ДОКУМЕНТАЛЬНО-ПОИСКОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Работа защищена на отлично. В ней описаны все тонкости данной профессии. ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..4
1.УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ СЕКРЕТАРЕМ-РЕФРЕНТОМ ………………………...5
1.1.Общее понятие документов их виды и функции ……………………....5
1.2.Общие правила регистрации документов ………………………………6
1.3.Хранение документов…………………………………………………….9
1.4.Составление номенклатуры дел………………………………………...10
2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………………………………………..14
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства …………………….14
2.2. Организация работы с документами…………………………………..16
3.ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА………………………………………………………………………..18
3.1. Формирование дел ……………………………………………………...18
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации ……………………………………………………….....20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….23
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………….24
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………25

ВВЕДЕНИЕ
В данной курсовой работе раскрывается тема документально-поисковой деятельности секретаря-референта. Работа секретаря-референта заключается в выполнении следующих функций: приём телефонных звонков, поступающих руководителю, планирование и подготовка приёма посетителей, помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда — заказ гостиниц и авиабилетов, участие в подготовке деловых переговоров, заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами. Несомненно, работа в организации секретаря-референта напрямую связана с взаимодействием с разнообразной документацией.
Секретарь-референт должен знать основы работы с документами и оперативно осуществлять их поиск, знать общие правила регистрации документов, хранение документов, составление номенклатуры дел, основные принципы организации работы с документами и так далее.
Задачами данной курсовой работы являются: рассмотрение учета доку-ментов, современные технологии осуществления секретарской деятельности, а так же и организация поисковой деятельности секретаря-референта.
Данная тема выбрана для курсовой работы, так как является наиболее актуальной. Это обусловлено тем, что в настоящее время секретарское дело набирает огромную значимость в человеческом обществе.
Само слово документ произошло от латинского «documentum» — что в переводе означает: «образец, свидетельство, доказательство».
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри пред-приятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Именно поэтому, я считаю, что для секретаря-референта, в первую очередь, важно умение работы с документами. Несомненно, что для того что бы секретарь-референт мог легко и быстро найти нужный документ, ему просто необходимо знать все тонкости регистрации документов, а так же их виды. Помимо всего этого, секретарь-референт должен уметь составлять номенклатуру дел. А так же, для секретаря-референта непременно важна оперативность работы с документами.
В организации секретарь-референт производит управление офисом в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Поэтому секретарь-референт, просто обязан знать все тонкости делопроизводства.
Если секретарь-референт будет владеть в полной мере вышеперечисленной информацией, то ему будет легко и просто осуществлять документально-поисковую деятельность.
Цель работы: раскрыть основы и правила работы с документацией, наиболее подробно описать документально-поисковую деятельность секретаря-референта.
Структура курсовой работы: введение, главы, параграфы, заключение, список использованной литературы, приложения.
При создании курсовой работы использована информация из следующих книг: Андреева В.И. Делопроизводство, Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция и т.д.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол, далее документ передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов:1) Быстрый доступ. Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного документа. Для этого составляется план архива. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны. 2) Условия хранения документов. Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус. 3) Размещение документов в архиве. Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. (4, с.118)1.4Составление номенклатуры делСоставление номенклатуры дел — это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании .При составлении номенклатуры дел возможно решение сразу несколько проблем архивного хранения и документооборота: 1) Определяется статус каждого документа: в частности, исполнен он или нет. 2) Определяются дублирующиеся или недостающие документы. 3) Распределение документов в хронологическом порядке. 4) Группировка дел по значению, хронологии или типу.5) Облегчение поиска и работы с информациейТребования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (5, с.119)Различаются три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную .Виды номенклатур дел:1) Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.2) Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.3) Типовая номенклатура дел разрабатывается службами документационного обеспечения управления организаций, является методическими пособиями и используется организациями для составления конкретных номенклатур дел.4) Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. (6, с.34)В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф. В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела. Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:1) название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);2) название адресата или корреспондента;3) краткое содержание документов дела;4) название местности, с которым связано содержание документов;5) даты (период), к которым относится содержание дела;6) указание на копийность документов.Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки .Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года. В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. (7, с.103)Глава 2. Современные технологии осуществления секретарскойдеятельности2.1. Основные принципы ведения делопроизводстваДелопроизводство—это то, с чем напрямую связана работа секретаря в организации. Что же представляет собой делопроизводство? Делопроизводство — это полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или их получения) до завершения, исполнения или отправки.Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);создание документов (документирование деятельности);обеспечение хранения документов и их использования.Прежде всего, требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. (8, с.44)Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего, проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:1) адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;2) в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;3) дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:1) руководителю;2) его заместителям;3) сразу непосредственно в подразделения.После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов. (9, с.52)Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.Существует 3 формы организации делопроизводства: 1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение. Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: 1) Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. 2) Высокий уровень качества обработки документов.3) Полная и равномерная загрузка работников. 2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте.2.2. Организация работы с документами Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. (10, с.107)В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям. Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все структурные подразделения. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством вопросной картотеки, встроенной по структурному принципу, тематическому (если она ручная), любому другому удобному для пользователя. (11, с.83) .Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу.В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: 1) прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; 2) предварительное рассмотрение и распределение документов; 3) регистрация документов; 4) контроль за исполнением; 5) информационно-справочная работа; 6) исполнение документов, их составление, согласование, оформление;7) отправка или направление в дело.Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. (12, с.134)Глава 3. Организация поисковой деятельности секретаря референта в компании3.1. Формирование делФормирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. (13, с.287).