Предварительная, текущая и перспективная информация. Информация внутренняя, внутрифирменная и внешняя

Введение
Глава I. Информационное обеспечение процесса управления предприятием. Классификация информации
Глава II. Внутренняя (внутрифирменная) и внешняя информация
Заключение
Список использованной литературы

Предварительная, текущая и перспективная информация. Информация внутренняя, внутрифирменная и внешняя

Необходимо отметить также, что важной задачей, стоящей перед информационной системой управления, является определение и систематизация действительных информационных потребностей аппарата управления предприятия для эффективного выполнения возложенных на них функций. При этом определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит не только от опыта и функций руководителя и его полномочий в принятии управленческих решений, а также от успешной организации внутрифирменной системы информации.
Сбор информации должен стать важной функцией в компании. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.
Возрастающая значимость информации как ресурса требует усиления внимания и к способам получения и обработки информации. Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинули на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Проблему оптимального использования информационного ресурса призваны решать существующие автоматизированные аналитические и бухгалтерские программы. Однако способ их применения, а также присущая программам разрозненность, отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимальному результату. Кроме того, необходимо преодолеть во многом косность мышления, определенные стереотипы, когда речь идет, например, о внедрении информационных технологий и связанных с этим преобразованиях всей организационной (в том числе управленческой) структуры предприятия.
Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения. В общем виде направления оптимизации управления потоками экономической информации выглядят следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, необходимо, во-первых, четко определиться, как и где зарождается экономическая информация (в рамках производственной системы предприятия). Затем, определившись с целями, которые ставятся перед каждым ее блоком, и определенным образом «профильтровав» ее, следует создать механизм фиксации информации. Расстояния от точки фиксации (как употреблялось выше – опорных пунктов) до пользователя должны быть минимальными, как и время их «доставки». Далее, на основе структурирования информации, становится возможной обработка информации с использованием математических методов и, соответственно, программных продуктов. Такая обработка позволяет осуществлять любое планирование или анализ с наибольшей точностью, так как изначально не теряется никакая значимая информация. Планирование на основе достаточно полной, достоверной и точной информации принесет ощутимую экономию всех видов ресурсов. Останется только подсчитать экономический эффект, сопоставив экономию с затратами на все оптимизационные мероприятия, включая внедрение информационных технологий.
В идеальном варианте возможно, таким образом, так настроить информационную систему предприятия, что она сама будет выявлять и приоритеты, и узкие места, и выдавать наиболее совершенные варианты действий для управления, а предприятие может стать гибкой самонастраивающейся системой.
Глава II. Внутренняя (внутрифирменная) и внешняя информация
Поскольку информационный ресурс, обеспечивающий эффективность функционирования фирм сферы информационного бизнеса, подвержен тенденции динамичного изменения структуры и содержания, то возникает проблема классификации информации, входящей в информационный ресурс.
Д.В. Рищенко выделяет три области, требующие постоянного контроля со стороны предприятия:
1. Общее состояние рынка (номенклатура товара, количество производителей и продавцов, цены и объемы сделок по группам товаров, производителей и продавцов, тенденции изменения спроса, покупательская способность групп потребителей и т.д.).
2. Состояние дел у ближайших конкурентов (объем производства и реализации продукции в разбивке по временным периодам, наличие и широта дистрибьюторской сети, методы рекламных и маркетинговых компаний, рекламный бюджет, перспективные планы выпуска продукции, себестоимость продукции и т.д.). Большая часть такой информации является конфиденциальной и трудно доступной.
3. Внутрифирменное состояние и положение выпускаемого продукта на рынке (величина и структура себестоимости продукта, товарно-складские запасы, скорость и объем товарооборота, статистические данные по динамике реализации продукции и т.д.).
Однако для фирм сферы информационного бизнеса такая классификация, безусловно, требует дополнения с позиций:
1. Исследования информационной потребности потенциальных клиентов с позиций определения ее структуры и содержания с целью разработки оптимального набора средств ее удовлетворения.
2. Изучения возможностей ближайших конкурентов с позиций удовлетворения существующих на рынке информационных потребностей.
Для успешного функционирования предприятия в условиях рыночной экономики руководству необходимо:
понимать общее состояние экономики, конъюнктуру рынка и природу рыночных процессов в их развитии и взаимосвязи;
обладать способностью восприятия производимой рынком информации, грамотной оценки ее, анализа и правильного применения.
В современных условиях предприятиям приходится осваивать новый для них тип экономического поведения, приспосабливать свою деятельность к неопределенностям внешней среды и к меняющейся рыночной ситуации. В этих условиях целесообразно всю информацию, необходимую фирме для успешной организации коммерческой деятельности, структурировать по двум признакам: внешняя и внутренняя6.
1. Внешняя информация включает:
1.1. Информацию о региональных особенностях и тенденциях развития данной сферы бизнеса.
1.2. Сведения о наукоемких технологиях, используемых в процессе производства информационных услуг.
1.3. Информацию о правовом обеспечении сферы информационного бизнеса, об изменениях в законодательстве и социальных процессах.
1.4. Результаты исследования информационных потребностей потенциальных клиентов.
1.5. Показатели основной деятельности фирм - ближайших конкурентов, удовлетворяющих информационные потребности клиентов в данном сегменте рынка информационных услуг и продуктов.
1.6. Показатели состояния и тенденций развития смежных и перспективных рынков (производителей и потребителей).
1.7. Результаты анализа потребительского спроса на информационные продукты, их рыночная стоимость.
1.8. Прогнозы на изменения и совершенствование конъюнктуры рынка.
2. Внутренняя (внутрифирменная) информация включает:
2.1 Показатели финансового состояния и финансовых результатов деятельности фирмы.
2.2 Показатели, характеризующие состояние фирмы в текущем периоде.
2.3 Показатели информационного, методического и технологического потенциала фирмы.
2.4 Показатели, характеризующие перспективность развития фирмы.
2.5 Информация о кадровом потенциале фирмы.
2.6 Информационно-методическое обеспечение процесса предоставления услуг.
Компания, стремящаяся сохранить высокую конкурентоспособность, должна быть в достаточной степени открыта по отношению к внешнему окружению, следить за развитием рынка, интересоваться положением дел своих конкурентов и других фирм, стараться опередить их в научно-техническом развитии. Чтобы соответствующие мероприятия были достаточно эффективными, необходима строго разработанная методика управления информационными потоками, представляющими интерес для предприятия.
Успеха на рынке достигают прежде всего те компании, которые сумели вовремя выявить новые рыночные запросы и быстро удовлетворить их. Добиться же этого компания может лишь обладая базой для сбора и обработки необходимой информации. Помимо использования результатов исследований службы маркетинга, которые помогают принимать различные рыночные решения, компания имеет возможность получать разнообразную внешнюю информацию, которая, как правило, носит стратегический характер.
Стратегическое управление информацией рассчитано на использование информационных потоков с целью достижения компанией конкурентных преимуществ. Внешняя информация может иметь стратегическое значение, если уделять ей должное внимание и извлекать из нее полезные для фирмы сведения.
Внутрифирменные потоки информации.
Обычно выделяют три типа информационных потоков, касающихся деятельности предприятия. Прежде всего это внутрифирменная информация - портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, управляющие процедуры и др.
Эта информация крайне важна для организации предприятия и должна постоянно обновляться. Однако она не достаточна для того,чтобы опередить конкурентов. Эта информация обычно ретроспективна, ориентирована на внутрифирменные дела, выражена количественно, но не оказывает влияния на стратегическое управление.
Далее идет информация, извлекаемая фирмой из вне (входные информационные потоки). Сюда относится широкая гамма сведений, касающихся заказов клиентуры, проектов конкурентов, рыночных исследований технологического направления, каталогов поставщиков, профессиональных салонов-выставок или сервис клубов. Эта информация нуждается в особой обработке, так как она отражает внешнюю сторону дела, которая может сильно отличаться от реального положения дел, скрываемого или намеренно искажаемого конкурентом. Наконец, информация, которая вольно или невольно исходит из самой компании. Выдавая заказ поставщику, давая объявление о найме на работу, регистрируя патент или выступая в роли спонсора, фирма становится источником информации. В принципе предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно пытается контролировать свой имидж, поскольку опасается, что распространяемая о нем информация может принести ему вред. Источником рассмотренных информационных потоков может быть само предприятие, как в первом случае, или рынок и система формальных связей в двух других.
Среди источников информации можно выделить пять групп, которые в основном относятся к рынку и сфере долгосрочных договоров.
1) Клиент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Фундаментальной является информация о деловых связях клиента, заказах, продажах и т. д, но эффективной является та информация, благодаря которой можно перехватить клиента до того, как он решил объявить о его потребностях.
2) Конкурент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Основная информация содержится в данных о поставщиках, его деятельности, достигнутых результатах, средствах производства и т.д. Источники информации: годовые отчеты фирм, описания исследований, газетные и журнальные статьи, выступления руководителей.
3) Поставщики и субпоставщики. Услугами поставщиков пользуются множество клиентов, которые стремятся расширить свой рынок. Поэтому полезно знать, кто выдает поставщикам заказы и кто ведет с ними переговоры. Однако надо помнить о том, что поставщик расскажет вам все что нужно, при этом будьте уверены, что вашему конкуренту он тоже даст сведения о вас.
4) Исследовательские центры. Тщательное исследование информации государственных и частных научно-исследовательских центров называют на жаргоне "технологическим бдением". Предприятие прилагает усилия, вкладывает средства, проводит мероприятия для того чтобы быть в курсе технических и технологических новинок, которые касаются или затронут его в будущем.
5) Специальные ресурсы: долговременные отношения предприятия с территориальными организациями (государственные учреждения, ассоциации) и партнерами (договора, сделки), частные связи сотрудников предприятия, из которых фирма может извлечь выгоду7.
Прямой эффект заключается в более полной мобилизации собственных ресурсов. При сборе внешней информации предприятие старается использовать возможность хотя бы от части переложить трудную, рискованную работу на других, используя их находки для создания новых рынков. Такая стратегия приумножения собственных ресурсов за счет внешних весьма продуктивно применялась многими фирмами дальневосточных стран, в первую очередь японскими и южнокорейскими, прошедшими путь от заимствования чужой продукции до создания своей.
Очевидно, что положительный эффект мобилизации ресурсов у одной фирмы влечет за собой отрицательные последствия для фирмы, которая потеряла информационные преимущества из-за утечки информации. Сама же информация остается во владении первоисточника, меняется лишь ситуация монополии на рынке.
Косвенный эффект заключается в том, что фирма получает возможность более точно определить цели в сложившейся хозяйственной обстановке. Поскольку персонал в основном занят решением краткосрочных задач, сбор и анализ стратегической информации позволяет фирме более достоверно определить свое положение на рынке.
В условиях нарастания информатизации общества фирмам сферы информационного бизнеса в процессе организации коммерческой деятельности приходится разрешать ряд противоречий:
во-первых, противоречие между существующей информационной потребностью потенциальных клиентов фирмы и возможностью удовлетворить их;
во-вторых, противоречие между тенденцией к увеличению доли неосознанных информационных потребностей потенциальных клиентов фирмы и практическим отсутствием методик изучения этих потребностей;
в-третьих, противоречие между реально существующими осознанными информационными потребностями и отсутствием финансовых возможностей у потенциальных клиентов для удовлетворения таких потребностей посредством обращения в специальные фирмы.
Как показал опыт практической работы, разрешить эти противоречия возможно посредством реализации системно-целостного подхода к разработке маркетинговой программы деятельности фирмы. Этот подход позволяет рассматривать любую систему с точки зрения взаимной непротиворечивости ее компонентов в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени. Поддержание целостности системы предполагает ее проверку и восстановление или корректировку в случае обнаружения рассогласованности системы. Использование системно-целостного подхода необходимо для более строгого проведения процедуры моделирования.
Реализация системно-целостного подхода позволит, с одной стороны, выявить совокупность взаимосвязанных аспектов, показать их направленность на совершенствование коммерческой деятельности фирм, с другой стороны - определить средства разрешения проблем, связанных с совершенствованием коммерческой деятельности фирмы.
Системно-целостный подход реализуется в следующих аспектах:
системно-элементном, отвечающем на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;
системно-структурном, раскрывающем внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия ее компонентов;
системно-функциональном, показывающем какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;
системно-коммуникационном, раскрывающем взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;
системно-интегративном, показывающем механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;
системно-историческом, отвечающем на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы8.
Система определяется как совокупность информационных и материальных объектов, необходимых для решения проблем совершенствования коммерческой деятельности фирм сферы информационного бизнеса, а также средств и способов преобразования и использования информационных ресурсов и методов организации профессиональной деятельности специалистов в процессе удовлетворения информационных потребностей клиентов.
Таким образом, система маркетинговых исследований строится посредством:
1. Анализа рынка информационных услуг и продуктов с позиций:
a) изучения информационных потребностей потенциальных клиентов и возможностей конкурентов удовлетворить эти потребности;
b) определения направленности информационных потребностей клиентов и оптимальной системы средств удовлетворения этих потребностей.
2. Анализа внутренних возможностей фирмы с позиций:
a) средств реализации целей деятельности фирмы;
b) определения технологических особенностей предоставления информационных услуг;
c) анализа адекватности информационно-методического обеспечения процесса предоставления информационно-аналитических услуг с позиций удовлетворения информационных потребностей клиентов.
Важно учитывать, что в современных условиях маркетинговая деятельность фирмы должна быть ориентирована на концепцию стратегического развития фирмы в рыночных условиях. Информационное обеспечение профессиональной деятельности специалиста фирмы должно помочь ему сориентироваться под проблему: во-первых, к каким финансовым последствиям приведет то или иное изменение в производственно-сбытовой деятельности, а во-вторых, спрогнозировать и спланировать долговременную программу деятельности фирмы, помочь выработать руководителю технико-экономическую политику фирмы. Таким образом, в условиях информационного взаимодействия с целью достижения преимуществ в бизнесе и обеспечения возможности быстрого бизнеса, необходимо чтобы специалисты были готовы использовать информацию на четырех уровнях:
оперативный уровень (деловые операции): информация используется для поддержки оперативной деятельности (производства, управления);
уровень принятия решений: использование информации для обоснования выбора оптимального варианта решения и минимизации риска;
уровень стратегии бизнеса: информация используется для выработки и непосредственной поддержки избранной стратегии бизнеса;
уровень развития бизнеса: информация используется для повышения потенциала бизнеса и его ускорения.
От степени понимания специалистом полноты, качества и своевременности информации во многом зависят успехи или неудачи фирмы на рынке, следовательно, возрастает роль аналитической составляющей в работе специалиста с информацией. Таким образом, информационное обеспечение фирмы выступает системообразующим элементом функционирования фирмы сферы информационного бизнеса, грамотное использование информации специалистом позволяет с минимальным риском быстро повысить качество предоставляемых информационных услуг и с минимальными издержками адаптироваться фирме к меняющимся требованиям рынка9.
Организация коммерческой деятельности фирмы обеспечивается реализацией маркетинговой стратегии фирмы на рынке информационных услуг и продуктов. К основным этапам формирования маркетинговой стратегии деятельности фирмы относятся:
1. Определение региональных особенностей развития сфер производства и потребления с целью выявления проблем, связанных со становлением и совершенствованием бизнеса по причинам отсутствия:
оперативного доступа к профессионально-значимой информации;
технологий и средств преобразования информации;
специалистов с необходимым уровнем информационной культуры;
соответствующей инфраструктуры информационного бизнеса.
2. Исследование спроса и предложения на информационные услуги и продукты в разрезе регионального рынка с целью изучения его структуры, динамики и перспектив развития.
3. Анализ информационного, технологического, технического и интеллектуального обеспечения фирмы с позиций удовлетворения информационных потребностей потенциальных клиентов.
4. Позиционирование рынка.
5. Разработка и использование комплексной оценки качества предоставляемых фирмой информационных услуг и продуктов.
6. Планирование деятельности фирмы в области научных исследований, продвижения и распространения продукции, повышения конкурентоспособности информационных услуг и продуктов;
7. Формирование механизмов мониторинга и коррекции маркетинговых программ.
На схеме представлена модель организации маркетинговой деятельности фирмы сферы информационного бизнеса.