Применение средств электронного офиса в деятельности фирмы

Содержание
Введение
1 Общее понятие электронного офиса
1.1 Понятие электронного офиса
1.2 Программные средства, которые обеспечивают функционирование IT-технологий финансового менеджмента в офисе
1.3 Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте
1.4 Системы электронного документооборота
2 Применение средств электронного офиса на примере предприятия
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Задачи обработки информации, решаемые на предприятии
2.3 Задачи предприятия, решаемые с помощью компьютерных информационных систем
Заключение
Список использованных источников информации

...

Содержание
Введение
1 Общее понятие электронного офиса
1.1 Понятие электронного офиса
1.2 Программные средства, которые обеспечивают функционирование IT-технологий финансового менеджмента в офисе
1.3 Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте
1.4 Системы электронного документооборота
2 Применение средств электронного офиса на примере предприятия
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Задачи обработки информации, решаемые на предприятии
2.3 Задачи предприятия, решаемые с помощью компьютерных информационных систем
Заключение
Список использованных источников информации

Содержание
Введение
1 Общее понятие электронного офиса
1.1 Понятие электронного офиса
1.2 Программные средства, которые обеспечивают функционирование IT-технологий финансового менеджмента в офисе
1.3 Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте
1.4 Системы электронного документооборота
2 Применение средств электронного офиса на примере предприятия
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Задачи обработки информации, решаемые на предприятии
2.3 Задачи предприятия, решаемые с помощью компьютерных информационных систем
Заключение
Список использованных источников информации

Таким образом, электронный офис представляет собой программный продукт, позволяющий значительно упростить сбор, обработку и хранение информации в организации, а также сократить время на осуществление всех перечисленных манипуляций с информацией.
1.2 Программные средства, которые обеспечивают функционирование IT-технологий финансового менеджмента в офисе
Чтобы организовать информационные технологии финансового менеджмента требуется наличие определённой программной платформы. Базовыми элементами такой платформы являются следующие:
- в первую очередь к базовым элементам платформы относится системное программное обеспечение, предназначенное для организации процесса компьютерной обработки поступающей информации и взаимодействия между пользователем и компьютером;
- следующим немаловажным элементом является офисное прикладное ПО (программное обеспечение).
Системное ПО включает в себя операционную систему (ОС), программы технического обслуживания, сервисные программы.
Как правило, в большинстве организаций используется ОС Microsoft Windows в качестве ОС персональных компьютеров пользователей. Такая операционная система является многозадачной и имеет развитый графический интерфейс, она достаточно устойчива в работе, поддерживает все виды принтеров и мониторов. Большая часть существующих офисных программ, а также средств мультимедиа работает только в этой ОС.
Базовое офисное ПО включает в себя следующие элементы:
- текстовые процессоры для того, чтобы создавать и обрабатывать текстовые документы; среди текстовых процессоров наибольшей популярностью в обработке документов пользуется Microsoft Word;
- табличные процессоры для того, чтобы автоматизировать расчеты с большими объемами данных, составить графические изображения на основании исходных данных, для таких целей чаще всего используется Microsoft Excel.[4]
К программным средствам, обеспечивающим функционирование IT-технологий, относят две основные группы средств: системное программное обеспечение, предназначенное для организации процесса компьютерной обработки поступающей информации и взаимодействия между пользователем и компьютером, и офисное прикладное ПО (программное обеспечение)
1.3 Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте
Выбор технического обеспечения для электронного офиса основывается на объёме и сложности поставленных и решаемых задач на предприятии, а также на уровне развития информационных технологий в данной предметной области.
Современный электронный офис включает в себя следующие элементы:
- компьютеры;
- средства коммуникации;
- устройства ввода – вывода информации;
- сетевое оборудование;
- организационная техника;
- устройства мультимедиа;
- дополнительные средства.
Для решения задач финансового менеджмента в электронном офисе используется один или несколько персональных компьютеров, которые объединяются в локальную сеть.
Зависимость выбора персонального компьютера для целей автоматизации решения поставленных задач финансового менеджмента в электронном офисе определяется размерами рассматриваемой организации, объемом и кругом решаемых задач. Критериями, определяющими выбор конкретной модели персонального компьютера, являются объём оперативной памяти ПК, объём внешней памяти ПК, быстродействие процессора, которое определяется его тактовой частотой, класс монитора, состав подключаемых внешних устройств и др.
Чтобы обеспечить связь компьютера с «внешним миром», передачу и получение важной для организации информации с целью сокращения срока передачи, применяют модемы (факсмодемы), телефонные станции (АТС), телефонные и факсимильные аппараты и др.
Сканеры применяются для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы для ускорения процесса ввода.
Принтеры используются с целью вывода информации на бумагу. Чаще всего используются струйные, матричные и лазерные принтеры.
Системы мультимедиа применяются для обработки видео и аудиоинформации используются. Системы мультимедиа, обеспечивают комплексное представление информации. К средствам мультимедиа относятся: звуковая карта, привод CD-ROM, микрофон, акустические системы и др.
К прочей оргтехнике, помимо указанных выше телефона и факсимильного аппарата, также относится множительно – копировальные аппараты.
К числу дополнительных устройств относится, например, сетевой фильтр – это устройство, которое предназначено для страхования скачков напряжения в сетях электропитания. [2]
Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте составляют различные средства ввода/вывода, хранения и воспроизведения важной для организации информации, к их числу относят: компьютеры; средства коммуникации; устройства ввода – вывода информации; сетевое оборудование; организационная техника; устройства мультимедиа; дополнительные средства.
1.4 Системы электронного документооборота
Большое значение уделяется правильной организации документооборота в процессе изучения информационных потоков. Правильная организация документооборота представляет собой последовательность прохождения документа с момента выполнения первой записи данных до момента сдачи документа в архив. На стадии обследования экономического объекта выявляется документооборот. Любая организационная задача проходит обработку на основании определенного количества составленных первичных документов, которые имеют несколько стадий прохождения: стадия до обработки документа, стадия-процесс обработки и стадия после обработки.
Особое значение придаётся движению документа до обработки. Как правило, всякий документ составляется в процессе выполнения организационных производственно-хозяйственных операций в различных сегментах экономического объекта. В составлении документа могут принимать участие различные исполнители и сотрудники разных подразделений. Как правило, ручной способ составления документов преобладает, а степень автоматизации и механизации процесса низка. Зачастую появляется несколько копий одного документа, имеющие свои схемы движения в дальнейшем. Дублирование реквизитов в разных документах имеет место, длительность и излишняя многоступенчатость их пребывания у исполнителей также довольно частые явления. Все эти нюансы значимо увеличивают сроки обработки документов и усложняют документооборот.
Сложившаяся при ручной обработке информации практика показывает, что система документооборота является сложной и громоздкой ввиду существования различных форм документов, дублирования одних и тех же показателей в различных документах, многоэтапного прохождения каждой из них. Пример: сдача готовой продукции на склад учитывается во многих подразделениях организации: на складе, бухгалтерии, в отделе сбыта, плановом и производственном отделах. Помимо этого, каждый отдельный документ, который отражает какую-либо сторону хозяйственного явления, имеет непосредственную связь с другими документами. Примером может служить ситуация, когда по данным исследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в 3-4 документах.
Специалисты пришли к выводу о том, что в мире ежедневно появляется более одного млрд. новых документов. В большинстве своём это текстовая информация, и только 10% — это документы, которые приспособлены для дальнейшей автоматизированной обработки. Такая тенденция является очередным доказательством необходимости организации на предприятии электронного документооборота.
Для того, чтобы правильно выбрать наиболее подходящую систему автоматизации документооборота используют следующие основные критерии:
- масштаб рассматриваемого предприятия;
- степень технологической и технической подготовки кадров в области компьютерной обработки информации;
- структура управления предприятием;
- наличие других систем автоматизации управления.
Как правило, малые и средние организации имеют небольшой объём документации и малое количество компьютеров (нередко, всего один), поэтому им удобнее для автоматизации документооборота использовать широко распространенные и простые текстовые редакторы. Однако есть и такие малые и средние организации, которые имеют достаточно большой объём документации, поэтому им рекомендуется использовать специализированные системы управления документооборотом так же, как и крупным предприятиям.
Выбор системы электронного документооборота осуществляется по следующим критериям:
- интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;
- удобство работы;
- надежность системы;
- обеспечение работы в сетях;
- легкость освоения;
- защита от несанкционированного доступа.
Для организации, имеющей большой объём документации, считается более рациональным созданием собственной системы документооборота. В подобной ситуации должно быть уделено особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Перед началом работы любой выбранной системе необходимо сперва пройти тестирование и специальную сертификацию, которая позволит обеспечить защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов и информации, содержащейся в них.
На нынешнем этапе развития на российском рынке предлагается широкий выбор прикладных программ, созданных для автоматизации управления документооборотом («1С: Электронный документооборот»», «Галактика» - модуль «Управление документооборотом», «1С: Электронная почта» и др.).
Примерами электронного документооборота могут служить следующие:
1) Программа «1С: Электронный документооборот», которая предназначена для автоматизации процесса организации потоков документов, а также их обработки и хранения. Данная программа позволяет:
- разработать определённый шаблон документов и установить правила их заполнения пользователями программы;
- установить маршрутные схемы прохождения документов;- формализовать жизненный цикл документов;
- автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
- контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
- обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
- принимать и отправлять документы;
- вести хранилище документов и обрабатывать их.
Хранение документов осуществляется в машине в папках. Поисковая система позволяет сформировывать простые и сложные запросы, а затем сохранять результаты поиска на период работы с программой. Большая часть операций выполняется автоматически (автоконтроль, автоприемка и т. д.). Система способна поддерживать несколько списков документов («пришедшие», «на контроле», «несохраненные» и др.). На вход в систему можно установить пароль, затем выбрать способ шифрования. Контроль над документами, которые находятся в работе, осуществляется автоматически.
С помощью программы «1С: Электронная почта» пользователь может принимать и отправлять обычные сообщения. Эта же программа способна осуществлять перенос в базу данных папки с документами. Справочник предприятия даёт возможность вести иерархическую структуру подразделений, поддерживать информационную связь руководителей с подчиненными, а также вести списки рассылки документов и пр. Моделировать прохождение документа по маршруту позволяет внешний отладчик. Выстраивание маршрута прохождения документов осуществляет редактор маршрута, определяя точки маршрута, в которых нужно произвести рассылку копий документов другим пользователям. Для каждого участника маршрутной схемы устанавливается право на просмотр или редактирование определённого поля. Также устанавливаются ограничения для каждого участника маршрутной схемы на время обработки документа. [5]
Документооборот является важной частью функционирования предприятия, от его организации зависит своевременно поступление информации в соответствующее подразделение предприятия. К средствам электронного документооборота относятся такие программы, как 1С-предприятия, Галактика, SAP и др.
2 Применение средств электронного офиса на примере предприятия
2.1 Общая характеристика предприятия
Фирменное (полное официальное) наименование Банка: Общество с ограниченной ответственностью "Хоум Кредит энд Финанс Банк".
Сокращенное наименование Банка: ООО "ХКФ Банк".
Полное наименование Банка на английском языке: Home Credit & Finance Bank Limited Liability Company.
Хоум Кредит энд Финанс Банк — российский банк, один из лидеров российского рынка потребительского кредитования. Полное наименование — OOO «Хоум Кредит энд Финанс Банк». Главный офис — в Москве.
Банк основан в 2002 году. Название банка — Инновационный банк «Технополис». В 2002 году банк принимает участие только на рынке Потребительского кредитования.
В 2003 году банк переименован в ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк».
В 2004 году банк выпускает первую кредитную карту.
В 2005 году банк выдает наличные деньги в кредит.
В 2006 году банк предоставляет клиентам возможность оформить ипотечный кредит.
В 2007 году банк предоставляет услуги «Автокредитования» и «Срочные вклады».
В 2008 году банк выпускает первую дебетовую карту.
В 2009 году банк начинает массовый выпуск дебетовых карт. Начинается привлечение клиентов на зарплатные карты. Банк предлагает клиентам услуги SMS-уведомление и Интернет-банкинг. В том же году вступает в систему срочных денежных переводов Western Union.
Собственники и руководство.