязательных для медицинских учреждений.
6.Несогласованность нормативных документов. Финансовые проблемы
В качестве основополагающих нормативных документов необходимо исполнять требования Законов и Постановлений Минздрава РФ,часто противоречащих друг другу.
Так, Приказ Минздрава РФ №330 от 12.11.97г. «О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических лекарственных препаратов» во многом не соответствует Федеральному Закону «О наркотических и психотропных веществах» (например, в отношении уничтожения наркотиков).
Приказ говорит, что на предприятиях всех хозяйственно-правовых форм наркотические вещества с истекшим сроком годности, сданные родственниками больного, а также бой и брак, подлежат списанию и уничтожению, а закон- что это осуществляется только государственными унитарными предприятиями. Как же проводить уничтожение остальным?
Кроме того, целесообразно ввести в Федеральный Закон «О лекарственных средствах» дополнительные статьи, обеспечивающие увеличение роли государства в регулировании лекарственного обращения не только на федеральном уровне, но и в субъектах федерации, и в муниципальных образованиях. Очень важно определить при этом законодательно участие внебюджетных средств в финансировании приобретения лекарств для стационаров. Это прежде всего относится к средствам фондов ОМС.
Многие формы учета, введенные одними нормативными документами, исключены частично другими нормативными документами, что создает крайнее неудобство в учете медикаментов.
Ряд медицинских учреждений ,находящихся на бюджетном финансировании, испытывают финансовые затруднения из-за недостатка финансовых средств, предусмотренных в бюджете на нужды медицинских учреждений. У хозрасчетных учреждений данная проблема имеет несколько меньшую актуальность, ввиду поступления дохода за услуги непосредственно в учреждение. Однако, фактор, сдерживающий рост объема услуг в денежном выражении -это государственный контроль за ценообразованием и факторы технической возможности учреждения. В связи с этим, как правило, медикаментов нужного количества и качества в медицинских учреждениях недостаточно, запас на складе, как правило создать нет возможности из-за отсутствия свободных средств. Все это существенно сказывается на лечении больных и оказание качественных услуг по профилактике заболеваний.
7. Предложения по оптимизации документооборота
Заполнение документов в действующей системе документооборота СМОЦ, как указывалась, возлагается на главную сестру и старших медсестер подразделений. Объем заполнения достаточно большой.
Значительная часть рабочего времени медперсонала тратится на оформление документов, что сокращает время непосредственного контакта с больным, время диагностического обследования, ухудшает качество работы. Существующая система передачи информации на бумажных носителях из одного подразделения в другое приводит к потерям рабочего времени и увеличивает вероятность потери информации по лекарственным средствам. Отсутствие необходимой оперативной информации в связи с громоздкостью ее сбора и систематизации не позволяет делать оперативный углубленный анализ расходования и потребности в медикаментах, инструментарии и медтехнике для разработки мероприятий по улучшению работы.
На государственном уровне эта проблема решается трудно, поэтому в СМОЦ им. проф.Н.Н. Петрова эта проблема решается через систему внутренних мероприятий :путем введения автоматизации учета и комплексной сетевой программы во всех сферах деятельности центра, включая документооборот учреждения по учету медикаментов, инструментов, инвентаря. Автоматизированная система находится в стадии разработки и опытной эксплуатации отдельных ее составляющих. В целом введение автоматизированной системы по докуменообороту и учету материальных ценностей позволит на «внутреннем» уровне оптимизировать документооборот по формированию заявок и учету медикаментов, инструментария и медицинской техники. Это в качестве примера можно предложить и для других медицинских учреждений.
Для более полной наглядности приведем схему действующего документооборота специализированного отделения стационара и лаборатории и схема функциональных взаимосвязей бухгалтерии, отраженная в действующей автоматизированной программе (Приложение 1).
Рисунок 5- схема документооборота специализированного отделения стационара,