Природа и классификация функций менеджмента, их содержание.

Содержание:

Введение
1. Классификация функций менеджмента с позиции классической школы управления
2. Общие функции менеджмента как составные части любого процесса управления
3. Характеристика общих, частных и вспомогательных функций на примере торговой организации
Заключение
Список используемой литературы

Природа и классификация функций менеджмента, их содержание.

принуждение (например, штрафы, выговоры);
солидарность (создание в организации общих целей, общих потребностей);
приспособление (воздействие на цели организации путем частичного их приспособления к целям менеджера высшего и среднего звена).
Но стоит отметить, что их содержание определяется конкретной ситуацией, в которой функционирует организация. К ситуационным переменным относят вид системы управления, динамику внешней среды, стратегию предприятия на рынке, вид организационной культуры, тип производства, вид выпускаемой продукции, квалификация персонала и т.д.
Грамотное построение систем мотивации и стимулирования способны повысить производительность труда, укрепить корпоративный дух, приблизить организацию к достижению поставленных целей и т.п.
Осуществление задач организации происходит посредством совместной деятельности людей. Чтобы последняя достигла своей цели ее нужно координировать, направлять в нужную сторону, обеспечивать необходимый уровень взаимодействия между участниками.
Реализация функции координации осуществляется через:
1) согласование внутреннего состояния фирмы с условиями внешней среды;
2) обеспечение согласованности работы всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, взаимодействия между подсистемами;
3) обеспечение единства и согласованности всех функций управления.
Таким образом, видна тесная взаимосвязь между функциями координации и мотивации.
Одна из важнейших функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции – это контроль. Контроль – это обеспечение достижения организацией своих целей.
Он призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития организации.
В последние годы функция контроля претерпела заметные изменения, поскольку тесно связана с функцией планирования и способствует ее реализации9.
В функцию контроля входят следующие операции:
сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;
разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.
Так же важно разработать стандартную систему отчетности, проверку этой отчетности и ее анализа как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и по отдельным структурным ее элементам.
Выделяют три вида контроля: предварительный (который проводят до начала работы), текущий (проводится в ходе работы) и заключительный (проводится по итогам выполненной работы).
Технология контроля осуществляется в пять этапов:
1) выбор концепции контроля;
2) определение целей контроля;
3) установление норм контроля (правовые, производственные и т.п.);
4) выбор методов контроля;
5) определение объема и области контроля.
Тщательно проведенный контроль способствует выявлению слабых сторон планирования и реализации плана, позволяет своевременно вносить необходимые коррективы.
Все функции управления реализуются с помощью определенных методов – организационных, административных, экономических и социально-психологических.
Таким образом, видно, что основоположник классической теории управления Анри Файоль был прав в своем утверждении – исключение одной из функций управления может привести к плачевным последствиям деятельности организации.
Все функции управления тесно взаимосвязаны и исключение одной из них приведет к сбою в управленческой деятельности организации в целом и в осуществлении отдельных функций.
3. Характеристика общих, частных и вспомогательных функций на примере торговой организации
Для более наглядного представления функций менеджмента рассмотрим их на примере конкретной организации.
В качестве объекта исследования выбрано производственно-торговое предприятие «Баттерфляй», которое специализируется на производстве и розничной продаже кондитерских изделий. Так же при данном предприятии открыто небольшое заведение общественного питания с одноименным названием.
Данная организация открылась в сентябре 2005 года.
По организационно-правовой форме предприятие «Баттерфляй» является индивидуальным предпринимателем – ИП Сорокин Н.П.
Организация является самостоятельным хозяйствующим субъектом, действует на принципах хозрасчета, является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, счета в банках.
Основной целью деятельности предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли. Цель образования и виды деятельности определены в соответствии с Уставом предприятия – это производственная и торговая деятельность по следующим направлениям: 1) производство кондитерских изделий; 2) розничная продажа кондитерских изделий собственного производства.
Предприятие «Баттерфляй» – небольшое предприятие, штат которого состоит из 29 человек. В штат организации входят директор, бухгалтер, два менеджера, технологи, начальник отдела хозяйственного обеспечения и обслуживающий персонал.
Высшую должность занимает директор, он руководит деятельностью всех отделов.
Организацию составляют три отдела: экономический, производственный и отдел хозяйственного обеспечения. Координацию деятельности экономического отдела возлагается на бухгалтера, так же в экономический отдел входят менеджер по закупкам и менеджер по персоналу; производственного – на главного технолога, которому подчиняются начальники производственных цехов и кондитеры различных категорий. Отделом хозяйственного обеспечения руководит начальник данного отдела, которому подчиняются мойщицы и уборщицы.
Как уже ранее было отмечено, наиболее важной функцией менеджмента является функция планирования.
Данную функцию выполняют менеджеры всех звеньев. То есть нижестоящие руководители составляют смету необходимых затрат на следующий период, а так же выявляют планируемый объем производства или продаж (в зависимости от отдела). Данная информация поступает вышестоящему менеджеру. Таким образом, к директору доходит обобщенная информация в виде отчета или готового плана развития организации на определенный период.
При необходимости данный план подвергается корректировке.
При составлении плановых задач используются нормативный метод, расчетно-аналитический и балансовый. В большинстве случаев нормативным методом в своей деятельности руководствуется директор. Именно он определяет нормы развития своего предприятия. Причем, данные нормы могут изменяться на различных этапах развития и зависят от выполнения плана предыдущих периодов, от спроса на тот или иной вид продукции и т.д.
Широко использует в своей деятельности расчетно-аналитический метод планирования менеджер по закупкам. То есть на основе анализа достигнутой величины финансового показателя, принимаемого за базу, и индексов его изменения в плановом периоде, рассчитывается плановая величина этого показателя.
Балансовый метод в своей практике применяет бухгалтер данной организации. Путем построения балансов достигается увязка имеющейся в наличии финансовых ресурсов и фактической потребности в них.
Как уже ранее отмечалось, главным рычагом управления является директор. Основными его должностными обязанностями являются:
1) организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц;
2) направление их деятельности на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов;
3) повышение эффективности работы предприятия,
4) увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
При создании предприятия директор определил основные отделы организации, их структуру и задачи. Основными структурными подразделениями являются экономический одел, в который входят бухгалтер и менеджеры, производственный отдел, который составляют технологи различных категорий, и отдел хозяйственного обеспечения.
Рассмотрим связи и взаимодействия данных отделов.
Внутри экономического отдела решаются задачи по рациональному использованию средств в процессе хозяйственной деятельности предприятия. Именно здесь разрабатываются текущие планы.
Менеджер по персоналу координирует деятельность официантов и кассиров.
Менеджер по закупкам определяет необходимые объемы средств, необходимых для обеспечения производственного отдела сырьем и отдела хозяйственного обеспечения инвентарем.
Проанализированная информация оформляется отчетом, на основе которого составляется планы (производственного отдела, финансовый). Данные планы утверждаются директором.
При необходимости они подвергаются корректировке.
Информация о необходимых объемах сырья поступает из производственного отдела, которым руководит главный технолог.
Все производство разделено на три цеха: первый цех для производства тортов, второй – пирожных, третий – печенья. Каждым цехом руководит технолог пятой категории. Они подчиняются непосредственно главному технологу. Еще десять кондитеров закреплены за одним из технологов и работают в определенном цеху.
Технологи-руководители цехами координируют деятельность своих подчиненных, проводят инструктаж по работе с оборудованием, информируют их о намеченных нововведениях в ассортименте и рецептурах, а так же оповещают о различных семинарах. По сути, они являются менеджерами низшего звена.
Главный технолог осуществляет руководство всем производственным цехом. Именно он разрабатывает планы производства, рассчитывает необходимый объем сырья и затраты, связанные с ними. Так же он следит за новыми разработками в кондитерской сфере и принимает решение о необходимости введения каких-либо новинок.
Информацию об объемах сырья он получает от менеджеров низшего звена. Главный технолог координирует их деятельность.
Так же в обязанности главного технолога входит проведение различных семинаров по повышению квалификации работников.
Вся информация, которая находится в ведении главного технолога, оформляется в виде отчета и отправляется в экономический отдел и непосредственно директору.
Под руководством начальника отдела хозяйственного обеспечения находятся мойщицы посуды и инвентаря, уборщицы. Он координирует их деятельность, а так же разрабатывает текущие планы затрат отдела. Данный отчет отправляется в экономический отдел.
Таким образом, видно, что организационная структура предприятия является линейно-функциональной. Присутствуют как горизонтальные связи, так и вертикальные.
Горизонтальные связи представляют собой взаимодействия между менеджерами среднего звена – сотрудников управляющих должностей различных отделов.
Вертикальные связи представлены различными видами коммуникаций сотрудников с директором.
С функцией организации тесно взаимосвязанная функция координации деятельности.
Согласование внутреннего состояния фирмы с условиями внешней среды реализуется через одну из специфических функций управления – маркетинговой деятельности. Она будет рассмотрена чуть позже.
Обеспечение согласованности работы всех звеньев организации осуществляется путем установления рациональных связей, коммуникаций между ними.
Как уже было ранее отмечено, в организации присутствуют межуровневые коммуникации, причем, как горизонтальные, так и вертикальные.
Из горизонтальных можно выделить передачу информации от руководителей производственного отдела руководителям экономического. В основном передаются различные отчеты о деятельности отдела, текущие планы и т.д. Так же можно отметить неформальное общение между сотрудниками различных подразделений.
Вертикальные связи присутствуют как между руководителями отделов и директором, так и в отдельно взятых отделах. Так, например, в производственном отделе информация поступает главному технологу, он оповещает руководителей цехов, которые в свою очередь доносят данные до работников низшего звена – кондитеров.
Для усиления корпоративной культуры и укрепления неформальных связей директор ИП Сорокин Н.П. устраивает различные семинары по повышению квалификации, построенные по типу психологических тренингов, которым на современном этапе развития менеджмента уделяется большое внимание.
Так же устраиваются неформальные корпоративные вечера по случаю различных праздников (Новый год, 23 февраля, 8 марта, дни именинников и т.п.).
Для предотвращения искажения сообщений вся официальная информация оформляется в виде приказов, писем, сообщений на доске информации, т.е. на бумажном или электронном носителе.
Данную функцию на рассматриваемом предприятии осуществляют менеджеры различных звеньев: директор, менеджер по закупкам, менеджер по персоналу, а так же главный технолог и руководители отдельных производственных цехов. Именно они стремятся обеспечить единство и согласованность всех функций управления.
Далее рассмотрим, какие мотивационные методы используются в рассматриваемой организации ИП Соколов Н.П.
В данном предприятии применяются как экономические, так и неэкономические методы стимулирования работников.
Из экономических методов применяют различные материальные вознаграждения: разработана специальная система премирования работников, которая зависит от выполнения текущего плана, и премиальные выплаты по итогам года.
Так же используются дополнительные выплаты (например, за выполнение наряду со своей основной работой обязанностей временно отсутствующих работников; за работу в выходные или праздничные дни) и единовременные поощрения (например, за оперативное выполнение разовых заданий, выходящих за рамки обязанностей работника или в связи с юбилеем и т.д.)
Конечно, экономические методы стимулирования в ИП Соколов Н.П. сводятся не только к денежным поощрениям. Разработана система применения штрафных санкций, налагаемых на работников. Так применяются штрафы за опоздание, штрафы за невыполнение должностных обязанностей и т.п.
Так же широко используются неэкономические методы стимулирования сотрудников. Одна из наиболее характерных особенностей данной организации является то, что каждый сотрудник может получить информацию о хозяйственной деятельности предприятия.
Организовывается это следующим образом: директор устраивает ежемесячные собрания с менеджерами среднего звена, на котором предоставляется информация о выполнении плана, полученной прибыли и о различных премиях каждому сотруднику.
Менеджеры среднего обязаны донести данную информацию до своих подчиненных. Как уже ранее отмечалось, для уменьшения искажения достоверности сообщений информация оформляется на бумажном носителе.
Так же устраиваются ежеквартальные собрания и собрания по итогам полугодия и года, на которых директор докладывает о достигнутых результатах, о выполнении плана или его перевыполнении, о начисленных премиях, которые обязательно оформляются на специальных приложениях.
Помимо официальной информации на данных собраниях директор и менеджеры среднего звена могут похвалить отличившегося работника или напротив подвергнуть критике действия какого-либо из сотрудников, если тот провинился.
Таким образом, видно, что в данной организации директор уделяет большое внимание поддержанию корпоративной культуры и развитию неформальных связей между сотрудниками. Проводимые собрания вызывают у каждого работника чувство причастности к процессу и к достигнутому результату, развиваются доверительные и уважительные отношения между сотрудниками. У сотрудников обостряется чувство ответственности за достижение результата, ведь, помимо основного оклада, они могут получить премию за определенные заслуги.
Функцию контроля выполняют менеджера различных звеньев.
Так директор контролирует деятельность всей организации в целом, бухгалтер – экономического отдела, главный технолог – производственного. Причем, степень ответственности у всех разная и зависит от сложности должностных обязанностей, и важности занимаемой должности. Наибольшая ответственность, безусловно, возлагается на директора.
На рассматриваемом предприятии применяются все виды контроля:
1) предварительный (в основном осуществляет директор при изучении планов, на данном этапе вносятся коррективы в предполагаемую стратегию развития);
2) текущий (осуществляют менеджеры различных звеньев, при этом контролируется деятельность сотрудников, чистота выполнения плана, отмечаются работники, проявившие инициативу и т.д.);
3) заключительный (так же осуществляются все менеджеры организации, при этом нижестоящие подают отчет о произведенной деятельности на определенный период вышестоящим, и обобщенная информация о результатах работы доставляется директору в виде отчета).
Как видно по анализу выполнения функций на предприятии ИП Сорокин Н.П., каждый сотрудник, который занимает управляющую должность, выполняет все базовые функции управления. Различия лишь в степени ответственности и возлагаемых обязанностей.
Далее рассмотрим частные и вспомогательные функции. Они зависят от специфики хозяйственной деятельности предприятия в целом и отдельно взятого отдела.
Функции экономического отдела ИП Сорокин Н.П. подразделяются на бухгалтерские, аналитические, маркетинговые и функции управления персоналом. И зависят они специализации сотрудника.
Так, бухгалтерские функции выполняет бухгалтер. К ним относятся: