Выставочная деятельность: проблемы и перспективы в регионе Стокгольма и СПб.

Введение
Глава 1. Особенности организации выставочно-ярморочной деятельности как элемента делового сотрудничества
1.1 Место выставочной деятельности в системе маркетинга
1.2. Виды и классификация выставок
1.3 Особенности организации и проведения
1.4 Деловая специфика связей с общественностью на выставке
Глава 2. Выставочная деятельность: проблемы и перспективы
2.1 Анализ выставочной деятельности ЛенЭкспо в Санкт-Петербурге
2.2 Анализ выставочной деятельности в Стокгольме
Заключение
Список литературы
Приложение

Выставочная деятельность: проблемы и перспективы в регионе Стокгольма и СПб.

Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур.
Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, способом обсуждения корпоративных проблем, что способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.
В настоящее время в Российской Федерации в отличие от целого ряда иностранных государств, таких, как США, Германия, Италия, Испания, Египет и др., не существует единого правового акта, посвященного регулированию основных аспектов выставочно-ярмарочной деятельности. Различные вопросы указанной деятельности в России регулируются как законодательными актами общего характера, так и нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации.
Отдельные вопросы общего характера в сфере осуществления выставочно-ярмарочной деятельности регулируются нормативными правовыми актами, основополагающими для всех отраслей экономики, в том числе Гражданским кодексом Российской Федерации (заключении договоров), Налоговым кодексом Российской Федерации (порядок налогообложения), Таможенным кодексом Российской Федерации (перемещение товаров, предназначенных для выставок, через таможенную границу Российской Федерации)15.
Международные нормы выставочно-ярмарочной деятельности регулируются международно-правовыми актами организаций, участницей которых является Российская Федерация16.
Имеются также нормативные правовые акты, регламентирующие порядок подготовки и проведения выставок продукции военного назначения, а также участия российских и иностранных структур в таких выставках.
Для координации выставочно-ярмарочной деятельности со стороны государства в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2000 г. №328 создана Комиссия Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.
Комиссия осуществляет координацию выставочно-ярмарочной деятельности на основе предложений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, Международного союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых ассоциаций.
Комиссия обеспечивает равные условия конкуренции на рынке выставочных услуг. Выбор выставочных организаций на право подготовки и проведения российских экспозиций на международных, национальных и иных выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета осуществляется на основе конкурса в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Определение мероприятий федерального значения из всего многообразия выставок и ярмарок, проводимых в Российской Федерации и за рубежом, осуществляется с целью их координации, планирования по срокам и тематике, а также поддержки, включая организационную, финансовую и информационную. Мероприятия отбираются на основе системы приоритетов и критериев, разработанных и утвержденных Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.
При этом следует учитывать, что наряду с коммерческими выставками, при проведении которых организаторы окупают вложенные финансовые средства и получают прибыль, проводятся мероприятия федерального и межрегионального значения, цель которых – привлечь и представить как можно больше производителей из различных регионов России. Многим из них для участия в выставках необходима государственная поддержка. В частности, она требуется участникам выставочных мероприятий, связанным с научными разработками, инновациями и изобретениями, а также товаропроизводителям, находящимся в тяжелом финансовом положении и остро нуждающимся в новых рынках сбыта17.
Координация осуществляется также на уровне ряда федеральных органов исполнительной власти. В частности, создана Комиссия по выставочной деятельности при Министерстве здравоохранения Российской Федерации, которая координирует выставочно-ярмарочную деятельность в отрасли, определяет тематику и планирует выставочные мероприятия с учетом специфики конкретного региона. Подобные структуры имеются при Минпромнауки России, Минатоме России, Минсельхозе России.
Координация выставочно-ярмарочной деятельности осуществляется также и на уровне субъектов Федерации через создание выставочных комитетов или комиссий при администрациях или правительствах субъектов Федерации. В частности, созданы Выставочный комитет при правительстве Санкт-Петербурга, Выставочный комитет при Межрегиональной ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации «Северо-Запад».
Кроме того, сформирован ряд общественных организаций, призванных способствовать становлению цивилизованного рынка выставочных услуг, в их числе различные региональные координационные советы, гильдии, ассоциации.
В марте 2001 г. Комиссией Правительства по выставочно-ярмарочной деятельности была одобрена Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в России, которую следует рассматривать в качестве основополагающего документа для выработки государственной стратегии и формирования среднесрочной политики в сфере выставочно-ярмарочной деятельности .
В Концепции выставочно-ярмарочной деятельности подчеркнуто, что государственная поддержка выставочной деятельности может быть оказана в следующих формах:
организационной;
финансовой:
как финансовая поддержка участия российских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях;
как финансовое содействие модернизации и реконструкции материально-технической базы выставочной деятельности;
информационной.
На сегодняшний день используются разнообразные методы работы с государственными структурами:
Подписание письма о поддержке выставки за подписью первых лиц Правительства, министерств и ведомств.
Выход распорядительных документов государственных законодательных и исполнительных структур. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации, Распоряжение Мэра/Главы Администрации, Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др.
Подписание Официального приветствия участникам выставки
Высокий статус выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, других рекламных материалах выставки.
Создание Организационного комитета выставки. Руководители участвующих в организации выставки государственных структур, профессиональных и общественных объединений и ассоциаций, крупных предприятий отрасли, СМИ могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки и координирует работу по ее подготовке.
Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки может осуществлять рабочая группа, программный комитет либо другие координирующие органы выставки, которые решают оперативные вопросы подготовки выставки. Такая сложная структура организационная структура характерна для комплексных мероприятий, которые включают в себя не только выставочную программу, но равнозначные ей сопутствующие программы.
Проведение совместных деловых мероприятий (конференций, семинаров, профессиональных мероприятий, PR акций)18
Организация совместных акций является важной составляющей работы с государственными структурами, которым интересна содержательная, профессиональная составляющая выставки. Поэтому предложения организаторов выставок провести на площадке выставки общественно значимое мероприятие обычно воспринимается с энтузиазмом. К таким мероприятиям можно отнести:
1. Выездные совещания, коллегии, заседания государственных структур
2. Конференции, семинары, круглые столы
3. Профессиональные конкурсы
4. PR акции по «смежной» с тематикой выставки теме
5. Участие руководителей государства, министерств и ведомств, субъектов РФ в Официальной церемонии открытия выставки.
3. PR-взаимодействие со СМИ
PR – неотъемлемая часть стратегического менеджмента выставочной компании. Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR – это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи19
Для наиболее эффективного использования возможностей инструментов PR в выставочной компании должна быть создана пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону. Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться20.
Основная задача пресс-службы выставки – это подготовка необходимой информации, ее оперативная передача представителям печатных СМИ, содействие в ее публикации и отслеживании напечатанных материалов о выставочной деятельности21.
В функции пресс-службы выставки входит
контакт со средствами массовой информации,
генерирование новостей,
распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений.
паблисити.
ответы на запросы прессы и предоставление информации,
проведение совместных PR-акций со средствами массовой информации,
организация пресс-конференций,
контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, и применение мер к исправлению ошибочных материалов,
анализ эффективности PR-акций.
Размеры и внутренняя структура пресс-службы выставки зависят от ее вида, а также от объемов и характера информации, подготавливаемой и передаваемой представителями различных газет и журналов. Число работающих в пресс-службе специалистов должно обеспечивать своевременную и качественную обработку текущей информации о выставочной деятельности, а также бесперебойную взаимосвязь с представителями печатных СМИ в период работы выставки, когда информационные потоки существенно возрастают.
Организация работы пресс-службы должна предусматривать возможность круглосуточного взаимодействия его сотрудников с представителями прессы.
Можно выделить характерные подходы к формированию пресс-служб:
1. Как правило, внутри пресс-службы создается подразделение по анализу СМИ (мониторингу), которое отслеживает освещение деятельности компании, органа власти журналистами и готовит обзоры, аналитические записки для служебного пользования.
2. Отдел оперативной работы с журналистами – обязательная составляющая в структуре пресс-служб. Это подразделение обеспечивает написание пресс-релизов, иных сообщений для прессы по текущим событиям на выставке.
3. Часто данное подразделение отвечает за проведение пресс-конференций и брифингов. Иногда для этой работы создается специальный сектор.
4. Взаимодействие с руководством выставки и редакциями электронных СМИ имеет свою специфику. Считается целесообразным выделять группу по работе с электронными СМИ.
5. В последнее время стали появляться отделы по обслуживанию сайтов22.
Особо следует выделить вопрос о статусе пресс-службы выставки. Цивилизованная организация работы по управлению общественными отношениями предполагает высокий статус лиц, отвечающих за это направление деятельности. Данный подход оправдан тем, что PR имеет прямое отношение к миссии организатора выставки, стратегическим направлением ее деятельности.
Пресс-конференции — встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте23.
Пресс-конференция выставки предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенности.
Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организатором-выставки необходимо:
проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии на выставке;
продемонстрировать достижения какой-либо фирмы или ее новую продукцию для увеличения потока посетителей;
представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
наладить личные контакты руководства-выставки с представителями СМИ.
Инициаторами проведения пресс-конференций в подавляющем большинстве случаев являются руководители выставки и специалисты различных структур организаций, а иногда работники СМИ, которые под давлением различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие вопросы.24.
PR-акции, наряду с рекламными кампаниями в средствах массовой информации, могут эффективно решать задачи по продвижению выставок. К ним относятся презентации, фестивали и показы мод, конференции и семинары, пресс-клубы:
1. Игры, конкурсы и викторины. До сих пор игры, конкурсы и викторины очень популярны среди широких слоев населения, поэтому они являются очень эффективными PR-акциями. Технология проведения конкурса очень проста: на страницах издания публикуются условия участия и задания. При этом обязательно указывается, что призы предоставляет выставочная компания (Оргкомитет, Спонсор выставки и т.д.) и церемония награждения победителей состоится на выставке Таким образом, СМИ привлекает к себе дополнительный интерес со стороны читателей, а выставка- посетителей и дополнительные баллы к своему имиджу.
2. Презентации. Достаточно часто СМИ нуждаются в площадке для проведения презентации самих себя, своей новой рубрики или тематического приложения. В этом случае организатор может предоставить сцену выставки (или другую удобную площадку) для проведения этого мероприятия.
3. Конференции и семинары, пресс-клубы. Время от времени средства массовой информации проводят конференции по актуальным проблемам или заседания клуба своих друзей. В этом случае конференц-зал выставки – одно из лучших мест проведения этих мероприятий.
4. Фестивали, показы мод, конкурсы красоты. Вместе со СМИ можно проводить различные фестивали, конкурсы красоты, показы мод и т.д. Зрелищные мероприятия всегда привлекают дополнительных посетителей, способствуют созданию праздничной атмосферы выставки и, что самое главное, служат укреплению ее положительного имиджа25
4. Презентации и специальные проекты выставки
К поддерживающим инструментам PR выставки можно отнести также презентации и специальные проекты выставки, создающее распределенное во времени «имиджевое» поле.
К таким мероприятиям относятся:
презентации выставки в период ее подготовки.
организация мобильных стендов, передвижных экспозиций, информационных табло выставки в профильных организациях и на выставочных и конгрессных мероприятиях.
организация «долгоиграющих» информационных поводов (викторины и конкурсы в СМИ), тематические рубрики и колонки в СМИ и др.
организация «поддерживающих» выставочных и смежных с ними мероприятий, поддерживающих имидж компании-организатора в глазах субъектов рынка26.
Презентация – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в различных сферах27.
Эта форма выдачи информации может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются28.
5. Методическая и научная деятельность, исследования и статистика
Методическая и научная деятельность выставочной организации имеет два направления:
деятельность, связанная повышением профессиональной квалификации и паблисити,
деятельность, связанная с исследованием отраслевых рынков конкретных выставок29
Методическая и научная деятельность в профессиональной сфере включает:
участие в семинарах, организуемых Союзом выставок и ярмарок, международными выставочными объединениями и организациями, отдельными выставочными компаниями. Это направление в России сейчас активно развивается: российские специалисты имели возможность посетить летний семинар УФИ в Бользано, семинар Немецкой академии менеджмента (Целле), конференцию «Современные тенденции развития выставочно-ярмарочной деятельности», семинары компаний «Рестэк», «Защита Экспо», «Росинэкс», «Экспоконста» и др.
организация собственных семинаров, лекционных курсов, др. Эта деятельность, прежде всего, преследует цели паблисити, а также является эффективным механизмом «принудительного» повышения квалификации сотрудников.
участие в учебном процессе, лекторская деятельность, научная деятельность. Развивающимся направлением в России является участие выставочников-практиков в учебном процессе подготовки выставочных работников (лекции на курсах повышения квалификации, в учебных заведениях различных форм обучения).
Развивается также научная деятельность, углубленное изучение вопросов выставочного маркетинга, истории выставочного дела, вопросов государственного регулирования, экономической эффективности, современных технологий организации и сопровождения выставочных проектов и др.
Другой сферой интересов выставочных компаний являются отраслевые рынки, и здесь на первый план выступает исследовательский аспект. Маркетинговые исследования, статистические данные по рынку позволяют разработать правильную стратегическую линию развития выставки, скорректировать ее в дальнейшем, а также использовать массивы информации, полученной в ходе исследований, в рекламной и PR кампаниях выставки.
Отдельным направлением являются социологические исследования, проводимые выставочными организациями в ходе выставок, которые включают исследования отраслевых рынков и сбор статистической информации30.
6. Международные связи
Международные связи выставочной организации развиваются в нескольких направлениях:
корпоративные связи (членство в международных союзах и организациях). Членство и сотрудничество с международными выставочными ассоциациями имеет большое значение для укрепления статуса выставочной организации, повышения информированности ее членов о международных стандартах выставочной практики, а также доверия иностранных участников к организуемому выставочному мероприятию.
сотрудничество с зарубежными выставочными комплексами, выставочными компаниями, представительствами выставочных компаний в России, с зарубежными профессиональными ассоциациями, торгово-промышленными палатами, СМИ. Такое сотрудничество может быть плодотворным в отношении формирования коллективных экспозиций на выставке.
Работа на профильных выставках за рубежом (посещение в качестве деловых посетителей/стенд на выставке)
Создание представительства за рубежом31
7. Приемы, деловые встречи
Гостеприимство является неотъемлемой частью выставочного бизнеса, основанного на общении. В ежедневной практике используются:
1. Бизнес-ланчи и ужины с партнерами, необходимыми людьми из различных сфер деятельности
2. Фуршеты, протокольные мероприятия в рамках своих и дружественных выставок, других профессиональных мероприятий