Создание организационной структуры управления

Введение
Глава 1. Описание системы управления организацией на примере финансового отдела
1.1. Общая характеристика организации
1.2. Структура организации и место финансового отдела в ней
1.3. Миссия и цели финансового отдела
1.4. Организация деятельности финансового отдела
1.4.1. Кадровое обеспечение деятельности финансового отдела
1.4.2. Материально-техническое обеспечение деятельности отдела
1.4.3. Связи и схема документооборота
1.5. Стимулирование персонала финансового отдела
1.6. Планирование деятельности финансового отдела
1.7. Учет, контроль и регулирование деятельности финансового отдела
Глава 2. Организационные структуры управления предприятием
2.1. Общее понятие структуры управления
2.2. Характеристика основных видов структур управления, их преимущества и недостатки
2.2.1. Функциональная организационная структура
2.2.2. Дивизиональная организационная структура
2.2.3. Матричная организационная структура
2.3. Построение из заданных структурных подразделений организационной структуры управления предприятием и ее анализ
Заключение
Литература

Создание организационной структуры управления

1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
2. Определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия (бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств).
3. Координирует работы по проведению анализа финансово-экономического состояния предприятия (анализа бухгалтерской отчетности, горизонтального и вертикального анализа, трендового анализа, расчета финансовых коэффициентов).
4. Обеспечивает разработку учетной политики предприятия (определение: методов списания сырья и материалов в производство; вариантов списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов; методов оценки незавершенного строительства; возможности применения ускоренной амортизации; форм планирования новых производств и участков; методов учета готовой продукции; пр.).
5. Организует работы по разработке разделов бизнес-плана (раздела основных показателей финансово-экономического состояния предприятия; раздела оценки финансового и производственного рисков и способов их страхования; раздела прогноза прибыли и убытков, прогноза движения (потока) наличных средств; пр.).
6. Организует и обеспечивает контроль: за исполнением финансовых планов и бюджетов с целью выявления отклонений от плановых значений, разработки мероприятий по ликвидации непроизводственных затрат и удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа, оперативной корректировки бюджета и плана.
7. По результатам финансового анализа обеспечивает разработку предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.
8. Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление платежей в банковские учреждения.
9. Обеспечивает разработку налоговой политики предприятия (формирование налоговой базы по всем видам налогов и сборов; выбор формы налогового учета; определение состава затрат, относимых на себестоимость продукции для целей налогообложения; определение механизмов использования налоговых льгот и т.д.).
10. Организует: разработку налогового бюджета, позволяющего определять плановое значения прибыли; проведение расчетов прибыли и налогов на прибыль. Обеспечивает перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды в установленном законодательством порядке.
11. Осуществляет руководство разработкой стандартов финансового учета и взаимосвязи с бухгалтерским учетом (форм отчетности, не утвержденных на нормативно-правовом уровне; сроков; системы информационных потоков и документооборота, пр.). Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации; контролирует правильность составления и оформления отчетной документации.
12. Координирует работы по составлению пояснительных записок (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных) по формам финансового учета и отчетности с расчетными показателями, с подробным анализом отклонений (от плановых, среднеотраслевых показателей, показателей предыдущего года, предприятий-конкурентов, пр.).
13. Организует работы по подготовке отчетов для руководителя предприятия (коллективного органа правления, общего собрания учредителей (акционеров)) по финансовым вопросам.
14.Несет ответственность по финансовым вопросам наравне с руководителем предприятия и имеет право второй подписи.
III. Права
Финансовый директор имеет право:
1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с кредитными учреждениями, страховыми и инвестиционными компаниями, налоговыми органами, другими органами и организациями по финансовым вопросам.
2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников.
3. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Вносить руководителю предприятия предложения о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам финансовых проверок.
5. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением финансовых вопросов.
6. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам финансово-экономической деятельности предприятия.
7. Давать руководителям структурных подразделений предприятия указания по вопросам надлежащей организации и ведения финансовой работы.
8. Подписывать финансовые документы.
9. Визировать все документы, связанные с финансово-экономической деятельностью предприятия (планы, прогнозные балансы, отчеты, пр.).
10. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также со сторонними организациями, налоговыми органами, органами государственной власти и местного самоуправления по финансовым вопросам.
11. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
12. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
IV. Ответственность
Финансовый директор несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция Старшего бухгалтера
I. Общие положения
1. Старший бухгалтер относится к категории специалистов.
2. Старший бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора по представлению Финансового директора.
3. На должность старшего бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы должности бухгалтера не менее 2 лет.
4. Старший бухгалтер руководствуется в своей деятельности:
- нормативно-правовыми актами, а также инструкциями и методическими рекомендациями, регламентирующими деятельность в сфере бухгалтерского учета и отчетности;
- уставом предприятия;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
5. Старший бухгалтер должен знать:
законодательство о бухгалтерском учете;
основы гражданского права;
финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;
нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации; положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения;
профиль, специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития;
налоговый, статистический и управленческий учет;
порядок оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских и налоговых проверок;
формы и порядок финансовых расчетов;
условия налогообложения юридических и физических лиц;
правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами, проведения проверок и документальных ревизий;
порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;
современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;
методы анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;
правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;
передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета;
экономику, организацию производства, труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
законодательство о труде;
основы организации труда и организации производства;
правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты.
6. Старший бухгалтер подчиняется Финансовому директору.
7. Старшему бухгалтеру подчиняются бухгалтеры.
8. На время отсутствия старшего бухгалтера (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности исполняет бухгалтер.
II. Функции
На старшего бухгалтера возлагаются следующие функции: постановка, организация и ведение бухгалтерского учета имущества обязательств и хозяйственных операций; минимизация и оптимизация налогообложения.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций старший бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:
выполняет работу по организации и ведению бухгалтерского учета;
руководит работниками бухгалтерии, организует их работу;
обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов;
подготавливает данные для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
осуществляет прием и контроль первичной документации и подготавливает их к счетной обработке;
производит и обеспечивает начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей;
производит сверку данных по начислению и уплате налогов с налоговыми органами;
выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов предприятия;
принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита;
обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией;
IV. Права
Старший бухгалтер имеет право:
на все предусмотренные законодательством социальные гарантии;
требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав;
требовать создания условий для выполнения служебных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования и информации;
знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы;
запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
повышать свою профессиональную квалификацию.
V. Ответственность
Старший бухгалтер несет ответственность:
за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
за правонарушения, совершенные в процесс осуществления своей деятельности, в пределах, определенных административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
1.4.2. Материально-техническое обеспечение деятельности отдела
Создание финансового отдела на предприятии потребует определенных затрат. Затраты на оплату труда персонала приведены ранее в таблице 2. Кроме этого существует необходимость в создании определенной материально-технической базы для организации деятельности финансового отдела. Здесь можно выделить следующие статьи затрат:
помещения для финансового отдела;
оборудование для оснащения финансового отдела;
затраты на программные продукты (1С, MS Office).
Количественно оценить эти затраты на данном этапе достаточно сложно, так как для этого требуется дополнительная аналитическая информация о помещениях, имеющихся в распоряжении организации и возможности их выделения в пользование финансового отдела, информация о возможности выделения оборудования для оснащения данных помещений.
Я предполагаю, что помещения могут быть выделены без дополнительных затрат.
Для оснащения помещений потребуется приобрести офисную мебель (письменные и компьютерные столы, журнальный столик, стеллажи для документов и канцелярии, диван, стулья, шкаф-купе), компьютеры и другую оргтехнику (телефоны, факс, ксерокс, принтер, сканер).
Дополнительные затраты (цветы, шторы, канцелярские товары и др.) рассчитываются в размере 15 % от стоимости вышеуказанных категорий.
Расчет затрат на средства труда приведен в таблице 3. Стоимость оборудования включает расходы на доставку и сборку. Суммарные затраты на материально-техническое обеспечение деятельности финансового отдела по предварительным расчетам составят 429 тысяч рублей.
Таблица 3
Расчет стоимости средств труда для финансового отдела
№ п/п
Состав средств труда
Количество
Цена, руб.
Итого стоимость, руб.
1
Оргтехника
282 000
1.1
Компьютер
5
35 000
175 000
1.2
Ксерокс
1
75 000
75 000
1.3
Принтер, сканер
2
8 000
16 000
1.4
Телефон-факс
2
8 000
16 000
2
Мебель
91 000
2.1
Стулья
14
1 000
14 000
2.2
Диван угловой
1
18 000
18 000
2.3
Столы компьютерные
5
7 000
35 000
2.4
Столы письменные
2
2 500
5 000
2.5
Столик журнальный
1
3 000
3 000
2.6
Стеллажи
3
6 000
6 000
2.7
Шкаф-купе
1
10 000
10 000
ИТОГО
373 000
Неучтенные расходы (другие средства труда, канцелярия, цветы, шторы и т.п.) – 15 % от учтенных расходов
56 000
ВСЕГО
429 000
Затраты на связь и коммунальные расходы составят примерно 20 тыс. рублей в месяц.
1.4.3. Связи и схема документооборота
Взаимоотношения финансового отдела с другими подразделениями происходят в соответствии с Положением об отделе. Работа финансового отдела непосредственно связана с деятельностью коммерческого отдела и отдела снабжения и сбыта.
Финансовый отдел имеет право:
Требовать от подразделений предприятия представления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию финансового отдела.
Контролировать финансовую деятельность подразделений предприятия и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству предприятия о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям предприятия.
Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.
1. С коммерческим и производственным отделом:
Получает: план производства по номенклатуре на год, квартал, месяц; план производства по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам.
Представляет: финансовый план; отчеты о выполнении финансового плана; копии задания цехам и отделам по снижению запасов оборотных средств; ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами и предприятием в целом.
2. С отделом снабжения и сбыта:
Получает: заключение по претензиям, заявленным поставщиками; отчетные данные о движении материалов и об остатках их на конец месяца.
Представляет: счета для акцепта; сведения о материалах, находящихся в пути; информацию о неоплаченных счетах с указанием причин, извещение учреждений банка о выставленных покупателями и заказчиками аккредитивах, сведения о покупателях, допустивших просрочку оплаты платежных требований или отказавшихся от их акцепта, а также извещения о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам.
Таблица 4
Схема документооборота
Входящая документации
Внутренние документы
Исходящая документация
из внешних источников
из внутренних источников
внешние
внутренние
чеки
служебные записки
отчеты
счета-фактуры
справки
накладные
договоры
планы
накладные
расчетные листы по з/п
счета-фактуры
больничные листы
служебные записки
акты-сверки
служебные записки
акты-сверки
заявления
распоряжения
договоры
рапоряжения
планы производства
отчеты и планы
отчеты
банковские извещения
претензии
В связи с тем, что организация относительно небольшая по размеру, вопрос гибкости не является сложным. Малое количество отделов позволяет быстро обмениваться информацией. Схема документооборота на практике реализуется быстро и четко.
1.5. Стимулирование персонала финансового отдела
Мотивация – совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Политика мотивации должна быть частью хорошо спланированной и проведенной программы подготовки персонала. Основные направления мотивационной политики организации схематически отражены на рис. 4.
Рис. 4. Элементы мотивационной политики ООО «ЕСН»
Материальная мотивация состоит из фиксированной и переменной частей. Фиксированная часть вознаграждения складывается из оклада и социального пакета (набора услуг, оплачиваемых компанией). Основными правилами в данном случае является индивидуальный норматив, технология работы, предоставление отчетности. Преимущество твердого фиксированного оклада заключается в том, что он обеспечивает предсказуемый доход, облегчает работу, связанную с начислением зарплаты. Социальный пакет (оплаченный отпуск, оплата временной нетрудоспособности, страхование жизни, медицинская страховка) нужен для того, чтобы сотрудники чувствовали стабильность и защищенность. Переменная часть вознаграждения начисляется за достижение целей работы отдела. Данные выплаты являются периодическими, то есть выплачиваются по результатам работы в плановом периоде. Преимущество системы комиссионных заключается в стимулировании сотрудников к достижению высоких результатов.
Создание оптимального для сотрудника соотношения фиксированной и переменной частей дохода является наиболее значительным мотивирующим фактором. В компании создано такое сочетание фиксированной и переменной частей дохода, которое обеспечивает, во-первых, формирование у сотрудника ощущения стабильности, а, во-вторых, осознание того, что его личные доходы напрямую зависят от качества его работы. Главным показателем эффективности системы мотивации персонала является достижение целей компании - увеличение доли рынка, повышение рентабельности, внедрение новых услуг и т.д.
Моральному стимулированию сотрудников в ООО «ЕСН» придается не меньшее значение, чем материальному. Далее рассмотрены основные направления морального стимулирования деятельности персонала.