Работа с большими документами MS Word

курсовая работа на тему "Работа с большими документами MS Word " ...

имеется

Имеется

Рис. 3. Панель инструментов “Стандартная”Рис. 4. Панель инструментов “Форматирование”.3.Работа с документами.3.1.Создание документаПосле запуска редактора MS Word автоматически открывается новый пустой документ.Чтобы создать новый документ, выберите команду Файл – Создать или щелкните на кнопке, на панели инструментов.В строке заголовка появится имя документа, присвоенное по умолчанию, – «Документ1». Редактор автоматически присваивает имена новым документам и создает их согласно шаблону Normal.dot.Если для создания документа необходим другой шаблон, предоставляемый редактором, выберите команду Файл – Создать и в диалоговом окне команды “Создание документа” выберите необходимый шаблон. В распоряжении MS Word имеется более 35 шаблонов (диссертации, письма, факсы и т. д.). Выбор шаблона завершается щелчком на кнопке ОК.Рис. 5. Диалоговое окно “Создание документа”.Большинство документов содержат значительно больше текста, чем можно увидеть на экране. Чтобы просмотреть части документов, не выведенные в настоящий момент на экран, необходимо с помощью мыши и полосы прокрутки или клавиш клавиатуры Page Up (Страница вверх) Page Down (Страница вниз) перейти к другой части документа.3.2.Открытие документаЧтобы открыть документ, необходимо знать имя и место размещения файла документа, определяемые при сохранении.Word запоминает последовательность Вашей работы с документами. Меню Файл содержит список нескольких (до 9) последних файлов из числа тех, с которыми Вы работали. Для открытия любого из этих файлов достаточно щелкнуть на соответствующем имени. Чтобы открыть другой документ, имени которого нет в списке, используйте команду Файл – Открыть или щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.В диалоговом окне “Открытие документа” (Рис.6) в поле “Папка” нужно указать место размещения необходимого файла, затем выделить его и щелкнуть мышкой на кнопке ОК, или дважды нажать левую клавишу мышки на имени файла.Рис. 6. Диалоговое окно “Открытие документа”.3.3.Сохранение документаЧтобы сохранить документ, необходимо нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или воспользоваться командами меню Файл – Сохранить. При создании документа и первом его сохранении Word предлагает название файла по первому предложению введенного текста. Однако, это название можно изменить, задав название файла вручную в строке “Имя файла” (Рис. 7.). По умолчанию этот файл будет сохранен в каталоге “Мои документы” на диске С. При необходимости в последствии изменить название сохраняемого файла можно воспользоваться командой меню Файл – Сохранить как…Рис. 7. Диалоговое окно “Сохранение документа”.После сохранения документа он остается на экране, так что Вы можете продолжить с ним работу. При длительной работе, чтобы исключить возможность потери информации при сбоях компьютера, следует чаще сохранять документ на диске. Для удобства в Word предусмотрена функция автосохранения, которая по умолчанию установлена на сохранение файла каждые 10 минут. Это время можно изменить воспользовавшись командой Сервис – Параметры, вкладка “Сохранение”.3.4.СноскиСноски являются необходимым атрибутом больших документов разных типов. Особенно они актуальны при написании различных научных работ — от рефератов до дипломных проектов и научных статей. В Word есть возможность автоматического создания сносок. Основная особенность такого способа состоит в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения. Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски, могут быть двух типов: обычные — текст помещается на той же странице, что и ссылка; концевые — текст расположен в конце документа, главы и т. д. Создание сноски Чтобы создать сноску, сделайте следующее:1. Поместите курсор в то место документа, куда следует установить ссылку. 2. Выполните команду Вставка-Ссылка - Сноска. 3. В диалоговом окне Сноска (рис. 8.) выберите тип сносок в документе: Рис. 8. Диалоговое окно Сноска 3.5.Основные элементы форматирования и работы с текстом.При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование”. Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов.Операции форматированияРазличают три основные операции форматирования:“Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стиля написания текста.“Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.“Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.Оформление текста цветомОформление текста цветом вполне аналогично оформлению его полужирным или любым другим начертанием. Для того, чтобы оформить фрагмент текста цветом нужно выделить его, затем выбрать команду Формат – Шрифт и выбрать вкладку «Шрифт» . Далее, из списка “Цвет”, следует выбрать один из цветов и щелкнуть по кнопке “ОК”.Форматирование страницС помощью формата страницы устанавливается размер полосы набора, т.е. задается информация о том, какова величина страницы, на какой ее части будет выполняться печать, где будут располагаться сноски, верхние и нижние колонтитулы, какова ориентация выводимой на страницу информации.Формат страницы документа определяется с помощью команды Файл – Параметры страницы. Помимо прочего в диалоговом окне этой команды можно определить способ подачи бумаги на принтер.Задание формата бумагиДля того, чтобы изменить формат бумаги необходимо выполнить следующие действия:- Открыть пункт меню Файл – Параметры страницы. На экране появится диалоговое окно “Параметры страницы”.- Раскрыть вкладку “Размер бумаги” (Рис. 12.).Рис. 12. Диалоговое окно “Параметры страницы” вкладка “Размер бумаги”.- В поле списка “Размер бумаги” выбрать подходящий формат. Если в этом поле выбрана установка “Другой”, то в поля ввода “Ширина” и “Высота” можно ввести нужные величины.- В поле “Ориентация” выберите значения “Книжная” или “Альбомная”. При изменении ориентации документа с книжной на альбомную Word использует размеры верхнего и нижнего полей для правого и левого поля. При переходе с альбомного на книжный формат правое и левое поля становятся, соответственно, верхним и нижним. В поле “Образец” будет представлен результат выбора.- В поле списка “Применить”, определите на какую часть документа распространяются выполненные установки.- При необходимости нажмите кнопку “По умолчанию”. В результате, сделанные установки сохраняются в текущем шаблоне документа и будут по умолчанию использоваться при работе со всеми документами, которые в будущем будут созданы на базе данного шаблона.3.6.Предварительный просмотр, печать.Режим предварительного просмотра.Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно. Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком – одну, две или несколько сразу. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.Для того, чтобы просмотреть документ перед печатью, щелкните на кнопке “Предварительный просмотр” на “Стандартной” панели инструментов или выберите команду Файл – Предварительный просмотр. Word разобьет документ на страницы, чтобы обеспечить соответствие номеров страниц, а затем выведет на экран одну или несколько страниц, включая страницу, в которой находилась точка ввода.Рис. 13. Панель инструментов “Предварительный просмотр”.Кнопки слева направо на панели инструментов “Предварительный просмотр”:“Печать документа”;“Увеличение/уменьшение картинки страницы”;“Отображение на экране одной страницы”;“Отображение на экране двух или более страниц” – Для отображения большого числа страниц необходимо нажать левую клавишу мыши и перемещайтесь по сетке, чтобы выбрать количество страниц и их конфигурацию (максимальное число отображаемых страниц – 60, 5 строк, 12 столбцов);“Масштаб отображения предварительного просмотра страниц”;“Отображение/Удаление линейки”;“Подгонка страниц” – функция, автоматически позволяющая уменьшить количество страниц, путем уменьшения шрифтов, межстрочного расстояния, полей и т.д.“Во весь экран” – функция просмотра документа во весь экран. Скрывает все экранные элементы, кроме отображаемой страницы (страниц) и панели инструментов предварительного просмотра. Чтобы восстановить скрытые элементы на экране, щелкните на этой кнопке еще раз или нажмите клавишу [Esc].“Закрытие предварительного просмотра документа” – возвращение в нормальный режим.“Контекстная справка” – позволяет узнать форматирование того или иного фрагмента текста.Для отображения других страниц в режиме предварительного просмотра используйте вертикальную линейку прокрутки. Чтобы отобразить предыдущую или следующую страницы документа, щелкните на верхней или нижней стрелках линейки прокрутки. Отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра можно и с помощью клавиш [Page Up] и [Page Down].Рис. 14. Диалоговое окно “Печать”.В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие Word на этом компьютере необязательно).Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов. Для этого используется группа “Страницы”.Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает Word. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий – 3. Если документ содержит более одной страницы, то Word позволяет разложить документ по копиям. Кнопка “Параметры” вызывает диалоговое окно, в котором можно установить программные параметры печати редактора Word. 3.7.Завершение работы с редактором.Вы можете закрыть документ, не завершая работу с программой Word . Для этого выберите команду Файл – Закрыть. Тот же результат можно получить, щелкнув на кнопке в строке меню окна документа. Если в документе есть несохраненные изменения, на экране появится запрос на их сохранение.Для того чтобы завершить работу с программой, достаточно выбрать команду Файл – Выход, или щелкнуть мышкой на кнопке закрытия окна в строке заголовка Word , или воспользоваться комбинацией “горячих клавиш” – Alt + F4 . Следует отметить, что при завершении работы с программой Word , происходит автоматическое закрытие всех открытых документов. Если в каком-нибудь документе есть несохраненные изменения, редактор запросит пользователя, сохранять или нет изменения для каждого такого документа.4.Основные инструменты MS Word и последние штрихи оформления4.1.Вставка колонтитулов в документПри создании книг, журналов или длинных отчетов почти всегда в верхней или нижней части страницы помещают дополнительную информацию, называемую колонтитулами. В колонтитулы помещают заголовок документа, номер страницы, дату, время и т.п. Можно добавить графику к верхнему колонтитулу с целью имитации водяного знака, т.е. изображения или текста, расположенного под основным текстом документа. Помещенный в колонтитул водяной знак будет присутствовать на каждой странице документа. Вставка графики производится при помощи тех же команд, что и в основной части документа.Вставка колонтитулов осуществляется командой Вид – Колонтитулы.Панель инструментов “Колонтитулы”Выполнив команду Вид – Колонтитулы для работы с колонтитулами, вы тем самым вызовете на экран панель инструментов “Колонтитулы” (Рис. 15.).Рис. 15. Панель инструментов “Колонтитулы”4.2.