Организация и стуктура сужбы СО в государственныйх учереждениях или Механизмы взаимодействия СО в гос. учреждениях со средствами масс. ком.

Введение
1.Структура и значение служб по связям с общественностью
2.Особенности работы служб по связям с общественностью в государственных учреждениях
Заключение
Список использованной литературы

Организация и стуктура сужбы СО в государственныйх учереждениях или Механизмы взаимодействия СО в гос. учреждениях со средствами масс. ком.

• Донорская деятельность корпорации. PR-сотрудники разра­батывают политику пожертвований, рассматривают обраще­ния к организации за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании (если таковой существует), опре­деляют претендентов на поощрения и награды за счет средств этого фонда.
• Печатные органы для персонала компании. PR-лсужба занима­ется подготовкой и изданием специальных журналов для со­трудников, выпускает газеты, пресс-бюллетени, доводит до сведения персонала компании письменные приказы и распо­ряжения руководства и т.д.
• Прием гостей. Сотрудники PR-службы организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании.
• Координация и интегрирование всех направлений PR-работы компаниив целом и ее отдельных подразделений.
• Организация и выполнение учебных и специальных образова­тельных программ.
Для успешного выполнения своих функций специалисты по во­просам PR должны находиться в непосредственном подчинении у высшего руководителя корпорации или любой другой организации.
Высший руководитель, которому докладывает служба PR, может занимать в иерархической структуре государственного учреждения разное положение. Чаще всего это президент компании
PR важная и обязательная часть деятельности абсолютно любого государственного учреждения, потому как именно служба PR и ее сотрудники в ответе за имидж и репутацию в глазах различных слоев общественности. Таким образом, можно сказать, что деятельность PR-службы в государственном учреждении направлена на формирование его имиджа в глазах внешней общественности, и внутренней общественности, при этом работа, как первой, так и со второй группами одинаково важна.
2.Особенности работы служб по связям с общественностью в государственных учреждениях
Участие специалистов по связям с общественностью в государственном управлении можно охарактеризовать как содействие государству в разрешении объективных противоречий между плюрализмом политической сферы общества и целостностью государственной власти. В соответствии с общедемократическими тенденциями общественного развития государственные службы должны совершенствоваться и способствовать формированию гражданского общества, для чего приоритетным направлением является налаживание прямых и обратных связей с гражданами. Таким образом, основными функциональными задачами PR в системе госуправления являются: участие в демократизации государственного управления содействие становлению гражданского общества.
Возникновение пресс-служб, пресс-центров и PR-служб в государственных учреждениях стало возможным из-за внутренней потребности организаций проводить активную информационную политику. Регулируя отношения с внешней средой, пресс-служба и приспосабливается к внешним условиям, и регулирует взаимоотношения со структурами, находящимися вне данной организации.
Отличия PR-служб государственных учреждений от подобных служб коммерческого менеджмента можно провести по пяти основаниям: по целям, ресурсам, ответственности, мотивам, окружению.
Цели PR-службы государственного управления многообразны, чаще всего носят неэкономический и обобщенный характер, а для коммерческого PR характерно способствовать достижению главной цели организации - прибыли.
Различия по ресурсам. Отношения в коммерческой сфере строятся на договорной основе, в качестве основополагающего фактора выступают финансовые возможности предприятия, что позволяет им использовать и инструменты рекламы для достижения поставленных целей. Государственные органы обладают большими информационными ресурсами, а в отношении финансовых, человеческих, технических часто возникают проблемы из-за их недостаточности. Но государственные органы, взаимодействуя с общественностью, могут воспользоваться принудительными рычагами.
Различия по ответственности. Ответственность в коммерческой сфере связана с внутренней составляющей компании - непродуманная PR - кампания может привести к разорению. В государственном секторе ответственность носит внешний характер, то есть государство в свих действиях и решениях ответственно перед обществом, что с одной стороны говорит о более размытых требованиях, но с другой стороны эту размытость компенсирует необходимость следовать закону, который более тщательно регулирует государственную сферу, чем коммерческую.
Различия в мотивах. В государственных организациях основным финансовым источником выступает государственный бюджет, поэтому информационная политика ориентирована, прежде всего, на аудиторию, занимающуюся распределением средств, а побудительным мотивом является желание улучшить отношения с источником средств и получить дополнительные фонды. Другой мотив состоит в том, чтобы обоснованно распределить бюджетные средства, выделенные на PR-мероприятие, так как денежные потоки слишком контролируются. В коммерческих организациях в качестве мотива выступает предпринимательский успех.
Различия в окружении. Для государственного учреждения характерен особый стиль отношений с общественностью и средствами массовой информации, определяемый обоснованным стремлением общественности знать через СМИ все, что происходит в государственных учреждениях. Большое влияние на государственную деятельность оказывает взаимодействие с общественными организациями и осуществление лоббистской деятельности. Решения коммерческих предприятий менее часто и не так регулярно обсуждаются в прессе, более того пресса оказывает меньшее влияние на принятие коммерческих решений. Чаще всего интерес у СМИ к частному бизнесу возникает в период кризиса или исключительных обстоятельствах, поэтому частный сектор вынужден использовать различные PR-технологии по усилению новостей компании. Также СМИ ожидают, что предприниматели будут взаимодействовать с ними на коммерческой основе.
Централизация, господствующая в государственном управлении России, выражается в том, что PR-службы федерального уровня заведомо обладают более широкими функциями и полномочиями, но функционирование субъектной PR-службы зачастую более эффективно, что обусловлено меньшим масштабом деятельности, более конкретизированным характером. На местном уровне в настоящее время довольно редко встречается полноценная, с четко определенными целями, задачами и функциями PR-структура, ее функцию обычно выполняют руководящие должностные лица и их заместители. Более того, PR-службы различных уровней отличаются характером ответственности перед общественностью: требования, предъявляемые к федеральным, в несколько раз превосходят требования к субъектным и тем более местным. Основная проблема, с которой сталкиваются PR-службы федерального уровня - это необходимость отвечать за решения, входящие в компетенцию организаций субъектного или местного уровней.
Тарашвили в своей работе «Связи с общественностью в государственных структурах» отмечает: «Существует прямая зависимость между уровнем органом государственного управления и особенностями служб PR: в региональных и муниципальных органах власти широко реализуется коммуникативная функция и общение с гражданами постоянно и организованно. На федеральном уровне акцентируется взаимодействие с прессой, аналитическая и прогностическая деятельность. В целом деятельность государственного PR обеспечивает согласование общесоциальных, корпоративных и частных интересов».7
Базируясь на существующей в России трехуровневой организации государственного управления, можно выделить три уровня PR, каждый из которых обладает собственной спецификой, связанной с преобладанием тех или иных ресурсов - это федеральный, субъектный и местный уровни. Каждый из них имеет собственную законодательную базу, которая определяет способы взаимодействия государственных структур, находящихся на определенном уровне, с общественностью. Следование законодательным нормативным актам - специфика государственных структур, во многом ограничивающая их потенциал и способы его реализации.
Основной особенностью федерального уровня является мощный законодательный аппарат, регулирующий деятельность органов государственного управления. Законодательная база связей с общественностью в сфере государственного управления довольно развита, что объясняется необходимостью контролировать влияние государственных органов на инструменты взаимодействия с общественностью, особое внимание уделяется взаимоотношениям со СМИ. Риск использования СМИ в качестве средства манипуляции государственными органами велик, так как они придерживаются установки: «кто контролирует СМИ - тот управляет миром».8 Государственные организации предпочитают находиться в отношениях стратегического партнерствами со СМИ. Государственные службы PR могут использовать несколько методов содействия СМИ в процессе распространения информации.
Представители СМИ должны быть обеспечены календарем мероприятий, реализуемые государственной организацией. Календарь полезен в связи с тем, что позволяет редакторам и репортерам распределить работу по освещению деятельности данной организации. Календарь менее информативен, чем новостной релиз или анонс события, которые при запросе журналистами раскрывают сущность и проблему каждого из мероприятий.
Следующий способ - распространение программы собрания или встречи директоров (повестки дня), на которые приглашаются журналисты в качестве пассивных или активных участников. Журналисты, анализируя повестку дня, решают на каких встречах или собраниях они будут присутствовать и информируют об этом ответственного за мероприятие.
За несколько дней до встречи высылаются материалы по истории вопроса, что позволяет репортерам изучить проблематику вопросу и сформулировать тезисы, которые будут озвучены на встрече. Государственный орган по возможности должен распространить как можно больше информации. Результатом будет получение населением точной, полноценной и всеобъемлющей информации о проблеме.
PR-менеджеры государственного учреждения должны организовать личную встречу журналистов с избранными представителями (депутатами) и менеджерами топ - уровня, у которых можно получить экспертную оценку проблемы.
После проведения мероприятия необходимо договориться о телефонном звонке, во время которого репортеры прокомментируют событие и его организацию, затребуют дополнительные материалы или попросят организовать интервью.
Практически любое государственное учреждение взаимодействует со следующими целевыми аудиториями:
Население: избиратели, налогоплательщики и клиенты
Политические партии и выборные должностные лица
Профессиональные союзы
Гражданские объединения
Сотрудники
Средства массовой информации.
Приоритетным направление в работе с населением является деятельность, направленная на вовлечение этой группы в реализацию государственной программы. Население в своих поступках руководствуется личностными предпочтениями и обстоятельствами. Для многих государство - это нечто, что можно проигнорировать до тех пор, пока не затрагивается интересы их улицы, школы детей или собственного дома.
Большую часть общественно-политической инфраструктуры социума представляют партии. Выполняя роль «посредника» между гражданским обществом и государственными органами, партии оказывают существенное влияние на формирование об­щественного мнения, позицию граждан. Через своих представи­телей партии влияют на деятельность парламента и правитель­ства, представительных и исполнительных органов власти, кор­ректируют деятельность властных структур, нередко выступают в качестве своеобразных катализаторов социальных процессов.9
Для эффективного привлечения партий, общественных объе­динений к решению социально важных проблем в программах государственных структур, в региональных программах необходимо оп­ределить социальное значение деятельности политических фор­мирований и разработать механизм их участия в социальных федеральных и региональных программах.
Перед службами по связям с общественностью же стоит задача осмыслить, каков может быть их вклад в принятие мер по созданию и укреплению механизма взаи­модействия органов государственной власти и партий. В качестве примера назовем вовлечение структур гражданского общества в процесс информирования населения о результатах деятельности политического руководства страны и региональной власти.
Формами взаимодействия с политическими партиями и выборными должностными лицами могут быть:
Официальное и неофициальное общение.
Неофициальные новостные письма..
Контроль жалоб.
Персональный контакт.
Финансовая информация.
Лоббирование.
Взаимодействие институтов государственного управления и профсоюзов является важным фактором стабилизации полити­ческого и экономического развития, эффективным инструментом демократических преобразований в обществе. Это взаимодей­ствие находит воплощение в соответствующих принципах, орга­низационных формах и видах деятельности профсоюзов. Основная функция профсоюзов как общественных объедине­ний (она находит прямое отражение в их роли как партнеров в системе отношений PR) состоит в согласовании и защите интересов трудовых коллективов и отдельных работ­ников в сфере социально-трудовых отношений.
Проблемы согласования и защиты интересов трудящихся ре­шаются также и органами государственного и муниципального управления.
Процесс согласования и защиты интересов работников мо­жет осуществляться как непосредственно, путем организации вза­имодействия органов государственного и муниципального управ­ления с представителями профсоюзов, так и опосредованно, пу­тем обмена информацией, создания благоприятных условий для решения возникающих проблем, ведения переговоров, подписа­ния коллективных договоров и соглашений. Естественно, что во втором варианте роль PR-служб и PR-деятельности более значи­тельна. Особенности взаимодействия органов государственной власти и профсоюзов, во-первых, выражаются в том, что госу­дарственные органы, устанавливая связь, в большинстве случаев напрямую фактически не взаимодействуют с работниками тру­довых коллективов. Поэтому органы государственного и муни­ципального управления должны обязательно учитывать автори­тет и влияние профсоюзов, их руководящих структур среди тех трудовых коллективов, работников тех отраслей, интересы ко­торых они представляют.
В целом можно констатировать, что сегодня аспект взаимодействия PR-служб государственного учреждения и профсоюзов выражен доста­точно отчетливо с обеих сторон и будет усиливаться по мере улуч­шения общего фона взаимоотношений властей и профсоюзов.
Множится число общественных объединений, концентриру­ющих огромный личностный потенциал, инициативу людей, не часто они работают вхолостую, не достигая поставленных целей именно из-за отсутствия четкости представления об усилиях го­сударствам области социальной политики и в конечном счете из-за слабого взаимодействия с государственными органами.
Низкая результативность связана и с тем, что общественные организации недостаточно знают основы менеджмента неправительственной организации, бухгалтерский учет, основополагающие принципы успешной работы, плохо представляют роль лидера в достижении успеха. Поэтому для этих организаций крайне важны и конференции, и обучаю­щие, тренинговые семинары.
Принимая во внимание растущее желание общественных объединений взаимодействовать с государствен­ными органами на уровне принятия решений, PR-службы долж­ны совершенствовать механизм взаимодействия госслужбы и организаций «третьего сектора».10
В работе с такой группой общественности как сотрудники применяются различные методики, из которых наиболее популярными являются следующие11:
Один на один. Наиболее фундаментальный тип общения. Рекомендуется использовать календарь встреч с каждым из сотрудников, например, в обеденные перерывы, во время которых можно выслушать пожелания персонала.
Групповые встречи. Для групповых встреч необходимо заранее определить повестку дня и цель встречи для подготовки сотрудниками комментариев по проблеме. Рекомендуется пригласить на встречу сотрудников, занимающих различное положение в организации.
Напечатанная информация. Большинство организаций информируют своих сотрудников посредством брошюр, писем, которые попадают к ним вместе с конвертом с зарплатой, но чаще всего такая информация остается без внимания. Данный тип взаимодействия считается неэффективным, поэтому в последнее время организации экономят свои ресурсы и не информируют сотрудников подобным способом.
Видео. Коммуникации посредством видео записей становится наиболее практикуемым способом. Видео камеры записывают встречи для дальнейшего проигрывания большей по объему аудитории. Видео используется для объяснения комплексным ситуаций, таких как бюджетный кризис. Некоторые структуры используют интерактивные видео конференции для обучения сотрудников, установления диалога между менеджерами и подчиненными.
Периодическое издание совета директоров. Предполагается распространять периодические издания в информационных центрах организации, многолюдных коридорах с целью оповещения как можно более широкомасштабной аудитории. Если сотрудник получает письмо с благодарностью от населения, рекомендуется включить его в данное издание для улучшения коммуникаций между советом директоров и сотрудниками, для информирования внешней среды, которым также адресованы данные периодические издания.
Электронная почта. Электронная почта - быстрый и недорогой способ передачи сообщений, снижающий ежедневную загруженность телефонных линий. Эффективность зависит от количества пользователей, имеющих доступ к системе.