Администрация ее виды и роль в аппарате управления

ВВЕДЕНИЕ
ЧАСТЬ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ ВОПРОСА
ЧАСТЬ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ЧАСТЬ 3. МОИ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Администрация ее виды и роль в аппарате управления

1) Вежливость, корректность
2) Сочувствие, понимание проблем, отзывчивость
3) Неукоснительное следование нормативным документам4
4) Неуклонное соблюдение дисциплины: приемные часы должны быть известны всем, кто нуждается в личном контакте, организация приема должна максимально отвечать комфорту посетителей
5) Доходчивость, понятность объяснений
Работа с документами
1) Вникание в смысл каждого входящего документа, понимание сути излагаемой проблемы и предлагаемых путей решения
2) Обеспечение знакомства с документом всех заинтересованных и допущенных лиц и одновременно закрытости документов от посторонних в рамках нормативных требований к сохранению конфиденциальности отдельной информации
3) Тщательная экспертиза подготавливаемых документов с юридической позиции, а так же с позиций грамотности, соблюдения стиля
4) Своевременность подготовки документа
5) Хорошее оформление документа с помощью современных технических средств
Перечисленные направления деятельности аппарата вписываются в общий перечень основных этапов работы администратора (характерный для руководителей любого ранга и в любой сфере хозяйства):
1. Выявление проблем, которые мешают успешной работе. В деятельности районной администрации эти проблемы выявляются систематическим контролем, работой с письмами, с жалобами
2. Проблемная постановка задачи. Она связана с перспективами развития района (стратегией) и должна вписываться в общегородскую концепцию развития.
3. Выборка критериев для оценки управленческих решений по поставленным задачам. На практике эти критерии спускаются сверху вниз по управленческой иерархии. Объективная оценка качества управленческих решений – ситуация в районе и ее оценка гражданами.
4. Подготовка альтернативных управленческих решений. Эта важная функция аппарата используется на практике в неполной мере. Ее развитие может вскрыть существенные резервы в работе районной администрации
5. Выбор и принятие оптимального решения. Вопрос оптимальности управленческого решения видится достаточно субъективным. Оценка решения может быть осуществлена по результату его действенности, а предварительный выбор – на основе мнения компетентных экспертов.
6. Издание приказа (распоряжения)5. Приказ обычно подготавливает аппарат, подписывает руководитель. Он же несет всю ответственность за принятое и оформленное приказом решение.
7. Разработка программы и плана реализации решения. Важность планирования в деятельности районной администрации обсуждалась выше. Как мы видим, она полностью вписывается в перечень общепринятых этапов работы.
8. Распределение заданий между исполнителями с учетом личных качеств. Аппарат районной администрации отвечает за задания в соответствии с функциональными обязанностями. Но на должности, под которые эти обязанности формируются, приходят (и остаются на них)6 люди с соответствующими личными качествами.
9. Руководство, координация, контроль. Эти важнейшие функции подробно оговорены выше.
10. Обучение, стимулирование и создание благоприятного психологического климата. В настоящее время вопросы роста качества аппарата управления рассматриваются как приоритетные. Обучение кадров ведется по многим направлениям. Созданию позитивного психологического климата уделяется значительное внимание.
11. Оценка хода выполнения программ, корректировка принятых решений. Эта составляющая работы традиционная, хорошо налаженная.
Как видно из вышесказанного, выполнение функций администрации зависит от технической оснащенности и грамотного применения современных технических средств.
Часть 3. Мои рекомендации по работе районной администрации
Выявленные недостатки, их причины
Работа аппарата районной администрации ведется по давно сложившейся и устоявшейся схеме. Происходящие в работе изменения связаны в первую очередь с совершенствованием исполнительского умения персонала. Основой такого совершенствования является подбор кадров, забота о росте образования сотрудников, техническая поддержка. В то же время организационные изменения внедряются медленно. Последнее обстоятельство приводит к тому, что маневр персоналом осуществляется редко. Например, в области жилищного хозяйства, являющейся одной из самых сложных и критикуемых, не хватает управленческого штата и исполнителей. Особенно это заметно при подготовке к зимнему сезону, в случае аварийных ситуаций.
Представляется возможным маневр, за счет поддержки управленческого персонала сотрудниками других подразделений (прием и регистрация жалоб, обеспечение экспертизы независимыми лицами). Проведение маневра связано с организаций временных групп на базе межведомственного сотрудничества. Механизм создания таких групп в настоящее время не проработан. Нет четких представлений, на какой основе они будут формироваться, кем руководиться, как оплачиваться труд работников.
Отсутствие опыта формирования временных коллективов для решения конкретной проблемы затрудняет проектный подход к работе администрации. Современные же идеи менеджмента именно такому подходу отдают предпочтение.7
Для деятельности аппарата районной администрации характерна строгая централизация, обусловленная как нормативной базой, так и традицией. Сегодня считается, что не только структурные подразделения, но и персонал работает эффективнее в условиях большей самостоятельности. Этот тезис, подтвержденный практикой коммерческих предприятий, нуждается как минимум в экспериментальной проверке в деятельности районной администрации. Такая проверка сопряжена с риском, с изменением привычных стереотипов. Поэтому в районах избегают постановки задачи о делегировании больших прав и ответственности вниз.
Столь же типичным явлением является построение отношений в коллективе, основанных на распределении и выполнении функциональных обязанностей. В современном менеджменте рекомендуются психологические рычаги управления сотрудниками, когда работник оказывается лично заинтересован в результате труда. Сегодняшние административные законы не ориентируются на оплату по результатам труда работников государственного управленческого аппарата. Они недостаточно стимулируют активность, поскольку не ставят заработную плату в прямую зависимость от качества управления. Перспективы работника связаны в первую очередь с должностным ростом. В то же время творческие мотивации представляются реализованными в недостаточной мере. Это снижает возможность выбора пути самореализации (в соответствии с пирамидой Маслоу) работника аппарата управления.
Основой построения отношений между руководителями и аппаратом является перечень функциональных обязанностей (и прав). Эта официальная позиция, несомненно, односторонняя и недостаточная. На практике в каждой организации складывается свой ненормативный стиль отношений, который является основой формирования психологической обстановки в организации. Районные администрации, в своем большинстве, следуя современным рекомендациям менеджмента, стремятся сформировать позитивный психологический климат. Этому способствуют коллективные праздники, как личного характера, так, в первую очередь, приуроченные государственным, организованные субботники, общий отдых (посещение театров, проведение экскурсий) и т.д. Появление таких традиций в большой мере определяется личными качествами руководителей, их отношениями с неформальными лидерами, собственной манерой поведения.8
Так, в Приморском районе сложился дружный коллектив, в котором внутри подразделений взаимопомощь и взаимовыручка стали нормой, основанной на личных отношениях сотрудников. Такой стиль отношений активно поддерживается руководством районной администрации, лично участвующим в коллективных самодеятельных мероприятия сотрудников, создающих во время таких мероприятий неформальную атмосферу.
Чтобы планы были реализованы, кто-то, очевидно, должен фактически выполнить каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для этого руководство обязано найти эффективный способ сочетания ключевых переменных, характеризующих задачи и людей. Постановка целей и обеспечение их политикой, стратегией, процедурами и правилами способствует решению этой задачи. Мотивация и контроль также играют существенную роль в обеспечении эффективности выполнения заданий. Однако организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, соответственно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
В то же время отсутствие методических рекомендаций по организации и проведению самодеятельных мероприятий (во вне рабочее время) можно –считать сдерживающим фактором. Действительно, плотный график работы требует от персонала полной отдачи. Большая часть сотрудников аппарата районной администрации – люди семейные, занятые домашним хозяйством. Рекомендации по проведению общих праздников и даже службы (возглавляемые психологами) могли бы повысить интерес и качество проведения досуга. Отсутствие каких-либо методик и рекомендаций (кроме рекомендаций литературы) по формированию психологического стиля отношений приводит к тому, что не только в штате некоторых районных администраций, но и в разных структурных подразделениях одной администрации складывается разный стиль, в том числе в отдельных случаях – командно- административный, препятствующий формированию творческой атмосферы9.
Совершенствование стиля управления видятся как на пути привлечения инноваторов и психологов, так и проведения с их помощью обучения и тренингов. Сегодня в основу обучения персонала положена ориентация на рост профессиональных знаний и навыков. В то же время психологическому аспекту уделяется недостаточно внимания. Представляется правильным ввести в практику работы использование деловых игр и системы тренингов.
Способы устранения недостатков на базе рекомендаций управленческой науки
Современные подходы к вопросам управления дают многочисленные рекомендации по устранению выявленных недостатков. В настоящей работе будут рассмотрены три. Сразу отметим, что каждый метод носит комплексный характер и косвенно воздействует на все стороны управления, позитивно влияя на них.
Делегирование полномочий
Делегирование, несмотря на свое фундаментальное значение, является одной из наиболее непонятых и неправильно применяемых концепций управления. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие блестящие предприниматели терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими. Чтобы только приблизиться к пониманию того, как эффективно осуществлять делегирование, необходимо понять связанные с этим концепции ответственности и организационных полномочий.10
Привлечение агентств и подрядных организаций к решению управленческих задач, как средство реализации проектного метода