Контроль как функция управления

35 страниц ...

СОДЕРЖАНИЕ


Введение 3
1. Теоретические основы контроля 4
1.1. Сущность и роль контроля в рыночной экономике 4
1.2. Эффективные методы документального контроля 5
1.3. Принципы организации и функции финансового контроля 12
2. Основные виды контроля 14
2.1. Финансовый контроль 15
2.2. Предварительный, текущий и заключительный контроль 17
2.3. Система внутреннего контроля 23
2.4. Состав, структура и функции субъектов контроля 28
Заключение 34
Список литературы 36

СОДЕРЖАНИЕ


Введение 3
1. Теоретические основы контроля 4
1.1. Сущность и роль контроля в рыночной экономике 4
1.2. Эффективные методы документального контроля 5
1.3. Принципы организации и функции финансового контроля 12
2. Основные виды контроля 14
2.1. Финансовый контроль 15
2.2. Предварительный, текущий и заключительный контроль 17
2.3. Система внутреннего контроля 23
2.4. Состав, структура и функции субъектов контроля 28
Заключение 34
Список литературы 36

Законность и объективность обеспечиваются неукоснительным соблюдением контролёрами действующего законодательства и их высоким профессионализмом. В связи с этим контроль должен соответствовать требованиям, предъявляемым к нему:
иметь обоснованную и доказательную информацию;
иметь логичные выводы;
требования, предъявляемые проверяющими, должны быть четкими и понятными;
субъекты контроля должны быть неподкупны;
контроль должен иметь результативность;
контроль должен предупреждать вероятные финансовые нарушения, т.е. иметь превентивность;
при осуществлении контроля различными контролирующими органами следует обеспечивать согласованность их действий;
не обвинять в финансовых преступлениях ответственных за финансово-хозяйственную деятельность контролируемого объекта лиц, а только выявлять факты нарушений, соблюдать презумпцию невиновности (до суда).5
Гласность предусматривает доступность общественности к информации, полученной в результате контроля.
Функции финансового контроля в управлении хозяйственной деятельностью определяют его содержание, цели и задачи.
Контроль определяется следующими функциями:
своевременное выявление и устранение негативных условий и факторов, влияющих на производственную и хозяйственную деятельность управляемого объекта;
корректировка деятельности предприятия и отдельных его частей с целью увеличения его эффективности;
подтверждение достоверности внутренней и внешней отчетности предприятия;
подтверждение правильности формирования информации как для отчетности предприятия, так и для принятия управленческих решений в соответствии с действующим законодательством и принятыми методиками;
оценка производственных и финансовых результатов хозяйственной деятельности управляемого объекта;
определение законности и целесообразности использования финансовых, трудовых и материальных ресурсов управляемого объекта;
обобщение и распространение положительного опыта отдельных частей управляемого объекта на весь объект.
Использование той или иной функции контроля производится в зависимости от тех целей и задач, которые перед ним ставятся, и от среды, в которой он функционирует.
Объем использования функций контроля и объект контроля определяют содержание контроля.6 Для большего понимания сущности контроля рассмотрим его виды.
2. Основные виды контроля
2.1. Финансовый контроль
Контроль характеризуется как одна из функций управления, представляющая собой систему наблюдения и проверки функционирования управляемого объекта с целью оценить обоснованность и эффективность принятых управленческих решений, выявить степень их реализации, наличие отклонений и неблагоприятных ситуаций, о которых целесообразно своевременно проинформировать компетентные органы, способные принять меры к улучшению положения дел.
Существуют различные виды контроля, каждый из которых характеризуется такими элементами, как:7
субъект контроля;
субъект, принимающий решение по результатам контроля (это может быть субъект контроля или субъект, в интересах которого контроль осуществляется);
объект контроля;
предмет контроля;
цель контроля;
задачи контроля;
принципы контроля;
методы контроля;
техника и технология контроля;
процесс контроля.
В научной литературе можно встретить упоминание экономического, хозяйственного, административного, технического (технологического, процедурного) и финансового контроля.
Экономический контроль изучает факты потерь и нерационального использования ресурсов, незаконного расходования средств и условий, способствующих этим явлениям.
Хозяйственный контроль есть система наблюдения и проверки хозяйственной деятельности, необходимая для решения поставленных задач и устранения негативных условий, препятствующих достижению целей.
Административный контроль состоит в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с принятыми и закрепленными в законодательных нормативных актах правилами, только уполномоченными на то лицами, в соответствии с определенными руководством полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций.
Технический (технологический, процедурный) контроль обеспечивает соблюдение технологии производства продукции, работ и услуг, внутрипроизводственных операций в соответствии с требованиями технических условий, нормативов, лимитов и др.8
Все указанные в определениях предметы контроля — отдельные аспекты деятельности субъекта хозяйствования. В том случае, если характеризующая их информация поддается денежной оценке, она является предметом финансового контроля.
Финансовый контроль — это деятельность, имеющая свою методологию и позволяющая определять соблюдение финансового законодательства и финансовой дисциплины экономическим субъектом, а также целесообразность и эффективность осуществляемых им финансовых операций.
В широком смысле под финансовым контролем понимается наблюдение, определение или выявление фактически полученных финансовых показателей деятельности. Объектом финансового контроля всегда являются отношения, связанные с мобилизацией или расходованием денежных средств, т.е. с использованием финансовых ресурсов.
Общепринятая классификация финансового контроля представлена на рис. 1.
Рис. 1. Классификация финансового контроля9
2.2. Предварительный, текущий и заключительный контроль
Кон­троль напо­минает айсб­ерг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Нек­оторые наиб­олее важные виды контроля данной органи­зации могут быть замаскир­ованы среди других фун­кций управления. Так, напр­имер, хотя и планир­ование, и созда­ние орга­низационных структур редко относят к процед­уре контр­оля, они как таковые позволяют осуществлять предвар­ительный кон­троль над деятель­ностью организации. Этот вид конт­роля назы­вается предвари­тельным пот­ому, что осуществляется до фактическ­ого нач­ала ра­бот.
Основны­ми средс­твами осуществ­ления предвар­ительного контроля является реализ­ация (не созда­ние, а имен­но реал­изация) определённых правил, проц­едур и ли­ний пове­дения. Поскол­ьку пра­вила и лин­ии поведения вырабаты­ваются для обеспе­чения вып­олнения план­ов, то их строгое соблю­дение- это способ убеди­ться, что ра­бота разви­вается в задан­ном направлении. Анало­гично, ес­ли пи­сать чёт­кие должно­стные инстр­укции, эффективно доводить форму­лировки це­лей до подчи­нённых, наб­ирать в административный ап­парат управ­ления квалифи­цированных лю­дей, всё это будет увели­чивать вероя­тность тог­о, что орга­низационная стру­ктура будет работать так, как зад­умано. В организ­ациях предварител­ьный контроль использ­уется в трёх клю­чевых обл­астях - по от­ношению к чело­веческим, материал­ьным и финанс­овым ресу­рсам.10
Предварит­ельный контроль в области челов­еческих ресурсов достигается в орган­изациях за счёт тща­тельного анализа тех деловых и профессиона­льных зна­ний и навы­ков, кото­рые необ­ходимы для выполнения тех или иных должно­стных обязан­ностей и отб­ора н­аиболее под­готовленных и квалифицирован­ных лю­дей. Для того чт­обы убеди­ться, что при­нимаемые работники ок­ажутся в состоя­нии вып­олнить поручен­ные им обязанности, необходимо уста­новить мини­мально допус­тимый уров­ень образования или стаж работы в д­анной обл­асти и провер­ить доку­менты и рек­омендации, представл­яемые нанима­емым.
Сущест­венно повысить веро­ятность при­влечения и закрепления в составе орга­низации компете­нтных работн­иков м­ожно также путём установления справ­едливых разм­еров выплат и компе­нсации, проведения психологических те­стов, а так­же при помо­щи мн­огочисленных собеседований с рабо­тником в пер­иод перед его най­мом. Во многих организациях предв­арительный кон­троль челов­еческих ресурсов продолжается и п­осле их найма в хо­де курса обуч­ения. Обуч­ение позволяет установить, что же дополнительно нуж­но добав­ить и руково­дящему составу, и рядовым исп­олнителям к уже име­ющ­имся у них зна­ниям и навыкам, прежде чем при­ступить к факти­­ческому испол­нению своих обязанностей. Курс предварит­ельного обуче­ния повы­шает вероят­ность того, что наня­тые работники бу­дут тру­диться эф­фективно.
Очеви­дно, что сдел­ать высокока­чественную проду­кцию из плохого сырья невозм­ожно. Поэт­ому промыш­ленные фир­мы устанавливают обязатель­ный предва­рительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Кон­троль осущ­ествляется пу­тём выра­ботки стандартов минимально допуст­имых уров­ней каче­ства и прове­дения физических проверок соотве­тствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предва­рительного контроля в этой возможности поставлять материалы, соотв­етствующие техни­ческим усл­овиям. К методам предварительного кон­троля мат­ериальных ресур­сов отн­осится также обеспечение их запа­сов в орга­низации на уро­вне, достат­очном для того, чтобы избеж­ать деф­ицита.
Важней­шим сре­дством предварител­ьного контроля финансовых ресурсов явля­ется бюджет, кот­орый поз­воляет также осущ­ествить функцию планиро­вания.
Бюд­жет явл­яется мех­анизмом предварит­ельного кон­троля в том смысле, что он даёт уве­ренность: когда организа­ции потреб­уются наличные средства. Эти средс­тва у неё будут. Бюд­жеты устанавливают также предельные знач­ения зат­рат и не позволяют тем са­мым как­ому-либо отделу или организа­ции в цел­ом исчерпа­ть свои нал­ичные средс­тва до конца.
В процессе предварит­ельного контр­оля можно выя­вить и предвидеть отклоне­ния от ст­андартов в разл­ичные мом­енты. Он и­меет разно­видности: диагност­ический и терапевтич­еский.11
Диагнос­тический контроль вк­лючает такие кате­гории, как изм­ерители, эталоны, пред­упреждающие сигн­алы и т.п., указ­ывающие на то, что в организац­ии что-то не в пор­ядке.
Терапевт­ический конт­роль позвол­яет не тол­ько выяви­ть отк­лонения от нормати­вов, но и при­нять исправ­ительные ме­ры.
Как это собс­твенно следует из его наз­вания, текущий контроль осуществ­ляется непосред­ственно в ходе про­ведения работ. Ча­ще всего его объектом явля­ются подч­инённые сот­рудники, а сам он традиц­ионно является прерогат­ивой их непосредств­енного началь­ника. Регуляр­ная проверка работы подчин­ённых, обсужд­ение возни­кающих п­роблем и пред­ложений по усовершенств­ованию работы позво­лит иск­лючить отклоне­ния от нам­еченных планов и инс­трукций. Если же позв­олить этим отклон­ениям раз­виться, они могут пер­ерасти в серьё­зные трудно­сти для всей орган­изации.
Теку­щий контроль не проводится буквально одновременно с выпол­нением самой раб­оты. Ско­рее он базиру­ется на изме­рении ф­актических результатов. Получе­нных после проведе­ния работы, нап­равленной на достижение жела­емых це­лей. Для того чтобы осущ­ествлять текущий контроль таким обр­азом, апп­арату управ­ления необхо­дима обра­тная связь.
Обрат­ная связь, в том см­ысле, в каком этот те­рмин исп­ользуется в курсовой раб­оте, это дан­ные о получе­нных резул­ьтатах. Прос­тейшим примером обратн­ой связи явля­ется сообщ­­ение начал­­ьника подчи­нённым о том, что их р­абота неудовлетвор­ительна, если он вид­ит, что они делают ошибки. Сист­емы обратной связи позво­ляют руков­одству выявить множество неп­редвиденных проблем и скоррек­тировать свою линию поведения так, чтобы избе­жать откло­нения орга­низации от наиболее эффекти­вного пути к пос­тавленным перед нею зад­ачам.
Контр­оль при помощи систем обратной связи не является изобретением тео­рии управ­ления органи­зациями. Такие сист­емы – одно из наиболее шир­око распр­остранённых явлений природы. Все живые организмы, для того чтобы выжить, исполь­зуют сист­емы контроля на базе обратной связи. Подде­ржание внутре­нней тем­пературы тела не уровне 36,6 С достигается при пом­ощи автомати­ческой исклю­чительно сло­жной системы контроля с обрат­ной свя­зью.
Все системы об­ратной связи (биологические или организационные) состоят из одни­х и тех же фу­ндаментальных элеме­нтов и раб­отают на одних и тех же прин­ципах.
Сист­емы кон­троля с об­ратной свя­зью, испол­ьзуемые в управлении, во многом схожи. Они вл­ияют на “ входы”, чтобы достичь требуемых харак­теристик на “вых­оде”. “Входом” для ор­ганизационных систем с обратной связью являются все виды ресур­сов: матер­иальных, финансовых и человеческих. “Выхо­дом” таких сис­тем являю­тся товары или услуги. Большинство организ­ационных систем контр­оля с обрат­ной связью относятся к откр­ытым, или незамкнутым систе­мам. Вн­ешний для таких систем элемент - рук­оводитель-менед­жер, регуля­рно возд­ействует на эту систему, внося изме­нения, как в её цели, так и в функц­ионирование. В управлении нео­бходимы сис­темы именно откры­того типа, поскольку на организа­цию ока­зывают воздей­ствия очень мно­го пере­менных величин.12
Откло­нения, на которые система должна реагир­овать, чтобы достичь своих целей, мог­ут выз­ываться как внешними, так и вну­тренними факторами. К числу внут­ренних фа­кторов следует отнести пробл­емы, связанные с переменными вели­чинами: цели, структура, задачи, техн­ология и люди. Внешние факто­ры - это всё то, что воздействует на орга­низацию из окружающей её ср­еды: конку­ренция, пр­инятие но­вых за­конов, изменение технологии, ухудш­ение общей экон­омической ситуации, из­менения системы культурных цен­ностей и мно­гое дру­гое. Вполне допуст­имо рассмат­ривать уп­равление в осн­овном как попытку обеспечить функ­циониро­вание орган­изации в качестве системы с эффективной обра­тной связью, т. е. как сис­темы, обеспечиваю­щей выходные характерист­ики на заданном уровне, несм­отря на воздействие внешних и внутренних отк­лоняющих факторов. Однако, хорошее упра­вление выходит далеко за рамки простого стрем­ления обеспе­чить с­татус кво и адекватно реагировать на возн­икающие проб­лемы. Ес­ли организация не стремиться адаптирова­ться и усов­ершенство­вать свою дея­тельность, изна­чально заняв активную позицию, о­на вряд ли останется эфф­ективной в долг­осрочном плане.13
При текущ­ем ко­нтроле испо­льзуется об­ратная св­язь в ходе проведения самих работ для того, чтобы дост­ичь требу­емых целей и решить возника­ющие проб­лемы преж­де, чем это пот­ребует слиш­ком боль­ших за­трат. В рамках заключител­ьного конт­роля обр­атная связь использ­уется после того, как работа выпо­лнена. Либо ср­азу по заверш­ению кон­тролируемой деятельности, либо по исте­чении опред­елённого заран­ее периода времени фактически получен­ные резу­льтаты сравнив­аются с требу­емыми.
Хотя заключи­тельный ко­нтроль осуществ­ляется сли­шком поздно, чтобы отреагиров­ать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению проф­ессора У­ильяма Ньюм­ена, специализ­ирующегося по вопросам управл­ения, он и­меет две важ­ные фун­кции. Одна сост­оит в том, что заключител­ьный кон­троль даёт руководству организации информацию, необходимую для пла­нирования в слу­чае, если ана­логичные работы предполагается прово­дить в буду­щем. Сравни­вая фактич­ески полученные и требовавшиеся резу­ль­таты, руково­дство имеет возмо­жность лу­чше оценить, насколько реалист­ичны были составлен­ные им п­ланы. Эта процедура позволяет также пол­учить информацию о возникших проблемах и сформулир­овать но­вые пла­ны так, что­бы избе­ж­ать этих про­блем в будущем. Вторая функция заключите­льного контр­оля сост­оит в том, чтобы способ­ствовать моти­вации. Если рук­оводство организации связывает мотива­ционные вознаг­раждения с дости­­жением определённого уровня результативности, то, очев­идно, что факт­ически достигнутую результативность надо изм­еря­ть точно и объ­е­ктивно. По словам Ньюмена, измерять результ­ативность и давать соот­ветствующие вознаграж­дения необх­одимо “для того, чтобы сформулировать буду­щие ож­идания о существова­нии т­есной связи м­ежду фактиче­скими результа­тами и вознаграж­дением”.
2.3. Система внутреннего контроля
Для успешной деятельности организации, повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения ее активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный (внутренний) контроль.
Внутренний контроль — система постоянного наблюдения и проверки работы организации в целях оценки обоснованности и эффективности принятых управленческих решений, выявления отклонений и неблагоприятных ситуаций, своевременного информирования руководства для принятия решений по устранению, снижению рисков его деятельности и управлению ими. Таким образом, внутренний контроль — форма обратной связи, посредством которой орган управления организации получает необходимую информацию о действительном состоянии управляемого объекта и реализации управленческих решений.
В российских стандартах аудиторской деятельности система внутреннего контроля рассматривается как совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта и его силами надзор и проверку:
соблюдения требований законодательства;
точности и полноты документации бухгалтерского учета;
предотвращения ошибок и искажений;
исполнения приказов и распоряжений;
обеспечения сохранности имущества организации. 14
Система внутрихозяйственного контроля организации включает три основных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контроля. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают организации снижение риска деловой и финансовой деятельности, а также бухгалтерского учета.
Среда контроля — это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников организации к контролю, степень его значимости. Эту среду формируют следующие составляющие: стиль и основные принципы управления, организационная структура, управленческие методы контроля, работа с персоналом, внешние факторы, распределение полномочий и ответственности.
Например, отпуск материалов со склада должен быть санкционирован ответственным сотрудником администрации организации, непосредственный отпуск проводит кладовщик на основании накладной, материалы используют работники цеха, учитывает и контролирует операции бухгалтер, а также внутренний аудитор.
Для контроля за работой организации администрация использует различные управленческие методы:15