Организация служб предприятия по подготовке материальных ресурсов к производственному потреблению

Введение
1Аналитическая часть
1.1Описание проектируемого объекта
1.1.1Общие сведения об организации
1.1.1.1Краткая историческая справка
1.1.1.2Устав предприятия
1.1.1.3Организация производства продукции
1.1.1.4Организация управления процесса сбыта на предприятии
1.1.1.5Социально-экономические вопросы базы практики
1.2Анализ организации управления предприятием на примере локального рабочего места
1.2.1.1Краткая характеристика рабочего места
1.2.1.2Состав и содержание функций управления
1.2.1.3Разработка оперограмм основных бизнес процессов
1.3Графико-вербальная модель информационных процессов в объекте (модель "как есть (as is)")
1.4Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
1.4.1Обоснование выбора метода анализа и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте
1.5Задание на проектирование
2Проектная часть
2.1Система с фиксированным интервалом между заказами (с постоянным уровнем запасов)
2.2Управление информационной системой с обратной связью в логистической системе
3Экономическое обоснование проектных предложений
3.1Таблица движения денежных средств проекта
3.2Сводная таблица показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Список используемой литературы

Организация служб предприятия по подготовке материальных ресурсов к производственному потреблению

соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
соответствие каждого документа своему целевому назначению;
характер использования документа в месте его назначения.
Таблица 4. Повторяемость показателей в документах
Наименование отдельных реквизитов
Виды документов
Итог
Отчет о прибылях и убытках
Акт приемки-передачи
Счет-фактура
Бухгалтерский баланс
Ведомость оплаты труда
Реквизиты организации
+
+
+
+
+
5
Налоговые отчисления
+
+
+
3
НДС
+
+
2
Прибыль/
убыток
+
+
2
Выручка от реализации
+
1
Отчисления в пенсионный фонд
+
+
2
Отчисления в медицинское страхование
+
+
2
Ссылки на договор
+
1
Отложение налоговых обязательств
+
+
2
По данным таблицы 4 видно, что наиболее часто используемыми реквизитами являются отчисления: на страхование, в пенсионный фонд; а также реквизиты организации и прибыль/убыток. Следовательно, необходимо для сокращения времени заполнения документов и снижения вероятности ошибки при их составлении ввести эти реквизиты в программу оформления документов, которая будет автоматически ставить данные реквизиты в документ на начальном этапе составления. А в графе сумма создать реализацию возможного автоматического суммирования.
Таблица 5. Документирование работ отдела сбыта ООО "Надежда" по процедуре "Поставка продукции"
Перечень процедур
Наименование документа
Заявка от потребителя на продукцию
Заявка на склад о наличии продукции
Бланк заказа на продукцию
Счет-фактура
Договор
Выбор потребителя
О
Х
Оформление запроса на склад
О
Х
Оформление поставки потребителю
О
Х
Отгрузка необходимой продукции
О
Х
Степень использования документа
1
1
2
3
2
__________________________________________
Условные обозначения:
О - документ, необходимый для начала работ по процедуре;
Х - документ, возникающий по окончании работ.
В данном случае наибольшей степенью использования обладают следующие документы: счет-фактура, бланк заказа на продукцию, договор.
Движение информации в отделе сбыта отображается с помощью следующих графико-вербальных форм:
маршрутная схема движения документа (таб.6);
документограмма бизнес процесса (таб.7);
схема информационных потоков (рас.4).
Таблица 6. Маршрутная схема входящего документа в отделе сбыта ООО "Надежда" (на примере поступления заявки на покупку продукции)
Другие отделы
Отдел сбыта и транспорта
Производство
Элеватор
Начальник отдела
Менеджеры по работе с потребителями
Специалисты по транспорту
___________________________________
Условные обозначения
И - изучение документа:
В - визирование документа;
Р - наложение резолюции.
В данной схеме видно, что если продукция отсутствует на складе, то необходимо срочное производство данной продукции.
Таблица 7. Документограмма процесса поставки продукции
Перечень процедур
Состав исполнителей
Менеджеры по работе с потребителями
Начальник элеватора
Начальник производства
Начальник отдела сбыта
Специалисты по транспорту
Поступление заявки на приобретение продукции от потребителя
Изучение данной заявки отделом сбыта
Подтверждения отсутствия данной продукции на складе
Оформление заказа на производство данной продукции
Получение подтверждения о поступлении данной продукции на склад
Отгрузка данной продукции
Запись в книге регистрации об отгрузке данной продукции
1.4 Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте
1.4.1 Обоснование выбора метода анализа и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте
Обоснование выбора метода анализа информационных процессов и формулировка недостатков существующего информационного процесса в объекте, выявленных при использовании выбранного метода, сформулированы в таблице 8.
Таблица 8. Обоснование выбора метода исследования информационных процессов в отделе сбыта ООО "Надежда" и формулировка недостатков существующего информационного процесса
Наименование выбранного метода
Основное содержание выбранного метода
Преимущества использования для исследования информационных процессов в отделе сбыта ООО "Надежда"
Формулировка недостатков существующего информационного процесса, выявленных при использовании выбранного метода
Метод схем информационных связей
Предполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления ее дальнейшего использования
Рекомендуется применять в качестве подсобного механизма при построении информационной модели логистической системы, а также в сочетании с другими методами анализа и проектирования информационных потоков
Не обеспечивает досконального анализа системы формирования и обработки информационных потоков.
Фиксация действующего положения требует кропотливого и тщательного изучения системы обработки информации.
Механизм разработки проектных предложений в рамках этого метода отсутствует.
1.5 Задание на проектирование
Основание для разработки проекта
Выявленные в ходе анализа недостатки работы отдела сбыта ООО "Надежда" с позиции рациональности информационных технологий являются основанием для разработки проекта.
Очевидно, что данное предприятие достаточно успешно функционирует и занимает прочное положение на рынке, современная информационная технология в отделе сбыта недостаточно развита, поэтому есть возможность сбоев работы с заявками потребителей на поставку продукции.
Недостатки, выявленные в ходе исследования, не являются непреодолимыми препятствиями в осуществлении деятельности отдела сбыта. Это и стало основным стимулом для проектирования.
Цель разработки проекта
Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии управления процессом работы в отделе сбыта ООО "Надежда". Это подразумевает под собой рационализацию действующих бизнес процессов на основе применения современных технических средств, программного обеспечения и коммуникационных систем.
Наиболее эффективное использование всех имеющихся в распоряжении отдела ресурсов возможно только при наличии четкой организации, координации и контроле деятельности.
Результаты анализа действующего информационного процесса
Основными недостатками, выявленными при анализе всех аспектов деятельности отдела снабжения, являются:
дублирование некоторых процедур;
недостаток специалистов, высокая загруженность работой имеющихся специалистов:
некоторые отклонения в сроках выполнения работ.
Предложения по совершенствованию действующей информационной технологии
Отдел сбыта ООО "Надежда" достаточно технически обеспечены, однако это не отменяет организационных и других проблем. В связи с этим основные направления совершенствования информационной технологии управления отдела сбыта данного предприятия следующие:
Рационализация распределения функций между работниками отдела и перенос некоторых вспомогательных операций на другие отделы организации;
Увеличение количества работников отдела и повышение требований к принимаемым на работу;
Уменьшение трудоемкости отдельных процедур;
Рационализация документооборота и информационных потоков, проходящих через отдел и циркулирующих внутри него.
2 Проектная часть
2.1 Система с фиксированным интервалом между заказами (с постоянным уровнем запасов)
Через постоянные промежутки времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки было реализовано какое-либо количество товаров, то подается заказ. Размер заказа равен разности между максимальным уровнем М, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем в момент проверки J, т.е. g=М-J.
Уровень М, до которого происходит пополнение склада, является минимальным уровнем запасов, при котором обеспечивается определенная защита от дефицита и выполняется принятый план периодических проверок и заказов. Он достигается в том случае, когда в интервале от момента подачи до момента получения отсутствует сбыт. Размер заказа зависит от размера сбыта после последней проверки. Размер резервного запаса можно определить, рассматривая, распределение сбыта за промежуток времени.
Система оптимизирует работу отдела сбыта. Уменьшит затраты на реализацию продукции. Исключит случай, когда на складе будет отсутствовать необходимое количество продукции.
2.2 Управление информационной системой с обратной связью в логистической системе4
В этой системе те или иные явления порождают информацию, которая служит основой для принятия решений, управляющих действиями, направленными на изменение этих явлений.
Цикл непрерывен.
В информационной системе с обратной связью существует строго определенная практика принятия решений, которой руководствуется руководитель. Принятие решений не является выражением полной "свободы воли", а строго обусловлено производственными или другими обстоятельствами. Существует возможность установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем.
Чтобы эффективно работала система логистики, необходимо знать правила, регулирующие размещение заказов, и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели имеются три основных вида заказов:
1. Заказы на возмещение проданных товаров.
2. Заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж.
3. Заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения продукцией по заказам, находящимся в стадии выполнения.
Порядок выдачи заказов характеризуется следующим:
А) на основе анализа продаж и в соответствии с запаздыванием закупки. Заказы ближайшему звену системы включают возмещение фактических продаж, реализованных заказывающим звеном:
Б) по истечении достаточного времени для определения среднего значения краткосрочных продаж принимаются меры для постоянного снижения, либо повышения запасов в зависимости от увеличения или уменьшения оборота;
В) одна часть заказов, находящихся в процессе выполнения, всегда пропорциональна среднему уровню деловой активности и продолжительности выполнения заказа.
Рост объема продаж, как и удлинение цикла поставок, обязательно вызывает увеличение общего объема заказов в каналах распределения. Эти заказы являются частью "материальной базы" в структуре логистической системы. При отсутствии заказов, специально предназначенные для заполнения каналов распределения, соответствующая потребность в товарах на эти цели покрывается за счет снижения складских запасов, а это означает, что заказы на заполнение каналов товародвижения выдаются, безотчетен под видом регулирования запасов.
Высокое качество информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы управления запасами, транспортирования продукции, складирования и других функциональных логистических областей.
3 Экономическое обоснование проектных предложений
В данном разделе курсового проекта будут рассчитаны основные показатели экономической эффективности внедрения проектных мероприятий. Для упрощения задачи экономическое обоснование проектных мероприятий рассчитано в среде MS Excel.
Рабочей документацией данного раздела курсового проекта являются:
таблица движения денежных средств;
сводная таблица показателей экономической эффективности проекта.
3.1 Таблица движения денежных средств проекта
На первом этапе в соответствии с целями курсового проекта необходимо выявить факторы и источники экономического эффекта, а также совокупность затрат, которые необходимо произвести для реализации проектных мероприятий. Результат представлен в виде таблицы (таблица 9):
Таблица 9. Движение денежных средств проекта, руб.
№ п/п
Показатели
Период
1
2
3
4
5
6
Приток денежных средств
1
Снижение расходов из-за рационализации распределения функций между работниками отдела сбыта и повышения требований при приеме на работу.
15400
16100
16300
16550
17000
17100
2
Снижение себестоимости производимой продукции за счет снижения трудоемкости выполнения отдельных функций в ходе автоматизации бизнес процессов, использования новых технических средств и рационализации документооборота.
5650
5650
6740
6750
7200
7200
3
Снижение затрат при работе с потребителями, в связи с использованием системы с фиксированным интервалом между заказами и правильном управлении информационной системой с обратной связью
3460
3510
3680
3940
3950
4020
4
Итого поток денежных средств
24510
25260
26720
27240
28150
28320
Отток денежных средств
5
Затраты на техническое обеспечение
25000
6
Затраты на программное обеспечение
12000
1600
1600
1600