Создание базы данных с помощью СУБД Microsoft Access

Оглавление

Введение 4
1. Проектирование, создание и управление базой данных 6
1.1 Исходные данные 6
1.2 Проектирование базы. Создание таблиц и межтабличных связей 7
1.3 Создание запросов 9
1.4 Создание форм БД 12
1.5 Создание диаграммы 13
1.6 Создание отчёта 14
2.. Вопросы к защите 16
Заключение 49
Литература 50
...

Оглавление

Введение 4
1. Проектирование, создание и управление базой данных 6
1.1 Исходные данные 6
1.2 Проектирование базы. Создание таблиц и межтабличных связей 7
1.3 Создание запросов 9
1.4 Создание форм БД 12
1.5 Создание диаграммы 13
1.6 Создание отчёта 14
2.. Вопросы к защите 16
Заключение 49
Литература 50

Базы данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.
Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять.
Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.
Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее.
В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.
В информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации.
Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения.
Для решения подобных проблем применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем - от отрасли до отдельного предприятия. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.
К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.
Целью моей работы является проектирование и реализация средствами MS Access базы данных “Железнодорожные туры”.
Согласно цели поставим задачи:
• Изучение особенностей выбранной предметной области;
• Разработка схемы БД;
• Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД (MS Access);
• Создание формы, отчета, запросов, диаграммы.

Уровень, на котором воспринимают данные пользователи, называется внешним уровнем. Описания таких представлений называются внешними схемами. В системе базы данных может одновременно поддерживаться несколько внешних схем для различных групп пользователей и / или приложений.Необходимо отметить, что в предлагаемой архитектурной модели необходимо поддерживать соответствие между представлениями базы данных на смежных уровнях архитектуры системы базы данных. В модели ANSI/X3/SPARC для этой цели служат механизмы междууровневого отображения данных «внешний - концептуальный» и «концептуальный внутренний». Именно эти механизмы обеспечивают абстракцию данных в системе, определяют достижимую в системе степень независимости данных.Основным назначением трехуровневой архитектуры является обеспечение независимости от данных, которая означает, что изменения на нижних уровнях никак не влияют на верхние уровни. Различают два типа независимости от данных: логическую и физическую.Логическая независимость от данных означает полную защищенность внешних схем от изменений, вносимых в концептуальную схему. Такие изменения концептуальной схемы, как добавление или удаление новых сущностей, атрибутов или связей, должны осуществляться без внесения изменений в уже существующие внешние схемы или переписывания прикладных программ.Физическая независимость от данных означает защищенность концептуальной схемы от изменений, вносимых во внутреннюю схему. Такие изменения внутренней схемы, как использование различных файловых систем или структур хранения, разных устройств хранения, модификация индексов или хеширование, должны осуществляться без необходимости внесения изменений в концептуальную или внешнюю схемы. Пользователем могут быть замечены изменения только в общей производительности системы. В Приложении Б показано место перечисленных выше типов независимости от данных в трехуровневой архитектуре СУБД.Принятое в архитектуре ANSI-SPARC двухэтапное отображение может сказываться на эффективности работы, но при этом оно обеспечивает более высокую независимость от данных.Средствами СУБД любой пользователь может создать файлы БД, просматривать их, изменять, выполнять поиск, формировать отчеты произвольной формы. Кроме того, поскольку структура файлов БД записана на диске в его начале, можно открыть, просмотреть, выбрать данные и из чужого файла, созданного кем-то программно или средствами СУБД. В настоящее время создано большое количество СУБД, имеющих приблизительно одинаковые возможности.СУБД выполняет большое количество важнейших функций, исполнение которых незаметно конечным пользователям. Перейдем к их описанию некоторых наиболее важных.Управление хранением данных.Управление буферами оперативной памяти.Управление словарем данных.Журнализация.Управление транзакциями.Управление безопасностью.Поддержка языков баз данных.8 Целостность данных в БД? Термин «целостность» используется для описания точности и корректности (или непротиворечивости) данных, хранящихся в базе данных.Одно из основных требований к проектируемой базе данных — в любой момент времени данные должны быть достоверными, полными и непротиворечивыми. На уровне целостности данных обеспечивается полнота данных. То есть каждая стержневая (или ассоциативная) сущность должна обладать полным комплектом атрибутов, хранящихся в экземплярах характеристических и обозначающих сущностей.Ссылочная целостность — это обеспечение непротиворечивого соответствия между значением первичного ключа характеристической сущности и значением внешнего ключа стержневой сущности.Целостность данных может быть обеспечена по трем направлениям:целостность по сущностям. Здесь имеется в виду целостность атрибутов внутри каждого экземпляра сущности. В данном случае более корректно говорить о достоверности и непротиворечивости атрибутов внутри экземпляра сущности;целостность по ссылкам. В этом случае контролируется правильность установления связей между сущностями в соответствии с приведенным выше определением. Здесь решается вопрос о возможности выполнения каскадных операций удаления экземпляров сущностей (или редактирования значения внешних ключей), о запрете каскадных воздействий, о назначении пустых (null) значений внешним ключам;целостность, определяемая пользователем. Для каждого приложения базы данных могут определяться (и они определяются) конкретные правила определения условий ссылочной целостности.По любому из указанных направлений ссылочная целостность может контролироваться при всех операциях, изменяющих информацию в базе данных, при этом возможны следующие варианты обработки событий:отсутствие проверки;проверка допустимости;запрет операции;каскадное выполнение операций обновления или удаления данных одновременно в нескольких связанных сущностях;установка пустого (null) значения по умолчанию.Типы (виды) условий целостности данных:обязательность данных – как только вы войдете в набор данных того или иного поля, пока не введете какие-либо данные, вас система из средства набора не выпустит (NOT NULL).проверка на правильность (validity checking)– проверка диапазона значений (правильность введения даты, размера чисел)целостность (entity integrity) – соответствие внешнего ключа и primary keyссылочная целостность (referent integrity) – как правило, проверяют в двух местах: на клиенте, на сервере.непротиворечивость (business правила) – деловые правила, зависит от конкретных СУБД.9 Создание межтабличных связей в СУБД Access. Необходимо выделить поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа, и выполнить команду Правка – Ключевое поле. В области выделения данного поля должен появиться значок с изображением ключа.Связи между таблицами устанавливаются в окне диалога Схема данных. Эта схема является графическим образом БД, она наглядно отображает таблицы и связи между ними.Для связывания таблиц необходимо выполнить следующие действия (все окна таблиц должны быть предварительно закрыты):Выполнить команду Сервис – Схема данных или нажать кнопку на панели инструментов;В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицы, которые предполагается включить в схему данных, и нажать кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть;Выбрать поле связи в первой связываемой таблице и переместить его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы;Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей, у этих полей должен совпадать тип данных. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.10 Основные этапы работы с БД?Проектирование (моделирование) базы данных представляет собой многоэтапный процесс. Основными этапами этого процесса являются: Первая стадия концептуального проектирования БД:1. Предметная область – восприятие, абстрагирование, изучение и описание предметной области.2. Информационные потребности пользователя – восприятие, изучение и абстрагирование информационных потребностей пользователя.3. Проектирование обобщенного концептуального представления – проектирование моделей работы пользователя, включающих технологию работы с БД.Вторая стадия концептуального проектирования БД:4. Выбор СУБД – с учетом построенной концептуальной модели и моделей работы пользователей.5. Проектирование концептуального представления специфицированного к модели данных СУБД (логическая модель) – требования СУБД и определенные конкретным пакетом СУБД процедуры.6. Проектирование представления данных в памяти ЭВМ (структур хранения)7. Оценка эксплуатационных характеристик прикладных программ на основе построенных моделей (при неудовлетворительных оценках возвращаемся к этапу 3).8. Проектирование и разработка программ реализации.Обобщение представлений всех пользователей о данных называется концептуальной моделью (схемой) БД.Концептуальная модель представляет информационное описание предметной области с учетом логических взаимосвязей, поэтому её еще называют инфологической (информационно-логической) моделью.Следующий этап разработки базы данных предполагает выбор представления концептуальной модели с помощью модели данных конкретной СУБД.Логическая модель – это концептуальная схема, специфицированная в языке конкретной СУБД. Логическая модель представляет данные и элементы данных вне зависимости от их содержания и среды хранения.Соответствующее «видение» данных прикладными программами (пользователями) представляет собой внешние представления.Существует 3 уровня описания данных:- внешнее представление – представление специалиста предметной области (пользователя);- внешнее представление и логическая модель – представление прикладного программиста, разрабатывающего конкретное приложение для пользователя;- логическая модель и внутреннее представление – представление системного программиста, администрирующего базу данных11 Средства создания объектов СУБД.Ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) – обеспечивают максимальную гибкость;Автоматизированные (разработка с помощью мастеров);Автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов – наиболее производительные.12 Способы фильтрования данных. В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле “Фильтр для” и расширенный фильтр.Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле “Фильтр для” являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле “Фильтр для” используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.Выделить это значение и нажать кнопку “Фильтр по выделенному” на панели инструментов “Режим таблицы”.Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.13 Способы ввода и редактирования данных в таблицах БДЛюбая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:режиме конструктора, предназначенном для правки не содержимого, а устройства. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления;режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.При любом из указанных способов ввода и корректировки, данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске (том, на котором создана таблица БД).В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.14 Методы обработки данных в таблицах БД.СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, мы можем выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных мы можем создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов. В Microsoft Access для обработки данных некоторых таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Используя, мы можем выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать наши задачи, нам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Мы можем сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в нашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, мы можем буквально за секунды построить довольно сложный запрос.15 Способы вывода информации из БД.Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;детальные отчеты — хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;специальные отчеты — позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.Преимущество таких отчетов — быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;скрыть некоторые столбцы;поменять ориентацию страницы Книжную на Альбомную.16 Дать понятие запроса. Типы запросов при работе с СУБД.В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные ранее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы.Запрос предназначен для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данных о торговых операциях за последний квартал).С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например, для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.17 Подготовка запроса на выборку. Подготовка итогового запроса.Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.Для подготовки запроса необходимо определить:Поля, по которым будет проводиться поиск;Искомое значение;Поля, выводимые в результате выполнения запроса.18 Сортировка данных по заданным критериям. Условия отбора для разных типов данных.Данные можно упорядочить по возрастанию или убыванию. Для упорядочения отобранных записей целесообразно воспользоваться возможностями сортировки самого запроса в строке Сортировка окна конструктора запроса.Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами.Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов:1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.Например, запись “4 or 5” соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5. 2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки “или”. И если используется несколько строк “или”, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк “или”.При такой записи условия также будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5. Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана.Например, записав условие “>2 and <5” будут выбраны только оценки 3 и 4.Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует привести их в одной строке.Например, на рисунке показано как можно задать условие для выбора фамилий студентов, проживающих в городе Уфе, которые учатся только на 5.Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий “< > 4”В этом случае можно не использовать кавычки.Операторы “и” и “или” применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например: “between 10 and 20”Оператор “In” позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например: in (“первый”,”второй”,”третий”)Оператор “Like” полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:* — обозначает любое количество ( включая нулевой) символов;? — любой одиночный символ;# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать like П*овМожно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например: #10 мая 1998# >#31.12.96#В Access используется ряд других функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени, например:Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 999919 Как пользоваться построителем выражений?При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений . Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментов Построить, при этом откроется окно Построитель выраженийВ верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу ,а затем в колонке Код само поле и щелкнуть по кнопке Вставить.