Организация работы кадровой службы

работа написана шрифтом 12 ...

ВВЕДЕНИЕ
1. ПОНЯТИЕ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ................................................4
2. ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ............................................................7
3. НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ВОПРОСЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ............................................................................................15
4. ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ …...............................................................................18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

При написании работы были использованы литературные источники таких авторов как:
1) Вялова Л.М., в своём издании «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» даёт понятия кадровой службы, состав законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих работу кадровых служб, подробно рассматривает организационные формы, штатный состав кадровой службы, составление и оформление положения о кадровой службе, должностных инструкций, организацию работы с кадровыми документами.
2) Митрофанова В.В., в её издании «Оформляем кадровые документы: настольная книга практика» можно найти ответы на такие вопросы как: какие документы должны быть обязательно в организации, как их оформлять с учётом действующего законодательства, как оформлять журналы регистрации и т. п.
Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников, приложения.
В первой главе раскрыты задачи и функции кадровой службы.
Во второй главе рассмотрены основы деятельности кадровой службы.
В третьей главе - нормативные документы, регулирующие деятельность кадровой службы.
В четвёртой главе выявлены особенности кадровой документации.

- отдел персонала;
- кадровый центр.
Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек — инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.
При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.
В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:
1) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;
2) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;
3) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.
В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних — отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.[1; 17]
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:
отраслевая принадлежность предприятия;
место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
уровень централизации управления;
тип предприятия (локальная компания, холдинг);
определяющие экономические показатели;
количество работников предприятия;
концепция управления персоналом;
кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
состояние регионального рынка труда;
наличие региональной образовательной инфраструктуры;
пол и возраст работников;
технологические особенности производства;
уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.
В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
- выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
- выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Рис. 1. Структура кадровой службы предприятия
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- принимать работников, организации по вопросам перемеще¬ния и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Нормирование труда работников кадровой службы
Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:
- государственное содействие системной организации нормирования труда;
- применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.
Нормирование труда (нормы труда) — это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:
- исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
- своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;
- надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
- условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. [1; 21]
Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров». [4; 9]
3. НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ВОПРОСЫ
КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
Краткое содержание нормативных и других актов, которые существуют в настоящее время и регламентируют порядок работы с кадровыми документами:
Таблица 01
№
Название документа,
дата его утверждения
Что полезного есть в данном документе для кадровика
1
2
3
1
Трудовой кодекс РФ
(ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г.
ТК РФ в области документирования:
- Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.).
- Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.).
- Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68)
- Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88).
- Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.).
2
Федеральный закон от
20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ
«Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)
Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам.
Статья 5. Документирование информации
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов
Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
3
Федеральный закон
«Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон
«Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)
Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Продолжение таблицы 01
1
2
3
4
Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.
5
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.
Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.
6
Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.
НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004.
Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда — на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
7
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.
Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.
8
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Носит рекомендательный характер.
Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов.
9
Основные правила работы архивов организаций.
Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.
Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов.
10
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).
Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т2), используемых в кадровой службе.
Продолжение таблицы 01
1
2
3
11
Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).
Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.
12
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).
Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.
13
Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
Создаёт основу для разработки должностных инструкций.
14
Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.
Срок его действия — до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров.
Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения.
Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных.
15
Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.
16
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).
Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.[3; 6]
4. ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Документация по личному составу
Документация по личному составу создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.
К этому виду документации относятся: