Автоматизация учета с подотчётными лицами (СУБД Access)

Автоматизация функционала работы с подотчетными лицами ...

СОДЕРЖАНИЕ
Введение. Разработка требований и целей проектируемого программного изделия 3
1. Краткая характеристика предметной области 3
1.2. Общее назначение ПИ и его функции 5
1. Разработка информационно-логической модели базы данных 7
1.1 Информационно-логическая модель «сущность-связь» 7
1.2 Описание входных документов (название документа, состав его реквизитов, тип и размер данных, допустимые значения и области изменения входных данных) 9
1.3 Описание выходных документов (название документа, состав его реквизитов, тип и размер данных, допустимые значения и области изменения выходных данных, формулы расчета) 11
1.4 Описание диалога с пользователем 13
2.  Обоснование программных и аппаратных средств для реализации ПИ 15
3.  Разработка даталогической модели базы данных 17
3.1 Разработкасхемы данных 17
3.2 Описание взаимосвязи программных модулей в графической форме 21
3.3  Разработка внешних спецификаций каждого программного модуля (имя модуля, его функциональное назначение, список входных и выходных параметров). 23
4. Разработка программы и методики отладки ПИ: 37
4.1 Программа отладки программного изделия 37
4.2 Разработка тестового набора данных 37
Разработка инструкции пользователя ПИ 45
4.3 Краткое описание назначения ПИ 45
4.4 Технология инсталляции разработанного программного средства 45
4.5 Технология запуска разработанного программного средства 45
4.6 Технология работы с ПИ (описание действий пользователя в соответствии с диалогом программы). 45
5. Разработка рекламы ПИ. 4

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях и т.д.
При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета, называются подотчетные лица.
Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

числовой
целое
SERIYA
текстовый
50
DOCUM
текстовый
50
CEL
текстовый
100
Приказ
NOMER
числовой
длинное целое
DATA_SOST
дата/время
> 0
00/00/0000
TAB_NOMER
числовой
длинное целое
FAMIL
текстовый
20
IMYA
текстовый
20
OTCHEST
текстовый
PODRAZD
текстовый
35
DOLGN
текстовый
45
ORGAN
текстовый
30
GOROD
текстовый
20
NACH_DAT
дата/время
> 0
00/00/0000
OKON_DAT
дата/время
> 0
00/00/0000
DNI
числовой
целое
ISTOCHNIK
текстовый
50
DOCUM
текстовый
50
CEL
текстовый
100
Аванс_отчет
NOMER
числовой
длинное целое
DATA_SOST
дата/время
> 0
00/00/0000
TAB_NOMER
числовой
длинное целое
FAMIL
текстовый
20
IMYA
текстовый
20
OTCHEST
текстовый
PODRAZD
текстовый
35
DOLGN
текстовый
45
SUMMA
числовой
целое
KOD_PODR
текстовый
4
00.0
DEBET
текстовый
5
CEL
текстовый
100
2.4 Описание диалога с пользователем
Описание диалога с пользователем представлено в виде графа на рисунке 1. Вершины графа – название экранных форм в иерархической последовательности.
Рисунок 2 - Описание диалога с пользователем в виде графа
Вершины графа:
1. Главное меню
1.1. Справочники
1.1.1. Справочник по организациям
1.1.2. Справочник по подразделениям
1.1.3. Справочник по документам
1.1.4. Справочник по целям
1.2. Выход
1.3. Отчёты
1.3.1. Просмотр отчёта «Служебное задание»
1.3.2. Просмотр отчёта «Приказ о направлении сотрудника в командировку»
1.3.3. - Просмотр отчёта «Командировочное удостоверение»
1.3.4. - Просмотр отчёта «Расходный ордер»
1.3.5. - Просмотр отчёта «Авансовый отчёт»
3.  Обоснование программных и аппаратных средств для реализации ПИ
Система управления базами данных (СУБД) — специализированная программа (чаще комплекс программ), предназначенная для организации и ведения базы данных.
По типу управляемой базы данных СУБД разделяются на:
иерархические;
сетевые;
реляционные;
объектно-реляционные;
объектно-ориентированные;
По архитектуре организации хранения данных
-локальные СУБД (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере)
-распределенные СУБД (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах)
По способу доступа в БД:
-Файл-Серверные;
-Клиент-Серверные;
-Встраиваемые.
Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных.
Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Microsoft Access является настольной СУБД, не ограничивает пользователя в разработке приложений различной сложности и масштабируемости. Кроме создания достаточно сложных многопользовательских приложений, Access может использоваться в качестве средства для разработки клиентской части приложения с архитектурой "клиент-сервер". С помощью объектов Access может быть создан интерфейс к базам данных, которые размещаются на мощных серверах баз данных, таких как Microsoft SQL Server, Oracle и т. д.
Для доступа к серверным базам данных из приложений Access используется один из двух стандартных способов доступа к удаленным данным: ODBC или OLE DB. Достоинством Access как клиента к серверной базе данных является наличие мощных и простых средств для разработки интерфейса — форм, отчетов и страниц Web. Наиболее простым и перспективным способом создания приложений в архитектуре "клиент-сервер" являются проекты Microsoft Access 2002 — файлы с расширением adp. В отличие от файла базы данных Access файл проекта не содержит таблиц с данными. Все таблицы, с которыми работает клиентское приложение, размещаются на сервере базы данных, а файл проекта включает в себя только те объекты, которые создаются на базе этих таблиц: формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Однако из проекта Access доступны не только таблицы, но и другие объекты сервера: представления (views), хранимые процедуры (stored procedures), схемы базы данных (database diagrams). Доступ к этим объектам выполняется посредством OLE DB — универсального интерфейса, разработанного фирмой Microsoft для доступа к данным произвольного типа как реляционным, так и нереляционным.
В качестве сервера базы данных в проектах Access 2002 может быть использован либо Microsoft SQL Server версии 6.5 и выше, либо настольная (desktop) версия Microsoft SQL Server 2000.
MS Access является клиент-серверной СУБД. Хоть и говорят, что данный способ доступа к БД уже устарел, все равно Access является одной из самых распространенных СУБД.
4.  Разработка даталогической модели базы данных
4.1 Разработка схемы данных
На основании внешних спецификаций проекта формируется структура таблиц, выполняется нормализация базы данных, описываются связи между таблицами и первичные ключи.
Описание структуры таблиц рекомендуется выполнить в следующем виде:
Описание структуры данных таблицы « Организации»
Первичный ключ – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись.
Первичный ключ – ORGAN.
Таблица 6 - Описание структуры данных таблицы «Организации»
Наименование
реквизита
Наименование
поля
Тип
поля
Значность
поля
Примечание
ORGAN
Организация
текстовый
30
ключевое поле
GOROD
Название города
текстовый
20
ADRES_ORG
Адрес
текстовый
50
Описание структуры данных таблицы « Личн_данные»
Первичный ключ – TAB_NOMER.
Таблица 7 - Описание структуры данных таблицы «Личн_данные»
Наименование
реквизита
Наименование
поля
Тип
поля
Значность
поля
Примечание
TAB_NOMER
Табельный номер
счетчик
> 0
ключевое поле
FAMIL
Фамилия
текстовый
20
IMYA
Имя
текстовый
20
OTCHEST
Отчество
текстовый
SERIYA
Номер и серия паспорта
текстовый
11
0000&000000;;
KEM_VIDAN
Кем выдан
текстовый
50
KOGDA
Когда выдан
дата/время
> 0
00/00/0000
PODRAZD
Структурное подразделение
текстовый
35
DOLGN
Должность
текстовый
45
MESTO_ROGD
Место рождения
текстовый
50
DATA_ROGD
Дата рождения
дата/время
> 0
00/00/0000
VOZRAST
Возраст
текстовый
3
FOTO
Фотография
поле объекта OLE
Описание структуры данных таблицы « Служ_задание»
Первичный ключ –NOMER.
Таблица 8 - Описание структуры данных таблицы «Служ_задание»
Наименование
реквизита
Наименование
поля
Тип
поля
Значность
поля
Примечание
NOMER
Номер документа
числовой
длинное целое,
ключевое поле
TAB_NOMER
Табельный номер
счетчик
> 0
индекс
FAMIL
Фамилия
текстовый
20
IMYA
Имя
текстовый
20
OTCHEST
Отчество
текстовый
PODRAZD
Структурное подразделение
текстовый
35
DOLGN
Должность
текстовый
45
ORGAN
Организация
текстовый
30
GOROD
Название города
текстовый
20
NACH_DAT
Дата начала командировки
дата/время
> 0
00/00/0000
DNI
Количество календарных дней
числовой
целое
DOCUM
Основание -документ
текстовый
50
Описание структуры данных таблицы « Расход_ордер»
Таблица 9 - Описание структуры данных таблицы «Расход_ордер»
Наименование
реквизита
Наименование
поля
Тип
поля
Значность
поля
Примечание
NOMER
Номер документа
числовой
длинное целое
FAMIL
Фамилия
текстовый
20
IMYA
Имя
текстовый
20
OTCHEST
Отчество
текстовый
PODRAZD
Подразделение
текстовый
35
KOD_PODR
Код подразделения
текстовый
4
00.0
ORGAN
Организация
текстовый
30
GOROD
Название города
текстовый
20
SUMMA
Сумма, руб
числовой
целое
PROP
Прописью
текстовый
100