Основные подходы к научной организации труда руководителей

1. Анализ временных затрат персонала санатория «Выборг-3»
2. Практические рекомендации по совершенствованию деятельности заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры с использованием методов самоменеджмента

Основные подходы к научной организации труда руководителей

16:05-16:10
5
16
Разговор с сослуживцем на личную тему
16:10-16:25
15
17
Обслуживание клиентов
16:25-16:40
15
18
Составление плана на следующий день
16:40-17:00
20
Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы:
1). Инструктаж, контроль и управление;
2). Организационно-административная деятельность;
3). Социально-бытовая деятельность;
4). Затраты на личные нужды.
Составим сводные таблицы затрат.
Затраты времени заведующего отделением «Выборг-3» составили:
№
Наименование группы
Время, мин.
%
1
Инструктаж, контроль и управление производственным процессом
370
77
2
Организационно-административная деятельность
70
15
3
Социально-бытовая деятельность
5
1
4
Личные надобности
35
7
Итого:
480
100
Затратывремени старшей медсестры составили:
№
Наименование группы
Время, мин.
%
1
Инструктаж, контроль и управление производственным процессом
360
75
2
Организационно-административная деятельность
75
16
3
Социально-бытовая деятельность
15
3
4
Личные надобности
30
6
Итого:
480
100
Сравним затраченное время по группам с нормативами затрат времени по тем же группам и отобразим это на диаграммах.
Из диаграмм видно расхождение затрат времени и у заведующего отделением «Выборг-3» и у медсестры по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало.
Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.
Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим для каждого из руководителей:
1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле
Кэ = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф
где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва(мин),
П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).
Кз =1-(35+60)/540=0,83 (заведующего отделением «Выборг-3»)
Кз =1-(30+60)/540=0,84 (медсестра)
Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководители, т.е. директор фирмы и менеджер по продажам загружены работой на 83 и 84 процента соответственно.
2) Определим К отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:
К отл = ОТЛ/Ф
где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)
К отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)
К отл =(5+5+5+60)/540=0,14 (менеджер по продажам)
3) Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:
Кпрв = ПР / Ф
где, ПР – перерывы, зависящие от работника
Ф – фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва
Кпрв =5/480=0,01 (заведующего отделением «Выборг-3»)
Кпрв =15/480=0,03 (медсестра)
Загруженность рабочего дня у заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры находится в нормальных пределах, но 83 и 84% это все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени.
Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 15% и 14% это говорит нам о том, что эти руководители используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик.
У обоих руководителей существуют потери рабочего времени по их собственной вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться устранить и использовать своё рабочее время более рационально.
2. Практические рекомендации по совершенствованию деятельности заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры с использованием методов самоменеджмента
В основе предложений по улучшению организации труда заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры должно лежать, прежде всего, четкое определение его функций.
Нельзя достигнуть высокого уровня организации труда, если заведующий отделением «Выборг-3» и медсестра не знает точно своих обязанностей и прав, если нечетко определены его функции.
Планирование работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры нужно начинать с составления должностных инструкций. Опыт подсказывает, что невозможно создать универсальную должностную инструкцию, применительно для всех работников данной должности. Поэтому планирование учетной работы должно идти по пути создания должностных инструкций, отражающих специфику работы конкретного работника. При этом сотруднику должно быть поручено выполнение такой работы, по которой он мог бы самостоятельно решить и осуществлять все то, что входит в его компетенцию.
При таком порядке обеспечивается правильная расстановка сил, при которой каждая работа находит соответствующего ей исполнителя.
Когда нет такого твердого распределения по исполнителям, неминуемо возникает обезличка и параллелизм в работе, появляются потери рабочего времени. Должностная инструкция создает преемственность в работе и ликвидирует положение, когда работник узнает свои обязанности лишь из личного опыта работы.
Должностная инструкция заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры составлена грамотно.
В нее включены следующие позиции:
Общие положения, где отражено то, кому подчиняется работник, чем он руководствуется в своей работе, какими вопросами он должен владеть и т.д.
Функции и должностные обязанности работника.
Права и ответственность.
Весь объем работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры был распределен не совсем равномерно, что создало неодинаковую напряженность в работе. Закрепление отдельных элементов выполняемой работы и составляемых отчетных форм по исполнителям произведено в зависимости от их должности и важности той или иной работы.
В плане предложений по улучшению должностных инструкций можно сказать следующее:
В разделе "функции и должностные обязанности" указать сроки предоставления отчетности. Так же следует указать тех работников, которые будут замещать основного исполнителя данной работы в период его отсутствия (по болезни, в отпуске).
Внести пункт о повышении профессионализма работника.
Таким образом, с помощью должностных инструкций можно достичь учета выполняемых работ, наиболее рационально распределить их по исполнителям, определить трудоемкость, и как результат всего почти на 70% рабочего времени предусмотреть заранее всем работникам их работу.
В должностной инструкции заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры по мере возможности перечислены все функции. Должностная инструкция так же может быть представлена в виде индивидуальных линейных графиков. Это строгий план работы каждого сотрудника, связанного с учетом и отчетностью, это круг обязанностей, за который он отвечает.
Комплект должностной инструкции и индивидуального графика создает как бы график работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры, график составления баланса.
С помощью графика не только организуется составление отчета и планирование работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры, но и планируется работа в учетный период. Это обстоятельство очень важно, поскольку в настоящее время значение текущего учета возрастает. Текущий учет обеспечивает доброкачественную справку о состоянии материальных ресурсов, расчетных отношений и т.д.
В связи с этим организация учетного процесса в учетном периоде приобретает особо важное значение. При этом нужно учитывать, что все возможные резервы времени могут быть получены только за счет этого периода.
Для разгрузки более напряженного отчетного периода нужно стремиться к завершению технической счетной работы в учетном периоде. Зачастую в конце месяца, а во многих случаях и в отчетный период, концентрируется и счетно-вычислительная и счетно-суммируемая работа.
Между тем достаточно практиковать подготовку накопительных ведомостей, суммирующих работы в 2-3 приема в течение месяца, например 10, 20 и 30(31) числа. Так освобождается значительная часть времени отчетного периода.
При составлении графиков следует стремиться к большей загрузке работников в учетный период. Приспособление синтетического и аналитического учета к нуждам составления отчетности является одним из солидных источников уплотнения работы в учетном периоде.
Организация учета по графику разрешается ряд практических вопросов:
Равномерно и строго по плану размещается учетный процесс и тем самым достигается рациональная организация текущего учета;
Рационально сочетаются учетный и отчетный периоды, уплотняется первый и максимально разгружается второй, чем обеспечивается предельное сокращение рабочего времени;
Все комплексы и виды учетных работ, составляющие учетный процесс, рационально и строго распределены между заведующим отделением «Выборг-3» и медсестры, материально-ответственными лицами и подотчетными лицами, тем самым ответственность за нормальное течение учетного процесса распределена между всеми его участниками и ликвидируется расплывчатость и обезличка в организации учетного процесса.
Руководство организации систематически обеспечивается разносторонней и доброкачественной информацией и данными оперативного анализа.
Каждый работник, работающий по графику, должен ежемесячно регистрировать отклонения выполняемой им работы от предусмотренной в графике, то есть, составлять исполненный график работ. Только исполненные графики работ позволят выявить резервы совершенствования учетного труда и наметить пути их реализации.
В графике организации работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры должна найти отражение целесообразно размещенная подготовительная работа по составлению годового баланса. Она должна включать:
Заблаговременную техническую подготовку накопительных ведомостей для сводки отчетных материалов;
Проверку и обобщение результатов произведенной на предприятии инвентаризации;
Проверку правильности произведенных в течение года анализов хозяйственной деятельности;
Таким образом, график в определенной мере способствует улучшению постановки всех элементов учетной работы. Несмотря на положительные моменты он не нашел еще должного признания и распространения.
Составление такого графика дает следующие положительные моменты:
График, как средство радикальной организации учетного процесса и использования учетного труда, бесспорно, возможен и эффективен в любых по величине и условиях работы предприятиях, в том числе и на таких как «Выборг 3».
График повышает общую структурную слаженность и технологическую дисциплину учета.
Организация работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры по графику сокращает напряженность в учетном процессе, образует и обнаруживает самые различные и довольно значительные резервы учетного труда. Чем больше предприятие, тем больше использованных резервов учетного труда вскрывает график.
Фактические сроки составления отчетности могут быть сокращены на 2-3 дня только за счет использования графиков учетной работы.
Современная организация рабочего времени заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры не отвечает специфическим условиям учетного процесса. В силу специфики учетного труда возможная дополнительна нагрузка должна компенсироваться в течение месяца дополнительным свободным временем.
Помимо рациональной организации труда заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры, график сплачивает весь коллектив подотчетных лиц. Все большее значение приобретает график с большим кругом материально-ответственных и подотчетных лиц.
В деятельности заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры большим недостатком является потеря времени. Поэтому для избегания потери такого важного фактора как время необходимо выполнять следующие рекомендации.
Во-первых, необходимо планировать время.
Планирование времени заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».
Применительно к повседневной работе заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Последовательное применение принципа Парето помогает заведующему отделением «Выборг-3» и медсестры использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.
А. Важнейшие задачи (составление важных отчетных документов, расчет каких-либо показателей деятельности предприятия) — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.
Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.
В. Менее важные и несущественные задачи (механические и технические работы) составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).
Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
2. Систематизировать задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.
3. Пронумеровать задачи.
4. Оценить их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.
5. Перепроверить свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:
65 процентов запланированного времени — задачи А;
20 процентов запланированного времени — задачи Б;
15 процентов запланированного времени — задачи В.
6. Провести соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.
7. Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Для организации работы заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры необходимо выполнить ряд психологических рекомендаций, которые помогут в дальнейшем правильно организовать работу и улучшить ее качество.
Вот ряд рекомендаций для заведующего отделением «Выборг-3» и медсестры:
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.