Учет документов в ведомственном архиве

Введение
1. Сущность ведомственного архива
1.1. Понятие и виды ведомственного архива
1.2. Задачи и функции ведомственных архивов
2. Учет документов в ведомственном архиве
2.1. Общие положения учета документов
2.2. Учетные документы ведомственного архива
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8
Приложение 9
Приложение 10
Приложение 11
Приложение 12
Приложение 13

Учет документов в ведомственном архиве

выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и _____________________ ед. хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего годовую итоговую запись
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным архивом
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 3
Наименование организации
Название ведомственного архива
СПИСОК ФОНДОВ
Том № _______
Начат _______
Окончен _____
Форма титульного листа списка фондов
N фонда
Название фонда
Дата первого поступления документов фондов
Отметка о выбытии фонда
Примечание
Куда выбыл
Дата и № документа, на основании которого выбыл
1
2
3
4
5
6
На 01.01.____ года в список включены фонды с № _______________ по
№ _________________
Всего хранитсяв архиве _______________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности работника ведомственного архива, составившего годовую итоговую запись
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 4
ЛИСТ ФОНДА № _______
______________________
__________________
___________________
(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд))
(дата первого поступления документов фонда)
(дата посылки карточки фонда в архивное учреждение)
Крайние даты каждого названия фонда
Название фонда
1
2
1. УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата записи
Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Поступление
Выбытие
Наличие (остаток)
Кол-во дел, документов, листов
Крайние даты дели документов
Кол-во дел, документов, листов
Крайние даты дели документов
Всего дел, документов, листов
1
2
3
4
5
6
7
2. УЧЕТ ОПИСАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Дата записи
Номер описи дел
Крайние даты дел описи
Название описи или аннотации документов
Поступило дел
Выбыло
Наличие (остаток)
Замикрофиль-мировано дел постоянного хранения
Дел
Основание выбытия (название, дата, № документа)
В том числе по описям, утвержденным ЭПК
Всего дел в фонде
В том числе
постоянного хранения
по л/с
дел
крайние даты дел
из них по описям, утвержденным ЭПК
дел
крайние даты дел
дел
крайние даты дел
дел
крайние даты дел
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Приложение 5
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
Название раздела
N п/п
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов в деле (томе, части)
Срок хранения дела (тома, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6 <*>
7
В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________
(цифрами и прописью)
по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
ОДОБРЕНО
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации
Протокол ЭК структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _______
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно - контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам
Наименование должности сотрудника структурного подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно - контрольных картотек к документам
Наименование должности работника ведомственного архива
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 6
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Фонд № ____________
ОПИСЬ № ___________
дел постоянного хранения
за ________ год
__________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________ № ______
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
от ________________ № ________
Приложение 7
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Подпись руководителя организации
Расшифровка подписи
Дата
Фонд № ____________
ОПИСЬ № ___________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ________ год
__________________________________________________________________
Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Срок хранения дела (тома, части)
Кол-во листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________ № ______
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
от ________________ № ________
Приложение 8
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Фонд №____________
ОПИСЬ № ___________
дел по личному составу
за ________ год
__________________________________________________________________
Название раздела
N п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Срок хранения дела (тома, части)
Кол-во листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ________ № ______
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
от ________________ № ________
Приложение 9
__________________________________________________________________
(название государственного архива)
__________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _____
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
__________________________________
(крайние даты дел)