Информация:сущность;роль в менеджменте;классификация

Работа по менеджменту ...

Глава 1. Введение…………………………………………………………..3
Глава 2. Роль и сущность информации в менеджменте……………...….7
2.1 Сущность понятия информации в менеджменте………………….…7
2.2 Классификация информации в менеджменте……………………….11
2.3 Информационные технологии в менеджменте………………….…..17
Глава 3. Заключение………………………………………………………25
Список использованных источников……………………………………27

В различных сферах деятельности применяются различные определения информации. Информация играет разнообразную роль в разных сферах, но в последнее сформировался крайне важный вывод: информация — необходимый атрибут материального единства мира.
Чтобы человеческое общество развивалось, нужны материальные, энергетические и иные ресурсы, в том числе и информационные. Современный мир характеризуется значительным ростом объема информационных потоков практически в любой сфере деятельности. Особенно впечатляющий рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной отраслях. В промышленности увеличение объема информации объясняется ростом объема производства, усложнением производимой продукции, материалов, технологического оборудования, ростом внешн их и внутренних связей экономических объектов вследствие концентрации и специализации производства.
Информация - одно из решающих условий, которое определяет развитие технологии и ресурсов в целом. Поэтому крайне важно понимание не только взаимосвязи развития сферы информации, компьютеризации, информационных технологий с процессом информатизации, но и выявление уровня и уровня воздействия процесса информатизации на управленческую сферу и интеллектуальную деятельность человека.
Причины, по которым настоящее время уделяется значительное внимание проблемам информации и управлению как информационному процессу, следующие:
• современный мир переживает информационный взрыв. Увеличение циркулирующей и хранящейся в обществе информации столкнулось с ограниченными индивидуальными возможностями человека по ее усвоению;
• развитие массово - коммуникационных процессов;
• необходимость разработки общей теории информации;
• формирование кибернетики - науки об управлении;
• внедрение информационных технологий в сферы социальной жизни;
• формирование информационной экономики, главным рычагом которой являются информационные ресурсы [12].
Особое место в понимании информации и механизма информационных процессов занимает понятие информационной среды. Она представляет собой с одной стороны, проводник, преобразователь и распространитель информации, а с другой – источник побудительных причин деятельности человека. Каждому экономическому субъекту свойственна определенная информационная среда, которая отражает уровень развития экономического субъекта.
Важная роль информации также заключается в понимании ее как ресурса. В последнее время информация стала информационным продуктом, предметом купли-продажи. Но, являясь товаром, информация не может отчуждаться подобно материальной продукции. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Информация не пропадает в процессе потребления. В связи с понимание информации как товара, в последнее время сформировался особый рынок - рынок информации.
Распространение информации невозможно представить без применения новых информационных технологий. В последнее время информационные технологии превратились в самостоятельный и прибыльный вид бизнеса, который направлен на удовлетворение информационных потребностей различных пользователей. В процессе объединения разнообразных информационных сетей сформировалась глобальная информационная системы Internet .
Итак, тема работы крайне актуальна на данный момент. Формирование более сложной системы в сфере управления или ее модернизация для повышения эффективности зависит, в первую очередь, от того, насколько удастся в рамках управления соединить различные информационные атрибуты разных элементов управления в единое информационное пространство. Элементы и система будут тем в большей степени управляемыми и устойчивыми, чем в большей степени единое пространство будет непрерывным и непротиворечивым. Разрозненная и несогласованная информация от объектов управления разрушает единство системы управления. Современная рыночная экономика представляет собой активный ускоритель роста числа компаний и предпринимателей, а, следовательно, производственной, управленческой, коммерческой и социальной информации. В этих условиях существенно возрастает интегрирующая роль информации [13].
Объект данной работы – понятие информации, предмет исследования – роль информации в современном менеджменте.
Цель работы – проанализировать роль и сущность информации в современном менеджменте.
Задачи для достижения цели:
- определить роль информации в менеджменте;
- рассмотреть сущность понятия информации, основные требования к управленческой информации;
- рассмотреть существующие классификации информации в менеджменте;
- проанализировать роль информационных технологий в современном менеджменте;
- сделать выводы.
При написании работы использовались следующие методы научного исследования:
- анализ теоретических источников по менеджменту;
- изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики управления информацией;
- теоретический анализ и синтез информации;
- классификация.
При написании работы использовались следующие источники:
-работы отечественных и зарубежных теоретиков и практиков по менеджменту;
-статьи периодических изданий в сфере информации и управления;
-источники Интернет.

105].Информация в процессе коммуникации передается в виде определенного носителя — речи, графики, знаковых систем, кодов, символов, различных технические средств.Выделяют следующие способы передачи информации - устные сообщения, письменные и язык жестов.Существуют различные средства передачи и получения управленческой информации. Выбор средств находится в зависимости от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. Значительные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. В последнее время наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи и хранения информации нельзя.Задачи, которые выполняет управленческая информация в компании, следующие:•   обслуживание функций управления — от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;•   обеспечение связи между отделами компании и обеспечение контактов с внешней средой;•   движение к определенной цели [13].В следующем параграфе рассмотрим существующие классификации информации в менеджменте. 2.2 Классификация информации в менеджментеЗначительное разнообразие информации, используемой в менеджменте, требует развития классификационных подходов. Цели классификации информации:1) формирование системного и комплексного подхода к управлению;2) повышение эффективности технологии управленческой деятельности;3) совершенствование системы профессиональных знаний менеджеров;4) поиски путей повышения эффективности управления.Наиболее распространенные принципы классификации информации представлены ниже и на рис.1:1) по разным аспектам управления – информация делится на организационно – экономическую, управленческую (включает плановую, нормативную и иную информацию, необходимую для организации управления), технико-технологическую (эта информация содержится в проектно-конструкторской и технологической документации и др.), социально-психологическую, идейно-воспитательную;2) по характеру восприятия - информация делится на визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, комбинированные формы (аудиовизуальную и др.). Система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Но наиболее эффективными являются комбинированные формы представления информации, потому что они активизирует несколько чувств и систем человека - внимание, память, интеллект. Крайне важно иметь в виду возможность сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности. Это в свою очередь ведет к снижению эффективности управления [14];3) по форме представления - различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация может выражаться в цифровой, текстовой и кодированной форме.Текстовая информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояние может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профессиональных знаний, умений и навыков, определенной профессиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики;4) по источникам возникновения - Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъектура, погода, климат и т.п.Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию [14];5) по времени использования - По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав сотрудников.Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов;6) по отношению к экономическому субъекту - различаю информацию входную и выходную. Входная информация определяет потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему. Выходная информация определяет результат деятельности системы;7) по возможности использования - различают следующую информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум – посторонние помехи в канале связи, мешающие корректному восприятию информации. Такие помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными. Избыточная информация является по своей сути достоверной, однако она не несет ничего нового, лишь детализирует уже полученные сведения. Лживая информация носит сознательный характер, в отличие от ложной информация. Последняя зачастую выражается в слабых сигналах о возможных изменениях во внутренних и внешних процессах. Теория слабых сигналов занимает важное место в управлении, особенно в стратегическом. Любой сигнал нужно рассматривать с двух сторон – как сигнал опасности и как сигнал новых возможностей. В случае, если сигнал мал, у компании имеются большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. В случае если сигнал становится достаточно значительным, то компания не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность [14].Рис. 1. Классификация управленческой информации [14]Информацию можно классифицировать по видам ее источников. Выделяют 3 источника информации:1. Исследовательская деятельность – такая деятельность базируется на активном поиске информации.2. Канал обратной связи – по нему поступает информация о результатах предшествующих решений. Такая информация может влиять на дальнейшие решения менеджера.3. Информация предвидения – такая информация основывается на представлении менеджера о будущем, влияет на его текущие решения. Информация предвидения играет важную роль в процессе принятия многоступенчатых решений [9, с.54].Информация также классифицируют по функциям управления. Выделяют следующие группы информации:- Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период. - Нормативно-справочная информация – разного рода нормативные и справочные данные. Обновление такой информации происходит довольно редко. Примеры такой информации в компании: нормы трудоемкости; оклад сотрудника; адрес поставщика или покупателя и т.д.- Учетная информация — информация, которая характеризует деятельность компании за конкретный прошлый период времени. На базе этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ хозяйственной деятельности компании и пр. Примеры учетной информации - количество выпущенной продукции за конкретный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.- Оперативная (текущая) информация — информация, которая используется в оперативном управлении и характеризует производственные процессы в данный период времени. Основные требования к оперативной информации – скорость поступления и обработки, степень ее достоверности. Примеры оперативной информации - количество изготовленных деталей за час, день и т.д.; количество выпущенной продукции за день или определенный час; объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.По предназначению выделяю следующие виды управленческой информации:•  открытая;•  для служебного пользования;•  секретная;• совершенно секретная особой важности. Большая часть информации в компании представлена в различной документации, которую можно классифицировать по следующим признакам:- Административная - процедуры, инструкции и т.д.;- Планово-экономическая - технико-экономический план, план сбыта и др.- Коммерческая - договоры о поставках и сбыта, заказ, оферты и т.п.По сложности:- Простая - отражает один процесс;- Сложная – отражает несколько процессов.По назначению:- Индивидуальная - предназначена для конкретных лиц;- Типичная - предназначена для широкого круга людей.По месту в менеджменте:- Служебно-информационная - служебные письма, акты и т.д.;- Распорядительная - приказы, распоряжения, постановления инструкции и т.д.;- Специальная - финансовая, бухгалтерская, отчетная и др. [12]2.3 Информационные технологии в менеджментеИнформационная технология – процесс, в ходе которого используется совокупность методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на основе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач.На процесс обработки данных в рамках информационной технологии влияет множество факторов, основные из которых представлены на рис.2.Рис. 2. Классификация информационных технологий [14]Рассмотрим подробнее информационные технологии управления.Цель информационной технологии в менеджменте - удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников компании, которые связаны с процессом принятия решений. Наиболее распространенным проявлением использования информационных технологий в компании является автоматизация офиса. Информационная технология автоматизированного офиса предполагает организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри компании, так и с внешней средой на основе компьютерных технологий и иных средств работы с информацией.Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рис. 3.Рис. 3. Основные компоненты автоматизации офиса [14]Средства автоматизации офиса особенно эффективны для группового решения проблем. Главная цель автоматизации офиса - решение проблем. Примеры средств автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов и т.д.Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, ксерокс и другие средства оргтехники.Рассмотрим подробнее основные средства автоматизации офиса:1. Базы данных - концентрирует в себе данные о производственной системе компании. Информация в базу данных может поступать из внешней среды компании. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных программ, таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. 2. Текстовый процессор - предназначен для создания и обработки текстовых документов. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию в компании.3. Электронная почта - основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. 4. Аудиопочта - почта для передачи сообщений голосом через телефон. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. 5. Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме:- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, агрегирование данных и т.д.);- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы непосредственно в базу данных;- качественное оформление табличных форм представления данных;- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;- проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций [14].Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.6. Электронный календарь - возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием менеджеров и других сотрудников компании. Менеджер устанавливает дату и время мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.7. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций. Телеконференция включает в себя 3 вида конференций: аудио, видео и компьютерную.8. Видеотекст - основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на экране монитора.